Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail
Qualche giorno fa hai portato a casa dei documenti dalla tua postazione di lavoro, tuttavia il tuo capo ne ha urgente bisogno e non hai la possibilità di recarti in ufficio per consegnarglieli. Dopo aver lanciato un’occhiata allo scanner che hai accanto, hai pensato che sarebbe una buona idea scannerizzare quei fogli così utili e inviarli al tuo capo tramite la posta elettronica: il problema è che non hai idea di come procedere, non essendo poi così pratico di tecnologia.
Oggi è il tuo giorno fortunato, poiché questa guida può tirarti fuori dai guai: di seguito, infatti, ti spiegherò come scannerizzare un documento e inviarlo via mail usando differenti procedure, che variano a seconda del sistema operativo che possiedi. Inoltre, se il tuo scanner (o la tua stampante multifunzione) non vuole saperne di funzionare, ti illustrerò anche dei validi metodi per effettuare la scansione e l’invio dei documenti tramite la fotocamera di smartphone e tablet.
Come ti ho già accennato, tutti i metodi illustrati di seguito sono di semplice applicazione e possono essere messi in pratica senza sborsare un solo euro! Fatta questa doverosa premessa, è il momento di metterti all’opera: siediti comodo alla scrivania e prenditi un po’ di tempo libero per leggere tutto quanto ho da dirti sull’argomento. Sono sicuro che, al termine di questa guida, saprai perfettamente come muoverti e, soprattutto, come evitare una sonora ramanzina dal tuo boss. Detto ciò, non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
- Operazioni preliminari
- Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail con Windows
- Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail con macOS
- Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail da smartphone
Operazioni preliminari
Se la tua intenzione è quella di scannerizzare un documento e inviarlo via mail, la prima cosa che devi fare, se non hai già provveduto, è quella di installare i driver dello scanner (o della stampante multifunzione) sul tuo computer.
Qualora nella confezione del tuo dispositivo sia presente un CD contenente i driver, tutto ciò che devi fare è inserire il dischetto nel tuo computer e seguire le istruzioni fornite a schermo per procedere all’installazione e alla configurazione del dispositivo (solitamente il tutto si riduce a premere un po’ di volte il tasto Avanti), collegandolo infine quando richiesto. Nel caso tu possieda un Mac, puoi accertarti che il tuo scanner sia stato correttamente riconosciuto nel seguente modo: apri Impostazioni/Preferenze di Sistema tramite la sua icona collocata nel Dock, pigia sulla voce o sull’icona Stampanti e scanner e assicurati che il tuo scanner o la tua stampante multifunzione siano segnalati nella finestra che si apre.
Nel caso in cui il tuo computer non avesse riconosciuto “al volo” il dispositivo, o se non hai a disposizione nessun dischetto con il materiale necessario, ti suggerisco di cercare i driver su Internet attraverso Google: inserisci nella barra di ricerca il testo [nome scanner/stampante] driver Windows se usi Windows, o [nome scanner/stampante] driver macOS se invece disponi di un Mac, facendo attenzione a scaricare materiale solo da siti affidabili, meglio ancora dal sito Internet della casa produttrice del tuo scanner o della tua stampante multifunzione.
Se necessiti di aiuto per il download dei driver necessari, ti invito a consultare i miei tutorial su come trovare driver Canon, driver HP, driver Samsung e driver Epson e, qualora il tuo dispositivo non fosse tra questi, puoi far riferimento alla mia guida su come trovare driver mancanti. Se cerchi una procedura specifica per le stampanti multifunzione, invece, ti consiglio di seguire le istruzioni riportate nelle mie guide su come configurare stampante WiFi e su come collegare una stampante.
Completata l’installazione e il collegamento dello scanner, il passo successivo è quello di configurare il tuo programma/applicazione di posta elettronica preferito per l’invio e la ricezione di e-mail: in genere, ciò che devi fare è richiamare la funzione per aggiungere un nuovo account, compilare i campi proposti con il nome utente e la password usati per l’accesso alla posta elettronica e inserire, dove richiesti, i parametri IMAP relativi al servizio di posta elettronica scelto.
