Come scannerizzare un documento
Ammettilo, scannerizzare i documenti non è la cosa che ti riesce meglio nella vita. La maggior parte dei testi che tratti con il tuo scanner oppure con la tua fotocamera finisce col trasformarsi inevitabilmente in immagini storte, sfocate e indecifrabili anche per il maggior esperto di geroglifici al mondo.
Che ne dici di dare un taglio netto ai documenti illeggibili e scansionare dei testi finalmente fruibili da tutti? Che tu ci creda o meno, non devi cambiare “lente”. Tutto quello che ti occorre (a parte sapere come saper usare lo scanner e le sue funzionalità al meglio), è qualche applicazione che ti aiuti nella procedura di digitalizzazione. Come dici? Non hai la più pallida idea di come procedere? Non preoccuparti, ci sono qui io e posso aiutarti.
Se hai bisogno di spiegazioni dettagliate su come scannerizzare un documento, nel corso di questo tutorial troverai ciò di cui hai la necessità. Nelle righe che seguiranno, infatti, ti spiegherò come acquisire al meglio i documenti digitali impiegando il computer, lo smartphone oppure il tablet, con l’ausilio di alcune applicazioni “di serie” — o, in alternativa, scaricabili a costo zero. Sei pronto per iniziare? Benissimo! Ti auguro una buona lettura e un buon lavoro.
Indice
- Come scannerizzare un documento dal computer
- Come scannerizzare un documento da smartphone e tablet
- Come scannerizzare un documento con stampante
Come scannerizzare un documento dal computer
Per iniziare, vediamo come trasformare documenti cartacei in file digitali usando il computer. Affinché il tutto proceda senza intoppi, è indispensabile avere a disposizione una stampante multifunzione dotata di scanner, oppure uno scanner dedicato, e che il dispositivo di acquisizione risulti acceso e correttamente configurato sul computer. Se non hai ancora portato a termine quest’ultimo passaggio, prendi visione dei tutorial in cui ti spiego come collegare lo scanner al computer e come installare lo scanner della stampante, ricchi di utili informazioni al riguardo.
Come scannerizzare un documento con Windows 11 e Windows 10
Se utilizzi Windows 10 oppure Windows 11, puoi eseguire la scansione di un documento mediante l’applicazione Scanner Windows, spesso preinstallata nel sistema operativo; qualora sul tuo PC quest’ultima non fosse presente, puoi scaricarla a costo zero direttamente dal Microsoft Store.
Ad ogni modo, una volta ottenuta l’applicazione di cui sopra (se necessario), aprila e seleziona lo Scanner da usare, servendoti del menu a tendina dedicato. Successivamente, scegli l’origine dei documenti cartacei (ad es. Piano dello scanner oppure Alimentatore), definisci le opzioni di scansione fronte/retro ove disponibili e indica il tipo di file digitale nel quale vuoi convertire i documenti acquisiti, selezionandolo dall’apposito menu a tendina; nel momento in cui scrivo, i formati disponibili sono PDF, XPS, OpenXPS, Bitmap, TIFF, PNG e JPEG.
Successivamente, clicca sulla voce Mostra dettagli, indica la modalità di colore e la risoluzione con le quali acquisire il documento e, se desideri cambiare la cartella di salvataggio (che, per impostazione predefinita, corrisponde alla directory Scansioni presente nella cartella Immagini di sistema), clicca sulla casella Salva file in e scegli la posizione che desideri, mediante il pannello che compare in seguito.
Ora, se hai scelto di acquisire i documenti dal piano scanner, potrai effettuare una scansione di anteprima, a seguito della quale avrai la possibilità di definire l’area da digitalizzare; per riuscirci, una volta posizionato il documento da scansionare sulla lente, clicca sul pulsante Anteprima e attendi che l’acquisizione iniziale venga portata a termine; successivamente, serviti dei cursori che vedi sullo schermo, per regolare i bordi a tuo piacimento.
Ad ogni modo, una volta completate tutte le regolazioni del caso, clicca sul pulsante Digitalizza e attendi qualche istante, affinché il documento venga acquisito e salvato automaticamente, nel formato scelto, all’interno della directory selezionata poc’anzi.
Come scannerizzare un documento con altre edizioni di Windows
Se utilizzi un’edizione precedente del di Windows, oppure se l’applicazione Scanner non ti soddisfa appieno, puoi altresì far riferimento a Fax e scanner di Windows, storico programma per la digitalizzazione di foto e documenti incluso di serie in tutte le edizioni del sistema operativo Microsoft.
Per servirtene, apri il menu Start, digita le parole Fax e scanner di Windows e clicca sul primo risultato ricevuto, spesso accompagnato dalla dicitura Sistema. Giunto nella finestra dell’utility, premi sul pulsante Nuova digitalizzazione situato in alto, scegli lo scanner da usare tra quelli configurati sul computer e clicca sul pulsante OK, se necessario.
