Come salvare un documento Word

Devi inviare un documento Word via email ma prima di fare ciò vuoi assicurarti che tutte le ultime modifiche apportate al file siano state salvate correttamente? Vuoi cancellare alcune informazioni presenti in un file Word e/o limitarne le modifiche, in modo da inviarlo poi ad altre persone o distribuirlo online, ma non sai bene come procedere? Se queste sono alcune delle domande che ti stai ponendo, sarai felice che posso darti una mano.

Nella guida di oggi, infatti, ti illustrerò come salvare un documento Word sia su PC, tramite la classica versione desktop di Word per Windows e macOS che tramite la versione online dell’applicazione, che su smartphone e tablet, usando le app di Word e Office. Non solo ti spiegherò come eseguire il semplice salvataggio di un documento, ma anche come operare per rimuovere commenti e revisioni oppure impostare una password di protezione al file. Infine, ti spiegherò come esportare un documento in formato PDF o come immagine.

Scommetto che è ciò che stavi cercando, dico bene? Allora non perdiamo altro tempo prezioso e mettiamoci subito all’opera! Siediti bello comodo e presta la massima attenzione a tutti i suggerimenti che ti fornirò nei prossimi capitoli, in modo da metterli in pratica. Detto ciò, non mi resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

• Come salvare un documento Word in DOCX
• Come salvare un documento Word con la tastiera
• Come salvare documento Word con password
• Come salvare documento Word senza revisioni
• Come salvare un documento Word senza commenti
• Come salvare un documento Word in PDF
• Come salvare un documento Word in PDF/A
• Come salvare un documento Word come immagine
• Come salvare un documento Word su Drive

Come salvare un documento Word in DOCX

Se vuoi sapere come salvare un documento Word, nei prossimi paragrafi troverai tutte le informazioni che ti servono per agire in tal senso. Innanzitutto, sappi che i documenti di testo di Microsoft Word vengono salvati di default nel formato .DOCX. Puoi comunque cambiare questo formato tramite le opzioni di salvataggio del programma.

Se utilizzi la classica versione desktop di Word per Windows o macOS, per salvare un documento, spostati sulla scheda File che trovi in alto a sinistra e seleziona la voce Salva con nome dal menu che ti viene proposto. Adesso indica una destinazione locale (cioè una cartella) o, se preferisci, scegli di salvare il documento sul cloud di OneDrive e, nella schermata che ti viene mostrata, indica sua il nome da assegnare al documento (Nome File) che il formato di destinazione dello stesso (Salva come).

Come ti ho già anticipato, il formato di default è quello .DOCX ma, facendo clic sul menu a tendina Salva come, potrai scegliere tutti gli altri formati disponibili e compatibili con Microsoft Word, inclusi DOC delle vecchie versioni di Word (pre-Office 2007), ODT (il formato OpenDocument tipico di OpenOffice e LibreOffice), RTF (i file di testo con formattazione più “basilari”, compatibili con quasi tutti gli editor di testo che supportano il rich text) e TXT (i file di testo semplici, compatibile anche con Blocco Note). Premi, infine, il tasto Salva, per eseguire il salvataggio del documento nella destinazione scelta, e il gioco è fatto.

Se hai già creato e salvato un documento e vuoi semplicemente effettuare il salvataggio delle modifiche apportate, ti basta soltanto premere sulle voci File > Salva. Se, però, sei interessato a sapere come salvare un documento Word con la tastiera, cioè utilizzando delle scorciatoie rapide, puoi utilizzare su Windows le combinazioni Ctrl+B (Salva) oppure F12 (Salva con nome); su Mac, invece, puoi premere semplicemente la combinazione cmd+s.

Oltre a questo, devi sapere che un documento può essere salvato automaticamente alla chiusura del software. Pertanto, se usi Windows, premi sul tasto X collocato in alto a destra e rispondi affermativamente alla richiesta di salvataggio del documento. Se usi un Mac, invece, puoi ottenere lo stesso risultato premendo sul pallino rosso collocato in alto a sinistra.

Puoi anche aggiungere l’icona del salvataggio nella Barra di accesso rapido, situata in alto a sinistra: per riuscirci, premi sull’icona ▼, in alto, e fai clic sulla voce Salva.

