Come rispondere ad una mail ricevuta
Hai ricevuto recentemente una email e non sei molto pratico di posta elettronica? Non preoccuparti, posso aiutarti io a capire come rispondere a una mail ricevuta, che sia questa una mail di lavoro, una mail di un professore oppure una comunicazione formale a cui rispondere seguendo un certo stile.
Al giorno d’oggi, le email sono sempre più diffuse e vengono usate praticamente per qualsiasi comunicazione, a partire dalle esigenze lavorative fino a quelle più personali, compresi gli scambi di messaggi tra amici e parenti e tra condomini, associazioni, gruppi e tanto altro. A differenza delle PEC, che sono invece assimilabili a delle raccomandate con ricevuta di ritorno, le email hanno un bacino di utenza molto più ampio in quanto non tutte le comunicazioni necessitano di essere certificate e di avere pieno valore legale.
Possono quindi capitarti numerosi casi in cui ricevi una mail alla quale dare una risposta. Mettiti pure comodo, ora ti spiegherò come fare a rispondere scrivendo una mail adatta a ogni esigenza, ovviamente da poter adattare al contesto e alle tue necessità.
Indice
Come rispondere a una mail ricevuta: esempi
Inizio col dirti che ci sono degli elementi importantissimi che devi tenere a mente per rispondere a una mail ricevuta e che questi elementi sono fondamentali a prescindere dalla tipologia di messaggio e dal suo contenuto. Nei capitoli successivi, invece, ti aiuterò a capire come rispondere in modo specifico a diverse tipologie di mail ricevute ma ora concentriamoci sulle operazioni preliminari.
Gli elementi che devi sempre avere a disposizione quando rispondi a una mail sono, generalmente, il messaggio originale a cui rispondere e che è sempre buona norma allegare alla risposta, l’indirizzo email del destinatario, che comunque trovi nel messaggio ricevuto, gli eventuali indirizzi di altri destinatari o di lettori in copia, la cosiddetta CC, e gli eventuali allegati da inserire in risposta al messaggio ricevuto.
Questi elementi sono importantissimi per poter rispondere correttamente a una mail ricevuta, includendo così le informazioni principali e quelli che sono i file da allegare. Ovviamente, ogni messaggio è diverso e non è detto che tu debba rispondere con degli allegati a ogni mail ricevuta, così come non è detto che tu debba inserire dei destinatari aggiuntivi oppure in copia ma è meglio sapere prima quelle che sono le parti principali di una mail di risposta.
Tra gli esempi che posso farti, ci sono mail di risposta con allegati, mail di risposta con destinatari aggiuntivi, ad esempio se si tratta di un progetto che stai seguendo con dei colleghi, mail di risposta con altre mail inoltrate e così via. Prima di iniziare a vedere i casi specifici, voglio spiegarti le differenze principali che ci sono tra i campi dei destinatari e delle copie.
In qualsiasi programma per la posta elettronica, o in qualsiasi sito Web che si occupa di gestire una casella di posta, troverai le diciture Destinatario, CC e CCn e ora ti spiego cosa significano.
La dicitura Destinatario, anche chiamata A, è quella parte del messaggio da compilare con l’indirizzo email del destinatario principale del messaggio e, nel caso di una mail di risposta, è l’indirizzo che viene selezionato automaticamente quando clicchi o tocchi sull’icona Rispondi, identificata con una freccia rivolta verso sinistra, a prescindere dal sistema operativo e dal client di posta in uso. Difatti, quasi su ogni programma, dispositivo e sistema operativo, per convenzione, si usa questo genere di icona per indicare la risposta.
Se ci sono più mittenti, la risposta puoi inviarla solo al destinatario principale, come ti ho appena descritto, oppure a tutti con la freccia doppia rivolta verso sinistra, ovvero il classico pulsante Rispondi a tutti. Anche qui, per convenzione, troverai quasi sempre questo tipo di pulsante e di nomenclatura. Diverso è il caso in cui il tasto sia quello Inoltra, con la freccia rivolta verso destra, che serve ad inviare il messaggio ad altri contatti senza rispondere al mittente o ai mittenti.
