Come salvare una mail in PDF
Vorresti salvare in formato PDF delle email importanti che hai ricevuto da colleghi di lavoro o aziende, in modo da poterle leggere su qualsiasi dispositivo senza dover accedere alla posta elettronica, ma non sai bene come procedere? Non ti preoccupare: se vuoi, ci sono qui io a darti una mano.
Se mi dedichi qualche minuto del tuo prezioso tempo, infatti, posso illustrarti personalmente, in maniera semplice ma non per questo povera di dettagli, come salvare una mail in PDF. Ti anticipo già che la cosa è fattibile sia utilizzando i più diffusi servizi di Web Mail che tramite applicazioni per la gestione della posta elettronica per computer, smartphone e tablet.
Allora? Posso sapere che ci fai ancora lì impalato? Posizionati bello comodo e inizia subito a concentrarti sulla lettura di quanto riportato qui di seguito. Sono sicuro che, alla fine, potrai dirti ben felice e soddisfatto di ciò che avrai appresso oltre che, ovviamente, di essere finalmente riuscito nel tuo intento. Che ne dici, scommettiamo?
Indice
- Come salvare una mail in PDF da Gmail
- Come salvare una mail di Outlook in PDF
- Come salvare una mail in PDF da Android
- Come salvare una mail in PDF da iPhone
- Come salvare una mail in PDF da Thunderbird
Come salvare una mail in PDF da Gmail
Vorresti capire come salvare una mail in PDF da Gmail? Allora attieniti alle indicazioni che trovi qui sotto. Puoi riuscirci sia agendo da computer che da smartphone e tablet. È facilissimo, non hai assolutamente nulla di cui preoccuparti, fidati.
Da computer
Se possiedi una casella di posta Gmail e agisci da computer con il tuo browser per accedere alla posta, puoi riuscire a salvare una email in formato PDF in pochi e semplici passaggi. Per iniziare, apri il tuo browser preferito sul tuo computer, ad esempio Chrome, e accedi alla home page di Gmail, effettuando il login al tuo account, se richiesto.
Nella schermata principale di Gmail, apri l’email che desideri salvare in formato PDF e, nell’angolo in alto a destra del messaggio, individua e fai clic sull’icona (…). Fatto ciò, premi sull’opzione Stampa dal menu che si apre per visualizzare la schermata di stampa con l’anteprima di stampa del messaggio.
Adesso, nel menu a tendina per la scelta della stampante, seleziona l’opzione Salva come PDF. Puoi anche prima personalizzare altre impostazioni come il layout, i margini e il numero di pagine da includere nel documento, in base alle tue preferenze. Una volta fatto, premi il pulsante Salva, specifica la posizione in cui desideri salvare il tuo file PDF e di assegnagli un nome, dopodiché, premi il pulsante Salva.
Se non stai utilizzando Chrome o un altro browser con una stampante PDF integrata, puoi fare affidamento sulla funzione di stampa PDF inclusa “di serie” in Windows 10 o macOS. Ad esempio, su Windows, puoi semplicemente selezionare Microsoft Print to PDF come stampante da utilizzare quando richiami il comando di stampa. Su macOS, seleziona il comando di stampa e scegli l’opzione Salva come PDF dal menu a tendina in basso a sinistra.
Se stai utilizzando una versione più datata di Windows senza una stampante PDF integrata, esistono strumenti di terze parti che puoi utilizzare, come la stampante PDF virtuale doPDF, di cui ho parlato nel mio tutorial su come stampare in PDF.
Da smartphone e tablet
Se, invece, sei solito usare Gmail da smartphone e tablet, mediante l’app ufficiale disponibile per Android e iOS/iPadOS, per salvare una mail in PDF procedi nel seguente modo: apri l’email che è tua intenzione salvare in formato PDF nell’app di Gmail.
Una volta visualizzata l’email, fai tap sul pulsante con i tre puntini collocato in alto a destra e seleziona la voce Stampa/Stampa tutto dal menu che compare, in modo da richiamare la stampante virtuale per i PDF del tuo dispositivo.
A questo punto, se stai usando Android, indica le pagine che compongono l’email che è tua intenzione salvare (Pagine) e premi sull’icona (…) o sul menu a tendina in alto, per scegliere Salva come PDF come “stampante” da usare (ti segnalo che la voce può cambiare a seconda del device in uso), specifica la posizione sul tuo dispositivo in cui esportare il documento (potresti dover premere prima sull’icona del floppy) e fai tap sul tasto Salva.
