Come scrivere una mail formale in inglese

Devi inviare la tua candidatura per un lavoro in un azienda straniera oppure hai la necessità di comunicare con un professore che non è italiano per avere informazioni per la tua tesi di laurea. O magari sei un freelance e per la prima volta ti trovi a dover comunicare con un potenziale cliente straniero. In tutti questi casi è molto probabile che tu abbia la necessità di capire come scrivere una mail formale in inglese.

Anche se conosci l’inglese a sufficienza da riuscire a capire e farti capire quando parli con persone straniere, non è detto che tu sappia scrivere una e-mail formale in italiano, figuriamoci in una lingua diversa dalla tua! Un certo tipo di comunicazione, infatti, ha delle regole ben precise che vanno rispettate e ogni idioma ha la sue. Ecco perché in questa guida ti darò qualche dritta importante per la redazione di quella e-mail importante di cui hai bisogno per accaparrarti quella occasione di lavoro o di studio che desideri, e che magari stai procrastinando perché non sai cosa scrivere e come scriverlo.

Quindi, se non hai molta dimestichezza con le email formali in inglese non devi fare altro che metterti comodo, leggere questo tutorial e mettere in pratica i suggerimenti che ti darò. Un pezzo alla volta la tua e-mail verrà da sé. Prima di cominciare, come sempre, ti auguro buona lettura e, soprattutto, ti faccio un grandissimo in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Come scrivere una email formale in inglese
  • Come iniziare a scrivere una mail formale in inglese
  • Corpo del testo
  • Come concludere
• Come scrivere una mail formale in inglese a un professore
• Come scrivere una mail formale in inglese a un'azienda

Come scrivere una email formale in inglese

La scrittura di una e-mail è una pratica che risponde a delle regole specifiche, come ogni forma di comunicazione, sia che si tratti di scrivere una e-mail formale sia che si tratti di una e-mail informale. Inoltre, ogni lingua ha le sue consuetudini e le sue espressioni tipiche, soprattutto in relazione ai saluti iniziali delle missive e al commiato conclusivo. Quindi scrivere una e-mail formale in inglese, anche se hai una buona conoscenza della lingua, non è una cosa scontata che tutti sanno fare.

Pertanto, se è la prima volta che ti trovi di fronte a questa esigenza e nessuno ti ha mai spiegato come occuparti della redazione di una e-mail formale inglese, troverai utili le informazioni che ti do di seguito perché ti aiuteranno ad approcciare con successo e senza errori a questo tipo di comunicazione per la prima volta. Ti invito, poi, a migliorare costantemente la tua conoscenza della lingua inglese con corsi online come Preply, Cambly e Mosalingua.

Come iniziare a scrivere una mail formale in inglese

Come ogni cosa, anche per scrivere una e-mail formale bisogna cominciare dall’inizio. La prima cosa da comporre, come per qualsiasi e-mail, è l’oggetto. Non fare l’errore di trascurare questo aspetto perché l’oggetto è la prima cosa che il destinatario della tua missiva leggerà e quindi noterà. Di conseguenza, se non è ben scritto, non solo c’è la possibilità che non atti l’attenzione che desideri, ma potrebbe anche invogliare il destinatario a cestinare subito la tua e-mail senza neanche leggerne il contenuto.

L’oggetto deve essere chiaro, conciso e informativo, in modo da fornire immediatamente al destinatario un’idea precisa del contenuto della tua e-mail. È essenziale evitare termini vaghi o troppo generici. Opta, invece, per espressioni specifiche e dirette che riassumano l’argomento principale. Inoltre, utilizzare un linguaggio professionale e appropriato al contesto è fondamentale per garantire che la mail venga aperta e considerata con la dovuta serietà.