Questo passaggio non è necessario qualora tu abbia intenzione di utilizzare una Webmail, cioè di accedere alla tua posta elettronica usando il browser Internet a tua disposizione, senza avvalerti di altri programmi esterni.
Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail con Windows
Ora che hai installato il tuo scanner/stampante e configurato il tuo programma di posta elettronica preferito, è arrivato il momento di metterti in azione e di inviare tramite posta elettronica il tuo importante documento.
Per quanto riguarda Windows 10 e successivi (es. Windows 11), puoi avvalerti della semplicissima applicazione Scanner Windows, installabile gratuitamente dall’interno del Microsoft Store. Una volta completata la procedura di installazione, richiamala dal menu Start e impostala come segue.
- Scanner – seleziona lo scanner (o la multifunzione) da utilizzare per la digitalizzazione.
- Origine – lascia la voce Configurazione automatica.
- Tipo file – scegli il tipo di file da usare per salvare il tuo documento.
- Salva file in – scegli la cartella in cui salvare il tuo documento.
Terminata la configurazione, clicca pulsante Digitalizza collocato in basso e attendi il completamento della scansione, che verrà notificato con un apposito messaggio. Se sei alla ricerca di altri programmi per scannerizzare i tuoi documenti in un formato diverso (ad es. PDF), ti consiglio di dare un’occhiata alle mie guide su come scannerizzare con Windows 10 e sui programmi per scansione. A questo punto, la procedura da seguire varia in base al programma/metodo che hai scelto per gestire la posta elettronica.
In alternativa, se usi una versione più datata di Windows o preferisci utilizzare un altro software, puoi passare per il classico programma Fax e scanner di Windows, richiamandolo dalla barra di ricerca presente nel menu Start (a cui puoi accedere cliccando sul pulsante a forma di bandierina collocato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo). Digita quindi “Fax e scanner di Windows”, attendi la comparsa del risultato e fai clic sulla voce Apri.
Una volta avviato il programma, inserisci il documento da scannerizzare all’interno del tuo scanner e pigia sul pulsante Nuova digitalizzazione collocato in alto a sinistra. All’interno della nuova finestra proposta, seleziona il dispositivo che intendi utilizzare tra gli scanner individuati e primi il pulsante OK. Nell’ulteriore pannello che vedi aprirsi imposta i parametri utili come Profilo (a seconda del tipo di documento da scannerizzare), scegli le impostazioni relative a Formato colore (colore, bianco e nero o scala di grigi) e, infine, imposta la risoluzione che intendi usare per la scannerizzazione dal menu Risoluzione (DPI) e l’estensione con cui intendi salvare il file dal menu Tipo di file.
Completate queste impostazioni, fai clic sul pulsante Anteprima per visualizzare un’anteprima della digitalizzazione e, qualora il risultato fosse soddisfacente, pigia successivamente sul pulsante Digitalizza per avviare l’acquisizione vera e propria (a seconda della risoluzione usata, il processo potrebbe impiegare anche qualche minuto).
Fatto ciò, il documento comparirà nella schermata principale del programma: fai clic destro sul file digitalizzato e seleziona la voce Salva con nome dal menu proposto per salvarlo nella posizione a te più comoda. Dopodiché più procedere con l’invio tramite email: ecco come.
Microsoft Outlook
Ti affidi al programma Outlook integrato nella suite Microsoft 365 o l’applicazione Outlook gratuita per Windows 10 e successivi? Allora l’operazione di invio di un documento scannerizzato è ancora più semplice! Usando Esplora File, portati nella cartella che contiene il documento scannerizzato salvato in precedenza, fai clic destro sulla sua icona, seleziona le voci Mostra altre opzioni > Invia a dai menu contestuali proposti, clicca successivamente sulla voce Destinatario Posta e, se necessario, sul pulsante Allega che viene mostrato subito dopo.
In questo modo, il file viene automaticamente allegato a una nuova e-mail: una volta aperta la finestra di composizione del nuovo messaggio, non ti resta che compilare i campi richiesti con l’indirizzo di posta del destinatario, l’oggetto e il corpo del messaggio e, infine, pigiare sul tasto Invia.
