Come rispondere a una mail
Hai ricevuto un'email piuttosto formale e, in preda al panico, hai deciso di prenderti un po' di tempo per formulare una risposta adeguata e a tono. Al momento, però, sei ancora in dubbio e non hai la minima idea di come fare per rispondere.
Se le cose stanno in questo modo, ti puoi tranquillizzare. Continuando nella lettura di questo tutorial, infatti, ti mostrerò per filo e per segno come rispondere a una mail in base alle necessità. Sia che si tratti di una richiesta di colloquio di lavoro, di rifiuto lavorativo o di presa visione di un'informazione importante, trovi tutto descritto nel corso delle prossime righe.
Che ne dici, in tal caso, di darci immediatamente da fare? Sì? Allora proporrei di metterti comodo, di ritagliarti cinque minuti di tempo da dedicare alla lettura e, dopo aver letto tutti i consigli forniti, di procedere con la stesura della tua risposta. Detto questo non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e buona fortuna per tutto!
Indice
Come rispondere a una mail formale
Come anticipato in apertura del tutorial, nel corso dei prossimi paragrafi trovi descritto come rispondere a una mail di stampo formale in diverse occasioni. Non ti resta che trovare quella più adatta alle tue esigenze e metterne in pratica i suggerimenti.
Come rispondere a una mail di richiesta colloquio
Hai inviato il tuo curriculum vitae a diversi datori di lavoro e, tramite email, uno di loro ti ha fatto sapere che è interessato a te e vorrebbe incontrarti in un colloquio conoscitivo? Allora è necessario cercare di fare una bella impressione fin da subito, rispondendo in maniera corretta e formale all'email di richiesta. Ecco, quindi, come rispondere a una mail di colloquio.
La prime due cose da inserire sono sicuramente i saluti e ringraziamenti. Per salutare seguendo un registro formale (siccome non hai nessun livello di confidenza con la persona in questione) puoi utilizzare diverse formule di rito come Gentile [Appellativo, Nome e Cognome] o Buongiorno [Appellativo, Nome e Cognome] susseguito da una formula di ringraziamento per l'opportunità concessa, come La ringrazio per l'opportunità concessami, Sono felice che il mio CV abbia destato il Suo/vostro interesse o Grazie per avermi contattato per questo interessante ruolo.
Dopodiché è necessario esplicitare il proprio interesse verso l'accettazione della proposta di incontro, chiedendo delucidazioni sul giorno e l'ora o confermando uno dei giorni e degli orari proposti direttamente dal datore di lavoro. Nel primo caso, quindi, dopo aver espresso la tua volontà a partecipare potresti chiedere maggiori informazioni sulle modalità con una frase come Mi piacerebbe venire a sostenere un colloquio/Accetto volentieri la Sua proposta di colloquio conoscitivo/Sarei felice di sostenere un colloquio. Potrebbe gentilmente indicarmi delle possibili date per l'incontro conoscitivo?
Nel caso in cui, invece, il datore di lavoro avesse chiesto direttamente a te di indicare una disponibilità, suddivisi il tuo tempo in fasce e offrine almeno due differenti e ampie. Potresti scrivere, per esempio: Ecco la mia disponibilità oraria per la prossima settimana:
- Lunedì — Mercoledì dalle ore 11.00 alle ore 17.00
- Martedì — Giovedì dalle ore 8.00 alle ore 15.00
Nel caso in cui nessuno di questi orari fosse funzionale sarò felice di proporre altre opzioni.
Se, invece, desideri accettare un appuntamento già fornito dal datore di lavoro, puoi sfruttare una formula come Le confermo la mia disponibilità nel giorno e nell'orario da lei indicato.
Per concludere è possibile ribadire la propria felicità nel partecipare al colloquio scrivendo, per esempio, Non vedo l'ora di parlare con lei o una formula similare, per poi rendersi disponibili per ulteriori chiarimenti con una formula come Resto a disposizione per qualsiasi altra informazione, o attendere ulteriori istruzioni con Resto in attesa di un suo gentile riscontro e congedarsi con i saluti finali, Le auguro buona giornata e le porgo cordiali saluti/Cordiali saluti.
Tieni presente che, dopo i saluti (che si inseriscono susseguiti da una virgola e andando poi a capo) è necessario firmarsi con nome e cognome. Qui sotto trovi un esempio di email completa.
Gentile Sig. [Cognome],
Sono felice che il mio CV abbia destato il suo interesse e sarei felice di sostenere un colloquio conoscitivo.
Le confermo, inoltre, la mia disponibilità nel giorno e nell'orario da lei indicato.
Non vedo l'ora di parlare con lei e resto a disposizione per qualsiasi altra informazione.
Le auguro buona giornata e le porgo cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Come rispondere a una mail di rifiuto di lavoro
Hai ricevuto una richiesta di colloquio, desideri rifiutarla ma non sai come rispondere adeguatamente oppure i datori di lavoro ti hanno scartato e non hai idea di che risposta formulare? Niente panico, è possibile declinare in maniera educata oppure far sapere al datore di lavoro che hai ricevuto il rifiuto e ne hai preso atto con serenità.
