Come scrivere una email formale

Desideri inoltrare la tua candidatura per partecipare a un nuovo colloquio di lavoro? Hai la necessità di contattare alcuni clienti per proporre loro un nuovo prodotto/servizio che stai offrendo? In entrambi i casi è molto probabile che tu abbia la necessità di redigere un'email formale con la quale raggiungere il tuo scopo.

Dal momento che non hai molta dimestichezza con le email formali, però, vorresti qualche “dritta” su come procedere. Ho indovinato? Allora sappi che sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto! Nei prossimi paragrafi, infatti, ti spiegherò per filo e per segno come scrivere una email formale, seguendo alcune semplici accortezze che hanno a che fare con la scelta dell'oggetto, i saluti iniziali, quelli finali e l'organizzazione del corpo del messaggio.

Allora, ti va di scoprire quali sono le accortezze a cui faccio riferimento? Sì? Ottimo! Non devi fare altro che metterti bello comodo, concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, attuare le “dritte” che ti darò e poi procedere alla stesura e all'invio dell'email. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, ti faccio un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Come scrivere l'oggetto di una email formale
• Come introdurre una email formale
• Come organizzare il corpo del messaggio
• Come congedarsi in una email formale
• Come scrivere una mail formale a più destinatari
• Come scrivere una email formale a un'azienda
• Come scrivere un'email formale a un professore
• Come scrivere una mail alla segreteria
• Come scrivere una mail a un ufficio
• Come scrivere una mail formale in inglese

Come scrivere l'oggetto di una email formale

Uno degli aspetti più importanti a cui prestare attenzione quando si scrive una email formale è l'oggetto del messaggio. Trascurare questo aspetto sarebbe un errore pressoché imperdonabile. Per quale motivo? Non ci vuole molto per capirlo: l'oggetto è una delle prime cose che noterà il destinatario a cui invierai l'email e, di conseguenza, se non è ben scritto, non solo potrebbe non attirare l'attenzione desiderata, ma addirittura potrebbe invogliare il destinatario a cestinare subito il messaggio.

Se non vuoi che accada una cosa del genere, quando ti accingi a comporre l'oggetto di una email formale, presta attenzione ai seguenti aspetti.

• Sii esplicito — l'oggetto deve far comprendere in modo chiaro e inequivocabile qual è il “tema” generale del messaggio. Non deve essere fuorviante o fumoso: deve andare dritto al punto.
• Sii breve e conciso — se l'oggetto è eccessivamente lungo e articolato, il destinatario non sarà invogliato ad aprire l'email e leggere il suo contenuto, quindi sii breve e conciso.
• Non andare fuori traccia — l'oggetto non deve discostarsi dal messaggio presente nell'email. Se ti candidi per partecipare a un colloquio di lavoro, potresti usare un oggetto del tipo “Candidatura per il posto di…”, senza indicare la tua posizione lavorativa attuale, l'interesse che nutri verso l'azienda che ha pubblicato l'annuncio di lavoro e così via. Potrai includere tutte queste informazioni nel corpo del messaggio, oltre che nel curriculum vitae.

Come introdurre una email formale

Dopo aver compreso quali accorgimenti utilizzare in relazione all'oggetto di un'email formale, è giunto il momento di passare alla composizione vera e propria del messaggio: partiamo dalla sua introduzione.

Una delle prime differenze che saltano all'occhio quando si confrontano le email informali da quelle formali sono i saluti introduttivi. Se mandi un'email a un tuo vecchio amico, puoi iniziare tranquillamente con un bel “Ciao!”, ma il discorso cambia decisamente se scrivi un'email di tipo formale, visto che è indirizzata a una persona o a un'azienda con cui non intrattieni un rapporto confidenziale.

Per questa ragione, è consuetudine iniziare le email formali con un aggettivo di circostanza (es. Egregio, Spettabile o Gentile), seguito eventualmente dal titolo che identifica il destinatario del messaggio, ad esempio Sig./Sig.ra come abbreviazione di Signore/Signora, Dott./Dott.ssa come abbreviazione di Dottore/Dottoressa ecc.

Non hai idea di quale aggettivo di circostanza utilizzare? Ecco qualche delucidazione a tal proposito.