In alternativa, per inserire “manualmente” l’allegato, avvia il programma Outlook, fai clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica collocato in alto a sinistra, compila i campi con le informazioni relative al tuo messaggio, pigia sul pulsante Allega File, poi sulla voce Esplora questo PC… disponibile nel menu proposto e seleziona il documento scannerizzato in precedenza. Una volta verificata la bontà del tuo messaggio, provvedi a inviarlo pigiando sul pulsante Invia.
Gmail
Se utilizzi il servizio di posta elettronica Gmail direttamente dal browser, questa è la sezione più adatta a te. Per prima cosa, collegati al sito Internet di Gmail, effettua l’accesso (se necessario), fai clic sul pulsante Scrivi collocato in alto a sinistra, inserisci dove richiesto il destinatario, l’oggetto e il messaggio di posta elettronica, dopodiché pigia sul pulsante Allega File (quello a forma di graffetta) collocato nella barra inferiore della schermata di composizione.
Usando la finestra proposta, portati nella cartella in cui hai salvato il file scannerizzato in precedenza, selezionalo con un doppio clic e pigia successivamente sul pulsante Invia per inviare il messaggio di posta elettronica. Se lo desideri, puoi inserire più allegati nello stesso messaggio; inoltre, per eliminare un allegato inserito per errore, puoi fare clic sulla piccola x collocata in corrispondenza del file, nella parte inferiore della schermata.
Outlook.com
Utilizzi il servizio di posta Outlook direttamente dal browser? Non preoccuparti, puoi allegare documenti scansionati e inviarli tramite e-mail con pochissima difficoltà. Tanto per cominciare, collegati alla pagina Internet di Outlook.com, effettua l’accesso con i dati del tuo account quali indirizzo email e password (se richiesti) e pigia sul pulsante Nuovo Messaggio collocato in alto a sinistra.
All’interno della nuova finestra di composizione, inserisci le informazioni relative al tuo messaggio di posta elettronica negli appositi campi (destinatario, oggetto e testo), pigia sul pulsante Allega (contrassegnato dall’icona a forma di graffetta), poi sulla voce Cerca in questo computer.
Seleziona quindi, tramite il pannello proposto, il file scannerizzato in precedenza e pigia infine sull’opzione Carica. In alternativa, puoi anche selezionare un documento scannerizzato salvato su OneDrive, selezionando la voce OneDrive e scegliendo il file da lì, per poi premere il tasto Allega o Crea collegamento. Dopo aver allegato il file, per inviare il messaggio di posta elettronica non ti resta che cliccare sul pulsante Invia.
Devi sapere, inoltre, che il servizio di cloud storage di Microsoft presenta inoltre uno spazio di archiviazione gratuito pari a 5 GB. Superate queste dimensioni per continuare a caricare file in cloud dovrai sottoscrivere un piano in abbonamento, con prezzi a partire dai 2€/mese.
Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail con macOS
Hai a disposizione un Mac? Perfetto, sappi che è possibile scannerizzare un documento e inviarlo via mail con una semplicità a dir poco disarmante! Una volta completata la configurazione dello scanner, avvia l’utility Acquisizione Immagine dalla cartella Altro del Launchpad (l’icona con i quadrati colorati collocata sul Dock) e seleziona il nome del tuo scanner (o della stampante multifunzione) collocato nella barra laterale di sinistra, all’interno della nuova finestra.
Se desideri impostare dettagli aggiuntivi (formato dell’immagine e risoluzione), puoi pigiare sul pulsante Mostra dettagli e agire sulle apposite voci. Completate le impostazioni, pigia sul pulsante Scansione collocato in basso a destra: dopo qualche secondo, l’immagine contenente il tuo documento viene salvata nella cartella Immagini di macOS.
A questo punto, la procedura per inviare il documento così acquisito varia in base al metodo che utilizzi per gestire la posta elettronica: di seguito ti illustro come procedere con il programma Apple Mail e con la versione Web di iCloud. Per quanto riguarda Gmail e gli altri programmi di posta elettronica/webmail, le istruzioni sono le stesse viste precedentemente.
