Come scrivere su Excel
Lo so, hai perfettamente ragione. Excel è come la lampada di Aladino: un genio tascabile con cui a volte è complicato parlare. Tanto facile da usare per inserire numeri, un po’ più complesso per quanto riguarda l’inserimento e la formattazione del testo. Eppure ognuno dei programmi delle suite di Microsoft Office è pensato per interagire con gli altri, quindi le cose devono essere più semplici di come appaiono a prima vista.
In effetti, sapere come scrivere su Excel è più questione di praticità che altro: chi lo ha creato si deve essere posto le stesse domande che ti stai facendo tu e ha trovato delle soluzioni assolutamente percorribili, pensando anche a qualche scorciatoia per rendere il tutto più intuitivo.
Ora, però, passiamo subito ai fatti: per procedere ti consiglio di aprire Excel e creare un foglio di lavoro in cui mettere in pratica tutto quello che troverai in questa guida, di modo che, quando ne avrai bisogno, sarà già pronto all’uso. Allora, sei pronto? Perfetto, non mi rimane che augurarti buona lettura e buon lavoro.
Indice
Come scrivere su Excel al PC
Excel è uno strumento estremamente potente con il quale è possibile eseguire una grande quantità di attività. È in grado di soddisfare le necessità di un piccolo ufficio, come quelle relative alla contabilità e alla fatturazione, ad esempio il calcolo delle buste paga.
La versione per computer è sicuramente quella che offre le soluzioni più avanzate per gestire tutte queste operazioni e per tale motivo ho dedicato gran parte della guida alla spiegazione di come scrivere su Excel al PC. Considera, comunque, che molte delle istruzioni che sto per fornirti sono applicabili anche alla versione di Excel Online, la quale è fruibile da chiunque gratuitamente previa attivazione di un account Microsoft.
Come scrivere testi su Excel
Certo, scrivere su Excel è di per sé spontaneo, basta eseguire un doppio clic su una cella qualsiasi e cominciare a digitare sulla tastiera. Hai provato? Perfetto! Forse non sai, però, che il testo appena inserito può essere abbellito e reso più accattivante in diversi modi, un pò come avviene per il celebre editor di Office, ovvero Word.
In questo capitolo, dunque, ti illustrerò come scrivere testi su Excel in maniera semplice e intuitiva, aiutandoti a individuare le funzionalità che consentono, ad esempio, di formattare il testo e andare a capo all’interno di una cella.
Per prima cosa credo sia opportuno prendere confidenza con la barra multifunzione, collocata in alto, proprio sotto al menu applicativo. Per visualizzare le funzionalità relative alla formattazione del testo occorre accertarsi che sia selezionato il menu Home in alto a sinistra: in tal modo avrai a disposizione diversi pulsanti che ti consentiranno di modificare il testo a tuo piacimento.
Vediamo, ad esempio, come mettere in grassetto una parola: fai doppio clic sulla cella in cui è presente il testo prescelto e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascina il cursore dalla prima all’ultime lettera, in modo da evidenziarle. A questo punto clicca sull’icona che raffigura la lettera G collocata in alto a sinistra nella barra menzionata poc’anzi, o premi la combinazione Ctrl+G sulla tastiera. Per concludere premi Invio o clicca con il mouse in un’altra cella.
Allo stesso modo puoi anche cambiare colore al testo, cliccando stavolta sulla freccia a lato dell’icona che raffigura la lettera A con sotto una linea rossa: ti verranno mostrate le varie palette disponibili e non dovrai fare altro che selezionare quella desiderata.
Per sottolineare una porzione di testo selezionalo come visto in precedenza e clicca sull’icona con la lettera S sottolineata. Per trasformare una parte di testo in corsivo, invece, ripeti l’operazione premendo stavolta sull’icona che raffigura la lettera C parzialmente inclinata.