• Egregio/i o Spettabile/i — sono gli aggettivi di circostanza generici, che puoi utilizzare se l'email che stai scrivendo è indirizzata a una persona (o a più persone) che non conosci affatto o che merita particolare rispetto e riverenza (il cosiddetto rapporto asimmetrico). Per esempio, puoi adottare uno di questi due aggettivi se devi scrivere a un cliente importante, un potenziale datore di lavoro, un docente o un'altra persona illustre.
• Gentile/i — questo è l'aggettivo che potresti utilizzare se l'email che stai scrivendo è indirizzata a una persona con cui intrattieni un rapporto simmetrico, ovvero quando devi contattare una persona che conosci già e con cui hai un minimo di confidenza (es. un collega di lavoro, un superiore che conosci da molto tempo ecc.).

Se la formula aggettivo di circostanza + titolo ti sembra un po' troppo “ingessata”, potresti optare per l'uso di un saluto un po' meno formale (es. Salve, Buongiorno, Buonasera ecc.).

Invece, se l'indirizzo di posta elettronica a cui stai inoltrando l'email non è nominale (ovvero non esplica nome e cognome del destinatario a cui vuoi inviare il messaggio) oppure se, per esempio, vorresti scrivere un'email formale a un'azienda, sarebbe meglio scrivere prima dei saluti iniziali il destinatario specifico a cui è indirizzata l'email (es. “Alla cortese attenzione di Nome Cognome” o "Alla cortese attenzione dell'ufficio…).

Gli aggetti di circostanza sono utili anche per scrivere una mail formale senza destinatari, ovvero nel caso in cui non conoscessi il nome della persona alla quale ti rivolgi: in tal caso, ti suggerisco di utilizzare l'appellativo Egregio signore o Egregio Signora, nel caso in cui ti rivolgi a una persona fisica oppure il più generico Egregi Signori, per un'email rivolta a un'azienda.

Dopo aver composto l'incipit dell'email, ovvero il saluto di circostanza (o il saluto meno formale) seguito dal titolo e dal nome del destinatario (o dei destinatari), inserisci una virgola al termine del saluto e vai accapo, per procedere con la stesura vera e propria del messaggio.

Come organizzare il corpo del messaggio

Dopo aver superato lo “scoglio” del saluto iniziale, devi organizzare il corpo del messaggio, nel quale potrai sviscerare in modo dettagliato l'argomento che hai indicato nell'oggetto. Se il destinatario del messaggio non ti conosce già, è buona norma fare una breve presentazione nella quale spieghi in modo sintetico chi sei e il motivo per il quale hai deciso di inviare un'email.

Dopo esserti (eventualmente) presentato, puoi finalmente redigere il corpo del messaggio. Nel farlo, tieni conto dei seguenti aspetti.

• Vai dritto al punto — evita di perderti in inutili convenevoli (i saluti iniziali bastano e avanzano) e passa subito al sodo ribadendo al destinatario il motivo per cui lo hai contattato (se non l'hai già fatto nell'eventuale presentazione). A tal proposito, puoi iniziare il corpo dell'email con frasi del tipo “Le scrivo in merito a…”,“La contatto per illustrarle…” o “Le scrivo perché…”.
• Sii conciso — ricordati che stai scrivendo un'email, non un romanzo. Essendo conciso eviterai di stancare inutilmente il tuo interlocutore con inutili giri di parole e dimostrerai di avere una buona proprietà di sintesi (un plus in più che potrebbe colpire positivamente un potenziale datore di lavoro o un cliente).
• Fai ordine — il modo migliore per farlo è quello di organizzare il corpo del messaggio in paragrafi, in modo tale da rendere il testo più leggibile e meno “pesante”.
• Presta attenzione alla grammatica — prima di inviare l'email, accertati che sia corretta dal punto di vista grammaticale. Se sul dispositivo dal quale stai redigendo il messaggio è attivo il correttore automatico, fai attenzione che questo non modifichi il testo in modo improprio (a volte i correttori potrebbero interpretare male alcune frasi, modificando in modo automatico “e” in “è”, “hanno” in “anno” ecc.).
• Usa correttamente la punteggiatura — usa le virgole, i punti e i punti e virgola laddove è necessario per spezzare frasi e periodi. Evita, invece, l'utilizzo dei puntini sospensivi e dei punti esclamativi.
• Attingi dal tuo vocabolario — se usi termini di cui non comprendi appieno il significato o che addirittura non conosci affatto, rischi di utilizzarli impropriamente e di fare una figuraccia. Se sei incerto in merito all'utilizzo di un termine, fai una breve ricerca su Internet, magari utilizzando un buon dizionario online.
• Segnala l'eventuale presenza di allegati — ti consiglio di segnalare sempre la presenza di eventuali allegati nell'email (soprattutto se alleghi file di grandi dimensioni) indicando il loro contenuto e le loro dimensioni (se sono troppo pesanti): il destinatario ha il diritto di sapere cosa visualizzerà quando aprirà il documento che gli hai inviato. A tal proposito, se vuoi scrivere un'email formale con allegato, oltre a seguire i consigli che ti ho dato finora in questa mia guida devi premere l'apposito tasto per l'invio degli stessi: si tratta, genericamente, dell'icona con il simbolo della graffetta. In caso di dubbi o problemi, leggi la mia guida su come inviare allegati via mail.

