Come scrivere una mail ad un’azienda

Devi contattare un’azienda per una candidatura spontanea, per chiedere una partnership, per conoscere di più riguardo ai loro prodotti o per una qualunque altra ragione che richiede un certo tono formale, situazione per la quale non hai alcuna esperienza in materia.

Essere troppo formale, in alcuni casi, può essere addirittura controproducente, mentre esserlo troppo poco, non è certo una novità che non ti aiuti a fare bella figura. Ma quindi come scrivere una mail a un’azienda che sia soppesata, senza eccessi da un lato o dall’altro?

In questa guida ho intenzione di darti le indicazioni per capirlo da solo e, come bonus, qualche indicazione generica su come si scrive una mail formale di questo tipo. Con questi mezzi sarai poi tu a dover centrare il bersaglio, che risulterà molto più facile da capire di prima.

Indice

• Informazioni preliminari
• Come scrivere una mail formale a un'azienda
• Come scrivere una mail a un'azienda: esempio
• Come scrivere una mail in inglese a un'azienda

Informazioni preliminari

Se vuoi scrivere una lettera a un’azienda, dovrai prima di tutto trovare i contatti della medesima e poi capire se è il caso di mandare una mail classica o una PEC per esempio. Qui non c’è una risposta assoluta, dipende dai casi.

Se devi fare una qualunque comunicazione o richiesta generica, una mail normale va benissimo. Una PEC ha valenza giuridica e il suo invio può essere portato in tribunale come testimonianza di quella comunicazione. Quindi quando usarla? Per esempio se volessi esercitare il diritto di recesso su un bene, richiedere un intervento in garanzia, mandare una mail a una pubblica amministrazione, disdire un contratto di fornitura, documenti lavorativi e ogni altro genere di documento per il quale ti potrebbe servire la prova inconfutabile che tu, quel messaggio, l’hai davvero mandato. Per maggiori informazioni su come usare la PEC, ti lascio alla mia guida sul tema.

Vediamo ora dove trovare i contatti delle aziende. Quasi ogni azienda nel mondo ha una sua pagina di contatti sul sito, più o meno facile da trovare a seconda dei casi. Fanno eccezione alcune aziende che sono talmente grandi da non poter gestire il volume di mail che arriverebbe, oppure quelle che offrono servizi di assistenza solo a determinati clienti, quindi cercando di rendersi difficili da rintracciare per gli altri. Questi sono casi non troppo frequenti, ma se fosse il tuo specifico, ti suggerisco di eseguire una ricerca mirata su come contattare tale azienda.

Detto questo, per trovare i contatti del 95% delle aziende, basta andare sul loro sito e cercare la voce Contattaci. Essa può essere nel menu in alto, oppure nelle scritte in piccolo in basso, dipende quanto essi tengono all’essere contattati.

Qui troverai almeno una o più forme di contatto che, se non sono quello che cerchi, puoi comunque usarle per ottenere il canale desiderato. Per esempio, scrivere alla segreteria una richiesta sul contatto mail di un dirigente addetto al personale o del marketing (per collaborazioni), porterà a un probabile esito positivo.

In alternativa, sulla pagina social di quell’azienda (Facebook, LinkedIn o chi per esso) è probabile che troverai almeno una mail o un numero di telefono. Se nessuna di queste opzioni ha funzionato, ti suggerisco di googlare come contattare tale azienda.

Nel caso degli indirizzi PEC, puoi invece rivolgerti al sito INI PEC, come ti ho spiegato nel mio tutorial su come cercare indirizzo PEC.

Come scrivere una mail formale a un’azienda

Iniziamo a capire come scrivere una email formale a un’azienda chiarendo che non tutte le aziende sono uguali. Se scrivi a Google per candidarti per un lavoro, la quale si vanta di essere un ambiente giovane, creativo e dinamico, mandare una lettera che sembra scritta per il re d’Inghilterra non ti farà certo fare bella figura, anzi! Potrebbe costarti un’esclusione immediata.

Se invece vai a contattare una ditta che è più rigida e attaccata a formalità pronunciate, essere troppo spigliato porterà al medesimo risultato. Come capire però a chi scrivere cosa? Una buona idea è quella di guardare come loro comunicano sul loro sito, social e qualunque altro canale che utilizzano.

Questo ha meno importanza se sono “loro a doverti qualcosa”, come per esempio una lettera di richiesta d’intervento in garanzia. Se loro sono “in debito” verso di te in qualche modo, non dico che puoi scrivere quello che vuoi, ma in linea di massima, la forma sarà meno importante, purché l’educazione e la correttezza grammaticale rimangano pilastri della questione.

Se invece sei tu a “chiedere qualcosa”, meglio mettere qualche fiocchetto in più alla tua mail. Non serve, ripeto, parlare come a un reale nel suo castello, ma quel pizzico in più di formalità sarà probabilmente ben accetto. Questo perché, per fare un esempio, se dovessi candidarti a un lavoro, l’azienda vorrà assumere qualcuno che usi il medesimo tono di voce che, in alcuni casi, potrebbe essere estremamente rigido e formale, al quale ti consiglio di aderire qualora sia il caso. Partendo da queste basi, vediamogli step da seguire per una mail fatta bene.