A questo punto devo informarti, però, che la possibilità di formattare parte del testo all’interno di una cella non è applicabile alla versione Excel Online, tramite la quale è consentito unicamente modificare celle intere.
A questo proposito, se ti occorre ridefinire tutto il testo all’interno di una cella, non dovrai fare altro che cliccare una volta sola su di essa per selezionarla e premere le funzionalità della barra multifunzione (o usare le scorciatoie da tastiera) mostrate nei paragrafi precedenti.
Questo metodo può tornarti utile anche, ad esempio, se vuoi modificare il font in una cella intera: in questo caso premi sul menu a tendina collocato proprio sopra ai pulsanti finora illustrati e scorri con il cursore le varie opzioni proposte.
Vedrai che il font si convertirà automaticamente con quello selezionato e una volta individuato quello di tuo gradimento cliccaci sopra per impostarlo definitivamente. Allo stesso modo intervieni sulla dimensione del carattere tramite il menu a tendina a fianco.
Nel preparare un file Excel può sorgere la necessità di rendere leggibile il testo di una cella senza cambiare le dimensioni di quest’ultima. La soluzione più veloce, in tal caso, è la seguente: esegui un doppio clic su di essa per entrare in modalità editing, posizionandoti con il cursore nel punto in cui desideri andare a capo, quindi premi la combinazione Alt+Invio sulla tua tastiera.
In alternativa, puoi cliccare una volta sulla cella in questione e premere successivamente sull’icona Testo a capo, collocata nella parte centrale (leggermente a sinistra) della barra multifunzione.
La possibilità di utilizzare il testo a capo è valida anche per Excel Online: potrebbe, però, essere necessario espandere la rispettiva barra multifunzione. Per farlo clicca sulla piccola freccia che punta verso il basso situata a destra della barra multifunzione stessa, in modo da visualizzare più opzioni, tra le quali l’icona Testo a capo.
Se vuoi approfondire l’argomento, infine, ti farà piacere sapere che ho realizzato appositamente una guida completa nella quale illustro tutti i vari metodi per andare a capo su su Excel.
Come scrivere su Excel in verticale
La scrittura in verticale è particolarmente utile, per esempio, per enfatizzare l’asse delle ordinate di un grafico, oppure per dare uno stile particolare ai tuoi fogli di calcolo. Se, dunque, sei alla ricerca delle istruzioni su come scrivere su Excel in verticale, in questo capitolo ti illustrerò alcuni fra i metodi più comuni.
Anche in questo caso, infatti, potrai fare riferimento a diverse soluzioni per disporre il testo verticalmente. La più semplice è quella di cliccare sulla cella in cui hai inserito la frase e, a seguire, premere sull’icona che raffigura le lettere a e b scritte in obliquo accompagnate da una riga azzurra, anch’essa obliqua.
Se non riesci a individuarla subito, sappi che si trova proprio alla sinistra di quella per l’impostazione del Testo a capo, analizzata nel capitolo precedente. A questo punto occorre selezionare l’opzione Testo verticale, o una delle altre voci disponibili se cerchi un orientamento differente. Facile, vero?
La seconda soluzione è quella di cliccare sulla cella con il tasto destro del mouse e selezionare dal menù contestuale la voce Formato celle, premendo successivamente sulla scheda Allineamento. A seguire pigia sulla scritta Testo posta in verticale vicino al riquadro Orientamento che trovi a destra, proprio accanto alla funzionalità — raffigurata da un semicerchio graduato — con la quale puoi orientare il testo dal basso verso l’alto o viceversa, muovendoti tra le angolazioni consentite che vanno da –90° a 90°. Premi quindi sul bottone OK per completare l’operazione.
Excel Online, purtroppo, non permette di orientare il testo. Puoi, però, caricare, mediante il tuo account Microsoft su OneDrive, un file Excel preparato su un computer con del testo in verticale. La versione online lo riprodurrà tale e quale e a questo punto potrai modificare le celle oppure copiarle.
