Come scrivere una mail per chiedere informazioni
Hai bisogno di chiedere informazioni importanti a un’azienda oppure a un collega con il quale non hai molta confidenza e ritieni che il modo migliore per farlo sia quello di utilizzare l’email? Beh, quando si tratta di messaggi formali o di lavoro, l’email è sempre un’ottima scelta. Proprio per questo motivo, ora ti sei messo a ricercare sul Web consigli su come scrivere una mail per chiedere informazioni e così sei finito su questa pagina del mio blog, dico bene?
Se quella che ho descritto poco fa è esattamente la situazione in cui ti trovi tu ora, allora ti devo dire che in questo articolo troverai degli spunti utili su come scrivere la tua email a partire dall’oggetto, fino ad arrivare ai saluti finali. Inoltre, ci tengo anche a dirti che farò del mio meglio per fornirti istruzioni su come scrivere una mail di questo tipo in lingua inglese.
Detto tutto ciò, direi che possiamo ora entrare nel cuore dell’argomento. Prenditi giusto qualche minuto di tempo libero e prosegui pure nella lettura di quello che ho da proporti su questo tema. Arrivati a questo punto, a me non resta altro che augurarti un buon proseguimento!
Indice
- Come scrivere mail formale per chiedere informazioni
- Come scrivere una mail per chiedere informazioni in inglese
Come scrivere mail formale per chiedere informazioni
In questa prima parte andremo ora a vedere insieme come scrivere mail formale per chiedere informazioni. Anzitutto, vedremo come scrivere l’oggetto, poi l’introduzione e il corpo e poi come fare i saluti finali. Buona continuazione.
Oggetto
Una buona email che si rispetti, deve sempre iniziare con l’oggetto. Il mio consiglio in merito all’oggetto è quello di essere brevi e di scrivere giusto qualche parola che faccia capire bene qual è il motivo per cui stai scrivendo quell’email.
Potresti, ad esempio, scrivere “Informazioni in merito all’ultimo rapporto aziendale”, “Richiesta informazioni sul progetto X”, “Informazioni aggiuntive sulla collaborazione aziendale” e così via.
Inoltre, se stai scrivendo a una grossa azienda o a una redazione che magari riceve moltissime email, allora posso consigliarti di fare il possibile per scrivere un oggetto che susciti interesse e che faccia scaturire una reazione nel destinatario, in quanto potrebbe darsi che non tutte le email vengano lette. Naturalmente questo non vuol dire che devi scrivere un oggetto sensazionale solo per attirare l’attenzione.
Maggiori informazioni su questo argomento, le puoi trovare nella mia guida su come iniziare una email e in particolare nel capitolo intitolato centrare l’oggetto dell’email. Sono certo che la troverai molto utile.
Introduzione e corpo
Dopo aver scritto l’oggetto, puoi ora passare all’introduzione e poi al corpo dell’email. Per quanto riguarda i saluti iniziali, dato che si tratta comunque di una email formale nella quale devi mantenere un tono rispettoso e professionale, potresti usare, ad esempio, forme come Egregio/i [nome della persona o dell’azienda] o Spettabile/i [nome della persona o dell’azienda]. In alternativa potresti anche usare la forma Gentile/i [nome della persona o dell’azienda].
Tuttavia, se queste forme ti sembrano un po’ troppo formali, allora potresti semplicemente optare per forme come Buongiorno/Buonasera oppure Salve. Un ulteriore suggerimento che mi sento di darti soprattutto se stai scrivendo a una grossa azienda o a una redazione, è quello di includere prima dei saluti iniziali il destinatario specifico a cui è indirizzata l’email. Per farlo potresti utilizzare espressioni come “Alla cortese attenzione di Salvatore Aranzulla” oppure la forma abbreviata “c.a. Salvatore Aranzulla”.
Mi raccomando, qualunque scelta tu faccia, dopo il saluto iniziale metti sempre una virgola e poi vai accapo per iniziare a scrivere il corpo dell’email. Rispettare la punteggiatura e la formattazione del testo darà sicuramente un tono più professionale alla tua email e alla tua figura.
Ora che sei arrivato al corpo dell’email, puoi cominciare da subito a dire qual è il motivo per cui stai scrivendo. Potresti ad esempio iniziare con espressioni come “Le/Vi scrivo per chiedere informazioni in merito a [argomento]” e poi aggiungere tutti i dettagli che ritieni necessari. Maggiori informazioni su questo argomento, le puoi trovare nella mia guida su come scrivere una email formale e in dettaglio nel capitolo dedicato a come introdurre una email formale.
Saluti finali
Una volta che hai finito il corpo della tua email, devi chiaramente includere dei saluti finali. Siccome si tratta di una email nella quale stai chiedendo informazioni, sicuramente vorrai spronare all’azione il destinatario. Di conseguenza potresti usare espressioni come “In attesa di un suo gentile riscontro, le porgo distinti saluti” oppure “Certo di una vostra gentile risposta, vi ringrazio anticipatamente”.