Infine, di default è attivo il salvataggio automatico del documento ogni 10 minuti. Se vuoi modificare questo parametro e avere un salvataggio più frequente, fai clic sulle voci File > Opzioni (in alto) e, nella schermata che ti viene mostrata, seleziona la scheda Salvataggio.

Adesso, assicurati che la casella a fianco della dicitura Salva informazioni di salvataggio automatico ogni X minuti sia attiva e imposta un valore nella casella dei minuti. Premi poi il tasto OK per confermare le modifiche apportate.

Se utilizzi Word Online, invece, sappi che il salvataggio di un documento avviene automaticamente su OneDrive a ogni modifica, senza che sia necessario il tuo intervento. Puoi comunque eseguire il salvataggio in qualsiasi formato (anche diverso da quello DOCX di default), andando nel menu File > Salva come e scegliendo se creare una copia del file in un’altra posizione su OneDrive oppure se scaricare sul PC una copia del documento in formato DOCX, PDF oppure ODT.

Per quanto riguarda l’app di Word (disponibile per Android, su Play Store e store alternativi, e per iOS/iPadOS, scaricabile da App Store) e l’app Office (disponibile anch’essa per Android, su Play Store e store alternativi, e per iOS/iPadOS, scaricabile da App Store), il documento viene salvato automaticamente a ogni sua modifica, se già esistente. Facendo però tap sull’icona ⋮, in alto, puoi selezionare la voce Salva con nome, per salvare una copia del documento su un’altra posizione nel cloud di Microsoft oppure sul dispositivo.

In caso di nuovo documento, invece, se usi iPhone o iPad, dovrai salvarlo “manualmente” premendo sull’apposita voce presente nel menu dell’app.

Come salvare un documento Word con la tastiera

Se sei un amante delle scorciatoie da tastiera e vuoi sapere come salvare un documento Word con la tastiera, ti basta sfruttare le tante combinazioni supportate nativamente dal software di Microsoft.

• Se usi Windows puoi usare Ctrl+S, F12 o Shift+F12 per richiamare il menu Salva come e poi navigare tra i vari contenuti usando il tasto Tab. Usa Invio per dare conferma.
• Se usi macOS puoi usare cmd+shift+s per richiamare il menu Salva come e poi navigare tra i vari contenuti usando il tasto Tab. Usa Invio per dare conferma.
• Se usi iPhone/iPad con una tastiera collegata, puoi usare cmd+s per richiamare il menu di salvataggio.

Per maggiori informazioni consulta il sito ufficiale di Microsoft con le shortcut da tastiera di Word

Come salvare documento Word con password

Se vuoi salvare un documento Word con password, in modo da limitarne le modifiche, la procedura da seguire è semplice, ma puoi effettuarla soltanto sulla versione desktop di Microsoft Word. Pertanto, apri il documento e seleziona le voci File > Informazioni dal menu situato in alto.

Adesso, fai clic sul pulsante Proteggi documento e, nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona l’opzione Crittografa con password. Non ti resta, poi, che immettere la password per due volte consecutive e fare clic sul pulsante OK, per confermare.

Esegui poi il salvataggio del documento, così come ti ho spiegato nel capitolo precedente, e il gioco è fatto. Così facendo, dovrà essere immessa la password sia per visualizzare che per modificare il file.

Se vuoi, invece, sapere come salvare un documento Word non modificabile, cioè che venga aperto soltanto in modalità Solo lettura, nel riquadro che ti viene mostrato premendo il tasto Proteggi documento, scegli l’opzione Apri sempre in solo lettura e poi salva il documento.

Con questa opzione attiva, all’apertura del documento verrà mostrato un messaggio che avvisa dell’apertura in modalità Solo lettura ma, rispondendo negativamente, sarà comunque possibile modificarlo. Pertanto, ti consiglio di impostare anche una password, così come ti ho spiegato nei precedenti paragrafi.

Se, infine, vuoi impostare delle limitazioni alla tipologia di modifiche che puoi apportate al documento, nel menu a tendina Proteggi documento, scegli la voce Limita modifica e, nel riquadro che ti viene mostrato sulla destra dell’anteprima del documento, metti un segno di spunta sulla casella Restrizioni alla modifica e scegli soltanto le azioni che possono essere effettuate tra Commenti, Revisioni, Compilazioni moduli e Nessuna modifica (Solo lettura).

