Come si usa una cassa touch screen
Le casse touch-screen stanno rivoluzionando il modo in cui gestiamo le vendite e le transazioni commerciali, questi dispositivi, dotati di un’interfaccia intuitiva e facile da usare, offrono una soluzione completa per negozi, ristoranti e altre attività che necessitano di elaborare rapidamente gli ordini. Ma come si usa una cassa touch screen? Grazie alla tecnologia touch, basta un semplice tocco per aggiungere prodotti, gestire inventari, elaborare pagamenti e persino generare report sulle vendite.
L’introduzione di questi strumenti ha semplificato la gestione delle operazioni quotidiane, rendendo tutto più veloce, preciso ed efficiente e comprendere come si usa una cassa touch-screen permette di minimizzare gli errori umani, offrendo una maggiore precisione nei calcoli e una gestione più ordinata dei dati. Con un semplice tocco, possiamo navigare attraverso le opzioni del sistema, rendendo l’esperienza d’uso accessibile anche a chi non ha particolari competenze tecnologiche, inoltre questi sistemi sono spesso integrati con funzionalità avanzate come la gestione dell’inventario, il monitoraggio delle vendite e la possibilità di collegare dispositivi esterni, come scanner di codici a barre o stampanti per scontrini.
In questa mia guida sull’argomento ti parlerò di come configurare e utilizzare una cassa touch-screen nel lavoro di tutti i giorni. Non avrai più segreti: diventerai un asso nell’usare la cassa touch-screen e ti mostrerai ai clienti sicuro e senza esitazioni. In bocca al lupo per tutto!
Indice
Cassa touch screen: come funziona
Le casse touch-screen sono essenzialmente dei computer dotati di uno schermo tattile che permette agli operatori di interagire facilmente con il sistema, ma la cassa touch-screen come funziona? Immagina di poter gestire tutte le transazioni semplicemente toccando delle icone sullo schermo, senza dover digitare codici o ricordare combinazioni di tasti complicate, questo non solo accelera il processo di vendita, ma riduce anche gli errori umani, aumentando l’efficienza operativa.
Il cuore di una cassa touch-screen è il suo schermo tattile, che rappresenta l’interfaccia principale tra l’utente e il sistema, all’interno della cassa touch-screen, troviamo componenti simili a quelli di un computer: un processore (CPU) elabora le informazioni, mentre la memoria RAM e l’archiviazione interna consentono di eseguire il software gestionale e memorizzare i dati delle transazioni, questo software è il cervello del sistema, progettato per gestire una vasta gamma di operazioni: dalla registrazione delle vendite alla gestione dell’inventario, dalla supervisione dei dipendenti alla generazione di report finanziari.
Un altro aspetto fondamentale delle casse touch-screen è la loro connettività infatti questi dispositivi possono essere collegati a una varietà di periferiche esterne, come stampanti fiscali, scanner di codici a barre, terminali di pagamento elettronico e persino sistemi di gestione dell’inventario in tempo reale ed e questa integrazione che consente una gestione più fluida e coordinata delle operazioni commerciali, migliorando l’esperienza sia per gli operatori che per i clienti.
La regolamentazione delle casse touch-screen in Italia è fondamentale per gli esercenti, che devono adeguarsi alle normative fiscali aggiornate per combattere l’evasione fiscale e rispettare gli obblighi tecnologici. Con l’introduzione del Registratore Telematico (RT) tramite il Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015, tutte le attività commerciali sono tenute, dal 1° gennaio 2020, a utilizzare dispositivi in grado di memorizzare e trasmettere elettronicamente i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate in modo sicuro e criptato.
Le casse touch-screen moderne devono quindi emettere scontrini elettronici e gestire la fatturazione elettronica in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), facilitando anche la memorizzazione e conservazione dei dati per fini amministrativi e fiscali. Con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nel 2018, è diventato essenziale garantire la sicurezza dei dati personali dei clienti, implementando misure come crittografia e autenticazione, oltre a ottenere il consenso esplicito quando necessario.
Infine, per assicurare la conformità, le casse touch-screen utilizzate come Registratori Telematici devono essere certificate dall’Agenzia delle Entrate, rispettando specifiche tecniche che garantiscono la sicurezza nella trasmissione dei dati e l’inalterabilità delle informazioni memorizzate.