Anche su questo argomento ho realizzato un articolo dettagliato: se, dunque, sei alla ricerca di soluzioni più evolute per imparare a scrivere in verticale su Excel, nel mio tutorial dedicato troverai diversi spunti utili.
Come scrivere formule su Excel
Le formule matematiche, se assegnate a Excel, semplificano molto la vita sia in ufficio che a scuola. Voglio subito rassicurati sul fatto che imparare come scrivere formule su Excel è molto meno complicato di quanto tu possa credere.
Si tratta, in sostanza, di formule predefinite che possono essere applicate ai valori presenti sulle celle di Excel e che permettono di realizzare facilmente operazioni più semplici come somme e differenze, o anche elaborazioni statistiche e logiche più complesse di vario genere.
Per visualizzare tutte le principali formule disponibili su Excel clicca sulla freccia verso il basso accanto al campo valorizzato con la dicitura Σ somma automatica, collocato in alto a destra della barra multifunzione. A seguire, quindi, dovrai pigiare sul pulsante OK per applicarla alle celle che avrai preventivamente selezionato.
Facciamo un esempio pratico e vediamo, ad esempio, come eseguire una somma fra più numeri all’interno di celle diverse. Come prima cosa, dunque, occorre selezionare tutte le celle contenenti i valori che desideri addizionare con il mouse, cliccando sulla prima di esse e trascinando il cursore fino all’ultima. Premi, quindi, sull’icona Σ somma automatica, collocata in alto a destra nella barra multifunzione. Excel provvederà, in men che non si dica, a restituire la somma in una cella dedicata adiacente a quelle selezionate.
L’operazione in questione è realizzabile anche manualmente: supponiamo che tu abbia digitato delle cifre nelle celle che vanno da A1 a E1. Per procedere dovrai cliccare su una qualsiasi cella vuota e digitare la funzione =SOMMA(A1:E1).Per inciso, le parentesi e i due punti sono operatori che delimitano l’area del foglio di lavoro nella quale, in questo caso, Excel individua gli addendi.
Puoi anche procedere eseguendo un clic sulla cella in cui desideri che appaia il totale e a seguire digitare il segno (=), necessario per avviare l’operazione. Successivamente clicca su ogni singola cella che vuoi aggiungere al calcolo, inserendo il segno (+) fra un valore e l’altro. Giunto all’ultimo addendo ti sarà sufficiente premere il tasto Invio per eseguire l’elaborazione.
Puoi anche eventualmente aiutarti con la barra della formule, il lungo campo orizzontale posizionato sotto la barra multifunzione: qui, infatti, è possibile digitare direttamente le operazioni che desideri applicare.
Per facilitarti il compito e farti prendere confidenza con le funzioni di Excel ti riporto di seguito alcuni degli operatori matematici più usati, che certamente già conoscerai, ovvero [+] per le addizioni, il segno [-] per le sottrazioni, l’asterisco [*] per le moltiplicazioni e la barra [/]
per le divisioni.
Come dici? Vuoi saperne di più su questa eccezionale funzionalità di Excel? In tal caso, sappi che ho voluto approfondire le più diffuse operazioni matematiche in Excel in questo tutorial dedicato.
Come scrivere su Excel numeri progressivi
Lo so. Stai per chiedermi dei numeri cardinali, che sono sempre particolarmente utili, ad esempio, per creare degli elenchi. Ed è proprio di questi che ho intenzione di parlarti nei prossimi paragrafi, mostrandoti quanto sia semplice imparare come scrivere su Excel numeri progressivi.
Compilare a mano un lungo elenco di numeri, in effetti, è davvero molto scomodo, non trovi? Ebbene, devi sapere che Excel mette a disposizione una comodissima funzionalità che permette di ottenere automaticamente la cardinalità con pochissimi clic.
