Come si usa Excel per fare calcoli
Hai sentito parlare spessissimo di Microsoft Excel, in quanto amici e colleghi lo utilizzano per effettuare operazioni più o meno complesse legate al lavoro. Incuriosito dalla cosa, hai scaricato anche tu questo celebre software per i fogli di calcolo e ora stai cercando di capire come si usa Excel per fare calcoli, per poterlo sfruttare al meglio. Beh, se le cose stanno esattamente in questo modo, lascia che ti dia una mano.
Nella guida di oggi, infatti, ti illustrerò come utilizzare Excel per effettuare calcoli di ogni genere e per elaborare in maniera efficiente i dati presenti nel tuo foglio elettronico. Innanzitutto, ti spiegherò come fare calcoli aritmetici, come la somma, la sottrazione, la moltiplicazione o la divisione. Successivamente, ti spiegherò come utilizzare le formule di Excel per effettuare calcoli semplici o complessi sui tuoi dati.
Scommetto che la mia introduzione ti ha incuriosito e ora sei impaziente di sapere tutti i consigli che ho preparato per te, vero? Allora mettiamo al bando le ciance e passiamo subito all’azione! Le indicazioni che troverai qui sotto possono essere applicate sia sulla classica versione di Excel per Windows e macOS che sulla sua versione Web e sulla sua app per smartphone e tablet. Buona lettura e buon lavoro!
Indice
Fare calcoli aritmetici semplici
Come già anticipato nell’introduzione del post, Microsoft Excel è un noto software che permette di gestire dati ed effettuare calcoli di qualsiasi tipo utilizzando questi ultimi, attraverso formule e strumenti di vario genere.
I calcoli possono essere eseguiti allo stesso modo tramite la classica versione di Excel per computer che tramite la sua versione Web o la sua app per Android e iOS.
Se devi fare dei calcoli aritmetici sui dati presenti in un foglio elettronico, sappi che i passaggi che devi compiere sono semplici e richiedono davvero pochi istanti. In generale, quello che devi fare è utilizzare l’operatore = come primo termine all’interno di una cella, per far capire a Excel che deve eseguire un calcolo.
Successivamente, devi trascrivere la formula di calcolo. Per quanto riguarda le formule aritmetiche, devi semplicemente selezionare la cella che riguarda il primo termine dell’operazione. Dopodiché, devi indicare il segno dell’operatore aritmetico: il simbolo + per la somma algebrica, il simbolo – per la sottrazione, il simbolo * per la moltiplicazione o il simbolo / per la divisione.
Fatto ciò, devi indicare il secondo termine dell’operazione, selezionando l’apposita cella contenente il dato. Premendo Invio sulla tastiera, Excel effettuerà il calcolo automaticamente, mostrando il risultato dell’operazione.
Per capire al meglio quanto detto fino adesso, ti farò un esempio pratico. Immagina di avere una serie di dati nella colonna A e nella colonna B. Per effettuare un’operazione aritmetica, spostati sulla colonna C e seleziona la cella a fianco ai primi due dati delle colonne A e B (nel mio esempio la cella C2, perché in C1 è indicata l’etichetta della colonna).
A questo punto, applicando quanto detto nei paragrafi precedenti, nel caso in cui volessi effettuare una somma algebrica dei valori in A e in B, dovrai scrivere la formula =A2+B2 all’interno della cella C2. Dopo aver premuto Invio, ti verrà mostrato il risultato.
Per riprodurre la formula in tutta la colonna C, non dovrai nuovamente riscriverla per ogni cella, ma semplicemente trascinare i valori della cella C2 in quelle sottostanti, utilizzando l’apposita icona che trovi nell’angolo in basso a destra della cella. Semplice, vero?
Su Excel, per quanto riguarda la somma algebrica, è presente lo strumento Somma automatica, il cui tasto è presente nella scheda Home e in quella Formule. Una volta inserita l’apposita funzione nella cella, devi indicare l’intervallo di celle per effettuare il calcolo e premere il tasto Invio.
