Come scrivere una lettera al computer

Hai recentemente acquistato il tuo primo computer e, intenzionato a usarlo per portare a termine le tue necessità quotidiane, intendi imparare a trarre beneficio dalle innumerevoli funzionalità che esso è in grado di offrire. Oggi, per esempio, ti si è presentata la necessità di scrivere una lettera al computer: non avendo mai compiuto quest’operazione prima d’ora, però, proprio non sai da dove iniziare, ed è per questo motivo che ora sei finito sul mio sito.

Ho indovinato? Lo sapevo. Allora sappi che non potevi capitare in posto migliore! Di seguito, infatti, ti mostrerò come realizzare una lettera al computer nel modo migliore possibile: inizialmente, ti fornirò una serie di utili "dritte" per formalizzare al meglio i pensieri che intendi trasferire al tuo interlocutore. In seguito, avrò cura di mostrarti una serie di programmi da impiegare per lo scopo, dedicati sia a computer equipaggiati con il sistema operativo Windows che ai Mac.

Dunque, senza attendere oltre, ritaglia qualche minuto di tempo libero per te e leggi con molta attenzione tutto quanto ho da dirti sull’argomento: sono sicuro che il risultato ti lascerà soddisfatto. Detto ciò, non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e… buona scrittura!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come scrivere una lettera al computer Windows
  • WordPad
  • LibreOffice Writer
  • Microsoft Word
• Come scrivere una lettera su Mac
  • Pages
  • LibreOffice Writer
  • Microsoft Word
• Per maggiori informazioni…

Informazioni preliminari

Prima ancora di fare una panoramica sui programmi che puoi usare per scrivere una lettera al computer, è bene che tu sia consapevole del tipo di lettera che intendi realizzare, personalizzandola in base al contenuto ma, soprattutto, al suo destinatario.

Come ben saprai, le lettere si dividono in due grosse categorie: quelle informali, destinate cioè a persone che conosci e con cui hai stretto un rapporto più o meno intimo, e quelle formali, indirizzate invece a persone con cui non hai molta confidenza, con le quali hai un rapporto professionale o, ancora, con cui hai necessità di comunicare pur non conoscendole affatto.

Sulle lettere informali non c’è molto da dire: poiché sono destinate principalmente ad amici o parenti, non è necessario mantenere una forma o seguire uno "schema" ben preciso. Le uniche raccomandazioni che mi sento di farti, in questo caso, sono di separare i paragrafi in base al tema che stai raccontando (se, ad esempio, stai raccontando l’esperienza di una gita fuori porta, potresti usare un paragrafo per raccontare ciò che hai fatto in mattinata, un altro per raccontare ciò che hai fatto di pomeriggio) e di firmarti con nome e cognome, se hai intenzione di spedire il tuo elaborato a mezzo postale (o, quantomeno, affidandoti a mezzi di comunicazione attraverso i quali non puoi essere identificato personalmente).

Se, invece, ti accingi a realizzare una lettera formale, la questione è totalmente diversa: per prima cosa, a meno che tu non intenda inviare la lettera tramite email (in tal caso, i recapiti potrebbero rivelarsi superflui), ti consiglio di scrivere il tuo nome, cognome, indirizzo e recapito telefonico/email in cima alla lettera, allineando il paragrafo a destra.

Salvatore Aranzulla
Via Dei Matti, numero 0
00000 - Isola Che non c'è (IC)

Nota: qualora scrivessi a nome di un’attività commerciale, di uno studio o di una collettività, abbi cura di indicarne l’intestazione.

Successivamente, sempre se intendi usare mezzi di spedizione non riconducibili al singolo, specifica la persona o l’ente a cui è destinato il messaggio, indicandone nome, cognome (oppure ragione sociale e forma giuridica, per le aziende o, ancora, nome completo per istituti, associazioni e così via) e indirizzo.