Facciamo subito un esempio pratico: per iniziare scrivi il numero 1 nella cella A1 e il numero 2 nella cella sotto (A2). Evidenzia con il mouse le due celle in cui hai digitato i numeri e sposta l’indicatore del mouse nell’angolo in basso a destra dell’ultima cella, quella in cui ha scritto il numero 2, fino a quando assume la forma di un piccolo segno [+] nero. Ora, tieni premuto il pulsante sinistro del mouse e trascina verso il basso tante volte quante necessarie: noterai che, mano a mano, viene generata automaticamente la sequenza desiderata.
In questo esempio abbiamo creato l’elenco in verticale, ma ovviamente puoi farlo anche orizzontale. Questo metodo è applicabile anche agli intervalli tra numeri: puoi digitare, ad esempio, il numero 3 in una cella e il numero 7 immediatamente sotto, facendo la stessa operazione esposta precedentemente, vedrai che Excel ti restituirà una sequenza di numeri incrementati di 4, ovvero la differenza tra 3 e 7.
Lo stesso principio vale anche per le date: scrivendone una qualsiasi nella prima cella, come 19/10/2021 e completando la seguente con il giorno successivo, ovvero 20/10/2021 e procedendo infine a evidenziare e trascinare le celle sempre come nell’esempio precedente, verrà realizzata un elenco progressivo di date. Utile, non trovi?
Come scrivere funzioni su Excel
Come dici? Vorresti saperne di più sulle le funzioni? Hai ragione, si tratta di un aspetto fondamentale di Excel che richiede un po’ di dimestichezza, ma è certamente alla tua portata. In questo capitolo, per supportarti in questo compito, ti introdurrò all’argomento fornendoti alcuni consigli relativi a come scrivere funzioni su Excel.
Come prima cosa, per accedere alle funzionalità in questione clicca sulla voce Formule del menu in alto, quindi premi sul primo pulsante che ti viene proposto Inserisci funzione a sinistra della barra multifunzione.
In questo modo avrai la possibilità di consultarle tutte: ti basterà digitare nel primo campo in alto una descrizione dell’operazione che vuoi eseguire, o indicare la categoria generica nel menu a tendina sottostante e l’elenco in basso si popolerà con quelle più idonee alle tue necessità. A seguire, quindi, dovrai pigiare sul pulsante OK per applicarla alle celle che avrai preventivamente selezionato.
L’argomento è estremamente vasto e complesso e si parte dalle più semplici formule matematiche, come somma, differenza, moltiplicazione, divisione, percentuale o media, per arrivare a complessi calcoli di trigonometria, statistica, logica e finanza, solo per citarne alcuni.
In questa pagina del supporto tecnico di Microsoft, ad ogni modo, potrai trovare molte utili indicazioni sull’operatività delle singole funzioni.
Come scrivere frazioni su Excel
Excel ha risolto in modo particolarmente brillante anche il problema delle frazioni: se, dunque, sei alla ricerca delle istruzioni su come scrivere frazioni su Excel per il tuo lavoro o per lo studio, di seguito troverai alcune utili indicazioni al riguardo.
Avrai notato che, scrivendo ad esempio l’operazione 1/2 su una qualsiasi cella del tuo foglio di calcolo, questa viene automaticamente convertita in una data (1-feb). Ciò avviene perché la categoria della cella in questione di default è valorizzata con la modalità Generale, la quale interpreta i dati individuando automaticamente il formato più idoneo.
Come prima cosa, dunque, è importante definire proprio la categoria della cella nella quale si desidera eseguire la frazione: per procedere, clicca sul menu Home in alto a sinistra, quindi premi sulla freccia collocata all’angolo della sezione Numeri, al centro della barra multifunzione. Su Excel online, invece, occorre procedere cliccando con il tasto destro sulla cella in questione e cliccare sull’opzione Formato Numero.
Nella finestra che ti viene mostrata troverai, all’interno della scheda Numeri, un riquadro denominato Categoria, nel quale è presente anche la voce Frazione: ti basterà cliccare su quest’ultimo per selezionarlo e vedrai comparire contestualmente un nuovo menu a destra che ti darà modo di definire anche il tipo di frazione.
