Come scrivere una lettera con Word

Devi redigere una lettera al computer usando Word, ma non sei un grande esperto di tecnologia e non sai ancora come muoverti nel celebre software per la videoscrittura targato Microsoft. Le cose stanno in questo modo, dico bene? Allora direi che sei capitato sulla guida giusta, al momento giusto. Se mi concedi qualche istante del tuo prezioso tempo libero, infatti, posso spiegarti io, in maniera semplice ma al tempo stesso dettagliata, come fare.

Nelle righe successive trovi, per l’appunto, una spiegazione dettagliata su come scrivere una lettera con Word di stampo informale, formale o commerciale. Ti spiegherò, dunque, come raggiungere il tuo scopo utilizzando il "classico" software per computer, la sua variante online e le sue app disponibili per smartphone e tablet. Insomma, alla fine dovresti avere un quadro piuttosto completo della situazione.

Infine, sarà mia premura suggerirti alcuni strumenti alternativi di cui potresti avvalerti per "buttare giù" la tua missiva agendo sia da computer che da dispositivi mobili, qualora non potessi usare Word. Adesso però basta chiacchierare e passiamo all’azione! Ti auguro, come mio solito, buona lettura e ti faccio un grandissimo in bocca al lupo per ogni cosa!

Indice

• Come creare una lettera in Word
  • Windows/macOS
  • Word Online
  • Android/iOS
• Consigli su come scrivere una lettera in Word
  • Come scrivere una lettera informale in Word
  • Come scrivere una lettera formale in Word
  • Come scrivere una lettera commerciale con Word
• Come scrivere una lettera senza Word

Come creare una lettera in Word

Vuoi scrivere una lettera con Word ma non sai in che modo riuscirci? Allora attieniti alle istruzioni presenti qui di seguito. Nelle righe successive, infatti, trovi spiegato come procedere nel caso della versione di Word per Windows e macOS, di Word Online e dell’app del celebre strumento di videoscrittura disponibile per Android e iOS.

Windows/macOS

Iniziamo andando a scoprire come creare una lettera con Word per computer, sia su Windows che su macOS. Prima di procedere, però, è mio dovere precisare che, in tal caso, Word fa parte del pacchetto Office di casa Microsoft, che è a pagamento. 

La suite è disponibile in varie versioni: Office 365, che è fruibile previa sottoscrizione di un apposito abbonamento da 7 euro/mese (valido per un solo computer) o 10 euro/mese (valido per sei computer, con prova gratuita di 30 giorni senza obbligo di rinnovo) e Home & Student/Professional, al costo una tantum di 149 euro. In alternativa, Word è disponibile come applicazione stand-alone sullo store di Windows 10 a 135 euro. Per tutti i dettagli del caso, puoi fare riferimento alla mia guida su come scaricare Word.

Fatte le dovute precisazioni di cui sopra, veniamo al nocciolo vero e proprio dell’argomento e andiamo a scoprire, quindi, come redigere una lettera con Word da PC. In primo luogo, avvia il programma selezionando il relativo collegamento annesso al menu Start (su Windows) oppure facendo clic sulla sua icona che trovi nel Launchpad (su macOS).

Una volta visualizzata la schermata principale di Word, fai clic sul pulsante Nuovo, che si trova nella barra laterale di sinistra, digita il termine "lettera" nel campo di ricerca situato in cima e schiaccia il tasto Invio sulla tastiera, in modo tale da visualizzare tutti i modelli di lettera disponibili. 

Clicca, dunque, sul template che intendi utilizzare per redigere la tua lettera, in modo tale da visualizzarne un’anteprima ingrandita e, se essa ti convince, fai clic sul bottone Crea, per caricare il modello. Se poi vuoi scaricare altri modelli, collegati a questa pagina Web apposita presente sul sito Internet di Microsoft. A download ultimato, apri il file ottenuto e il template verrà caricato automaticamente in Word.