Arrivato a questo punto, premi sul tasto Sì, applica protezione e, nella schermata che ti viene mostrata, immetti per due volte consecutive la password da associare al documento. Infine, conferma la procedura tramite il tasto OK e salva il documento.

Come salvare documento Word senza revisioni

Vuoi salvare un documento Word senza revisioni? In questo caso hai due alternative: accettare tutte le revisioni oppure eliminarle. In entrambi i casi, non ci saranno più revisioni in sospeso e potrai tranquillamente salvare il documento senza queste informazioni.

Pertanto, dopo aver aperto il documento in Microsoft Word, fai clic sulla scheda Revisione, in alto, premi sul pulsante Revisioni, per attivare le revisioni, e poi fai clic sul tasto Accetta o Rifiuta, rispettivamente per accettare o rifiutare ogni singola revisione. In alternativa, fai clic sull’icona ▼, che trovi sotto questi pulsanti e, dai rispettivi riquadri, seleziona le voci Accetta tutte le revisioni o Rifiuta tutte le revisioni. Premi poi il tasto Revisioni per disabilitare questa funzionalità, così da evitare di creare nuove revisioni sul documento.

Su Word Online, invece, le revisioni devono essere accettate o eliminate manualmente una per una. Pertanto, seleziona la scheda Revisione collocata in alto e premi sui tasti Accetta o Rifiuta. Assicurati poi che il menu a tendina sotto la voce Rileva modifiche (in alto) sia impostato sulla voce Disattivate.

Nell’app di Word per smartphone e tablet la procedura da seguire è simile a quella del client desktop. Pertanto, spostati sulla scheda Revisione, situata in alto su tablet oppure nel menu a tendina in basso su smartphone.

A questo punto, tra le voci che visualizzi, seleziona il tasto Accetta o Rifiuta per agire sulle singole revisioni oppure fai tap sulle icone ▶ a fianco di questi pulsanti per attivare, rispettivamente, le voci Accetta tutte le revisioni oppure Rifiuta tutte le revisioni.

A prescindere dalla piattaforma su cui hai agito per eliminare le revisioni sul documento Word, esegui poi il salvataggio dello stesso, così come ti ho spiegato nel dettaglio nei precedenti capitoli del tutorial.

Come salvare un documento Word senza commenti

Nel caso in cui volessi sapere come salvare un documento Word senza commenti, quello che devi fare è agire in un modo simile a quello che hai visto nel capitolo precedente relativo alle revisioni.

Pertanto, nella versione desktop di Word, fai clic sulla scheda Revisione (in alto) e premi sull’icona ▼ che trovi sotto il tasto Elimina, nella sezione Commenti. Nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona poi la voce Elimina tutti i commenti nel documento e il gioco è fatto.

Su Word Online, invece, nella scheda Revisione, premi sul tasto Mostra commenti e poi fai clic sull’icona … che trovi sopra il riquadro di ogni commento. Nel menu che ti viene mostrato, scegli poi la voce Elimina thread per eseguire l’eliminazione del commento. Purtroppo, non essendo disponibile una funzionalità simile a quella del software desktop, dovrai procedere alla cancellazione di ogni singolo commento manualmente.

Nelle app mobile di Word, invece, spostati sulla scheda Revisione, situata in alto su tablet oppure nel menu a tendina in basso su smartphone, premi sull’icona ▶ a fianco del pulsante Elimina presente nella sezione Commenti, e scegli l’opzione Elimina tutti i commenti nel documento.

Arrivato a questo punto, non ti resta che salvare il documento privo di commenti. A prescindere dalla piattaforma su cui stai lavorando, esegui infine il salvataggio del documento come ti ho spiegato in precedenza.

Come salvare un documento Word in PDF

Vuoi salvare un documento Word in PDF? Niente di più semplice! Le versioni più recenti di Word integrano lo standard PDF per generare una copia dei documenti in questo formato.