Noterai che, scorrendo le varie opzioni ivi presenti, il campo in alto, chiamato Esempio, si popolerà con la relativa conversione della frazione inserita nella cella selezionata: in questo modo potrai scegliere la modalità che ritieni più adatta al tipo di risultato che desideri ottenere. Una volta individuato anche il tipo corretto, premi sul pulsante OK per applicare definitivamente il formato.
Nella cella selezionata, dunque, visualizzerai la frazione vera e propria, mentre nella barra delle funzioni ti verrà mostrato il risultato dell’operazione. Se, ad ogni modo, hai esigenza particolari in relazione a questo argomento, il supporto di Microsoft approfondisce il tema delle frazioni in modo molto esaustivo.
Come scrivere equazioni su Excel
Excel permette, fra la varie cose, anche di compilare delle equazioni complesse tramite un’apposita funzionalità. Per la soluzione, però, dovrai fare appello alle tue conoscenze o ricorrere a un componente aggiuntivo di terze parti che, se vorrai, potrai usare a tuo rischio e pericolo. Vediamo, dunque, come scrivere equazioni su Excel.
Per cominciare clicca sul menu Inserisci, quindi premi sul pulsante Simboli, collocato all’estrema destra della barra multifunzione e pigia sulla piccola freccia che punta verso il basso posta al di sotto dell’icona Equazione. A questo punto, seleziona la tipologia di equazione che vuoi inserire dalle opzioni che ti vengono proposte nel menu a comparsa.
A seguito di questa operazione si aprirà la scheda Progettazione di Strumenti equazione, che ti darà modo di editare simboli e strutture predefinite tramite apposite funzionalità presenti sulla barra multifunzione.
Se le equazioni già pronte non soddisfano le tue necessità, clicca sull’icona sull’icona Equazione a penna, che trovi sulla sinistra della barra di progettazione appena richiamata. Ti verrà messa a disposizione una finestra tramite la quale avrai modo di disegnare l’equazione con il mouse o, se disponi di un display touch, con il dito o con il pennino.
Per quanto riguarda Excel Online, invece, devo informarti che non è prevista una funzionalità nativa che permetta di inserire equazioni: puoi, eventualmente, fare ricorso a componenti aggiuntivi esterni, installabili e configurabili in caso di bisogno.
Anche in questo caso, se necessiti di approfondimenti sull’argomento, ti riporto di seguito il link alla relativa pagina di supporto di Microsoft Office.
Come scrivere delta su Excel
Ti trovi un pò in difficoltà in quanto, nella compilazione del tuo ultimo foglio di calcolo, hai l’esigenza di inserire un carattere speciale, più precisamente il simbolo delta [Δ] e non riesci a individuarlo? Non temere: Excel è specializzato in numeri e formule e comprende, quindi, tutti i simboli matematici. Vediamo, dunque, come scrivere delta su Excel.
Per iniziare, clicca sulla cella in cui voi inserire il delta e, dal menu Inserisci, premi sull’icona Simbolo posta a destra della barra multifunzione, quindi seleziona dal menu che compare l’opzione Simbolo.
Nella parte superiore della finestra che si apre sono presenti due campi a tendina: clicca su quello a destra, chiamato Sottoinsieme e seleziona la voce Greco e Copto. Ora individua il simbolo Δ (è nella quarta riga, l’ottavo da sinistra), clicca sul bottone Inserisci e, a seguire, sul pulsante Chiudi.
Anche in questo caso ci sono altri modi per ottenere lo stesso risultato e desidero mostrartene uno particolarmente comodo nel caso in cui tu debba eseguire l’operazione più volte: clicca due volte sulla cella in cui hai inserito il delta e selezionalo trascinandoci sopra il mouse tendendo premuto il tasto sinistro, quindi premi la combinazione Ctrl+C per copiarlo.