Utilizzare le formule per fare calcoli
Oltre alle operazioni aritmetiche, su Excel possono essere eseguiti anche calcoli di altro tipo, che possono riguardare la trigonometria, la statistica oppure operazioni di ricerca o logica, giusto per farti qualche esempio.
Per utilizzare una formula per fare calcoli su Excel hai due alternative: digitarla manualmente (se conosci i suoi operatori e la sua struttura) oppure affidarti allo strumento automatico di Excel, al quale puoi accedere tramite l’apposito tasto che trovi nella barra dei menu.
Se utilizzi Microsoft Excel su Windows o su macOS, puoi trovare il tasto Inserisci funzione nella scheda Formule collocata in alto. Nel riquadro che ti viene mostrato, individua quindi la formula che vuoi utilizzare e premi sul tasto OK, per inserire i dati secondo le istruzioni indicate nella schermata.
Una procedura simile può essere effettuata anche su Excel Online, individuando il tasto Funzione nella scheda Inserisci. Per quanto riguarda Android e iOS, invece, le formule possono essere aggiunte tramite la voce Formule presente nel menu a tendina in basso su smartphone o nella scheda in alto su tablet.
Nei prossimi capitoli, ti spiegherò come effettuare calcoli semplici o complessi in un foglio elettronico di Microsoft Excel.
Conoscere gli operatori
Prima di iniziare a parlarti di come fare un calcolo tramite le formule in Excel, è importante parlarti dei diversi operatori che possono esserti utili nel tuo intento.
Per prima cosa, tutte le funzioni iniziano con uno specifico termine che rappresenta la formula stessa. Ad esempio, se vuoi utilizzare una funzione che ti restituisca un valore in base a una determinata condizione (es. il valore “y” se la condizione è vera o il valore “x” se la condizione è falsa), devi utilizzare quella denominata SE. Il suo operatore di riconoscimento, da utilizzare subito dopo il simbolo =, è proprio SE(), con all’interno delle parentesi gli argomenti che permettono l’elaborazione del calcolo, cioè le coordinate delle celle da prendere in esame per il calcolo.
All’interno dell’argomento di una funzione, devono essere utilizzati degli operatori, che hanno diverse utilità in base alla formula che si utilizza o al tipo di calcolo che si vuole effettuare. Ad esempio, esistono gli operatori di confronto che hanno lo scopo di confrontare due valori, come quelli indicati qui di seguito.
- Il segno = indica che due valori devono essere uguali (A1=B1);
- Il segno > indica che il primo valore dev’essere maggiore del secondo (A1>B1);
- Il segno < indica che il primo valore dev’essere minore del secondo (A1<B1);
- Il segno >= indica che il primo valore dev’essere maggiore o uguale al secondo (A1>=B1);
- Il segno <= indica che il primo valore dev’essere minore o uguale al secondo (A1<=B1);
- Il segno <> indica che i due valori devono essere diversi tra loro (A1<>B1).
Oltre agli operatori sopraindicati, ne esistono di altri che riguardano la concatenazione di valori tra due celle oppure la combinazione di intervalli, come quelli che ti segnalo qui di seguito.
- Il simbolo & concatena due valori, solitamente testuali, per produrne uno nuovo: ad esempio la formula =”Salvatore” & ” ” & “Aranzulla” genererà la stringa di testo Salvatore Aranzulla;
- Il simbolo : (i due punti) è un operatore che serve a definire un intervallo di celle: se vuoi evidenziare le celle che vanno da A1 a A10, devi scrivere A1:A10.
- Il simbolo ; (il punto e virgola) è un operatore che separa più termini o condizioni in una formula: se vuoi evidenziare le celle che vanno da A1 a A10 e da B1 a B10, devi scrivere A1:A10;B1:B10.
- I simboli ( e ) (le parentesi tonde) sono degli operatori che hanno lo scopo di raggruppare gli argomenti di una formula. Le funzioni richiedono che l’argomento sia inserito all’interno delle parentesi.
Adesso che ti è più chiaro cosa sono le formule e quali sono gli operatori che ti saranno utili nella loro composizione, è il momento di passare ai prossimi capitoli, nei quali ti spiegherò come fare dei calcoli semplici oppure complessi con le formule di Excel.