Se, invece, stai usando iPhone/iPad, imposta prima il layout e il numero di pagine da includere nel PDF tramite le apposite voci presenti nella schermata di anteprima di stampa e poi premi sull’icona di condivisione in alto. A questo punto, scegli se condividere il file PDF in altre app di terze parti oppure di salvarlo nella memoria del dispositivo (Salva su File).
Come salvare una mail di Outlook in PDF
Vediamo ora come salvare una mail di Outlook in PDF. Trovi le istruzioni proprio qui di seguito, relative sia al servizio di Web Mail Outlook.com che allo storico client email Microsoft Outlook per Windows e macOS.
Outlook.com
Se utilizzi il servizio di Web Mail Outlook.com ed è tua intenzione salvare una mail in PDF da quest’ultimo, accedi all’home page di Outlook e apri l’email che vuoi salvare in PDF.
Fai quindi clic sull’icona (…) collocata in alto a destra e scegli l’opzione Stampa dal menu che compare, così da richiamare la stampante virtuale per i PDF del tuo browser. Puoi anche premere semplicemente il tasto Stampa nella barra degli strumenti in alto, per stampare il messaggio (o l’ultimo ricevuto se concatenato a una conversazione).
In seguito, fai clic sul pulsante Stampa situato in alto e, una volta visualizzata l’anteprima di stampa, salva il PDF dell’email, procedendo in maniera analoga a come ti ho indicato nella parte finale del passo relativo a Gmail per computer. Pertanto, per salvare una mail in PDF da Outlook, scegli la stampante virtuale da Windows o da macOS, per esportare il file sul tuo computer.
Outlook per Windows e macOS
Per salvare una mail in PDF usando il classico Outlook per Windows e macOS, il primo passo che devi compiere è avviare il programma e selezionare l’email da stampare. Fai quindi clic sul menu File, in alto a sinistra e seleziona la voce Stampa presente nella nuova schermata che ti viene proposta.
A questo punto, se stai usando Windows, seleziona la stampante Microsoft Print to PDF dal menu a tendina sottostante la dicitura Stampante, regola le opzioni relative al documento finale che vuoi ottenere premendo sul pulsante Opzioni di stampa e fai clic sul pulsante Stampa. Nel caso in cui usassi una versione di Windows precedente alla 10, puoi affidarti a una stampante PDF di terze parti, come quelle che ti ho illustrato nel mio tutorial su come stampare in PDF.
Se stai usando macOS, invece, definisci le opzioni relative al layout, al numero di pagine da includere ecc. tramite i menu appositi, clicca sul menu PDF presente nella parte in basso a sinistra del pannello che si è aperto e scegli l’opzione Salva come PDF da quest’ultimo.
A prescindere dal sistema operativo che stai utilizzando, specifica poi il nome che vuoi assegnare al PDF e la posizione in cui vuoi salvarlo, dopodiché fai clic sul pulsante Salva per salvare una mail Outlook in PDF.
Outlook per smartphone e tablet
Vediamo adesso come salvare un’email in PDF agendo dalla app di Outlook per smartphone e tablet, disponibile per Android (anche su store alternativi) che per iOS/iPadOS. Tanto per cominciare, prendi dunque il tuo dispositivo, avvia l’app di Outlook ed esegui l’accesso al tuo account Microsoft (se necessario).
In seguito, individua l’email che vuoi salvare in PDF, selezionala, fai tap sull’icona (…) che trovi in cima al messaggio e scegli l’opzione Stampa dal menu che compare, in modo da richiamare la stampante virtuale per i PDF del tuo dispositivo.
Per il resto, attieniti alle istruzioni per il salvataggio dell’email in PDF su Android e iOS/iPadOS che ti ho già fornito prima nel capitolo relativo all’app di Gmail: premi sull’icona (…) in alto e scegli la voce Salva come PDF su Android oppure premi sull’icona di condivisione e poi scegli l’opzione Salva su File per esportare il messaggio in formato PDF sul tuo dispositivo.
Come salvare una mail in PDF da Android
Vuoi scoprire come salvare una mail in PDF da Android, andando a usare l’app predefinita per la gestione della posta elettronica presente sul tuo dispositivo? In tal caso, è però mio dovere fare prima una precisazione: purtroppo non posso fornirti indicazioni estremamente dettagliate e precise al riguardo, in quanto l’app predefinita per le email e le funzioni da essa offerte possono variare a seconda della marca e del modello del dispositivo, oltre che della versione di Android installata sullo stesso. Ad ogni modo, non temere, cercherò di dare indicazioni valide un po’ per tutti i device.