I campi CC e CCn, invece, servono a inviare il messaggio in copia o in copia nascosta ad altri destinatari. Il primo, CC, si usa nei casi in cui si vuole e si può mostrare agli altri destinatari l’indirizzo email del destinatario o dei destinatari in copia mentre il secondo viene usato per nascondere il destinatario in copia nascosta, ovvero CCn. In base alle esigenze, puoi usare l’uno o l’altro per gestire al meglio la posta elettronica e per rispondere alle mail ricevute.
Rispondere a una mail formale
Quando apri la tua casella di posta elettronica puoi trovare numerose tipologie di mail ricevute, ad esempio offerte, promozioni, newsletter, messaggi di lavoro, messaggi di amici e comunicazioni dei servizi che usi maggiormente. Tuttavia, può capitarti anche frequentemente di ricevere delle mail formali alle quali rispondere. Queste tipologie di messaggi richiedono necessariamente un certo stile di comunicazione. Ad esempio, devi necessariamente usare una forma di cortesia e dare del Lei o del Voi al destinatario, tanto più se si tratta di un ufficio, di un ente e via discorrendo.
Inoltre, sii conciso e cerca di scrivere solo ciò che è effettivamente importante per la comunicazione, evitando giochi di parole e frasi troppo lunghe che possono rendere meno efficace la comunicazione.
Per l’introduzione, rivolgiti al destinatario con un Egregio/Egregia, Gent.mo/Gent.ma, Spett.le e poi nella conclusione ricordati di usare una formula simile a Distinti saluti o Cordiali saluti in base al destinatario. Aggiungi sempre una firma a fondo mail se si tratta di comunicazioni importanti e formali, tanto più se hai la necessità di essere ricontattato e aggiungi anche i tuoi recapiti. In base alle esigenze puoi personalizzare la firma e il contenuto della mail per adattarla a ciò di cui hai bisogno.
Ti allego un esempio di risposta a una mail formale.
Egregio/a Signore/a (nome destinatario) oppure Spett.le (nome dell’ente o dell’ufficio),
in risposta alla Sua precedente mail, (inserire risposta).
Nell’attesa di un Suo gentile riscontro e, certo di fare cosa gradita, Le porgo i miei più cordiali saluti.
(Inserire firma)
Per maggiori informazioni sulle mail formali puoi leggere la mia guida su come scrivere una email formale.
Rispondere a una mail inoltrata
Se ti trovi a ricevere una mail inoltrata e non sai effettivamente come rispondere in merito, puoi adoperarti in modo da seguire due differenti strade.
La prima strada è quella di rispondere solo a chi ti ha inviato la mail inoltrata e questa è la soluzione ideale se tu non devi interfacciarti direttamente con la conversazione principale. In questo caso, ad esempio nel mondo del lavoro, potresti essere quindi messo a conoscenza di una determinata comunicazione ed eventualmente rispondere al mittente, ad esempio il tuo responsabile, senza che i tuoi messaggi entrino nel flusso della comunicazione principale. Puoi rispondere a una mail inoltrata seguendo quello che è lo stile abituale che utilizzi per conversare con il mittente.
Diverso è il caso in cui tu debba rispondere a una mail inoltrata, agganciandoti al flusso che ti è stato inoltrato. Può capitare che, al posto di inserirti in copia CC, tu riceva una mail inoltrata con tutta la conversazione nella quale non eri presente e che ti venga chiesto, ad esempio dal tuo datore di lavoro, di rispondere direttamente al destinatario finale, ad esempio un cliente, che leggi nella mail che ti è stata inoltrata.
Succede, quindi, che tu debba estrapolare l’indirizzo email e l’oggetto del messaggio dalla mail ricevuta tramite inoltro e iniziare una nuova conversazione. A questo punto, in base alle esigenze e alla tipologia di comunicazione che devi effettuare, puoi copiare e incollare nel nuovo messaggio anche parti rilevanti della mail che hai ricevuto come inoltrata. Ricordati però di seguire tutte le regole in merito alla privacy, alle normative vigenti e alle politiche aziendali.
Ti lascio un esempio in merito alla risposta a una mail inoltrata.