• Oggetto chiaro — l’oggetto di una mail è il suo biglietto da visita, quindi non scrivere cose a caso. Indica con cura perché hai inviato quella mail, in modo sintetico (3/4 parole al massimo) ma che faccia subito capire al ricevente perché dovrà aprire quella mail.
• Usa il saluto giusto — un “ciao” darà subito un tocco diretto alla mail, mentre un “buongiorno”, risulterà distaccato e formale. La via di mezzo è il “salve”, che va bene in un’ po’ tutti i casi quando non vuoi esagerare né da un lato, né dall’altro. Se non sai di preciso a chi è indirizzata la mail, scrivi una frase tipo Alla cortese attenzione dell’ufficio. Per maggiori dettagli su come iniziare una mail, puoi leggere questa guida.
• Nome, cognome, introduzione — dopo il saluto, ricordati di specificare subito chi sei e perché stai scrivendo. L’introduzione della questione nelle prime righe è fondamentale per far capire bene perché, la persona, sta leggendo la tua mail.
• Non dilungarti nel corpo — nessuno, soprattutto se non è tenuto a farlo, avrà voglia di sorbirsi un poema per capire cosa vuoi con la tua mail. Nelle aziende il tempo è denaro (volente o nolente), oltre al fatto che potrebbero non avere una ragione valida per dover leggere tutto. Sii sintetico e non usare 8 parole quando ne bastano 4.
• Contatti e saluti finali — prima di chiudere è tempo di mettere link a siti, numeri di telefono e ogni altro genere di contatto che puoi desiderare comunicare. Poi la chiusura con i saluti nello stesso stile di quelli usati in apertura, ovviamente. Per maggiori dettagli su come chiudere una mail, questa guida fa al caso tuo.
• Allegati — la classica situazione dove la mail parte e gli allegati restano a terra sarebbe meglio evitarla. Nulla di tragico, capita a tutti, ma non è il migliore dei modi per presentarsi, quindi magari mettili come prima cosa o trova un modo per ricordarti d’inserirli.

Come scrivere una mail a un’azienda: esempio

Voglio adesso scriverti un esempio di mail che scriverei a un’azienda per un caso generico, con un’azienda dalla formalità nella norma e valida un po’ per qualunque caso. Da qui poi, aggiusta tu il tiro in base alle informazioni che solo tu possiedi.

Salve (Alla cortese attenzione dell’ufficio/di [nome e cognome] se non è chiaro chi la leggerà)

Mi chiamo [tuo nome]

Vi scrivo in merito al vostro articolo su “come scrivere una mail a un’azienda” per chiedere maggiori informazioni.

Nel vostro articolo dite che dovrei usare un saluto mediamente formale come “salve” nelle mie mail, ma io preferirei utilizzare qualcosa di più formale come “Spettabile/i” o “Gentilissimo/i”, credete sia una pessima idea o potrebbe invece aver senso?

Come potete vedere nel file allegato, l’azienda in questione tende a essere particolarmente rigida e formale, il che mi confonde un po’ sul da farsi.

Se volete contattarmi, mi trovate al numero 000111222 oppure alla mail aaa@gmail.com
Attendo vostre

Cordiali saluti/buona giornata

Firma

Come scrivere una mail in inglese a un’azienda

Come scrivere una mail in inglese a un’azienda nel caso sia estera? Questo sostanzialmente non cambia di una virgola le regole del gioco, a parte forse il fatto che, all’estero, tendono a essere meno formali che in Italia, con toni un po’ più rilassati in media.

Detto questo, se hai una sufficiente padronanza dell’inglese, ti basta prendere quell’esempio che ho appena fatto e tradurlo adattandolo al contenuto della tua mail. In alternativa, se non parli la lingua abbastanza bene o non la parli affatto, puoi rivolgerti a un traduttore o a piattaforme d’intelligenza artificiale come ChatGPT, ma in questo caso fai molta attenzione a quello che mandi: gli errori dei sistemi automatici sono sempre dietro l’angolo, dunque ti consiglio di far rivedere il messaggio a una persona che capisce l’inglese, prima di mandarlo.

Per farti un esempio, la mail di prima diventerebbe una cosa tipo questa.

Hello, (To whom it may concern se non sai il nome)
My name is [tuo nome].

I am writing to inquire about your article on “how to write an email to a company” to request further information.
In your article, you mention that I should use a moderately formal greeting such as “Hello” in my emails, but I would prefer to use something more formal like “Dear Sir/Madam” or “Dear [Company Name]”. Do you think this is a bad idea or could it make sense instead?

As you can see in the attached file, the company in question tends to be particularly strict and formal, which confuses me a bit about what to do.

If you need to contact me, you can reach me at +000111222 or via email at aaa@gmail.com.

I look forward to hearing from you.
Best regards/Have a nice day

Per maggiori dettagli su come scrivere mail in inglese, ti rimando al mio tutorial dedicato.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.