Ora, scegli il tipo di elemento da acquisire dal menu a tendina Profilo (ad es. Foto, per le immagini, oppure Documento, per gli scritti), in modo da consentire all’utility di regolare in maniera ottimale i parametri di acquisizione. In seguito, scegli la fonte di alimentazione dall’apposito menu a tendina (ad es. Piano o Alimentatore) e indica il tipo di file in cui salvare il documento ad acquisizione avvenuta, tra quelli disponibili.
A questo punto, se lo desideri, intervieni sulle barre di regolazione Luminosità e Contrasto, per aumentare/diminuire tali parametri, e definisci la risoluzione del documento risultante, intervenendo sull’apposita casella. Quando hai finito, premi sul pulsante Anteprima posto in basso, per visualizzare un’anteprima del documento digitalizzato; quest’ultima funzionalità, però, è disponibile soltanto se il cartaceo viene posizionato sul ripiano dello scanner.
Una volta completate tutte le regolazioni del caso, non ti resta che cliccare sul pulsante Digitalizza, così da acquisirlo sul computer; i documenti così creati verranno salvati nella sotto-cartella Documenti digitalizzati, residente nella directory Documenti di Windows. Per archiviare il documento in una posizione diversa, fai clic destro sul suo nome visibile nella finestra principale di Fax e scanner di Windows, seleziona la voce Salva con nome… dal menu contestuale che va ad aprirsi e serviti del pannello successivo, per assegnare un nome al file e scegliere la posizione in cui archiviarlo.
Come scannerizzare un documento con Mac
Anche macOS include uno strumento di serie che permette di effettuare la digitalizzazione di foto e documenti cartacei con estrema semplicità, denominato Acquisizione immagine, al quale puoi accedere mediante l’icona disponibile nella cartella Altro del Launchpad (l’icona a forma di griglia disponibile sul Doc), oppure nel menu Vai > Applicazioni di macOS.
Dopo aver aperto l’applicazione, seleziona il nome dello scanner da usare dalla barra di sinistra della finestra, scegli la cartella di salvataggio del file digitalizzato e la dimensione del foglio originale, intervenendo sui menu a tendina che vedi in basso, e clicca sul pulsante Mostra dettagli, per eseguire una digitalizzazione di prova e accedere alla schermata successiva, contenente ulteriori parametri di acquisizione.
Una volta lì, regola il menu a tendina Tipo su Testo, se il documento contiene solo testo, oppure su Colore, se esso contiene anche delle immagini, specifica la risoluzione da applicare usando l’apposita casella di testo e digita un nome da assegnare al file, all’interno della casella preposta.
Adesso, imposta il menu a tendina Formato sul tipo di file da usare per archiviare il documento (a scelta fra TIFF, PNG e PDF), specifica se usare o meno la funzione OCR per il riconoscimento automatico del testo, intervenendo sulla casella dedicata e, se vuoi acquisire un documento multi-pagina e archiviare le varie digitalizzazioni come pagine dello stesso file, apponi il segno di spunta accanto alla voce Unisci in un unico documento.
Per finire, traccia l’area da scansionare sull’anteprima del documento, disegnandola con il mouse (se necessario) e premi sul pulsante Panoramica, per visualizzare un’anteprima di digitalizzazione. Se sei soddisfatto del tuo lavoro, premi sul pulsante Scansione, in modo acquisire la prima pagina del documento e, se richiesto, ripeti gli stessi passaggi di cui sopra, per completare l’acquisizione delle pagine successive. I documenti digitalizzati verranno archiviati, in automatico, all’interno della cartella scelta in precedenza.
Altre soluzioni interessanti
Ritieni che le soluzioni delle quali ti ho parlato finora siano utili in situazioni d’emergenza ma, personalmente, avresti bisogno di software un po’ più avanzati, che ti permettano di ottenere digitalizzazioni più conformi ai documenti cartacei di partenza? Se le cose stanno in questo modo, ti sarà utile sapere che esistono molti altri programmi per scannerizzare, dei quali ho avuto modo di parlarti nel mio approfondimento dedicato al tema, in grado di rispondere alla maggior parte delle esigenze che potrebbero porsi.
Infine, se hai bisogno di digitalizzare documenti di testo e far sì che i tratti grafici possano essere “tradotti” automaticamente in caratteri digitali, così da poterli manipolare mediante i classici software di videoscrittura, dovrai necessariamente affidarti a specifici programmi dotati di funzionalità OCR: trovi tutto spiegato nel mio tutorial specifico sull’argomento.
Come scannerizzare un documento da smartphone e tablet
Non possiedi uno scanner dedicato e, per questo motivo, ti sarebbe molto utile capire come scannerizzare i tuoi documenti mediante la fotocamera dello smartphone, oppure del tablet? Ebbene, si può fare anche questo, a patto di avere sotto mano gli strumenti giusti: trovi tutto spiegato qui sotto.