Come si usa un registratore di cassa touch-screen
Prima di poter iniziare a usare una cassa touch-screen, è fondamentale configurarla correttamente. La configurazione di base prevede l’installazione del software, l’impostazione delle categorie di prodotti, la configurazione delle modalità di pagamento e la sincronizzazione con altri dispositivi. Per quanto riguarda l’installazione del software, la maggior parte delle casse touch-screen richiede l’installazione di un software POS (Point of Sale), da non confondere con il POS da utilizzare per i pagamenti, questo può essere preinstallato o richiedere una configurazione manuale, in base alle istruzioni del produttore, ed è essenziale per la gestione di vendite, inventari e report. Nell’impostare le categorie di prodotti, tutti gli articoli devono essere inseriti nel sistema e organizzati in categorie logiche, facilitando la ricerca rapida durante le transazioni e migliorando l’efficienza operativa.
La configurazione iniziale della cassa touch-screen permette tra l’altro di impostare le diverse modalità di pagamento, come contanti, carte di credito, carte di debito e portafogli elettronici (es. Apple Pay o Google Pay), offrendo maggiore flessibilità ai clienti. Inoltre, alcune casse touch-screen possono essere collegate ad altri dispositivi, come scanner di codici a barre, stampanti per scontrini e sistemi di gestione dell’inventario. Questa sincronizzazione consente un’integrazione completa e una gestione centralizzata delle operazioni, semplificando i processi. Configurare correttamente questi aspetti è fondamentale per garantire che la cassa touch-screen funzioni in modo efficiente e soddisfi le esigenze specifiche del negozio o dell’attività.
Una volta configurata, la cassa touch-screen diventa uno strumento fondamentale per gestire le vendite quotidiane. Immaginiamo di avere un negozio di abbigliamento: vediamo insieme come utilizzare questo strumento in situazioni reali. Supponiamo che un cliente entri nel negozio e scelga una maglietta e un paio di jeans. Sulla schermata principale della cassa touch-screen, dovrai trovare le categorie dei prodotti, come Maglie e Pantaloni. Una volta scelta la categoria Maglie e dovrò selezionare la maglietta scelta dal cliente. Fai lo stesso procedimento per i jeans, entra nella categoria Pantaloni e seleziona l’articolo corrispondente. Se il cliente decide di acquistare due magliette identiche, puoi semplicemente aggiornare la quantità, ti basterà toccare l’icona della maglietta nel carrello e aggiornare il numero da uno a due, il sistema aggiornerà automaticamente il totale della transazione.
Nel caso in cui un prodotto non sia preimpostato nel sistema, magari perché è un articolo nuovo appena arrivato, ti sarà possibile inserire manualmente il prezzo, alcune casse touch-screen permettono anche di scansionare il codice a barre dell’articolo per aggiungerlo rapidamente alla transazione.
Pagamento in contanti
Siamo arrivati al momento del pagamento, la cassa touch-screen ci offre diverse opzioni, quando un cliente sceglie il pagamento in contanti, l’operazione è abbastanza semplice. Dopo aver selezionato i prodotti o i servizi che il cliente desidera acquistare, il totale apparirà automaticamente sullo schermo della cassa, a questo punto, ti basterà selezionare l’opzione Contanti tra le modalità di pagamento.
Nel momento in cui ricevi il denaro dal cliente, puoi inserire l’importo esatto pagato direttamente sullo schermo, la cassa touch-screen calcolerà automaticamente il resto da dare, evitando errori nei calcoli e velocizzando l’intero processo.
In alcuni sistemi, dopo aver completato la transazione, lo schermo visualizzerà anche il totale ricevuto e il resto che dovrà essere restituito al cliente. Una volta confermato il pagamento in contanti, il sistema genera lo scontrino, che potrai stampare e consegnare al cliente o inviarlo digitalmente, a seconda delle preferenze delle opzioni disponibili nella tua cassa. In generale, questo metodo permette una gestione rapida del contante e minimizza gli errori di calcolo manuale.
Pagamento con carta
L’accettazione di carte di credito e debito è altrettanto semplice e veloce con una cassa touch-screen: dopo aver selezionato i prodotti e calcolato il totale, dovrai scegliere l’opzione Pagamento con carta. In questo caso, la cassa si collegherà direttamente a un POS o terminale per carte di pagamento integrato o collegato al sistema.
Il cliente potrà quindi inserire la propria carta nel terminale, oppure utilizzare le opzioni contactless se la carta è abilitata per i pagamenti senza contatto. In alternativa, molti sistemi moderni accettano anche pagamenti tramite smartphone Android o iPhone e i relativi portafogli digitali come Google Pay o Apple Pay, che possono essere utilizzati avvicinando il telefono al lettore del terminale.