Apple Mail
Inviare il documento scannerizzato con Apple Mail è estremamente semplice! Per prima cosa, apri il Finder e recati nella cartella in cui l’hai salvato in precedenza, fai clic destro sulla sua icona e seleziona la voce Condividi > Mail dal menu proposto: in questo modo, il file viene automaticamente allegato a un nuovo messaggio di posta elettronica.
Una volta aperta la finestra di composizione di Apple Mail, digita nei campi preposti le informazioni sul destinatario, sull’oggetto e sul testo del messaggio di posta elettronica, dopodiché pigia senza remore sul pulsante Invia per spedire il tuo allegato. Se vuoi, puoi inserire nel messaggio anche altri file (nei limiti previsti dal servizio di posta da te utilizzato) pigiando sul pulsante a forma di graffetta e selezionando il file dal pannello proposto.
iCloud Mail
Se gestisci il tuo indirizzo di posta iCloud utilizzando Safari o altro browser, puoi allegare il documento scannerizzato in precedenza senza nessuna difficoltà. Innanzitutto, collegati alla pagina della Mail di iCloud, effettua l’accesso (se necessario) e, una volta caricata la schermata della posta elettronica, pigia sul pulsante Nuovo Messaggio (il quadrato con la penna) collocato in alto a destra.
A questo punto, compila i campi richiesti con le informazioni relative al messaggio di posta (destinatario, oggetto e testo), clicca sul pulsante a forma di graffetta collocato in alto, verso destra, e seleziona il documento scannerizzato in precedenza dal pannello del Finder che viene proposto, dopodiché pigia sul pulsante Apri. Se vuoi, puoi allegare altri file seguendo la medesima procedura: una volta completato il tuo messaggio di posta, pigia senza esitazione sul pulsante Invia per spedirlo al destinatario prescelto.
Come scannerizzare un documento e inviarlo via mail da smartphone
Hai deciso di utilizzare il tuo smartphone o il tuo tablet per inviare documenti scannerizzati a mezzo posta elettronica, e ti stai preoccupando perché temi che configurare il tuo scanner sia particolarmente difficile. Non avere paura, grazie a una serie funzionalità presenti di serie e di pratiche app puoi fare a meno dello scanner e utilizzare uno strumento che hai già a portata di mano: la fotocamera a bordo del tuo dispositivo!
Di seguito, ti illustrerò il funzionamento di tutte le principali soluzioni che puoi adottare per scannerizzare i documenti da mobile e poi inviarli tramite email.
Come scannerizzare un documento con Android
Cominciamo dagli smartphone Android: la prima soluzione che voglio proporti consiste nell’app di Google Drive dotata di una pratica funzionalità che permette di eseguire scansioni “al volo” di documenti e immagini, con la possibilità di condividerle tramite posta elettronica dopo il salvataggio sullo spazio cloud.
Una volta installata l’app dallo store dedicato ed effettuato l’accesso con il tuo account Google, pigia sul pulsante (+) collocato in basso e seleziona il tasto Scansiona dal pannello proposto, quindi offri all’app i permessi necessari per funzionare premendo il bottone Consenti.
Completata l’operazione, inquadra il documento da scannerizzare, pigia sul pulsante della fotocamera collocato al centro della schermata per acquisirlo, dopodiché fai tap sul pulsante del segno di spunta per confermare quanto fatto o sul tasto della freccia per ripetere la scansione. Una volta eseguita correttamente, se lo desideri, fai tap sul pulsante (+) per acquisire una nuova pagina. Inoltre, puoi ritagliare il documento acquisito o impostarne i colori utilizzando gli appositi pulsanti collocati in basso.
Una volta completata la scansione, fai un tap sul tasto Salva, quindi digita il nome del documento nel campo Titolo documento e scegli dove salvarlo all’interno di Google Drive tramite il menu Cartella. A questo punto non ti resta che recarti nella cartella contenente il documento, premere sull’icona dei tre puntini in corrispondenza del file e selezionare la voce Invia una copia dal menu apertosi, per poi scegliere la tua app di posta elettronica dal piccolo pannello proposto: in questo modo, il documento acquisito viene automaticamente allegato al nuovo messaggio.
