Come sincronizzare Outlook con Gmail
Hai il tuo indirizzo di posta elettronica “principale” su Gmail, poi ne hai aperto uno “di scorta” su Outlook.com e ti piacerebbe poter sincronizzare i messaggi tra i due servizi? No problem: seguendo le indicazioni che sto per darti, riuscirai sicuramente a capire come sincronizzare Outlook con Gmail, o viceversa, in maniera totalmente gratuita.
Tutto quello che devi fare è accedere alle impostazioni di Gmail o di Outlook.com, attivare la funzione di inoltro dei messaggi verso l’altro servizio e procedere con l’importazione delle vecchie email. Dopodiché, qualora lo desiderassi, potrai completare il processo di integrazione tra le due caselle di posta trasportando anche gli eventi del calendario e i contatti da una piattaforma all’altra. Tutto senza ricorrere a software o servizi esterni, quindi tutto in maniera super-sicura dal punto di vista della privacy e della sicurezza.
Ti posso garantire che riuscirai a completare tutta la configurazione nel giro di pochi minuti, anche se per l’importazione vera e propria dei messaggi da Outlook a Gmail (o viceversa) ti toccherà aspettare almeno un paio di giorni: ci sono dei tempi tecnici su cui purtroppo non si può intervenire in alcun modo. Allora, si può sapere che altro stai aspettando? Prima comincerai e prima finirai. Ti auguro buona lettura e ti faccio un grosso in bocca al lupo per tutto!
Indice
- Come sincronizzare Outlook con Gmail: messaggi in entrata
- Come sincronizzare Outlook con Gmail: messaggi in uscita
- Come sincronizzare Outlook con Gmail: calendario
- Come sincronizzare Outlook con Gmail: contatti
Come sincronizzare Outlook con Gmail: messaggi in entrata
Iniziamo questa disamina vedendo come sincronizzare i messaggi in entrata da Outlook a Gmail e viceversa. Vedrai che l’operazione non è affatto complicata da portare a termine.
Da Outlook a Gmail
Se vuoi sincronizzare i messaggi in entrata da Outlook a Gmail, collegati alla tua casella di posta su Outlook.com, accedi al tuo account e fai clic sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra. Nella pagina che si apre, fai clic sulle voci Posta > Inoltro nella barra laterale, metti il segno di spunta accanto alle opzioni Abilita inoltro e Conserva una copia dei messaggi inoltrati (in modo che le email inoltrare a Gmail non vengano cancellate da Outlook) e digita il tuo indirizzo Gmail nel campo di testo Immetti un indirizzo di posta elettronica collocato al centro dello schermo.
A questo punto, clicca sul pulsante Salva e tutte le nuove email in entrata sul tuo account di Outlook verranno inviate automaticamente a Gmail. Questa procedura è la stessa che puoi mettere in pratica nell’app di Outlook per Windows 10 ed edizioni successive in modo da abilitare l’inoltro automatico della casella di posta.
Se vuoi copiare su Gmail anche i messaggi più vecchi, devi seguire invece un’altra procedura: collegati alla pagina principale del tuo account di posta Google ed effettua il login, dunque clicca sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra e scegli la voce Visualizza tutte le impostazioni dal menu che si apre.
Seleziona, dunque, la scheda Account e importazione e fai clic sulla voce Importa messaggi e contatti che si trova accanto all’omonima dicitura. Nella pagina che si apre, digita il tuo indirizzo di posta Outlook.com nell’apposito campo di testo e pigia su Continua per due volte consecutive. Esegui, se necessario, l’accesso al tuo account Microsoft e clicca sul pulsante Accedi per sincronizzare Outlook con Gmail.
Per concludere, scegli se importare in Gmail solo i messaggi già presenti in Outlook o anche i contatti della rubrica e i nuovi messaggi per i prossimi 30 giorni (mettendo il segno di spunta accanto alle apposite voci) e pigia su Avvia importazione e OK per concludere la procedura.