Ora faccio qualche esempio per consentirti di comprendere meglio ciò che intendo e darti dei canovacci da seguire qualora tu ti trovassi in una delle situazioni seguenti:

• Se la tua mail riguarda una richiesta di informazioni, l’oggetto potrebbe essere “Request for information about Project X“.
• Se la mail riguarda la candidatura a un lavoro, l’oggetto potrebbe essere: “Job application for Marketing Manager position“.
• Se la mail riguarda la richiesta di un colloquio con un professore, l’oggetto potrebbe essere: “Request for meeting to discuss thesis proposal“.
• Se la mail riguarda la conferma di un appuntamento, l’oggetto potrebbe essere: “Appointment confirmation for July 30th“.
• Se la mail riguarda una segnalazione di problema tecnico, l’oggetto potrebbe essere: “Technical issue report: Login Problems“.
• Se la mail riguarda una richiesta di preventivo, l’oggetto potrebbe essere: “Quotation request for office supplies“.
• Se la mail riguarda l’invio di un resoconto, l’oggetto potrebbe essere: “Submission of Annual Report“.
• Se la mail riguarda una richiesta di collaborazione, l’oggetto potrebbe essere: “Proposal for collaboration on research project X“.

Dopo aver redatto l’oggetto del messaggio, entriamo nel vivo per capire come iniziare a scrivere una mail formale in inglese. Una delle principali differenze tra le e-mail informali e quelle formali sono i saluti iniziali. Quando mandi un’e-mail a una tua vecchia amica inizi tranquillamente con un bel “Hi!“, ma quando scrivi una missiva a un’azienda o a una persona con cui non hai un rapporto confidenziale, il discorso cambia in modo sostanziale.

In linea di massima queste sono le regole generali da seguire. Comincia con.

• “Dear/Hello Madam,” quando scrivi a un destinatario di genere femminile di cui non conosci il nome.
• “Dear/Hello Sir,” quando scrivi a un destinatario di genere maschile di cui non conosci il nome.
• “Dear/Hello Mr. Cognome” quando scrivi a un destinatario di genere maschile di cui conosci il nome.
• “Dear/Hello Ms. Cognome” quando scrivi a un destinatario di genere femminile di cui conosci il nome.
• “Dear/Hello Dr. Cognome” quando scrivi a un destinatario di sesso maschile o femminile di cui conosci il nome in possesso di un dottorato.
• “To Whom It May Concern” oppure “Dear Sirs&#034 (anche se quest’ultima formula è considerata vetusta); se stai scrivendo a un gruppo di persone che non conosci, a un’azienda o a un reparto nel suo complesso.

Se ti stai chiedendo se c’è una regola per scegliere tra “Dear” e “Hello” devi sapere che “Dear” è comunemente usato nelle e-mail formali. “Hello” è generalmente meno formale e potrebbe essere considerato troppo casuale per alcune comunicazioni professionali. Quindi, è più sicuro utilizzare “Dear” in contesti formali indipendentemente dalla nazionalità del destinatario.

Corpo del testo

Dopo aver chiarito le regole per scrivere l’oggetto della mail e impostare i saluti iniziali del messaggio, è necessario andare a capo e proseguire con il corpo del testo.

Per quanto riguarda la redazione del testo del messaggio, certamente valgono le stesse regole in qualsiasi lingua. Quindi puoi procedere come ti ho spiegato nella guida su come scrivere una e-mail formale. Pertanto vai dritto al punto evitando di perderti in inutili convenevoli, cerca di essere breve per non costringere il destinatario a leggere una lettera lunghissima, presta attenzione alla grammatica e alla punteggiatura, leggendo e rileggendo più volte il testo in modo da assicurarti di non commettere errori e segnala l’eventuale presenza di allegati.

Ora, per ciò che concerne, nello specifico, la scrittura di una e-mail formale in inglese, per andare dritto al punto puoi utilizzare una delle espressioni più comunemente utilizzate in inglese per introdurre una e-mail. Di seguito ti propongo qualche esempio che potrai scegliere in base al tuo contesto e adattarlo alle tue esigenze.

• “I’m writing to you regarding..” è una frase generica che può essere adattata a molteplici situazioni.
• “With reference to your job ad..” da usare quando si risponde a un annuncio di lavoro specifico.
• “Could you please send me..” per richiedere informazioni o documenti specifici.
• “I would be interested in asking you..” quando si desidera chiedere qualcosa in modo formale e cortese.
• “I’m writing to you in order to have further information about..” per richiedere ulteriori informazioni su un argomento specifico.
• “I am contacting you to follow up on..” per seguire una comunicazione precedente.
• “I am pleased to inform you that..” per comunicare buone notizie o conferme.