Tuttavia, se queste forme ti sembrano troppo fredde e distaccate, allora puoi sempre optare per espressioni come “Vi ringrazio e vi auguro una buona giornata” oppure “Grazie dell’attenzione e buon proseguimento” e così via.
A questo punto, potresti fare un saluto vero e proprio e puoi usare forme come Cordiali saluti, Distinti saluti oppure In fede e così via.
Dopodiché, è sempre buona norma andare accapo e firmarsi con nome e cognome completo ed eventualmente includere anche alcuni tuoi recapiti come numero di telefono, indirizzo postale, PEC o qualsiasi altra informazione tu ritenga necessaria. Informazioni più dettagliate su questo argomento, le puoi trovare nella mia guida su come chiudere una email. Sono sicuro che la troverai molto utile.
Come scrivere una mail per chiedere informazioni in inglese
Devi scrivere una email in lingua inglese, ma non sai bene come fare? Beh, allora continua a leggere le righe successive, perché ora farò del mio meglio per illustrarti come scrivere una mail per chiedere informazioni in inglese.
Oggetto
La prima cosa da scrivere è sicuramente l’oggetto, o meglio, la subject line. In questa parte cerca sempre di essere breve e fai capire in poche parole qual è il contenuto della tua email. Tuttavia, in inglese, a differenza di come accade in italiano, devi sempre usare le maiuscole all’inizio di ogni parola della subject line, eccezion fatta per le preposizioni, gli articoli e le congiunzioni con meno di quattro lettere. Naturalmente, però, questo è valido per quanto riguarda le email formali.
Per farti un esempio pratico, potresti scrivere, ad esempio “Summary of Last Night’s Meeting” (sintesi dell’incontro di ieri sera) oppure “Information About the Company” (informazioni sulla società) e così via.
Introduzione e corpo
Passiamo ora all’introduzione della tua email in inglese. Anzitutto, dovrai includere dei saluti iniziali e qui potresti usare forme come Dear Mr/Ms/Mrs/Sir/Madam che si tratta della maniera più classica per iniziare una email formale in inglese. Chiaramente, vorrai utilizzare Mr se il destinatario è un uomo, Mrs se il destinatario è una donna sposata e Ms se non lo è oppure se non conosci la sua condizione. Sir vorrai invece utilizzarlo se il destinatario è un uomo di cui non conosci il nome e Madam se è una donna di cui non conosci il nome.
Un altro saluto iniziale in inglese potrebbe essere Greetings (salve/saluti), tuttavia questo saluto è sicuramente molto meno formale rispetto ai precedenti. Comunque sia, se stai scrivendo a un’azienda, allora te la puoi cavare semplicemente scrivendo Dear Company. Un’altra forma che potresti utilizzare è To whom it may concern (a chi di competenza), ad ogni modo, questa forma potresti usarla quando scrivi a una grossa azienda di cui non conosci tutti gli uffici interni oppure puoi usarla per le email multiple. Mi raccomando, proprio come accade anche con l’italiano, dopo il saluto iniziale metti una virgola e poi vai accapo.
Dopo i saluti iniziali, puoi subito cominciare il corpo del tuo testo. Potresti iniziare da subito con frasi come “I am writing to enquire about…” (le/vi sto scrivendo per informarmi su…) oppure “I am contacting you for the following reason” (la/vi sto contattando per il seguente motivo) e poi puoi naturalmente procedere includendo tutte le informazioni che ritieni necessarie.
Ricordati che in inglese, anche in quello formale, non esiste il lei, di conseguenza potrai usare senza alcun tipo di problema il tu, sia che tu stia scrivendo al tuo migliore amico, sia che tu stia scrivendo al presidente degli Stati Uniti.
Maggiori informazioni su questo argomento le trovi nella mia guida interamente dedicata a come iniziare una email in inglese. Nella guida che ti ho appena indicato puoi trovare utili suggerimenti su come scrivere email formali e informali.
Saluti finali
Una volta che hai scritto anche tutto il corpo della tua email, dovrai ovviamente fare dei saluti finali per chiudere la tua email.
Anzitutto, potresti usare delle frasi di chiusura che spronino il lettore ad agire, dato che tu stai chiedendo delle informazioni. Potresti in questo caso scrivere “I look forward to hearing from you” (aspetto sue/vostre notizie), “I would appreciate your reply at your earliest convenience” (apprezzerei una risposta il prima possibile) oppure “Thank you in advance” (ringraziandola/vi anticipatamente).
Fatto questo, potresti poi passare ai saluti finali veri e propri e qui puoi utilizzare forme come Sincerely che sarebbe più o meno “Cordialmente” in italiano, tuttavia, in genere è meglio usarlo se all’inizio della tua email hai utilizzato “Dear”. Un altro saluto potrebbe invece essere Kind regards (cordiali saluti). Dopo i saluti, metti sempre una virgola, vai accapo e inserisci la tua firma con nome e cognome completo ed eventualmente anche qualche tuo recapito come il numero di telefono o il tuo indirizzo.
Maggiori dettagli su questo argomento li puoi trovare nella mia guida tutta incentrata su come finire una mail in inglese. Sono sicuro che ti potrà essere molto d’aiuto.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