Come scannerizzare un documento con Android
Iniziamo da Android. Se possiedi uno smartphone oppure un tablet dotato di servizi Google, puoi digitalizzare i tuoi documenti sfruttando l’applicazione Google Drive, quella ufficiale collegata all’omonimo servizio di archiviazione cloud; l’app in questione è generalmente presente “di serie” ma, se non ce l’hai, puoi scaricarla a costo zero dall’apposita sezione del Play Store.
I documenti acquisiti tramite l’app Google Drive vengono salvati sul cloud di Google, in formato PDF; nonostante l’app non sia dotata di funzionalità di riconoscimento automatico del testo, essa consente di ottimizzare automaticamente i file acquisiti e di correggere errori, macchie e altre imperfezioni, nel giro di un paio di tap.
Detto ciò, per iniziare, apri l’app Google Drive facendo tap sull’icona disponibile nella schermata Home, oppure all’interno del drawer delle app, tocca il pulsante Nuova/Novità (oppure il simbolo +) posto in basso a destra e seleziona la voce Scansiona, dal menu che va ad aprirsi; se richiesto, fornisci le autorizzazioni necessarie per l’uso della fotocamera, rispondendo in maniera affermativa ai vari avvisi proposti.
Ora, posiziona il documento nell’inquadratura e attendi qualche istante, affinché l’app lo analizzi e lo acquisisca; laddove il riconoscimento automatico dovesse fallire, premi sul simbolo del cerchio bianco, per eseguire un’acquisizione manuale, traccia i bordi del documento mediante gli indicatori visibili nella schermata successiva e tocca il pulsante Applica, per completare l’acquisizione. Se necessario, premi sul pulsante [+] per acquisire una nuova pagina del documento e ripeti i medesimi passaggi di cui sopra.
A lavoro completato, fai tap sull’anteprima delle varie pagine che compongono il documento e serviti degli strumenti posti in basso, per ritagliare le acquisizioni, applicare filtri e ripulirle da macchie/imperfezioni. Superato anche questo step, tocca il bottone Fine collocato in alto a destra, specifica il nome da assegnare al file e, dopo aver scelto la posizione e l’account sul quale archiviarlo, premi sul pulsante Salva e il gioco è fatto. Maggiori info qui.
Come scannerizzare un documento con iPhone e iPad
Se invece il tuo è un iPhone (oppure un iPad), puoi effettuare scansioni di tutto rispetto servendoti dell’applicazione Note di Apple. Essa integra infatti una funzionalità espressamente pensata per la digitalizzazione dei documenti, che può avvenire sia in modalità automatica (lasciando dunque al dispositivo il compito di riconoscere le varie pagine), sia manualmente.
Mi chiedi come si fa? È semplicissimo. Per prima cosa, avvia l’app Note di Apple facendo tap sull’icona disponibile nella schermata Home, oppure nella Libreria App, tocca poi il simbolo del foglio con la penna che vedi in basso a destra e, giunto alla schermata di creazione di una nuova nota, fai tap sul simbolo della fotocamera, posto nella parte alta della tastiera virtuale oppure in fondo allo schermo.
A questo punto, se è tua intenzione acquisire dei documenti sotto forma di file digitali, scegli la voce Scansiona documenti dal menu che va ad aprirsi e inquadra la prima delle pagine del documento di tuo interesse, finché questa non viene acquisita automaticamente; qualora ciò non dovesse avvenire, premi sul simbolo del cerchio bianco, per procedere con l’acquisizione manuale. Se necessario, ripeti i passaggi di cui sopra per le altre pagine del documento che intendi acquisire.
Una volta completata la digitalizzazione dell’intero documento, premi sul pulsante Salva [X] — dove X rappresenta il numero di pagine acquisite — posto in basso a destra e, se necessario, serviti degli strumenti che compaiono sullo schermo, per apportare le modifiche desiderate.
A lavoro completato, tocca il simbolo della condivisione posto in alto a destra, imposta il menu a tendina che vedi subito sotto il nome del file sull’opzione Invia copia e seleziona la voce Salva su File, dal pannello collocato in basso; per finire, seleziona la cartella in cui archiviare il file e tocca la voce Salva, posta in alto, per salvare il documento in formato PDF.
In alternativa, puoi acquisire un documento anche agendo dall’app File di iOS/iPadOS: dopo aver aperto quest’ultima, tocca il pulsante (…) posto in alto a destra, seleziona la voce Scansiona documenti disponibile al suo interno e agisci in maniera analoga a quanto visto poc’anzi.