Successivamente, puoi iniziare a modificare il modello aperto come meglio credi. Provvedi in primo luogo a sostituire il testo d’esempio presente nello stesso con un testo personalizzando, facendo clic sul campo da modificare (es. Nome destinatario, Indirizzo di posta elettronica, Telefono ecc.) e cominciando a digitare.

Se lo desideri, puoi altresì modificare il layout del testo e quello degli eventuali elementi decorativi annessi alla lettera. Per farlo, seleziona la scheda Home che trovi nella parte in alto della finestra di Word e usa i pulsanti e i menu disponibili per cambiare il tipo di font usato, le dimensioni del carattere e/o il colore del testo. Recandoti nella scheda Inserisci (che si trova sempre in alto), invece, puoi inserire e modificare immagini, grafici, icone ecc. Ulteriori dettagli al riguardo li trovi nel mio tutorial su come usare Microsoft Word.

Dopo aver apportato tutte le modifiche del caso alla tua lettera, salva il documento creato, facendo clic sul menu File situato in alto a sinistra, selezionando la voce Salva con nome dal menu laterale che compare, indicando nome, posizione e formato (se vuoi impostarne uno diverso da quello predefinito, che è il DOCX) e facendo clic sul bottone Salva.

Per stampare la tua lettera, invece, clicca sul menu File, seleziona la voce Stampa dal menu laterale che si apre, regola tutte le impostazioni del caso relative alla stampa (orientamento, formato del foglio ecc.) e fai clic sul bottone Stampa.

Word Online

Word Online è, come facilmente intuibile dal nome stesso, una versione del famoso programma di casa Microsoft fruibile via Web. Presenta tutte le principali caratteristiche del "classico" Word, funziona da qualsiasi browser e sistema operativo senza dover scaricare assolutamente nulla sul computer in uso ed è totalmente gratis. L’unica cosa da tenere in considerazione è il fatto che per, poterne usufruire, bisogna effettuare il login con un account Microsoft.

Ciò detto, per poter scrivere una lettera con Word Online, il primo passo che devi compiere è quello di aprire il browser che usi di solito per navigare in Rete dal tuo computer (es. Chrome), recarti sulla home page del servizio ed effettuare l’accesso al tuo account Microsoft (se necessario).

Successivamente, seleziona uno dei modelli per lettera tra quelli disponibili e clicca su quello che intendi utilizzare. Se nessuno dei modelli in elenco ti soddisfa, puoi cercarne e scaricarne altri visitando l’apposita pagina Web che trovi sul sito Internet di Microsoft. A download ultimato, devi caricare il modello su OneDrive, selezionando la voce apposita in basso a sinistra, trascinando il file nella finestra del browser e facendo poi doppio clic sulla relativa icona.

Una volta visualizzato l’editor di Word, comincia pure a modificare il template scelto, sostituendo innanzitutto il testo d’esempio in esso presente con uno personalizzato: per riuscirci, fai doppio clic sul campo che intendi modificare, in modo tale da evidenziarlo, e digita pure il tuo testo.

Per quanto riguarda la possibilità di cambiare il layout del testo, degli elementi decorativi eventualmente presenti e la personalizzazione dell’aspetto della lettera, puoi fare riferimento alle indicazioni che ti ho fornito nel passo dedicato a Word per Windows e macOS, non cambia assolutamente nulla.

Una volta apportate tutte le modifiche del caso alla lettera, per salvare il documento creato su OneDrive, fai clic sul menu File situato in alto a sinistra, seleziona la voce Salva con nome, per due volte e premi sul bottone Salva. Per scaricare una copia della lettera sul computer, invece, dopo esserti recato nel menu File > Salva con nome seleziona la voce Scarica una copia (per scaricare il documento in formato DOCX), Scarica come PDF (per scaricare il file in PDF) oppure Scarica come ODT (per scaricare il file in formato ODT).