Aranzulla Srl
Via Delle Cortecce, 11
00000 - Altra Isola Che non c'è (AIC)

A questo punto, puoi iniziare la lettera specificando, se necessario, il destinatario diretto del messaggio: per esempio, se intendi scrivere all’amministrazione di un’azienda e vuoi che il messaggio venga letto da Carlo Bianchi, potresti iniziare la lettera con "Alla cortese attenzione/all’attenzione di Carlo Bianchi" e andare accapo, procedendo poi con i saluti.

Se, invece, hai necessità di rivolgerti a un ufficio in particolare o, ancora, a un team, potresti iniziare con qualcosa come "All’attenzione dell’ufficio personale dell’azienda Aranzulla.it" oppure "Alla cortese attenzione del team di sviluppo dell’azienda NoiScriviamoSoftware".

Fatto ciò, procedi con il saluto di circostanza, solitamente composto da un aggettivo di questo tipo (ad es. Spettabile/Spett.le, Egregio, Gentile, Gentilissimo/Gent.mo o Caro), dal titolo della persona a cui vuoi rivolgerti (ad es. Sig./Sig.ra, Dott./Dott.ssa, Prof./Prof.ssa) e dal nome del destinatario.

Cerca, ovviamente, di usare gli aggettivi di circostanza più opportuni, in base al grado di "confidenza" che hai con la persona con cui ti accingi a relazionarti (spett.le/egregio con sconosciuti, ad esempio, gentile/caro con persone che conosci, e così via). Quando hai finito, metti una virgola e vai accapo.

Successivamente, provvedi a presentarti (solo se non conosci già il tuo interlocutore) dando qualche indicazione in più su te stesso e sul motivo per cui scrivi la lettera (ad es. "Sono Salvatore Aranzulla e la contatto sull’opportunità di lavoro presso la Sua azienda") e termina la presentazione con un punto. Se questa è molto lunga, considera l’idea di andare accapo.

A presentazione ultimata, devi far capire al tuo interlocutore il motivo per cui gli stai scrivendo una lettera. Poiché si tratta di una parte piuttosto "generica" della stessa, non posso darti indicazioni precise in merito, ma ti consiglio di prestare particolare attenzione a tre dettagli fondamentali.

• La chiarezza con cui esponi ciò di cui hai bisogno al tuo interlocutore.
• La correttezza lessicografica e grammaticale con cui ti esprimi (non è piacevole leggere strafalcioni come "se avrei" o errori di tipografia come "la preog di").
• La punteggiatura, che dovrebbe essere inserita opportunamente (stacca le frasi con le virgole, chiudi i periodi con i punti e fai molta attenzione all'(ab)uso dei puntini sospensivi).

Anche in questo caso, vale lo stesso discorso fatto per le lettere informali: vai accapo e inizia un nuovo paragrafo per staccare concetti separati o per evitare di "sovraccaricare" la lettera con un testo troppo lungo (potrebbe stancare la vista).

Quando hai finito, congedati nel modo più adatto alla lettera che hai scritto: se si tratta di un elaborato informativo, potresti usare una formula come "Distinti/cordiali saluti", "Cordialmente" o "Cordialità". Se, invece, vuoi far presente all’interlocutore che sei in attesa di risposta, potresti avvalerti di una formula simile a "In attesa di una cortese risposta, le porgo cordiali saluti". Infine, vai accapo e firmati con il tuo nome e cognome.

Come ti ho già detto, le "dritte" che ti ho fornito in questa sezione sono piuttosto generiche e possono variare profondamente in base al tipo di lettera che intendi realizzare. A tal proposito, però, posso consigliarti una serie di guide a tema che ho realizzato in precedenza e che, sebbene siano state strutturate per l’invio di email, possono essere comodamente riadattate alle "classiche" lettere: come iniziare un’email, come scrivere un’email formale, come scrivere una email di reminder e come scrivere un’email di sollecito.