Qualora avessi invece bisogno di acquisire soltanto il testo contenuto in una pagina, puoi sfruttare la funzionalità Live Text, integrata nell’app Fotocamera di Apple, che consente di riconoscere e digitalizzare in maniera diretta i caratteri scritti su carta grazie alla tecnologia OCR; tale caratteristica, però, è disponibile soltanto sui dispositivo dotati di chip A12 Bionic o più recenti e aggiornati a iOS/iPadOS 15 o edizioni successive del sistema operativo.
Se il tuo device rispondi ai requisiti di cui sopra, avvia l’app Fotocamera di sistema, inquadra il testo che desideri acquisire e premi sul simbolo delle tre linee con il quadrato, che vedi in basso a destra, così da attivare la funzionalità Live Text. Fatto ciò, non ti resta che interagire con il testo inquadrato, esattamente come se si trattasse di un documento archiviato sul dispositivo: puoi selezionare parole o frasi usando i cursori che compaiono sullo schermo, puoi sfruttare le funzioni copia, traduci o condividi del dispositivo o, ancora, premere sul bottone Copia tutto situato in basso a sinistra, per copiare interamente il testo negli appunti del device.
Altre soluzioni interessanti
Le soluzioni di serie di cui ti ho parlato poc’anzi non ti hanno colpito in modo particolare e, a questo punto, ti piacerebbe valutare qualche alternativa parimenti utile allo scopo? In tal caso, dovresti dare un’opportunità alle applicazioni che ti elenco qui di seguito.
- Genius Scan (Android/iPhone/iPad): si tratta di un’applicazione pensata appositamente per l’acquisizione di documenti digitali tramite le fotocamere di smartphone e tablet. Tra le sue numerose caratteristiche, essa vanta la possibilità di riconoscere automaticamente lo sfondo degli elementi da acquisire e, al bisogno, di eliminarlo. Di base l’app è gratuita, ma per sbloccarne tutte le caratteristiche è necessario sottoscrivere un piano in abbonamento (con prezzi a partire da 2,99 euro/mese).
- SwiftScan (Android/iPhone/iPad): altra interessante applicazione che consente di acquisire documenti tramite la fotocamera di smartphone e tablet, con la possibilità di regolare le impostazioni del colore, di applicare filtri correttivi e di usare il riconoscimento automatico dei caratteri, ove possibile. L’app può essere usata a costo zero con le sue funzioni di base ma, per sbloccarle tutte, bisogna sottoscrivere un abbonamento (con prezzi a partire da 1,99 euro/mese).
- Microsoft Lens (Android/iPhone/iPad): come il nome stesso lascia intendere, è un’applicazione sviluppata e distribuita da Microsoft, che consente di acquisire contenuti digitali a partire dalla fotocamera, di ottimizzarli ai fini della leggibilità e di archiviarli in formati di vario tipo, tra cui .DOC/DOCX e PDF. L’app è gratuita.
Se ti interessa saperne di più circa il funzionamento delle applicazioni appena menzionate, ti consiglio di prendere visione della mia guida alle app per scannerizzare, nella quale ho avuto modo di fornirti tutte le indicazioni del caso.
Come scannerizzare un documento con stampante
Possiedi una stampante multifunzione munita di scanner e vorresti utilizzarla per creare copie digitali dei tuoi documenti cartacei, ma non alcun modo di collegarla al computer? Se ti ritrovi un una situazione di questo tipo, potresti riuscire a trovare la quadra del cerchio in maniera relativamente semplice.
Sono infatti molte le stampanti dotate di schermo che, previa opportuna impostazione, consentono di effettuare la scansione di elementi cartacei e di archiviarla in automatico su una chiavetta USB o su una scheda di memoria collegata, senza usare dispositivi intermedi quali potrebbero essere computer, smartphone e tablet.
In generale, tutto ciò che bisogna fare è collegare il dispositivo di archiviazione alla stampante stessa, accendere quest’ultima e collocare il documento da scannerizzare sul piano scanner, oppure nel carrello di caricamento; fatto ciò, bisogna in genere selezionare la funzione scanner dal menu visualizzato sullo schermo della stampante, oppure premere il tasto fisico Scan/Scansione, premere sulla voce adatta alla scansione su USB/scansione su microSD e regolare le impostazioni di colore, risoluzione e formato di salvataggio del file.
Fatto ciò, è sufficiente confermare l’acquisizione premendo sull’apposito tasto e, a scansione completata, specificare se aggiungere una nuova pagina al documento oppure salvarlo, premendo sull’apposito tasto.
Sfortunatamente, non mi è possibile fornirti indicazioni precise per il tuo caso specifico, in quanto ciascuna stampante implementa la funzione di scansione in maniera diversa; tuttavia, se riscontri qualche difficoltà, prova a consultare il manuale d’uso del dispositivo in tuo possesso o a cercare su Google frasi come scansione su USB [marca e modello stampante].
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