Innanzitutto — se vuoi declinare una proposta di lavoro ricevuta — è necessario riproporre i saluti iniziali visti in precedenza per poi ringraziare per l'opportunità ricevuta e congedarsi.
Puoi quindi utilizzare una formula come La ringrazio per l'opportunità datami e per il tempo dedicatomi ma, dopo averci riflettuto a lungo, ho deciso di declinare l'offerta, scegliendo poi se indicarne o meno i motivi.
Dopodiché è buona norma ringraziare ulteriormente per il tempo che l'azienda o la persona hanno speso nei tuoi riguardi e augurarsi che le strade tornino a incrociarsi. Meglio non tagliare nettamente i ponti dato che, in futuro, si potrebbe decidere di ritentare con una nuova posizione in quell'azienda. Per quanto riguarda i saluti finali valgono le stesse regole viste in precedenza. Qui sotto, in qualsiasi caso, trovi un facsimile.
Gentile Sig. [Cognome],
La ringrazio per l'opportunità datami e per il tempo dedicatomi ma, dopo averci riflettuto a lungo, ho deciso di declinare l'offerta in quanto non si configura come la più adatta a me e alle mie ambizioni professionali.
Colgo comunque l'occasione per dirle che è stato un piacere conoscerla e che, nonostante questa mia decisione, spero che le nostre strade possano incrociarsi nuovamente in futuro, magari per ulteriori opportunità lavorative.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Nel caso in cui, invece, fosse l'azienda ad aver preferito un altro candidato — comunicandoti la cosa — le regole restano più o meno le stesse. Puoi infatti ringraziare per l'offerta ricevuta e dichiarare che speri in futuro in un esito migliore. Qui sotto trovi un ulteriore facsimile per l'occasione.
Gentile Sig. [Cognome],
La ringrazio per avermi comunicato l'esito della selezione.
Ho molto apprezzato l'opportunità che mi è stata data e sono felice di aver potuto conoscere maggiormente questa realtà lavorativa che mi ha positivamente colpito.
Nonostante la delusione provata, coltivo comunque la speranza che ci siano altre possibilità di collaborare in futuro. Per questa ragione mi auguro che mi teniate in considerazione per ulteriori ruoli in linea con le mie competenze.
Ringraziando ancora per il tempo dedicatomi e per la gentilezza nei miei riguardi le auguro buona giornata.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Come rispondere a una mail di presa visione
Il tuo capo ti ha inviato un importantissimo documento e non hai idea di come rispondere per comunicargli che ne hai preso correttamente visione? Allora non temere, ci sono molti modi diversi per far entrare la persona a conoscenza del fatto che abbiamo ricevuto il contenuto in questione.
Per costruire la email, quindi, è sufficiente inserire i saluti iniziali, diversi in base al livello di confidenza che si ha con la persona in questione, come Gentile [Nome della persona o Sig. Sig.ra + Nome della persona], Buongiorno [Nome della persona o Sig. Sig.ra + Nome della persona], Caro [Nome della persona o Sig. Sig.ra + Nome della persona], susseguiti da una frase che attesti in maniera chiara e concisa che si è entrati in possesso del documento e che lo si è letto. Non resta quindi che scegliere il tono più adeguato in base alla formalità della situazione.
- Grazie per avermi inviato il documento, ho preso visione del contenuto e compreso le direttive.
- Ho letto il documento da lei inviatomi e ho preso visione delle informazioni al suo interno.
- Con la presente confermo di aver preso visione del documento ricevuto in [Data].
- Ho preso visione del documento e desidero confermare la corretta ricezione.
Insomma, ci sono molti modi diversi per confermare la propria presa di visione. L'importante è mantenere un tono amichevole e concludere l'email con il saluto e la firma. Qui sotto trovi un esempio completo.
Gentile Sig. [Cognome],
Grazie per avermi inviato il documento, ho preso visione del contenuto e compreso le direttive.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Come rispondere a una mail di complimenti
Per molte persone trovare una risposta ai complimenti non è affatto semplice. Nonostante questo, però, è possibile trovare le giuste parole da utilizzare in un'email di questo tipo. Dopo i saluti iniziali, quindi, è buona norma ringraziare per il complimento ricevuto, esprimere gratitudine per quanto è stato detto e rendere partecipe l'altro delle proprie emozioni. Dopodiché è consigliabile ribadire la propria felicità nei riguardi della cosa e congedarsi con un saluto. Qui di seguito trovi un esempio.
Gentile Sig. [Cognome],
La ringrazio molto per il tempo che ha dedicato nella stesura della sua precedente email e per le belle parole che ha speso nei miei riguardi.
Sono molto felice del suo apprezzamento e del riconoscimento mostratomi, per me ha molto valore e mi stimola ulteriormente a dare il meglio.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Come rispondere a una mail di reclamo
Hai ricevuto un'email di reclamo e devi rispondere alle lamentele di un cliente in maniera adeguata? Nessun problema, è possibile farlo seguendo qualche linea guida appropriata alla situazione. Come prima cosa, a livello generale, è importante leggere accuratamente l'intera email, offrire una risposta in maniera abbastanza rapida e non trascurare nessun punto della comunicazione ricevuta, rispondendo a ogni aspetto sollevato dal cliente.