Come scrivere una lettera al computer Windows

Ora che hai ben chiaro in mente lo stile da assegnare alla tua lettera, non ti resta che sederti davanti alla scrivania e procedere alla sua realizzazione attraverso uno dei tanti programmi adatti allo scopo. Nei paragrafi successivi ti illustro quelli che, a mio avviso, sono i migliori che tu possa usare su Windows.

WordPad

Se non hai voglia di installare programmi di terze parti, una valida soluzione per scrivere una lettera al computer Windows è, senza ombra di dubbio, WordPad: si tratta di un programma di videoscrittura completo e dotato di tutte le funzionalità necessarie per la realizzazione di una lettera (ad es. la modifica del tipo di carattere, le opzioni per l’allineamento del testo e la definizione degli spazi tra i paragrafi).

L’interfaccia grafica del programma è molto semplice da utilizzare e racchiude in sé tutti gli strumenti di base di cui un buon programma di editing testi dovrebbe disporre. Nonostante non siano disponibili modelli di lettera pronti all’uso, WordPad resta un’ottima soluzione da usare laddove non si volessero installare programmi di terze parti. Puoi avviare WordPad richiamandolo dalla cartella Accessori Windows del menu Start.

LibreOffice Writer

Se hai bisogno di un programma leggermente più funzionale di WordPad e, contemporaneamente, gratuito, allora non puoi non dare un’opportunità a Writer, l’editor di testi incluso nella suite LibreOffice. Se non ne avessi mai sentito parlare, LibreOffice è una suite d’ufficio completa che annovera tra i suoi programmi, oltre a Writer, anche un gestore di fogli di calcolo (Calc), un gestore database (Base), un gestore formule (Math) e un software per la creazione di presentazioni (Impress).

Ad ogni modo, Writer è un programma di videoscrittura completo e semplice da usare, dotato di tutte le funzionalità necessarie per la redazione di documenti di vario tipo, da quelli più semplici (come, per esempio, le lettere) a quelli più complessi (come ricerche e relazioni strutturate).

Ottenere Writer e tutti i programmi di LibreOffice è davvero semplice: per prima cosa, collegati al sito Internet della suite, clicca sul pulsante Scaricate la versione X.X.X e attendi che il pacchetto d’installazione (ad es. LibreOffice_XXX_Win_x64.msi) venga totalmente scaricato sul computer. Una volta ottenuto il file, avvialo e premi sul pulsante Avanti, apponi il segno di spunta accanto alla voce Tipica e, per concludere il setup, clicca sui pulsanti Avanti, Installa, Sì e Fine.

Se hai bisogno di aiuto aggiuntivo sui passaggi da eseguire per installare LibreOffice su Windows, ti invito a dare un’occhiata alla guida che ho interamente dedicato al tema.

Concluso il processo d’installazione, puoi avviare Writer sia come programma "indipendente", richiamandolo dal menu Start, sia tramite l’interfaccia principale del programma LibreOffice (anch’esso residente nel menu Start o richiamabile tramite l’apposita icona aggiunta al desktop).

Microsoft Word

Detto tra noi, non credo che Microsoft Word abbia bisogno di presentazioni! Sì tratta, semplicemente, di uno dei più famosi e diffusi programmi di videoscrittura, distribuito da Microsoft all’interno della suite Office. Dotato di innumerevoli funzionalità, Word è adatto alla redazione di documenti semplici e complessi; tra le altre cose, il programma prevede la possibilità di utilizzare dei modelli "preconfezionati" di elaborati (lettere incluse), in grado di semplificare ulteriormente il lavoro.

Office è una suite a pagamento e, per utilizzarla, è necessario avere a disposizione un abbonamento a Office 365. Tuttavia, Microsoft offre la possibilità di testare gratuitamente tutti i programmi che ne fanno parte per 30 giorni.