Ciò detto, avvia l’app per le E-mail che usi sul tuo dispositivo e apri il messaggio da salvare come PDF. In seguito, premi sul pulsante Menu (in genere è quello con i tre puntini o le linee orizzontali), seleziona l’opzione per la stampa, seleziona la stampante virtuale per i PDF di Android oppure premi sull’icona (…) in alto e poi scegli l’opzione Salva come PDF. Scegli un percorso per il salvataggio, assegna un nome al file e premi sul tasto Salva per concludere.
Come salvare una mail in PDF da iPhone
Vorresti capire come salvare una mail in PDF da iPhone (oppure da iPad) utilizzando Mail, l’applicazione di posta elettronica predefinita di iOS (e iPadOS)? Ti spiego subito in che modo procedere, è un gioco da ragazzi.
Tanto per cominciare, prendi il tuo dispositivo, apri Mail, seleziona il messaggio di posta elettronica da convertire in PDF e fai tap sull’icona con la freccia che si trova in basso. A questo punto, scorri la schermata e scegli la voce Stampa dal menu che compare.
Non ti resta che impostare il layout e il numero di pagine dalla sezione relativa all’anteprima di stampa e poi fai tap sull’icona di condivisione che trovi in alto. Puoi adesso decidere di condividere il file PDF in app di terze parti oppure salvare il file sul dispositivo (Salva su File). Facile, dico bene?
Come salvare una mail in PDF da Thunderbird
Adesso vediamo, invece, come salvare una mail in PDF da Thunderbird, uno dei client email per Windows, macOS e Linux più diffusi e apprezzati. Per riuscire nel tuo intento, provvedi in primo luogo ad avviare Thunderbird sul computer e seleziona il messaggio da convertire.
Quando nella parte in basso della finestra del programma ti viene mostrato il contenuto del messaggio selezionato, fai clic sul pulsante Altro e seleziona l’opzione Stampa dal menu che compare, in modo da richiamare la stampante virtuale per i PDF del computer.
A questo punto, se stai usando Windows, nella nuova finestra che si apre, scegli la stampante Microsoft Print to PDF o Salva come PDF dall’elenco sottostante la dicitura Destinazione, indica le pagine esatte che intendi trasformare in PDF e premi sul bottone Salva/Stampa. Se, invece, stai usando macOS, nell’anteprima di stampa, premi sulla voce in basso PDF, selezione la voce Salva come PDF.
Se stai usando una versione di Windows datata (Windows 7 o precedenti), il sistema non integra “di serie” una stampante virtuale per i PDF, per cui ti tocca ricorrere all’uso di soluzioni di terze parti, come quelle che ti ho indicato nella mia guida sull’argomento.
A prescindere dal sistema operativo impiegato, specifica poi il nome che intendi assegnare al file finale e la posizione in cui desideri salvarlo, fai clic sul pulsante Salva e il gioco è fatto.
Oltre a questa funzionalità nativa di Thunderbird che sfrutta la stampante virtuale dei sistemi operativi, puoi avvalerti di un componente aggiuntivo che consente di esportare i messaggi in PDF (e anche in altri formati). Ti sto parlando di ImportExport Tool NG, compatibile con le ultime versioni di questo client per la gestione della posta elettronica.
Puoi prelevare questo componente dal sito Web ufficiale oppure direttamente da Thunderbird: seleziona le voci Strumenti > Componenti aggiuntivi e temi che trovi nella barra degli strumenti in alto, spostati poi sulla scheda Estensioni nella barra laterale e usa il motore di ricerca in alto per digitare il nome dell’estensione “importexporttool”. A questo punto, nella schermata che ti viene mostrata, fai clic sul tasto Aggiungi a Thunderbird a fianco del componente corrispondente e poi fai clic sul tasto Installa in alto.
Adesso che hai installato ImportExport Tool NG, individua il messaggio che vuoi salvare in PDF, fai clic destro su di esso e seleziona le voci Esporta messaggi come > Formato PDF. Scegli la cartella e premi sul tasto Seleziona cartella. Così facendo, nella destinazione da te selezionata, troverai il file PDF del messaggio. Lo strumento in questione ti consente anche di selezionare più messaggi e, con la medesima procedura, esportare in PDF più messaggi contemporaneamente. Comodo, dico bene?
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