Puoi eseguire, dunque, il salvataggio in PDF di un documento in Word per Windows o macOS semplicemente premendo sulle voci File > Esporta > Crea documento in PDF/XPS e poi facendo clic sul tasto Crea PDF/XPS. Nella schermata che ti viene mostrata, seleziona poi la cartella di destinazione, indica il nome del file e conferma la procedura tramite il tasto Salva.

In alternativa, esegui il normale salvataggio del file su altra destinazione (Salva con nome) e scegli il formato PDF tra i formati disponibili di esportazione. Ti ho parlato nel dettaglio su come eseguire il salvataggio di un file in questo capitolo.

Se la versione di Word di cui sei in possesso è molto datata, è possibile che queste procedure tu non possa metterle in pratica. Pertanto, ciò che puoi fare è utilizzare la stampante virtuale PDF integrata nel sistema oppure utilizzarne una di terze parti, come doPDF. In ogni caso, ti consiglio di consultare la mia guida su come creare PDF da Word.

Per quanto riguarda Word Online, puoi procedere all’esportazione di una copia del documento in PDF semplicemente premendo sulle voci File > Salva con nome, in alto, e scegliendo l’opzione Scarica come PDF dal menu che ti viene proposto.

Nelle app mobile di Word e Office, puoi eseguire l’esportazione di un documento in PDF utilizzando la stampante virtuale integrata su Android e iOS/iPadOS, che puoi trovare alla voce Stampa, presente nel menu raggiungibile pigiando l’icona ⋮ in alto. Per approfondire quest’argomento, ti consiglio di leggere la mia guida su come stampare in PDF.

Come salvare un documento Word in PDF/A

Il formato PDF/A è una variante del formato PDF (Portable Document Format) progettata specificamente per l’archiviazione a lungo termine di documenti elettronici. A differenza dei normali PDF, il PDF/A garantisce che i documenti siano autosufficienti e leggibili anche a distanza di molti anni, poiché incorpora tutte le risorse necessarie, come font, colori e immagini, direttamente nel file. Questo formato è ampiamente utilizzato in ambito legale, amministrativo e archivistico per assicurare che i documenti conservino la loro integrità e siano accessibili nel tempo, indipendentemente dai futuri sviluppi tecnologici.

Word può generare documenti di questo tipo in modo semplice. Se utilizzi Windows, apri il menu File in alto a sinistra e seleziona l’opzione Esporta. Successivamente, scegli Crea documento PDF/XPS dal menu laterale e clicca su Crea PDF/XPS. Nella schermata di salvataggio che si apre, scegli il nome e la posizione in cui desideri salvare il file, quindi clicca sul pulsante Opzioni in basso. Nella finestra che appare, seleziona la casella Conforme PDF/A e poi conferma cliccando su OK e Pubblica. Il file verrà esportato in pochi secondi.

Se invece utilizzi un Mac, apri il menu di Stampa tramite File > Stampa, espandi il menu a tendina PDF in fondo alla finestra e scegli l’opzione per aprire il file in Anteprima. Da lì, seleziona il menu File nella barra in alto, poi clicca su Esporta. Quando si apre la finestra, cerca la voce Formato e scegli l’opzione PDF dal menu a tendina. Successivamente, attiva la casella Crea PDF/A e infine premi il pulsante Salva. Maggiori info qui.

Come salvare un documento Word come immagine

Se ti stai chiedendo come salvare un documento Word come immagine, devi sapere che quest’operazione non è direttamente possibile. Quello che devi fare è innanzitutto creare un documento PDF, seguendo attentamente tutti i suggerimenti che ti ho dato in questo capitolo.

Dopo che avrai generato il documento PDF, potrai convertire quest’ultimo in immagine usando gli strumenti che ti ho indicato nella mia guida su come convertire PDF in immagini.

Come salvare un documento Word su Drive

Se utilizzi Google Drive e vuoi sapere come salvare un documento Word su Drive, non devi far altro che collegarti alla pagina ufficiale del servizio, accedere con il tuo account Google e trascinare nel browser il documento da importare nel servizio.

Da mobile, invece, puoi usare il menu di condivisione del sistema per scegliere di aprire un qualsiasi file Word in Google Drive e dunque importarlo nel tuo spazio cloud. Maggiori info qui.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.