Come recuperare file Excel sovrascritto
Stai lavorando alacremente a un file Excel condiviso con alcuni tuoi colleghi, ma ti sei reso conto che alcune parti del documento in questione sono state sovrascritte con dei nuovi dati, i quali, ahimè, sono del tutto errati. Inserirli nuovamente comporterebbe un enorme dispendio di tempo ed energie e, dunque, vorresti valutare prima la possibilità di recuperarli automaticamente, ad esempio da un eventuale backup online generato tramite il servizio cloud OneDrive, oppure creato in locale sul tuo PC.
Il problema è che, non avendolo mai fatto prima, non hai la più pallida idea di come recuperare file Excel sovrascritto, e hai anche bisogno di agire il più in fretta possibile per cercare di porre rimedio quanto prima al misfatto. Ho indovinato, vero? Ebbene, ci tengo sùbito a tranquillizzarti sul fatto che, in moltissimi casi, è possibile ovviare al problema con una semplicissima procedura di ripristino, a patto naturalmente che siano state preventivamente messe in atto le opportune “misure di sicurezza”.
Tutto quello che devi fare, a questo punto, è rilassarti, prendere un bel respiro profondo e, ovviamente, concentrarti nella lettura dei prossimi capitoli. Sono ottimista sul fatto che, nell'arco di qualche minuto, riuscirai a ristabilire la vecchia versione del file Excel “epurata” dai dati sovrascritti e riprendere correttamente il lavoro da dove l'avevi lasciato. Allora, ci stai? Sì? Perfetto! In tal caso a me non resta che augurarti buon proseguimento!
Indice
- Come recuperare file Excel sovrascritto da PC
- Come ripristinare file Excel sovrascritto online
- Come recuperare un file Excel sovrascritto per errore da app
Come recuperare file Excel sovrascritto da PC
Se adoperi il popolare software per i fogli di calcolo della suite Microsoft 365 sul tuo computer (il cui utilizzo, come probabilmente già saprai, comporta la sottoscrizione di un abbonamento con costi a partire da 7 euro/mese) puoi fare riferimento a diverse soluzioni per ripristinare una vecchia versione di un documento, a seconda delle modalità con le quali è stato eseguito il backup. Di seguito, dunque, ti mostro come recuperare file Excel sovrascritto da PC tramite le varie opzioni a tua disposizione.
Da Cronologia versioni
La soluzione più semplice alla quale puoi ricorrere per capire come recuperare un vecchio file Excel sovrascritto è indubbiamente quella di utilizzare il backup di OneDrive. Il servizio di cloud storage fornito da Microsoft, infatti, se opportunamente abilitato permette, oltre che di sincronizzare il contenuto delle cartelle condivise e renderle disponibili su una vasta gamma di dispositivi, di accedere alla cronologia delle versioni dei documenti Office generate dal software durante il lavoro.
Per potersi avvalere di questo prezioso strumento è necessario aver preventivamente eseguito l'accesso con il proprio account Microsoft sul software, operazione che va compiuta all'avvio del programma mediante l'apposita schermata per l'inserimento delle credenziali, e aver definito una cartella OneDrive come posizione di salvataggio del file Excel interessato tramite il menu File > Salva con nome; questo ovviamente prima che siano state apportate le modifiche indesiderate.
Se hai rispettato i requisiti di cui sopra, tutto quello che devi fare è aprire il file in questione con Excel e cliccare sul titolo dello stesso posto in alto a sinistra (se disponi della versione per PC Windows), o in alto al centro (se possiedi quella per Mac).
Una volta fatto ciò, fai clic sulla funzione Cronologia versioni presente nel menu apertosi per visualizzare, in un apposito pannello posto sulla destra, l'elenco delle varie versioni realizzate nel tempo, a partire dunque dal momento della sua condivisione su OneDrive. A tal proposito, ti suggerisco di applicare sempre la modalità Salvataggio automatico (ti basta spostare su ON il relativo selettore che puoi trovare in alto a sinistra) per far sì che ogni passaggio venga correttamente registrato.
A questo punto, non ti rimane che cliccare sulla versione che riporta la data e l'ora di tuo interesse (su macOS devi pigiare la sottostante voce Apri versione) per visualizzare il file in una nuova finestra in modalità sola lettura. Se si tratta della versione corretta che desideri recuperare, pigia il bottone Ripristina posto all'interno della barra gialla che ne riporta il timestamp, conferma l'intenzione nella notifica che compare, e il gioco è fatto!
Ovviamente, eventuali altri utenti con i quali è stato condiviso il file in oggetto devono aver terminato la sessione di lavoro sul proprio dispositivo, altrimenti non ti sarà possibile procedere.