In che modo? Te lo spiego subito. Per prima cosa, collegati al sito Internet di Office 365, clicca sul pulsante Prova gratis per 1 mese ed effettua l’accesso al tuo account Microsoft. Se non ne hai ancora uno, clicca sulla voce Fai clic qui per crearne uno, oppure segui le istruzioni che ti ho fornito nel mio tutorial specifico in merito.

Una volta effettuato l’accesso, clicca sul pulsante Avanti per confermare la volontà di attivare la prova gratuita di Office 365 Home (che, al termine del periodo di prova, costerà 10€/mese), quindi scegli il metodo di pagamento che intendi utilizzare (ad es. carta di credito o PayPal) e inserisci i dati richiesti nei campi che ti vengono mostrati.

L’inserimento di un metodo di pagamento è necessario ai fini dell’attivazione del periodo di prova dell’abbonamento, tuttavia, fino al termine dello stesso, non ti verrà addebitato alcunché.

In seguito, clicca sulla voce Aggiungi indirizzo profilo per confermare l’indirizzo di fatturazione e, quando sei pronto, clicca sui pulsanti Avanti, Salva e Sottoscrivi per attivare subito la sottoscrizione a Office 365.

Come già detto, il periodo promozionale ha una durata di 30 giorni, trascorsi i quali l’abbonamento scelto verrà automaticamente rinnovato previo addebito dell’importo necessario sul metodo di pagamento scelto: per evitare che ciò accada, devi disattivare il rinnovo automatico dell’abbonamento almeno 48 ore prima della sua naturale scadenza. Ti spiegherò tra breve come fare.

Ad ogni modo, una volta conclusa la procedura di attivazione di Office 365, clicca per due volte consecutive sul pulsante Installa e attendi che il file di setup venga completamente scaricato. Quando ciò avviene, lancia il pacchetto appena ottenuto, clicca sul pulsante Installa, accetta i termini d’utilizzo della suite di Microsoft, quindi attendi che i file d’installazione vengano scaricati da Internet e che tutti i programmi della suite vengano scaricati: si tratta di una procedura completamente automatica.

Una volta concluso il setup, avvia Word richiamandolo dal menu Start e, quando richiesto, inserisci le credenziali dell’account Microsoft usato per attivare la sottoscrizione a Office 365: a login effettuato, clicca sul pulsante Documento vuoto per creare subito un "foglio bianco virtuale" su cui scrivere.

In alternativa, clicca sul campo di ricerca situato in alto, digita la parola lettera al suo interno, premi il tasto Invio della tastiera e seleziona, tra quelli che ti vengono proposti, il modello più consono alle tue necessità.

Per ulteriori indicazioni riguardo i passaggi da effettuare per scaricare Office sul computer, puoi far riferimento al tutorial specifico che ho dedicato al tema.

Come già detto in precedenza, allo scadere dei 30 giorni di prova di Office 365 Home, ti verranno addebitati 10€ per il rinnovo mensile del servizio. Se non vuoi che ciò accada, devi provvedere a disattivare il rinnovo automatico del servizio entro le 48 ore precedenti alla sua naturale scadenza.

Per farlo, recati su questa pagina Web, immetti le credenziali dell’account Microsoft con cui hai effettuato la sottoscrizione a Office 365, clicca sul link Gestisci relativo a quest’ultima, segui il link Annulla e, per confermare, clicca sul pulsante Conferma annullamento che compare in seguito.

Tieni ben presente che l’abbonamento resterà comunque attivo fino al termine del periodo di prova, durante il quale potrai continuare tranquillamente a usare Word e tutti gli altri programmi inclusi nella suite.

Come scrivere una lettera su Mac

Una volta definita la struttura della lettera da imprimere nero su bianco, non ti resta altro che sederti davanti al Mac e procedere con la sua realizzazione: di seguito ti segnalo alcuni dei più utili programmi da usare per lo scopo.