Fare calcoli semplici con le formule
Se vuoi effettuare un calcolo semplice con le formule di Excel, nei prossimi paragrafi ti spiegherò come scrivere una funzione senza commettere errori.
Partiamo subito dal presupposto che, per ottenere un determinato risultato, devi sapere quello che vuoi. Ti faccio giusto un esempio per comprendere ciò che intendo: se vuoi conoscere un valore medio, minimo o massimo tra una serie di dati, sicuramente utilizzerai rispettivamente le funzioni MED(), MIN() o MAX(). Se, invece, vuoi che ti venga mostrato un determinato valore nel caso in cui si verifica una condizione da te specificata, impiegherai la funzione SE().
Trovare, quindi, la funzione adatta alle tue esigenze è semplice, se sai teoricamente che tipo di calcolo devi effettuare per ottenere il risultato da te desiderato. In caso contrario, per quanto tu possa metterci impegno, per alcune tipologie di calcolo, potrebbe essere difficile applicare una formula senza un aiuto.
In genere, se non sai come muoverti, effettua una ricerca su Google, descrivendo in breve il tuo quesito, per trovare esempi che possano aiutarti a risolvere il tuo problema. Ad esempio, se scrivi su Google come cercare un valore su Excel formula, troverai alcuni suggerimenti che ti consigliano di usare le funzioni CERCA(), INDICE() o CONFRONTA().
Detto ciò, per utilizzare correttamente una funzione di Excel, dopo averla individuata nell’apposito menu, segui le istruzioni a schermo per indicare l’intervallo di valori, gli argomenti e qualsiasi altro dato richiesto. Ad esempio, se vuoi utilizzare la funzione SE(), la procedura da seguire è semplice.
Come primo termine, bisogna indicare la condizione, poi la risposta della funzione nel caso che la condizione sia vera e, infine, la risposta in caso di esito negativo. La formula ha una struttura di questo tipo =SE([argomento];[condizione vera];[condizione falsa]). Applicando un esempio pratico, vedrai com’è semplice utilizzare questa formula.
Metti il caso che tu abbia una serie di valori non nulli nella colonna A e, nella colonna B, voglia ottenere un risultato che indica visivamente se i valori in A sono positivi o negativi: per fare ciò, considerando quanto ti ho già indicato nel capitolo sugli operatori, devi scrivere la formula =SE(A1>0;”POSITIVO”;”NEGATIVO).
Così facendo, se il valore in A1 sarà maggiore di zero, in B1 leggerai la dicitura POSITIVO. In caso contrario, per valori negativi, leggerai la dicitura NEGATIVO. Semplice, vero?
Fare calcoli complessi con le formule
Adesso che hai ben chiaro come si scrive una formula semplice in una cella di Excel, mettiamo il caso che tu debba effettuare un calcolo complesso che, con una sola funzione, non potresti mai effettuare. A questo punto, devi necessariamente concatenarne diverse, in modo da raggiungere il tuo obiettivo.
Quest’operazione è la parte più complessa di Excel, che non è facile sempre mettere in pratica. Ti mostrerò nel dettaglio come creare un calcolo complesso utilizzando la combinazione di più formule su Excel.
Metti il caso che tu debba svolgere un evento per consentire a delle persone di partecipare a dei corsi. Questa partecipazione è vincolata alla loro fascia d’età e, pertanto, il prezzo varia in base al corso e all’età. Questo esempio si può riassumere nel seguente modo.
- Gli utenti nati tra il 1985 e il 1995 possono partecipare al Corso 1, al costo di 50 euro.
- Gli utenti nati tra il 1985 e il 1995 possono partecipare al Corso 2, al costo di 30 euro.
- Gli utenti nati tra il 1996 e il 2000 possono partecipare al Corso 2, al costo di 25 euro.
- Gli utenti nati tra il 1996 e il 2000 possono partecipare al Corso 3, al costo di 15 euro.
Il tuo obiettivo è, quindi, quello di sapere la cifra che ogni utente dovrà pagare quando si presenterà al corso, considerando le prenotazioni che sono state effettuate, in modo completamente automatico, così da non rischiare di commettere errori.