In alternativa, su Windows, se hai precedentemente attivato le funzioni di backup del sistema operativo puoi procedere anche facendo clic destro sul file stesso da una finestra di Esplora file e premere l'opzione Cronologia versioni dal menu contestuale (se non la visualizzi, pigia prima la voce Mostra altre opzioni). Successivamente, ti basterà cliccare sul simbolo [⋮] posto a fianco della versione di tuo interesse e utilizzare la funzione Ripristina.
La medesima funzione può essere richiamata anche dal menu clic destro > Proprietà, selezionando poi la scheda Versioni precedenti nella finestra che si apre. Maggiori informazioni più avanti.
Dal backup di Excel
Un'altra soluzione alla quale puoi fare riferimento per ripristinare una vecchia versione di un file Excel, valida soprattutto se sei solito lavorare offline, è quella di attingere al backup generato dal programma stesso. A tal proposito, ti informo sùbito che tale strumento è disponibile solo nella versione di Excel per PC Windows.
È necessario, però, abilitare manualmente la funzione in questione in fase di salvataggio del documento: per procedere in tal senso, dopo aver cliccato sul menu File > Salva con nome e aver selezionato la risorsa di destinazione locale, premi sulla voce Altre opzioni posta appena al di sotto del campo relativo al formato file.
Al passaggio successivo, quindi, pigia il menu a tendina Strumenti posto in basso, clicca sulla voce Opzioni generali e immetti il segno di spunta nella casella relativa alla funzione Crea sempre una copia di backup. In questo modo, verrà sempre conservato un file aggiornato con le modifiche precedenti rispetto all'ultima versione salvata.
Per ripristinarlo, recati all'interno della cartella di destinazione scelta per il file originale e fai doppio clic su quello denominato Backup di [nome file], dopodiché premi l'opzione Sì nella notifica che compare. A seguire, salva il documento di backup (che ora ha estensione .xlk) tramite il menu File > Salva con nome in una nuova versione, assegnando quindi un nome diverso rispetto a quello attuale e selezionando il formato Cartella di lavoro Excel (.xlsx).
Dal backup del PC
Oltre alle soluzioni esposte nei capitoli precedenti, se hai implementato delle politiche di backup dei dati sul tuo PC tramite gli appositi strumenti integrati nei principali sistemi operativi, puoi avvalerti di questi ultimi anche per eseguire il ripristino della versione precedente di un file Excel sovrascritto.
Ad esempio, su Windows 10 e Windows 11 puoi eseguire il recupero di una cartella di lavoro Excel adoperando la funzione Cronologia File: se non ne hai mai sentito parlare prima, questo strumento in sostanza effettua periodicamente (a intervalli regolari che possono essere definiti in fase di attivazione) una copia dei file presenti sul tuo PC su un'unità esterna collegata al computer.
Qualora non avessi ancora provveduto alla sua attivazione e volessi rimediare, digita innanzitutto le parole chiave Pannello di controllo nella barra di ricerca di Windows posta in basso, dopodiché clicca sul primo risultato che ti viene proposto per accedere all'area in questione. Successivamente, premi la funzione Cronologia File ivi presente (se utilizzi la visualizzazione per categoria, la trovi all'interno della voce Sistema e sicurezza).
Ora, collega un hard disk esterno sufficientemente capiente e attendi che venga rilevato dal sistema, quindi premi il pulsante Attiva per avviare il backup. Se desideri personalizzare le impostazioni del servizio, adopera i menu di sinistra per escludere cartelle o, ad esempio, scegliere la frequenza di salvataggio.
Una volta portata a termine l'operazione, dunque, il sistema provvederà a eseguire una prima copia dei file. Successivamente, salverà solo quei file che hanno subito modifiche significative nell'arco temporale impostato (di default è configurato per farlo ogni ora). Quando hai necessità di verificare le versioni precedenti di una cartella di lavoro Excel e provvedere al ripristino di una di esse, fai clic destro sul file in questione, quindi seleziona dal menu contestuale la voce Proprietà.
Nella nuova finestra apertasi, premi la scheda Versioni precedenti posta in alto a destra, seleziona ove presente la versione che desideri recuperare e scegli se aprirla (tramite Excel o in anteprima su Cronologia File) oppure se ripristinarla nella stessa posizione attuale (dunque, sovrascrivendola a sua volta) o in una cartella diversa.
Nel caso in cui volessi approfondire l'argomento, ti consiglio la lettura delle mie guide dedicate alle procedure da seguire nei sistemi operativi Windows 10 e Windows 11 per attivare e utilizzare la funzione di Cronologia File.
Per quanto riguarda i Mac, esiste uno strumento equivalente, denominato Time Machine, che dunque consente all'utente di recuperare vecchie versioni dei documenti attingendo dal backup periodicamente salvato su una memoria esterna.