Dopo aver composto il corpo dell'email seguendo i consigli sopraccitati, non dimenticarti di rileggere con attenzione il testo andando alla ricerca di eventuali errori. Se noti qualche frase incerta, non avere paura di modificare il corpo del messaggio e apportare i correttivi necessari.

Come congedarsi in una email formale

Una volta che avrai portato a termine la stesura del corpo dell'email, dovrai procedere con i saluti finali. Non hai la più pallida idea di come bisogna congedarsi in una email formale? Dipende dai saluti introduttivi che hai scelto e dal tono che hai usato nel corpo del messaggio.

Se ti sei introdotto con una formula del tipo “Egregio Sig.” o “Spett.le Dott.”, sarebbe appropriato congedarti con un saluto finale formale, come “Distinti Saluti”, “Cordiali Saluti” o “Cordialmente”.

Se nei saluti iniziali hai utilizzato una formula meno formale, magari “Gentile Dott.ssa” o addirittura “Buongiorno/Buonasera Sig.ra”, potresti congedarti con un saluto finale meno formale, come “Buon proseguimento” o “Buona giornata/Buona serata”.

Se lo desideri, puoi sfruttare i saluti finali per spronare il destinatario del messaggio a risponderti il prima possibile. Nel farlo, però, usa un tono cortese e gentile. Sarebbe poco corretto (oltre che improduttivo) usare frasi del tipo “Mi risponda appena può” o “Per favore, risponda al mio messaggio il prima possibile”. Sarebbe meglio usare toni un po' più “morbidi”, magari frasi come “In attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei saluti” o “In attesa di una sua cortese risposta, la saluto distintamente”.

Dopo aver scelto la forma di congedo che ti sembra più consona al messaggio che hai appena composto, apponi la tua firma (puoi semplicemente indicare il tuo nome e cognome o inserire la tua firma completa, comprensiva delle tue informazioni di contatto). Per concludere, rileggi ancora una volta l'email e, se è tutto a posto, inviala al destinatario.

Come scrivere una mail formale a più destinatari

Per inviare una mail formale a più destinatari, oltre a seguire i suggerimenti che ti ho dato in questo mio tutorial, devi conoscere la differenza tra i campi di testo CC e CCN, ovvero Copia Conoscenza e Copia Conoscenza Nascosta.

Il campo di testo Copia Conoscenza serve per inviare un'email in copia a più destinatari: coloro che sono indicati in quel campo riceveranno l'email in copia e non come destinata direttamente, a indicazione che il mittente desidera che siano aggiornati su quel determinato argomento.

Il campo di testo Copia Conoscenza Nascosta, invece, consente di inviare un'email a più persone senza che il destinatario, ed eventualmente gli altri utenti in copia, possano vedere il suo indirizzo email.

In sostanza, la differenza tra CC e CCN sta nel fatto che, utilizzando il campo di testo CCN, il mittente può inviare a più persone un'email senza che i destinatari sappiano che si tratti di un'email inviata a indirizzi multipli.

A tal proposito, per inviare un'email formale più destinatari, non devi fare altro che utilizzare il campo di testo CC o CCN, a seconda se vuoi che i destinatari sappiano che si tratti di un'email con destinatari multipli o meno. In caso di dubbi o problemi, leggi la mia guida su come inviare un'email a più destinatari.