In alternativa, puoi recarti direttamente nella cartella dove salvare il documento digitalizzato, quindi premere il tasto (+) e la voce Scansione, e seguire la procedura appena descritta. In questo modo potrai salvare il documento in quella cartella specifica, saltando la selezione della locazione del file.
Al posto di Google Drive puoi utilizzare altre app utili per scannerizzare i documenti. In particolare ti consiglio di prendere in considerazione Microsoft Lens, app gratuita di Microsoft, che consente di scannerizzare documenti e lavagne nel giro di pochi tap. Una volta scaricata dall’Play Store o dallo store alternativo presente sul tuo dispositivo, offrile i consensi necessari al suo funzionamento, fai tap sul tasto Avvia scansione e scegli se inviare o meno i dati facoltativi.
A questo punto premi il tasto al centro per acquisire la scansione, poi fai tap su Conferma e sul tasto Aggiungi, per inserire altre pagine. Se lo desideri puoi utilizzare anche gli altri strumenti messi a disposizione come i filtri, la funzione per ritagliare, ruotare o aggiungere testo. Una volta concluso pigia sul tasto Fatto, digita un titolo per il documento e scegli dove e come salvarlo apponendo il segno di spunta accanto alla voce che desideri (es. Raccolta > PDF). Fatto ciò , nella schermata successiva, fai tap sull’icona (⋮), seleziona la voce Condividi e scegli l’app di posta elettronica che desideri utilizzare.
Se anche Lens non fa per te, puoi optare per Genius Scan (disponibile anche su store alternativi), altra app gratuita semplicissima da utilizzare. Una volta installata sul tuo dispositivo, premi sull’icona della macchina fotografica in basso a destra, offri i consensi necessari e premi il tasto arancione in basso al centro per acquisire la scansione.
Fatto ciò, premi sulla miniatura per modificarla tramite le icone che vedi comparire nella schermata successiva e, una volta fatto, premi il tasto con il segno di spunta. Ora, per aggiungere altre pagine, ripeti semplicemente la procedura appena vista. Una volta terminato fai tap sul segno di spunta, digita un titolo per il documento nel campo in alto e pigia l’icona di condivisione per esportare il file o condividerlo tramite email, pigiando sull’icona della tua app (es. Gmail) sotto alla voce Altre applicazioni.
Come scannerizzare un documento con iPhone
Su iPhone, invece, puoi servirti della funzione di scansione integrata nell’app Note o nell’app File di iOS.
Per utilizzare quella di Note,, avvia la suddetta app, quindi premi sull’icona del quadrato con la matita per aprire una nuova nota e fai tap sull’icona della macchina fotografica.
Dal menu che a questo punto vedi comparire seleziona la voce Scansiona documenti, quindi inquadra il documento e attendi che il riquadro giallo si sia posizionato per bene sul foglio. Una volta fatto, pigia il tasto al centro per acquisire la scansione. Dopodiché modificane i bordi per farli aderire perfettamente ai margini del documento e, una volta fatto, pigia sul tasto Salva la scansione o sul pulsante Riprova, per rifarla.
A questo punto puoi decidere se eseguire una nuova scansione per aggiungere ulteriori pagine o se premere sul tasto Salva, in basso a destra, per concludere la procedura e salvare il documento. Tieni inoltre presente che, mentre stai per eseguire una scansione, puoi impostare alcuni filtri, il flash e scegliere se optare per l’otturatore manuale o automatico.
Dopo aver salvato la scansione, che sarà salvata all’interno della nota, per inviarla, non devi far altro che eseguire un tap prolungato sulla stessa, selezionare la voce Condividi dall’elenco comparso e selezionare l’app che utilizzi come client di posta (es. Mail). In questo modo il documento verrà automaticamente allegato al messaggio.
In alternativa, per quanto concerne l’app File, premi sul pulsante (…) collocato in alto a destra e seleziona la voce Scansiona documenti dal menu che si apre.
Per quanto concerne le soluzioni di terze parti, puoi optare per Microsoft Lens o Genius Scan, di cui ti ho parlato in precedenza. Neanche queste ti convincono? Allora corri a leggere il mio tutorial dedicato esclusivamente alle app per scanner documenti.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