Dopo una semplice procedura di configurazione guidata, che permette di definire il disco esterno da utilizzare ed eventualmente inizializzarlo, nonché di impostare le preferenze di backup, verranno prodotte più copie dei file presenti nella memoria del computer in base alla frequenza stabilita (oraria, giornaliera o settimanale). Per maggiori informazioni su come funziona Time Machine, ti rimando direttamente alla lettura della guida interamente dedicata all'argomento che ti ho appena linkato.
Il ripristino potrà quindi essere effettuato utilizzando il Finder per trovare il file sovrascritto, cliccando poi sull'icona di Time Machine posta in alto a destra nella barra dei menu e adoperando le frecce per sfogliare i backup. Ti basterà, infine, individuare la finestra temporale di tuo interesse, selezionare l'elemento da recuperare e premere il pulsante Ripristina.
Altre soluzioni per recuperare un file Excel sovrascritto
Le funzionalità finora esposte non ti hanno permesso di accedere alla versione precedente del file Excel sovrascritto? In tal caso, puoi ricorrere all'utilizzo di un software per il recupero dati in grado di individuare le copie che il sistema operativo genera periodicamente in maniera automatica appositamente per consentirne il ripristino in caso di necessità. Non posso assicurarti che fra queste vi sia anche il file di tuo interesse, ma vale senz'altro la pena provare.
Le soluzioni di questo genere a tua disposizione sono molteplici, e sono compatibili con i sistemi operativi Windows e macOS. Per questa specifica occorrenza, però, ti rimando alla lettura della mia guida interamente dedicata al recupero dati da hard disk, dove potrai fare riferimento a diversi strumenti e scegliere quello che reputi più idoneo alle tue esigenze.
Come ripristinare file Excel sovrascritto online
Se ti stai chiedendo come ripristinare un file Excel sovrascritto online, e intendi quindi procedere tramite la Web app del famoso software, devi sapere che l'unico modo in cui puoi farlo è quello di ricorrere alla cronologia delle versioni registrata su OneDrive. Affinché ciò sia possibile, quindi, la cartella di lavoro in questione deve risultare già sincronizzata sul servizio cloud di Microsoft.
Una volta eseguito l'accesso con il tuo account Microsoft dalla pagina principale del servizio, dunque, dovresti trovare il file di tuo interesse nella sezione Aperti di recente. In alternativa, puoi recarti tramite la barra laterale su OneDrive ed eseguire una ricerca del suo nome tramite l'apposita funzione posta nella parte alta della schermata.
Individuato il file, aprilo con un clic sull'elemento e, non appena lo visualizzi nell'interfaccia di Excel online, premi sul suo titolo posto in alto a sinistra. A seguire, pigia sulla voce Cronologia versioni nel menu apertosi, dopodiché seleziona la versione di tuo interesse dal pannello di destra.
A questo punto, non ti resta che scegliere se effettuarne il ripristino o salvare una copia (in questo caso dovrai anche definire la cartella di destinazione) adoperando gli appositi pulsanti collocati in alto, o se eseguirne il download in locale premendo il simbolo … posto a fianco della versione prescelta e cliccando sull'opzione Scarica. Piuttosto comodo, non trovi?
Come recuperare un file Excel sovrascritto per errore da app
Sei interessato a capire come recuperare un file Excel sovrascritto per errore da app, in quanto ti trovi a dover lavorare in mobilità con il tuo smartphone o tablet? Ebbene, sarai lieto di sapere che anche in questo caso è possibile affidarsi alla cronologia versioni di OneDrive. La cartella di lavoro da recuperare, dunque, deve essere stata preventivamente condivisa sul servizio cloud in questione prima che siano state apportate le modifiche da annullare.
Prima di mostrarti la procedura, ci tengo a farti sapere che l'app Excel è compatibile con Android (la trovi anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, ed è gratuita per dispositivi con display fino a 10,1". Oltre tale dimensione, occorre sottoscrivere un abbonamento Microsoft 365, con costi a partire da 7 euro/mese.
Detto ciò, per recuperare il file in questione avvia innanzitutto l'app Excel, esegui ove richiesto l'accesso con lo stesso account Microsoft connesso a OneDrive utilizzato per la sua creazione, quindi seleziona la cartella di lavoro di tuo interesse dalla sezione Recenti, oppure sfoglia il tuo archivio tramite una delle modalità previste dal menu Apri.
Una volta aperto, fai tap sul simbolo [⋮] (se utilizzi la versione Android) o […] (se adoperi un iPhone o un iPad) collocato in alto a destra e seleziona dal menu contestuale la voce Cronologia. Per concludere, sfiora la versione che desideri ripristinare e attendi il suo caricamento. Infine, tocca il simbolo del quadrato tratteggiato con una freccia situato in alto a destra e premi l'opzione Ripristina nella notifica che compare. Piuttosto facile, vero?
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