In qualsiasi e-mail, inoltre, è buona norma menzionare esplicitamente quali documenti sono stati allegati e il motivo per cui vengono inviati, a meno che non sia scontato. Questo non solo migliora la chiarezza della comunicazione, ma dimostra anche professionalità e attenzione ai dettagli. Ti consiglio di utilizzare frasi semplici e dirette per evitare ambiguità. Di seguito ti propongo qualche esempio che potrebbe aiutarti.

• “Please find attached my resume for your review” per segnalare l’invio di un curriculum vitae in allegato
• “Attached to this email, you will find the requested document” per segnalare l’invio di un documento che ti era stato richiesto dal destinatario.
• “As requested, I have attached the quotation for..” per segnalare l’invio di un preventivo.
• “I have attached the presentation for our upcoming meeting” per segnalare l’invio di una presentazione in vista di una riunione.
• “Attached to this email, you will find a letter of recommendation for Nome e Cognome” per segnalare l’invio di una lettera di raccomandazione.

Per quanto riguarda il resto del testo, ovviamente, dovrai cavartela da solo poiché ogni e-mail è differente e unica. Tuttavia, posso darti altri consigli. Prima di tutto se sul dispositivo dal quale stai redigendo il messaggio è attivo il correttore automatico fai attenzione che questo non modifichi il testo facendoti commettere errori. Il mio consiglio è quello di impostare il correttore in inglese in modo che ti sia di aiuto e non di ostacolo. Per maggiori informazioni puoi leggere la mia guida su come correggere l’ortografia di un testo.

Se in inglese te la cavi ma per qualche motivo non ti senti molto sicuro, un altro consiglio che mi sento di darti è di utilizzare un servizio di traduzione online per la redazione della tua e-mail formale in inglese. Per selezionare il servizio da scegliere puoi leggere il mio tutorial sui migliori traduttori online che consentono di tradurre gratis un testo dall’italiano all’inglese in pochi secondi.

Come concludere

Al termine della redazione della tua e-mail formale in inglese, non è finita qui perché arriva una delle parti che mette in crisi tutti coloro che non sono abituati a scrivere in lingua. Quindi, ti chiederai, come concludere.

Le conclusioni di una e-mail in inglese, ovviamente, variano in base al contesto. Per lasciare una buona impressione, bisogna concludere in modo appropriato in relazione a ciò che vogliamo comunicare o ciò che ci aspettiamo dal destinatario della missiva. Di seguito, quindi, ti riporto delle possibili frasi conclusive per concludere la tua lettera formale correttamente e ti invito a utilizzare quella che più si addice al tuo caso specifico.

• I look forward to hearing from you soon” è una chiusura comune per email che richiedono una risposta o un seguito.
• “Thank you for your help in this matter” per esprimere gratitudine per l’assistenza su un argomento specifico.
• “Thanking you in advance..” per esprimere gratitudine anticipata per un’azione o assistenza richiesta.
• “If you require any further information, please feel free to contact me/us” per offrire ulteriori chiarimenti: è una chiusura cortese che invita alla comunicazione.
• “If we can be of any further assistance, please let me/us know” per offrire ulteriore aiuto o supporto, comune nelle email di servizio clienti o supporto tecnico.
• “Please confirm receipt of this email” quando è necessaria una conferma che l’email è stata ricevuta (molto utile per documenti importanti o informazioni sensibili).

Infine, prima di firmare con il tuo nome e cognome, è arrivato il momento dei saluti. Anche in questo caso hai diverse possibilità. Le formule più comuni per le e-mail formali sono “Yours faithfully”, usato quando non si conosce il nome del destinatario; “Yours sincerely” quando si conosce il nome del destinatario. “Sincerely” è una versione più breve di “Yours sincerely” ed è ampiamente accettata sia nel Regno Unito che negli Stati Uniti.

Come scrivere una mail formale in inglese a un professore

Probabilmente già sai che scrivere una mail formale a un professore richiede attenzione e rispetto per l’etichetta accademica e che la comunicazione deve essere chiara, professionale e concisa. Quando ci si trova a dover scrivere in inglese a un professore anglofono o comunque straniero, le cose si complicano. Ora, fermo restando tutto ciò che ti ho appena spiegato sulle e-mail formali in inglese, adattiamo tutto al contesto universitario.