Come scrivere una email formale a un'azienda

Se hai bisogno di scrivere a un'azienda, ci sono diverse variabili che entrano in gioco e che possono cambiare un po' il modo in cui la stessa va scritta. L'obiettivo per cui apri un canale di comunicazione con loro è la prima discriminante, con una sostanziale differenza se sei un cliente che cerca informazioni rispetto a un potenziale candidato per un lavoro.

Seconda cosa occorre vedere a chi stai scrivendo, poiché farlo al servizio assistenza è ben diverso dal dover mandare una email al direttore generale. Chiariamoci, la formalità e il rispetto verso la persona che leggerà sono assolutamente d'obbligo, ma il livello d'attenzione ai dettagli cambia.

Ovviamente io non posso coprire tutte le casistiche, quindi mi limiterò a fornirti dei consigli generici che vanno bene e sono adattabili a qualunque situazione. In primis se scrivi a una persona nota, introduci nella prima riga il nome e cognome di tale individuo con qualcosa tipo: “All'attenzione di [NOME COGNOME]”, con appellativi come Spettabile, Egregio o altri simili nel caso abbia una carica importante, aggiungendo dopo il nome la carica che la persona ricopre.

Una volta fatto questo presentati nel caso sia necessario, fornendo dati come numero del tuo contratto, abbonamento o pratica aperta se si tratta di una richiesta legata a un qualche servizio. Superato questo aggiungi un corpo del messaggio non troppo lungo e arzigogolato, vai dritto al punto perché nessuno ha voglia e tempo di leggere poemi.

Una volta spiegato quello che c'è da spiegare, è tempo di chiudere con un saluto adeguato (puoi prendere spunto dal paragrafo precedente) e apporre una firma che contenga le informazioni necessarie. Se sei una persona fisica basta nome, cognome ed eventuale numero di telefono mentre, come azienda, dovrai aggiungere ragione sociale e altri dati tipici della tua attività.

Come scrivere un'email formale a un professore

Nel caso tu ti debba rivolgere al tuo professore universitario, le cose possono cambiare un pochino rispetto ai classici canoni utilizzati altrove. Per prima cosa infatti bisogna capire perché gli stai scrivendo (se per una tesi, per informazioni o altro) e quale sia il tuo rapporto con la suddetta persona.

In un caso generico di un professore mediamente severo e formale, con il quale non hai avuto occasione di arrivare a un livello di confidenza particolare, allora il mio consiglio è quello di rimanere il più formali possibile. Ovviamente questo cambia se la persone in questione ti ha autorizzato a usare toni più rilassati o nel caso ci sia un qualche tipo di “amicizia” ma, in questo caso, dovrai essere tu a capire quanto ti è permesso osare.

In una situazione standard è bene iniziare con un appellativo come Egregio o Spettabile seguito dal Professor [NOME COGNOME], passando poi al corpo del testo dove specifichi prima di tutto chi sei (ha molti alunni, cerca di essere chiaro) e a quale corso ti riferisci (potrebbe insegnare in più di uno).

Da qui puoi proseguire con la tua richiesta iniziando la frase con una forma introduttiva standard tipo: “Con la presente le comunico/vorrei chiedere/le vorrei sottoporre…”. Una volta conclusa la spiegazione delle tue necessità, puoi concludere con una frase che lascia intendere l'attesa di una risposta, per poi chiudere coi saluti.

Questa frase può essere un semplice “In attesa della sua risposa, le porgo i miei cordiali saluti.”, apponendo poco sotto la firma con nome e cognome. essendo che non hai un'azienda e che ogni altra informazione sarebbe superflua, poi mettere solo nome e cognome senza troppi orpelli. Se vuoi maggiori dettagli su come scrivere una email a un professore, ti lascio il link al mio tutorial sul tema.

Come scrivere una mail alla segreteria

Hai la necessità di scrivere una mail alla segreteria? In tal caso, ci sono vari accorgimenti che potresti utilizzare per redigere correttamente il messaggio.