Volendo, puoi anche procedere con la stampa della lettera agendo direttamente dalla finestra del navigatore: per riuscirci, recati, anche in tal caso, nel menu File, clicca sulla voce Stampa per due volte di seguito, regola le impostazioni relative alla stampa nella finestra che si apre e premi sul pulsante di stampa.

Android/iOS

Word è disponibile anche come app per Android e iOS. In questo caso specifico, si tratta di una soluzione utilizzabile gratuitamente, a patto però che il dispositivo in uso abbia dimensioni pari o inferiori ai 10.1". In caso di device più grandi, infatti, per usufruire dell’applicazione bisogna sottoscrivere un abbonamento Office 365, di cui ti ho parlato nel capitolo presente a inizio guida. Da notare, inoltre, che la sottoscrizione del piano in questione consente di sbloccare alcune funzioni aggiuntive che nella variante free non sono disponibili.

Premesso ciò, per poter scrivere una lettera con Word usando l’app per Android o iOS, prendi il tuo dispositivo, sbloccalo, accedi alla schermata home e seleziona l’icona dell’applicazione. Una volta visualizzata la schermata principale di Word, segui il breve tutorial introduttivo che ti viene proposto ed effettua l’accesso al tuo account Microsoft.

Assicurati, ora, che risulti selezionata la sezione Nuovo nella parte in basso dello schermo (altrimenti provvedi tu) e seleziona uno dei modelli per lettera disponibili. Puoi anche scaricare nuovi modelli dalla sezione apposita del sito Internet di Microsoft e aprirli nell’app, selezionandoli dalla sezione Apri (che si trova sempre in basso).

Una volta visualizzata la schermata dell’editor, procedi pure andando a modificare il template scelto, sostituendo il testo d’esempio in esso presente con uno personalizzato: per riuscirci, fai tap sulla porzione di testo di tuo interesse, così da evidenziarlo, e digita ciò che vuoi.

Se vuoi, puoi anche modificare il layout del testo e quello degli eventuali elementi decorativi presenti nella lettera: per riuscirci, fai tap sull’icona con la lettera "A" e la matita che si trova in alto, seleziona la voce Home annessa al menu in basso e usa i pulsanti e i menu disponibili per cambiare il tipo di font usato, le dimensioni del carattere e/o il colore del testo. Selezionando la voce Inserisci annessa sempre al menu in basso, invece, puoi scegliere di inserire e modificare immagini, icone, forme e via discorrendo.

Dopo aver completato tutte le modifiche, fai tap sul pulsante (…) posto in alto a destra e premi sul pulsante Salva, per salvare il documento su OneDrive. Se, invece, vuoi condividere il file in un’altra app, seleziona la voce Invia una copia.

Volendo, sempre dallo stesso menu, puoi anche esportare il documento in un formato diverso da quello predefinito di Word (DOCX), facendo tap sulla dicitura Esporta e selezionando il formato di output che preferisci (ODT o PDF).

Per quanto riguarda la stampa, puoi procedere direttamente da Android o da iOS, selezionando sempre il pulsante (…) situato in alto a destra nell’editor della lettera, poi la voce Stampa e, successivamente, la stampante o l’app per la stampa di tuo interesse.

Consigli su come scrivere una lettera in Word

Dopo aver compreso come scrivere una lettera con Word, mi sembra doveroso fornirti dei consigli utili su come impostarne il contenuto. Qui sotto, dunque, trovi spiegato come redigere una lettera di tipo informale, formale e commerciale. Buona lettura!

Come scrivere una lettera informale in Word

In primo luogo, voglio darti qualche dritta utile per redigere una lettera informale, vale a dire una lettera destinata a una persona che conosci o comunque con cui hai un minimo di confidenza. Qui sotto trovi uno schema riassuntivo di come andrebbe scritta una lettera di questo tipo (attenzione sempre agli errori di distrazione e a quelli grammaticali, da evitare assolutamente anche nelle comunicazioni tra amici!).