Per procedere, quindi, è necessario utilizzare un approccio personalizzato: la prima cosa da fare è inserire un saluto, meglio se utilizzando il nome della persona, come Gentile [nome] o Caro [nome] (reperibile tramite l'email di reclamo), susseguito da un ringraziamento per l'email ricevuta, come Grazie per aver contattato [nome dell'azienda] e per averci segnalato la problematica riscontrata con il [nome del servizio o del prodotto].
Dopodiché è necessario scusarsi per la problematica che il cliente ha riscontrato; puoi quindi aggiungere una frase come Per noi i feedback sono molto importanti per migliorare i nostri servizi e siamo davvero spiacenti che si sia verificato un problema con il suo [prodotto/servizio] e continuare mettendo in primo piano i sentimenti esposti dal cliente e offrendo comprensione, aggiungendo, ad esempio, una frase come comprendiamo la sua frustrazione al riguardo e vogliamo sistemare le cose. Una volta fatto è opportuno fornire una soluzione o chiedere al cliente come vorrebbe che la situazione fosse risolta. Per farlo puoi usare delle frasi come Adotteremo misure immediate per affrontare il problema, susseguito da una spiegazione del “come” chiara e dettagliata, oppure Come possiamo aiutarla a risolvere questo problema?.
Una volta inseriti tutti questi elementi, per concludere l'email è possibile ringraziare nuovamente il cliente per aver segnalato il problema, quindi scusarsi ancora una volta e dimostrare di essere a disposizione per qualsiasi altro chiarimento. Puoi scrivere, quindi, qualcosa come Grazie per aver portato alla nostra attenzione la tua esperienza negativa. Ancora una volta, ci scusiamo per l'inconveniente. Se c'è qualcos'altro che possiamo fare, non esitare a contattarci.
Per chiudere l'email, come ultima cosa, è necessario salutare con una formula come Con i miei migliori saluti, susseguito dalla firma. Qui sotto, in qualsiasi caso, puoi trovare un'email di esempio.
Caro [Nome],
Grazie per aver contattato Aranzulla Srl e per aver segnalato la problematica riscontrata con il nostro blog. Per noi i feedback sono molto importanti e ci consentono di migliorare costantemente i nostri servizi e l'usabilità del nostro sito.
Sono molto dispiaciuto nell'apprendere dalla sua esperienza negativa, comprendo pienamente la sua frustrazione al riguardo e vorrei porre rimedio al problema da lei riscontrato per far sì che una situazione del genere non si ripresenti.
Per tale ragione vorrei sapere cosa posso fare per risolvere la questione, così da poter fare del mio meglio nel minor tempo possibile.
Scusandomi ancora per la problematica da lei riscontata, la ringrazio nuovamente per la sua email.
Nel caso in cui ci fosse qualcos'altro che posso fare non esiti a contattarmi.
Con i miei migliori saluti,
[Nome e Cognome]
Come rispondere a una mail in inglese
Hai la necessità di rispondere a una mail di lavoro in inglese? Niente panico, anche in questo caso ci sono delle regole generali che si possono seguire e che non sono poi tanto dissimili dalle email lavorative che si mandano in italiano.
La prima cosa da fare è sicuramente salutare, utilizzando la formula appropriata come Dear Mr. [cognome] (per il genere maschile) o Ms. [cognome] (per il genere femminile), susseguito da una formula di ringraziamento per l'email ricevuta come Thank you for your email/Thank you for your interest.
Dopodiché è necessario rispondere alle domande che vengono poste in maniera chiara e dettagliata, in modo da rendere la comunicazione più semplice e breve possibile. Per questo motivo ti consiglio di utilizzare paragrafi corti, incentrati su un singolo argomento. Per aiutarti con la lingua puoi utilizzare le app per tradurre e dare un'occhiata al mio tutorial su come tradurre un testo in inglese.
Nel caso in cui ci fosse una richiesta esplicita di un documento puoi utilizzare formule come Attached you can find the document you've requested (in allegato puoi trovare il documento che hai richiesto) oppure Here's what you requested. Hope this helps (Ecco cosa hai richiesto. Spero che questo aiuti/che sia utile).
Una volta risposto ai quesiti posti dalla email è opportuno indicare che si resta a disposizione per ulteriori chiarimenti e/o richieste con una formula come Let me know if you need anything else (fammi sapere se hai bisogno di qualcos'altro) o Let me know if I can help you further (fammi sapere se posso aiutarti ulteriormente), per poi concludere con un saluto come Regards, Best regards o Sincerely e il proprio nome e cognome. Nell'esempio riportato qui sotto puoi trovare una breve email di risposta in merito alla richiesta di un documento.
Dear Mr. Green,
Thank you for your email. Attached you can find the document relating to last year's budget you've requested.
Let me know if I can help you further.
Regards,
[Nome e Cognome]
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