Gentile (nome destinatario),
Mi presento, sono (nome mittente) e ho ricevuto questa comunicazione tramite inoltro da parte di (nome di chi l’ha inoltrata). Sono qui per dare seguito alla precedente conversazione in quanto (inserire il resto del messaggio; ad esempio se sarai tu a occuparti di un progetto lavorativo, fai presente che ti è stato affidato tale compito e che ora sei il referente di questo specifico cliente).
In attesa di una sua gentile risposta, le auguro una buona giornata.
Cordiali saluti,
(nome e firma)
Se vuoi approfondire le chiusure delle mail, puoi leggere il mio articolo su come chiudere una mail.
Rispondere a una mail di lavoro
A seconda che tu ti stia rivolgendo a una persona specifica o direttamente a un’azienda, usa un’introduzione adatta. Ad esempio, puoi scrivere Spett.le (nome azienda) oppure, nel caso di una specifica persona, Gentile o Gent.mo/Gent.ma (nome del referente). A questo punto puoi rispondere con le informazioni che, in base alla conversazione, devi aggiungere al messaggio. Ad esempio, informazioni su un lavoro, un colloquio, un progetto e via discorrendo.
Se si tratta, nello specifico, di una mail di colloquio, indica gentilmente tutte le informazioni che l’azienda ti richiede e mostrati disponibile a fissare il colloquio di lavoro, che sia questo online oppure di persona.
Se, invece, si tratta di una mail di rifiuto lavoro, ricorda di essere sempre gentile e cordiale, sia che tu stia ricevendo un rifiuto sia che tu stia rifiutando una proposta.
Ad esempio, puoi dire qualcosa di simile, ovviamente adattato al contesto, a questo esempio che ti allego.
Spett.le (nome azienda),
grazie del vostro interesse nei confronti del mio profilo.
Tuttavia, sono qui a declinare gentilmente l’offerta ricevuta in quanto (inserire motivazione).
Distinti saluti,
(inserire firma)
Se, invece, ti hanno scritto che non sei stato scelto per un lavoro, ricorda di rispondere gentilmente al rifiuto, ad esempio.
Gent.mo (nome referente),
la ringrazio per il suo riscontro e per il tempo dedicatomi. Prendo atto della vostra scelta.
Cordiali saluti,
(inserire firma)
Rispondere a una mail di un professore
Mettiamo il caso che ti serva inviare una mail a un professore per chiedergli informazioni in merito a una lezione, a un esame oppure per concordare un argomento per la tua tesi di laurea. Scrivere una mail a un professore richiede molta attenzione e soprattutto un certo stile in quanto non è certamente il caso di rivolgersi a un professore usando il tu oppure usando forme poco eleganti e troppo dirette.
Per rispondere a una mail di un professore, nel caso in cui abbiate già intavolato una conversazione, puoi usare l’esempio che ti allego, ovviamente adattandolo in base alle tue necessità e al contesto.
Egregio Professore (inserisci qui il nome del tuo professore),
la ringrazio per la sua e-mail e per le informazioni che mi ha gentilmente fornito.(Inserisci qui la tua domanda, le tue osservazioni, i tuoi commenti e ciò che necessiti scrivere)
In attesa di una sua gentile risposta (se il messaggio presuppone una risposta), la ringrazio per il tempo che mi sta dedicando.
Cordiali saluti,
(inserisci il tuo nome)
Se presupponi di avere bisogno di scrivere in modo ancora più formale, valuta la possibilità di aggiungere la lettera maiuscola di cortesia, ad esempio.
Egregio Professore (inserisci qui il nome del tuo professore),
La ringrazio per la Sua e-mail e per le informazioni che mi ha gentilmente fornito.
(Inserisci qui la tua domanda, le tue osservazioni, i tuoi commenti e ciò che necessiti scrivere)
In attesa di una Sua gentile risposta (se il messaggio presuppone una risposta), La ringrazio per il tempo che mi sta dedicando.