• Data – in genere, la data si inserisce in alto a sinistra e si può scrivere sia in lettere che in cifre. Sì tratta di un’informazione molto importante, in quanto, in questo modo, chi riceverà la missiva potrà vedere quando essa è stata scritta.
• Formula di saluto – nel caso delle lettere a carattere informale, è possibile usare una qualsiasi forma di saluto, che va scritta sempre in alto a sinistra, a seconda del rapporto che si ha con il destinatario, ad esempio "Caro/a", "Carissimo/a", "Ciao" ecc., seguìto dal nome del destinatario. Dopo il nome, va inserita una virgola e bisogna andare accapo.
• Corpo della lettera – è il messaggio "vero e proprio" da inviare al destinatario, in cui è possibile inserire tutto ciò che si vuole comunicare all’interlocutore.
• Formula di chiusura – è la parte della lettera dedicata ai saluti finali. Di norma, le formule usate sono "Ti saluto con affetto", "Affettuosamente", "A presto" ecc.
• Firma – in genere, la firma va inserita in basso a sinistra. Essendo una lettera di tipo informale, può contenere soltanto il nome oppure il nome e il cognome puntato.
• Post Scriptum – si tratta di un breve messaggio da inserire a conclusione della lettera, in calce oppure dopo la firma, il quale può contenere un’informazione di secondaria importanza che si è scelto di non inserire nel corpo del messaggio o di cui ci si era dimenticati in precedenza.

Come scrivere una lettera formale in Word

Se devi scrivere una lettera formale, vale a dire una lettera rivolta a soggetti con cui non hai un rapporto di tipo confidenziale, la modalità con cui devi rivolgerti al destinatario, nella parte introduttiva, nel corpo del messaggio e anche alla fine, va curata con la massima attenzione. Lo stesso, ovviamente, dicasi per punteggiatura, ortografia e grammatica. Tenendo conto di quanto appena affermato, qui sotto trovi uno schema riassuntivo di come andrebbe impostata una lettera del genere.

• Mittente – in questa sezione, solitamente collocata in alto a sinistra, va indicato chi sta inviando la lettera, fornendo nome e cognome oppure il nome della società che si rappresenta, indirizzo, recapiti ecc.
• Luogo e data – in questa sezione, generalmente posta in alto a destra oppure in alto a sinistra, vanno indicati il luogo e la data in cui è stata scritta la lettera, sulla stessa riga e separati da una virgola. La data può essere riportata sia in lettere che in cifre.
• Destinatario – in questa sezione, posta in alto a destra, subito dopo l’indicazione del luogo e della data in cui la lettera è stata scritta, va inserito il nome o la ragione sociale del destinatario e il suo indirizzo. Eventualmente, è anche possibile anteporre al nome del destinatario la formula "Alla cortese attenzione di".
• Oggetto – è la parte della lettera che mette in evidenza il contenuto del messaggio. In genere, l’oggetto inserito in alto a sinistra, ma in alcuni casi lo si può trovare anche centrato. Per renderlo maggiormente visibile, lo si può scrivere in maiuscolo e/o formattarlo in grassetto.
• Formula di apertura – è praticamente la parte iniziale del messaggio da inviare al destinatario e va scritta sempre a sinistra. Tra le formule principali utilizzabili in apertura vi sono "Gentile", "Egregio" e "Spettabile"", seguito da titolo della persona (es. Sig./Sig.ra, Dott./Dott.ssa ecc.). Dopo il nome e cognome del destinatario, bisogna inserire una virgola e andare accapo.
• Corpo del messaggio – è il contenuto del messaggio. In genere è composto da un paragrafo introduttivo, da una parte centrale e da un paragrafo conclusivo.
• Formula di chiusura – è praticamente la parte conclusiva della lettera, che va collocata in basso a destra, in cui va inserita una formula di commiato, del tipo "Distinti saluti.", "Cordiali saluti.", "Cordialità.". La formula di chiusura è sempre seguita da un punto.
• Firma – nella sua forma semplice è costituita da nome e cognome, mentre nella sua forma completa può contenere anche alcune informazioni di contatto. In entrambi i casi, va scritta in basso a destra.
• Allegati – se la lettera contiene degli allegati, è buona norma indicarli in basso a sinistra.