Innanzitutto, inizia sempre con un saluto appropriato di tipo formale, utilizzando espressioni come “Gentile segreteria” o “Gentile personale di segreteria”. Poi, passando al corpo del messaggio vero e proprio, evita di dilungarti troppo: meglio essere chiari, concisi e andare dritti al punto. Questo perché la segreteria deve gestire varie richieste e comunicazioni quotidianamente, per cui è importante evitare a coloro che lavorano lì perdite di tempo di qualsiasi genere.

In seconda battuta, poi, organizza il messaggio in brevi paragrafi, così da facilitarne la lettura e la comprensione da parte dell'addetto che leggerà la mail. Inoltre, non dimenticarti di utilizzare un linguaggio formale e professionale, evitando tutte quelle espressioni informali e colloquiali che andrebbero a “stonare” con il contesto in cui andrà a collocarsi la mail.

Anche se la tua richiesta potrebbe nascondere una certa urgenza, mantieni un tono cortese e rispettoso, partendo dal presupposto che chi sta dall'altra parte del messaggio lavora duramente per evadere le numerose richieste che deve gestire ogni giorno.

Non dimenticarti di fornire informazioni complete, evitando che il personale della segreteria debba contattarti per delucidazioni su parti mancanti riguardanti la tua richiesta. Tra queste dovresti sicuramente includere il tuo nome e cognome, il motivo della richiesta, eventuali recapiti, allegati, etc.

Alla fine del messaggio, concludi con una frase di ringraziamento che al tempo stesso possa spingere il personale della segreteria a risponderti quanto prima. Magari potresti usare espressioni del tipo “Certo di un vostro tempestivo riscontro, vi ringrazio anticipatamente”. Dopodiché inserisci la tua firma (nome e cognome) o la tua firma completa (nome, cognome e dati di contatto).

Come scrivere una mail a un ufficio

Se hai bisogno di scrivere una mail a un ufficio, magari per richiedere certi documenti o per avanzare una qualche richiesta, ricordati che per la prima cosa importante a cui devi prestare attenzione è sicuramente scegliere l'oggetto più adatto per il messaggio. Il personale dell'ufficio a cui ti rivolgi deve capire già da questa parte della mail qual è il “tema” che viene affrontato e, possibilmente, anche il motivo per cui è stato scritto. Sarebbe un grave errore quello di inserire un oggetto molto generico.

Per quanto riguarda la forma di saluto, trattandosi di un messaggio formale, ovviamente andrai a usare le espressioni di cui ti ho già ampiamente parlato nell'articolo. Nel farlo, però, tieni presente chi sono i destinatari: se è il responsabile dell'ufficio, magari potresti usare qualcosa come “Egregio Responsabile [nome dell'ufficio]”, mentre se l'ufficio è quello in cui lavori tu e stai scrivendo un messaggio per i tuoi colleghi, potresti usare espressioni del tipo “Gentili colleghi”.

Esponi, poi, il motivo per cui stai scrivendo nel corpo del messaggio, essendo sempre diretto e conciso (come ti ho già detto), organizzando la mail in paragrafi che ne migliorino la leggibilità e che conferiscano un tono professionale all'aspetto del messaggio stesso.

Una volta che avrai completato il messaggio, includendo tutte le informazioni necessarie e mantenendo un linguaggio formale, concludi con una forma di saluto appropriata, ad esempio usando formule di cortesia, come “Grazie per l'attenzione” o “Resto a disposizione per ulteriori chiarimenti” e apponi la tua firma oppure la tua firma completa.

Come scrivere una mail formale in inglese

Se devi scrivere un'email formale in inglese, allora la questione va posta sotto un diverso aspetto, in quanto, anche se, in linea generale, valgono le stesse regole generali che ti ho dato in questo tutorial, oltre a quelle di educazione e di buonsenso, devi utilizzare le frasi di apertura e di congedo più appropriate per la lingua inglese.

Per esempio, puoi utilizzare aggettivi di circostanza come To Whom It May Concer (quando ti rivolgi a un gruppo di persone) o Dear Sir/Dear Madam (se non sai i nomi dei destinatari) oppure Dear Sirs (quando ti rivolgi a più persone sconosciute), per iniziare, e frasi di conclusione come We look forward to hearing from you soon (una conclusione formale standard) o Sincerely/Yours Sincerely/Yours faithfully, (a seconda se conosci o meno il nome del destinatario).

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.