Cordiali saluti,
(inserisci il tuo nome)
Rispondere a una mail di presa visione
Se ricevi una mail a cui rispondere con un cenno di presa visione, ad esempio per delle questioni importanti relative al lavoro o alla sfera personale, e non utilizzi una PEC che ha il vantaggio di avere delle notifiche certe di ricevimento del messaggio, puoi rispondere alla mail ricevuta indicando di aver correttamente preso visione del messaggio e degli eventuali allegati. Ad esempio, se ricevi via mail un documento e devi confermare al mittente di averlo ricevuto e visionato, puoi semplicemente rispondere alla mail, assicurandoti di lasciare incluso nel messaggio anche l’allegato ricevuto, cosa che praticamente quasi tutti i programmi per gestire la posta elettronica ti chiedono in automatico nel momento in cui scegli di rispondere.
Puoi rispondere con un messaggio simile all’esempio che ti lascio qui, ovviamente scrivendo un’introduzione in linea con il tono abitualmente usato con il destinatario. Ad esempio, puoi usare la forma del Gent.mo/Gent.ma oppure una meno formale Salve oppure ancora un Buongiorno o Buonasera o addirittura un Ciao, se si tratta di un amico o di un contatto stretto con il quale abitualmente ti dai del Tu.
Buongiorno (inserire nome del destinatario),
con la presente le confermo di aver ricevuto e preso visione del suo messaggio e dei documenti allegati (se ci sono allegati).
Cordiali saluti,
(nome del mittente)
Ovviamente, in base alle esigenze puoi anche aggiungere altre righe, fornire un riscontro più preciso e arricchire il messaggio con tutto quello che ritieni necessario, ad esempio commenti oppure richiesta di modifiche e via discorrendo. Ricorda che non c’è mai una formula prestabilita per rispondere a una mail e che questi esempi vanno sempre adattati al contesto e al tuo caso specifico. Se desideri maggiori informazioni sulle mail di conferma puoi approfondire qui.
Rispondere a una mail ricevuta per errore
Infine, se hai ricevuto una mail per errore e sei certo di non essere tu il destinatario, puoi rispondere gentilmente al mittente così da avvisarlo dell’errore e fare in modo che lui possa inviare il messaggio al reale destinatario. Ovviamente, presta sempre attenzione alle principali regole per la sicurezza su Internet e non rispondere a mail che ti sembrano sospette. Se infatti ritieni di aver ricevuto una mail di spam oppure una potenziale truffa o una mail indesiderata, il consiglio principale è di non dare seguito alla comunicazione. Ti consiglio, a questo proposito, di leggere il mio articolo su come riconoscere una mail falsa.
Tuttavia, potrebbe capitare che ti arrivi un messaggio di posta elettronica del tutto legittimo e inviato in buona fede con il destinatario sbagliato ed è in questi casi che ti consiglio di rispondere con gentilezza al mittente che ha commesso l’errore, sempre se sei d’accordo a inviare un messaggio a uno sconosciuto, il quale potrà leggere, ad esempio, il tuo indirizzo email, il tuo nome ed eventualmente la tua firma in calce al messaggio, se ne hai impostata una.
Chiaramente, dopo averlo avvisato, per questioni di privacy e di correttezza, ti consiglio di cancellare il messaggio ricevuto per errore. Puoi anche avvisare il mittente che provvederai a cancellare questo messaggio così da non salvare dati e contenuti che non sono destinati a te e chiedere di fare lo stesso con i tuoi dati.
Ad esempio, ti lascio un’idea su come rispondere a una mail ricevuta per errore.
Gent.mo/Gent.ma (qui il nome del mittente),
ho ricevuto questo messaggio di posta elettronica dal suo indirizzo e-mail ma ritengo di non essere io il reale destinatario della presente comunicazione.
Supponendo che, quindi, si tratti di un errore nella compilazione dell’indirizzo email, volevo gentilmente informarla di questo piccolo disguido affinché lei possa inviare il messaggio in oggetto al destinatario corretto. La informo, inoltre, che provvederò immediatamente a cancellare questo messaggio, il suo indirizzo e-mail e gli eventuali allegati dalla mia casella di posta elettronica e le chiedo gentilmente di fare altrettanto con il mio indirizzo e-mail dalla sua rubrica.
Distinti saluti.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