Una volta che il pagamento con la carta è stato approvato, la cassa confermerà la transazione, generando un scontrino per il cliente. Alcuni sistemi POS permettono anche di firmare lo scontrino direttamente sullo schermo touch-screen o forniscono la possibilità di inviare la ricevuta via email o SMS, riducendo l’uso della carta.
Chiusura della cassa
Qualsiasi sia la tua attività commerciale che usa una cassa touch-screen o una cassa tradizionale a fine giornata, o a fine di un turno di lavoro, dovrai procedere con la chiusura della cassa. Immagina sempre di gestire un negozio di abbigliamento, dopo aver servito numerosi clienti, è essenziale fare un bilancio delle operazioni svolte, questo processo ti permette di verificare che il denaro presente in cassa corrisponda alle transazioni registrate nel sistema, assicurandoti che i conti tornino e che non ci siano discrepanze.
La chiusura di cassa consiste nel controllare tutti i movimenti di denaro avvenuti durante la giornata, sia in contanti che attraverso pagamenti elettronici. Ad esempio, se durante il giorno hai effettuato vendite per un totale di 2.000 euro, devi assicurarti che questa cifra sia effettivamente presente tra contanti, transazioni con carta e pagamenti digitali registrati nel sistema.
Quando arriva il momento di chiudere il negozio o di concludere un turno di lavoro, accedi al menu della cassa touch-screen e seleziona l’opzione Chiusura di cassa o Fine giornata. Questa funzione è solitamente ben visibile, data la sua importanza quotidiana, procedi contando fisicamente tutto il denaro presente nel cassetto. Ad esempio, separa le banconote da 50, 20, 10 e 5 euro, così come le monete, per garantire un conteggio preciso. Una volta terminato, inserisci i totali nel sistema, se all’inizio della giornata c’era un fondo cassa di 150 euro, questo va considerato per calcolare l’effettivo guadagno del giorno. Oltre ai contanti, è importante riconciliare i pagamenti effettuati con carte di credito, carte di debito e portafogli elettronici come Apple Pay o Google Pay.
Il sistema di cassa touch-screen genera automaticamente un report che mostra l’ammontare totale di queste transazioni, dovrai confrontare questi dati con quelli dei terminali di pagamento o del sistema bancario per verificare che tutto corrisponda, dopo aver inserito tutti i dati relativi a contanti e pagamenti elettronici, il sistema effettua un confronto tra le somme registrate e quelle effettivamente presenti, se ci sono discrepanze, il sistema ti avvisa, chiedendoti di verificare gli importi, è fondamentale risolvere eventuali differenze prima di completare la chiusura, per assicurarti che i conti tornino.
Effettuare una chiusura di cassa accurata offre numerosi vantaggi, innanzitutto, aiuta a prevenire perdite finanziarie dovute a errori o discrepanze nel conteggio del denaro, se noti una differenza di 20 euro in meno, puoi indagare subito per capire se si tratta di un errore nel dare il resto o di una transazione non registrata, inoltre, mantenere registri precisi è essenziale per la conformità fiscale, ogni transazione correttamente registrata facilita la compilazione delle dichiarazioni fiscali e protegge l’attività da potenziali sanzioni.
Molte casse touch-screen più moderne ormai ti danno la possibilità di verificare in automatico tutte le transazioni registrate e i pagamenti effettivamente ricevuti in questo modo eventuali discrepanze o errori vengono segnalati immediatamente riducendo la necessità di controlli manuali, se durante queste operazioni di verifica, o anche durante la normale giornata lavorativa, hai sbagliato a registrare una vendita magari aggiungendo uno zero di troppo sullo scontrino, non ti devi preoccupare come ti ho spiegato è possibile annullare uno scontrino elettronico già emesso.
Una volta confermati i dati, il sistema genera un report dettagliato che include tutte le transazioni della giornata, questo documento fornisce una panoramica delle vendite, dei tipi di pagamento utilizzati, degli sconti applicati e di eventuali resi, puoi stampare il report o salvarlo digitalmente per consultazioni future e per scopi amministrativi.
Dopo aver chiuso la cassa, azzera il saldo per il giorno successivo, lasciando solo il fondo cassa necessario, se decidi di mantenere un fondo di 150 euro, rimuovi l’eccedenza e depositala in cassaforte o in banca, in questo modo, la cassa è pronta per le operazioni del giorno seguente.
Un altro vantaggio è la possibilità di monitorare le performance del negozio, I report generati durante la chiusura di cassa ti forniscono dati preziosi, come i prodotti più venduti o gli orari di maggiore affluenza, aiutandoti a prendere decisioni strategiche per migliorare l’attività.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