Quindi se ti stai chiedendo, nello specifico, come scrivere una mail formale in inglese a un professore la prima cosa da fare è scegliere un oggetto chiaro e sintetico, come per esempio:

• “Request for meeting to discuss thesis proposal” se desideri un appuntamento per discutere l’argomento della tua tesi di laurea.
• “Question regarding lecture” se hai domande su una lezione.
• “Application for research assistant position” se vuoi proporre la tua candidatura come assistente.
• “Request for letter of recommendation” se vuoi richiedere al professore una lettera di raccomandazione.

In secondo luogo, utilizza un saluto introduttivo adeguato. Considerando che conoscerai certamente il cognome del professore, utilizza la formula “Dear Professor Cognome” oppure “Dear Dr. Cognome“.

In terzo luogo, introduci te stesso. Se il professore non ti conosce personalmente o se potrebbe non ricordarsi di te, infatti, è importante introdursi brevemente ‘inizio della mail. Quindi specifica il tuo nome, il corso che stai seguendo o hai seguito, e altre informazioni rilevanti per presentarti.

A seguire, come ti ho spiegato prima, non divagare ma vai dritto al punto spiegando in modo chiaro e conciso il motivo del contatto. Se vuoi fargli delle domande su un esame, per esempio, scrivi “I’m writing to you regarding the upcoming exam and I have a few questions” mentre se vuoi proporgli di essere il tuo relatore per la tesi potresti scrivere “I’m contacting you to request a meeting to discuss my thesis proposal“.

Poi, mantieni sempre un tono professionale e rispettoso, segnala la presenza di eventuali allegati come ti ho spiegato in precedenza, concludi con una frase di cortesia come ti ho mostrato sopra e infine, scegli una chiusura appropriata tra “Sincerely” e “Yours faithfully“. Prima di inviare l’e-mail ricordati di rileggerla e di correggere eventuali errori.

Come scrivere una mail formale in inglese a un’azienda

Come ben sai, scrivere una mail formale in inglese a un’azienda richiede professionalità, chiarezza e attenzione ai dettagli. Che tu stia inviando una richiesta di informazioni, presentando una candidatura o cercando di instaurare una collaborazione, è importante seguire alcune linee guida per assicurarti che la tua comunicazione sia efficace.

Prima di tutto l’oggetto della mail deve essere conciso e descrivere chiaramente il motivo del contatto. Come ti ho già spiegato in precedenza, un oggetto ben formulato aiuta a catturare l’attenzione del destinatario e a dare priorità alla tua mail. Di seguito qualche esempio che potrebbe fare al caso tuo.

• “Application for.. position” se ti stai candidando per un’offerta di lavoro.
• “Request for partnership opportunity” se ti stai proponendo per una collaborazione o una partnership.
• “Quotation request for…” se stai chiedendo un preventivo.

Poi inizia la mail con un saluto formale come ti ho spiegato in precedenza: dovrai scegliere la formula giusta a seconda che tu ti stia rivolgendo a un uomo o una donna, una persona o un gruppo, qualcuno di cui conosci il nome o meno. A seguire, se la mail che stai scrivendo è il primo contatto con l’azienda in questione, è importante presentarti in modo adeguato, breve ed efficace. Quindi specifica il tuo nome, la tua posizione e l’azienda o l’istituzione che rappresenti, e tutto ciò che può essere rilevante o pertinente.

A seguire spiega il motivo del contatto andando dritto al punto proprio come ti ho illustrato precedentemente in questa guida e includi eventuali dettagli pertinenti che possano aiutare il destinatario a comprendere meglio la tua richiesta o la tua proposta. Mentre scrivi, segnala l’eventuale presenza di allegati al momento opportuno.

Dopo aver scritto il corpo del testo, concludi con una frase di cortesia. Per esempio usa:

• “I look forward to hearing from you” se ti aspetti una risposta.
• “Thank you for your time and consideration” se vuoi semplicemente ringraziare per l’attenzione alla tua mail.
• “If you require any further information, please do not hesitate to contact me” se ti vuoi rendere disponibile a dare altre informazioni.

Infine scrivi una chiusura appropriata scegliendo tra “Sincerely” e “Yours faithfully” e prima di inviare l’e-mail ricordati di rileggerla e di correggere gli errori.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.