Per fare ciò, devi creare una tabella in Excel con la colonna A che contiene tutti i nominativi dei partecipanti, nella colonna B le date di nascita e nella colonna C il tipo di corso a cui essi vogliono partecipare. Per i dati nella colonna C, puoi facilitarti il compito creando un elenco preimpostato, così come ti ho spiegato in questa mia guida.
Fatta questa premessa, è il momento di creare la formula, nella colonna D, che ti permetterà di vedere la cifra che ogni partecipante dovrà versare per il corso.
Questo genere di calcolo prevede l’utilizzo combinato delle funzioni SE(), E(), VALORE(), DESTRA() e TESTO(), concatenate tra loro. Perché si utilizzano tutte queste funzioni? Te lo spiego in breve: la funzione SE() è quella che serve per impostare tutte le condizioni per la verifica dei parametri indicati nei paragrafi precedenti e, dato che ci sono due condizioni da verificare (anno di nascita e tipo di corso), bisogna utilizzare anche la funzione E().
Inoltre, la data di nascita è nel formato gg/mm/aaaa e, quindi, risulterà difficile impostare una condizione se non viene estratto l’anno di nascita dall’intera data. Per tale ragione, è necessario usare le funzioni VALORE(), DESTRA() e TESTO(). La funzione TESTO() è quella che permette di convertire la data in una stringa di testo; la funzione DESTRA() permette di estrarre i primi quattro caratteri di una stringa a partire da destra, mentre VALORE() converte tutto nuovamente in stringa di testo. Quest’ultima in realtà non è necessaria, ma la indico giusto per evitare che possano esserci errori o anomalie nella stringa generata.
Fatta questa premessa, la formula per estrarre l’anno di nascita dalla data sarà quella riportata qui di seguito.
=VALORE(DESTRA(TESTO(B2;”gg/mm/aaaa”);4))
Per quanto riguarda la formula di verifica delle condizioni, bisogna impostare una concatenazione tra SE() ed E(), con un esempio di questo genere =SE(E(argomento1;argomento2);50;[loop di verifica]).
Ti spiego nel dettaglio cosa significa. La funzione E() richiede diversi argomenti separati dal simbolo punto e virgola. In questo caso, nella dicitura argomento1 metterai la formula per l’estrazione dell’anno di nascita che abbia valori minori o uguali a 1995, mentre in argomento2 indicherai la verifica del corso con l’espressione C2=”Corso 1″.
La condizione vera di questa formula è che debba essere indicato l’importo 50, mentre se è falsa, bisogna creare un loop di verifica, concatenando un’altra formula uguale alla precedente, ma che presenta l’altra condizione di verità. Questo loop verrà creato quattro volte, in quanto le casistiche analizzate sono proprio quattro.
La formula finale che si verrà a creare sarà la seguente.
=SE(E(VALORE(DESTRA(TESTO(B2;”gg/mm/aaaa”);4))<=1995;C2=”Corso 1″);50;SE(E(VALORE(DESTRA(TESTO(B2;”gg/mm/aaaa”);4))<=1995;C2=”Corso 2″);30;SE(E(VALORE(DESTRA(TESTO(B2;”gg/mm/aaaa”);4))>=1996;C2=”Corso 2″);25;SE(E(VALORE(DESTRA(TESTO(B2;”gg/mm/aaaa”);4))>=1996;C2=”Corso 3″);15;0))))
L’esempio sopra riportato è uno di tipo semplice, ma che rappresenta comunque un calcolo complesso sui dati a disposizione. Questa formula potrebbe essere estesa nel caso di più condizioni, come la richiesta di un ticket pasto oppure la richiesta di un attestato di partecipazione in formato cartaceo che maggiorerà il prezzo, più fasce d’età oppure più corsi di partecipazione.
In generale, Microsoft Excel offre l’opportunità di creare formule complesse, che permettono di ottenere risultati sui dati di una tabella in pochi passaggi. Ad esempio, si possono creare tabelle per il calcolo automatico del codice fiscale o tabelle che generano automaticamente dati differenti in base a più set di dati impostati.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