Ora, clicca sul menu File, quindi premi sulla voce Opzioni (è l’ultima voce del menu che appare nella barra a sinistra). A seguire, clicca sulla voce Strumenti di correzione nel lato sinistro della finestra che ti viene proposta e pigia sul bottone Opzioni di correzione automatica situato a destra.
A metà della finestra che si apre visualizzerai i campi Sostituisci e Con. Nel campo Sostituisci scrivi, ad esempio, la parola deltas (o una a tuo piacimento che ricordi facilmente) e, nel campo Con, premi la combinazione di tasti Ctrl+V per incollare il simbolo Δ che hai copiato precedentemente. Per completare l’operazione fai clic sul pulsante Aggiungi e, infine, premi il bottone OK.
Ora scrivi deltas (o la parola da te scelta) in una qualsiasi cella e osserva il risultato. Ti ho suggerito di scrivere deltas con la S finale in modo che tu possa, se necessario, scrivere il comune vocabolo delta senza che venga applicata la correzione automatica. Questa modifica è permanente, pertanto potrai usarla in qualsiasi foglio di calcolo Excel.
Per concludere, se desideri maggiori informazioni sul tema, sappi che l’uso di simboli in Excel (e in Word) è documentato ampiamente da Microsoft in questa pagina dedicata.
Come scrivere su Excel da telefono
Come dici? Sei spesso in movimento e vorresti potere usare Excel anche su smartphone o tablet? Non preoccuparti, Microsoft ha pensato a tutto: l’app, infatti, è gratuita su qualsiasi dispositivo con display fino a 10,1 pollici (dimensione oltre la quale è necessario sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365, i cui prezzi partono da 7 euro/mese), ed è compatibile sia con i dispositivi Android (scaricabile anche da store alternativi) che con iPhone/iPad.
Inoltre, ti farà certamente piacere sapere che non è assolutamente difficile apprendere come scrivere su Excel da telefono: per procedere con la digitazione del testo, ad esempio, dovrai semplicemente eseguire un doppio tap sulla cella che vuoi compilare e utilizzare la tastiera che compare dal basso.
I menu per la formattazione, invece, si trovano in basso e possono essere comodamente espansi facendo tap sul simbolo della freccia verso l’alto collocato in fondo a destra della schermata. Qui è presente anche il pulsante Home il quale, una volta premuto, mostra un elenco di funzionalità integrative molto utili.
Considera però che, come già visto per Excel Online, è possibile intervenire solamente sulla formattazione della cella intera (la quale è comodamente selezionabile con un unico tap sulla stessa) e non su singole porzioni di testo.
Le funzionalità, in sostanza, sono le stesse affrontate nel corso dei capitoli precedenti: le icone per definire il grassetto, il corsivo, il colore, il font e la dimensione del carattere sono, dunque, identiche a quelle già viste e sarà sufficiente eseguire un tap su di esse per applicarle al testo contenuto nella cella selezionata.
Per quanto riguarda le funzioni, queste posso essere scritte direttamente nell’apposita barra in alto. Pigiando sul simbolo fx a fianco, inoltre, è possibile accedere alle varie operazioni suddivise per categoria.
Alla versione di Excel per smartphone va riconosciuta anche una certa fedeltà per quanto riguarda le formule e le funzioni matematiche, mentre non è possibile definire al meglio le equazioni (non è presente l’apposita barra di progettazione) e non dispone di molte funzionalità relative all’inserimento di simboli e alla creazione del disegno. Molto probabilmente, nelle intenzioni di Microsoft, vale più come strumento di revisione di file creati al PC che come ambiente di produzione.
Su tablet le cose sono ancora diverse: benché i menù siano più fedeli alla versione desktop di Excel e siano posizionati in alto, la formattazione del testo subisce i limiti imposti da Microsoft alle versioni di Office Online.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