Come scrivere una lettera commerciale con Word

Se hai necessità di scrivere una lettera commerciale, vale a dire una lettera destinata a un’azienda oppure a un’impresa, gli accorgimenti che devi adottare per fare in modo da comporla in maniera corretta sono quelli che trovi indicati nel seguente schema. Tieni presente che praticamente ricalca quello che è lo stile della lettera formale.

• Intestazione – solitamente, l’intestazione della lettera commerciale è prestampata, va inserita in alto e deve contenere tutte le informazioni relative al mittente, come ragione sociale/nome e cognome, indirizzo (via, numero civico, CAP, città), numero di telefono e fax, c/c postale, numero di codice fiscale e/o partita IVA ecc.
• Luogo e data – luogo e data vanno posti prima del destinatario, in alto a destra. Vanno scritti per intero, generalmente in forma testuale.
• Destinatario e indirizzo – questa sezione, posta in alto a destra, dopo luogo e data, consente di inserire il nome o la ragione sociale del destinatario e il suo indirizzo. Solitamente, il destinatario viene introdotto con formule del tipo "Egregia/o", "Gentile", "Spettabile", volendo anche abbreviato in "Egr.", "Sig.", "Spett." ecc.
• Contenuto – si tratta del fulcro della lettera commerciale, da situare, in genere, a 3 interlinee dal destinatario. Di norma, va lasciata la doppia interlinea tra i capoversi. Presente una formula di apertura, in cui viene introdotto il contenuto del messaggio, e una formula di chiusura, ovvero i saluti.
• Firma – va collocata in basso a destra, allineata a luogo e data, e si usa comporla con il nome dell’azienda con sotto la qualifica di chi firma e/o ancora più sotto, tra parentesi, nome e cognome.

Come scrivere una lettera senza Word

Come ti avevo anticipato a inizio guida, è anche possibile scrivere una lettera senza Word: per riuscirci, basta rivolgersi a dei programmi per la videoscrittura alternativi, come nel caso di quelli che ho provveduto a segnalarti qui di seguito.

• LibreOffice (Windows/macOS/Linux) – è una rinomata suite d’ufficio, gratis e open source, disponibile per i principali sistemi operativi per computer. Consente di effettuare tutte le operazioni che possono essere compiute con Office e, di conseguenza, integra anche un software per la videoscrittura, chiamato Writer, che ha decisamente ben poco da invidiare a Word. Per maggiori informazioni, fa’ riferimento alla mia guida su come scaricare LibreOffice.
• Google Documenti (Online/Android/iOS) – si tratta del tool di videoscrittura che fa parte della suite per la produttività di casa Google, fruibile come servizio Web e come app per smartphone e tablet. È gratis, facile da usare e offre tutti i principali strumenti messi a disposizione su Word. Per maggiori informazioni, consulta il mio articolo sulle app per scrivere.
• Polaris Office (Android/iOS) – si tratta di un’applicazione per Android e iOS che ricalca in tutto e per tutto quelle che sono le principali funzionalità di Office e, di conseguenza, integra anche un comodo strumento per la videoscrittura. Di base è gratis, ma eventualmente è disponibile in alcune versioni a pagamento (con prezzi a partire da 3,99 euro/mese) che consentono di rimuovere la pubblicità e di sbloccare altre funzioni extra. Anche in questo caso, per maggiori dettagli, puoi leggere il mio post sulle app per scrivere.
• AndrOpen Office (Android) – è un porting di LibreOffice per Android. Purtroppo la sua interfaccia non è particolarmente comoda da usare con il touch (in quanto ricalca al 100% quella della versione desktop), ma rappresenta sicuramente una valida alternativa sul fronte mobile all’uso di Word e, più in generale, di Office. Te ne ho parlato in maniera più dettagliata nel mio post su Office per Android.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.