Pages

Se non ne avessi mai sentito parlare, Pages è un software per Mac (e iOS) messo a disposizione da Apple e pensato per l’elaborazione di testi mediamente complessi: dotato di un’interfaccia ordinata e funzionale, questo programma permette di scegliere tra stili e caratteri differenti, applicando, ove necessario, formattazioni di vario tipo. Inoltre, Pages integra dei modelli di lettere "preconfezionate", pronti all’uso.

Il software è incluso nella maggior parte dei Mac ma, all’occorrenza, può essere scaricato gratuitamente dal Mac App Store: per ottenerlo, visita innanzitutto questo link, premi sul pulsante Visualizza nel Mac App Store per aprire rapidamente la sezione dedicata del market di Apple, quindi premi sui pulsanti Ottieni e Installa e, se necessario, effettua l’accesso immettendo la password dell’ID Apple, oppure tramite il Touch ID.

A setup completato, puoi richiamare Pages dal LaunchPad del Mac o dalla relativa cartella Applicazioni: una volta aperto, clicca sui pulsanti Continua e Crea un documento e, se desideri partire da una lettera vuota, clicca sull’icona del Documento vuoto. In alternativa, recati nella sezione Lettere (situata nella parte sinistra della pagina) e scegli il modello più adatto al tuo caso.

LibreOffice Writer

Uno dei migliori software di videoscrittura gratuiti per Mac è, sicuramente, Writer: come già detto nella sezione relativa a Windows, Writer è un programma di videoscrittura completo, ricco di funzionalità, semplice da usare ma, soprattutto, gratuito e open source, incluso nella suite d’ufficio LibreOffice.

Sebbene Writer per Mac sia praticamente uguale a Writer per Windows, cambiano leggermente le modalità d’installazione del programma: per ottenerlo, collegati a questo sito Internet, clicca sul pulsante Scaricate la versione X.Y.Z e poi sul pulsante verde Interfaccia utente tradotta. In questo modo, verrà avviato il download del pacchetto principale di LibreOffice e della sua traduzione in italiano (che su Windows, invece, è già inclusa).

Quando il download dei due pacchetti verrà portato a termine, avvia il primo che hai scaricato (ad es. LibreOffice_XX_macOS_x86-64.dmg) e, usando la finestra che compare a schermo, trascina l’icona di LibreOffice nella cartella Applicazioni del Mac. Quando hai finito, fai clic destro sull’icona del programma, clicca sul pulsante Apri dal menu proposto e poi sul bottone Apri per superare le restrizioni di sicurezza del Mac.

Una volta completati l’installazione e il primo avvio del software, chiudi la finestra aprendo il menu LibreOffice e selezionando la voce Esci da LibreOffice, quindi lancia il pacchetto LibreOffice_XX_macOS_x86-64_langpack_it.dmg (il file della lingua scaricato in precedenza), fai clic destro sull’icona di LibreOffice Language Pack, seleziona la voce Apri dal menu visualizzato a schermo e avvia il setup pigiando sui bottoni Apri e Installa.

Per concludere, seleziona la voce /Applications/LibreOffice.app dalla finestra che si apre, clicca sulla voce Installa per ultimare il setup e il gioco è fatto! Per aprire Writer, avvia LibreOffice richiamandolo dal Launchpad del Mac e, per iniziare subito a scrivere la tua lettera, premi il pulsante Documento Writer, presente nella schermata principale del programma.

Microsoft Word

Come avrai sicuramente capito, scrivere una lettera al Mac non è difficile e non richiede programmi particolarmente avanzati. Se, però, desideri facilitarti ulteriormente il lavoro, avvalendoti di modelli di lettera già confezionati (come quelli per lettere di presentazione, lettere su carta intestata, lettere di ringraziamento e così via), non posso fare altro che consigliarti l’uso di Microsoft Word, il programma di videoscrittura di proprietà di Microsoft.

Nonostante il download di Word dal Mac App Store sia gratuito, è comunque necessario disporre di un abbonamento a Office 365 per poter modificare e salvare i documenti: come ti spiegherò tra breve, però, Microsoft offre la possibilità di provare gratuitamente il software per 30 giorni.

Tanto per cominciare, dunque, clicca su questo link, poi sul pulsante Visualizza nel Mac App Store (per aprire velocemente la sezione dedicata dello store di Apple) e, in seguito, sui pulsanti Ottieni e Installa. Se necessario, immetti la password del Mac o effettua l’autenticazione usando il Touch ID.

Una volta completato il download, avvia il programma cliccando sul pulsante Apri della schermata di App Store, oppure richiamandolo dal LaunchPad (l’icona del razzo annessa alla barra Dock), clicca su pulsante Accedi situato in alto a sinistra ed effettua il login tramite un account Microsoft con abbonamento a Office 365 attivo.

Se non ce l’hai, puoi attivare una versione di prova gratuita della durata di 30 giorni, terminati i quali dovrai sottoscrivere un piano a pagamento (con prezzi che partono da 7€/mese o 69€/anno): per farlo, clicca sul pulsante Attiva collocato nell’angolo inferiore sinistro di Word, poi sul pulsante Inizia il tuo mese gratuito, quindi apponi il segno di spunta accanto all’abbonamento che desideri provare e premi il bottone Abbonati Office 365 per avviare la fase di iscrizione al servizio.

Quando sei pronto, immetti il tuo ID Apple e la relativa password nei campi che ti vengono mostrati e, per attivare subito la licenza di prova, premi sui bottoni Acquista, Continua e OK per due volte consecutive. Una volta trascorsi i 30 giorni del periodo promozionale, l’abbonamento scelto verrà rinnovato automaticamente, a meno che tu non proceda con la disattivazione del rinnovo automatico (di cui ti parlerò tra breve).

Ad ogni modo, una volta completata l’iscrizione a Office 365, non ti resta che immettere le credenziali del tuo account Microsoft nella schermata principale di Word e il gioco è fatto. Per creare una nuova lettera, clicca sul pulsante Nuovo, situato nella schermata iniziale del programma, scegli se creare un documento vuoto o partire da un modello preconfezionato (ti consiglio di effettuare una ricerca con la parola lettera, avvalendoti dell’apposito campo situato in alto a destra) e inizia subito a scrivere ciò che desideri!

Per evitare che il tuo abbonamento a Office 365 si protragga oltre la durata del periodo di prova, devi provvedere a disattivarne il rinnovo automatico dalle impostazioni del tuo ID Apple almeno 48 ore prima della naturale scadenza della promozione: dopo la disattivazione, Word continuerà a funzionare correttamente fino alla conclusione del periodo promozionale.

Per procedere in tal senso, avvia l’App Store del Mac (l’icona a forma di "A" con sfondo blu situata sul Dock), clicca sul tuo nome collocato in basso a sinistra e poi sulla voce Visualizza informazioni, che trovi nella parte superiore della schermata.

Fatto ciò, clicca sul link Gestisci sito in corrispondenza della dicitura Abbonamenti, premi il bottone Modifica situato nei pressi dell’abbonamento a Office 365 e, per disattivare il rinnovo automatico, premi sui pulsanti Annulla abbonamento e Conferma.

Per ulteriori informazioni sulle modalità d’installazione di Office su Mac, ti invito a consultare la mia guida dedicata all’argomento.

Per maggiori informazioni…

Se sei arrivato fin qui, vuol dire che hai appreso alla perfezione le tecniche per scrivere efficacemente una lettera al computer. Tuttavia, già che ci sei, vorresti qualche informazione in più riguardo i programmi da usare per raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato e, perché no, qualche indicazione su come procedere alla stampa della lettera che hai realizzato.

È proprio così? Perfetto, allora credo proprio di poterti aiutare! Leggi senza esitare la mia guida ai programmi gratuiti per scrivere al PC e il mio tutorial su come scrivere al computer e poi stampare: ti assicuro che non te ne pentirai.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.