Nota: se hai già attivato l’inoltro dei messaggi da Outlook, lascia pure deselezionata la voce relativa ai “nuovi messaggi per i prossimi 30 giorni”. Il processo di importazione dei vecchi messaggi potrebbe durare anche un paio di giorni, abbi pazienza.
Da Gmail ad Outlook
La procedura inversa, cioè attivare l’inoltro dei nuovi messaggi da Gmail ad Outlook.com, accedi a Gmail, clicca sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra e seleziona la voce Visualizza tutte le impostazioni dal menu che compare. Dopodiché seleziona la scheda Inoltro e POP/IMAP, fai clic sul pulsante Aggiungi un indirizzo di inoltro e, nel riquadro che compare, digita il tuo indirizzo Outlook.com nell’apposito campo di testo. A questo punto, fai clic su Avanti, Procedi e OK, dopodiché clicca sul link di conferma che è stato inviato all’indirizzo di Outlook e il gioco è fatto.
Se vuoi importare in Outlook anche i vecchi messaggi di Gmail, a questo punto ti consiglio di utilizzare soluzioni esterne per lo spostamento dell’intera casella, in quanto su Outlook.com non è disponibile una funzionalità d’importazione della casella come già visto nel capitolo precedente relativo a Gmail. Pertanto, ti consiglio di leggere con attenzione le indicazioni che ti ho fornito in questo mio tutorial su come trasferire email da un account all’altro.
Come sincronizzare Outlook con Gmail: messaggi in uscita
Adesso, vediamo insieme come sincronizzare i messaggi in uscita da Outlook a Gmail e viceversa. Anche in questo caso, puoi stare certo che si tratta di un’operazione semplicissima da portare a termine.
Da Outlook a Gmail
Per inviare messaggi da Gmail utilizzando come mittente il tuo indirizzo di posta Outlook.com, procedi in questo modo: accedi alla tua casella Gmail, clicca sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra e seleziona la voce Impostazioni dal menu che compare.
Nella pagina che si apre, seleziona la scheda Account e importazione e clicca sulla voce Aggiungi un altro indirizzo email che si trova nel riquadro denominato Invia messaggio come.
A questo punto, digita il tuo nome e il tuo indirizzo Outlook.com negli appositi campi di testo e clicca sul pulsante Passaggio successivo. Fornisci poi la password del tuo account Microsoft e clicca su Aggiungi account per aggiungere il tuo account Outlook a Gmail.
Per concludere, accedi alla tua casella di posta Outlook.com, apri il messaggio ricevuto da parte del team di Gmail e clicca sul link di conferma contenuto al suo interno. In questo modo, avrai verificato di essere il legittimo proprietario dell’indirizzo e potrai usare quest’ultimo per inviare nuovi messaggi da Gmail (selezionandolo dall’apposito campo nella schermata di composizione dei messaggi). Semplice, vero?
Da Gmail ad Outlook
Per inviare messaggi da Outlook usando come mittente il tuo indirizzo Gmail, collegati alla tua casella di posta elettronica su Outlook.com, accedi al tuo account, clicca sull’icona dell’ingranaggio collocata in alto a destra per visualizzare la schermata delle impostazioni della casella di posta elettronica di Microsoft.
Nella pagina che si apre, clicca sulla voce Sincronizza la posta elettronica nella scheda Posta, premi sulla dicitura Gestisci o scegli un alias principale e, nella nuova sezione a cui vieni rimandato, premi sulla dicitura Aggiungi e-mail. Adesso, attiva la casella Aggiungi un indirizzo e-mail esistente come alias dell’account Microsoft e digita, nell’apposita casella di testo, l’indirizzo Gmail.
Adesso, non ti resta che confermare l’identità tramite l’e-mail che hai ricevuto sulla tua Gmail, in modo da poter iniziare a usare l’indirizzo Gmail come alias. In questo modo, quando invierai un messaggio tramite Outlook con l’alias Gmail, una copia verrà conservata sia sulla casella di Microsoft che su quella di Google.
Come sincronizzare Outlook con Gmail: calendario
Se vuoi sincronizzare il calendario tra Outlook e Gmail, devi seguire le indicazioni che trovi proprio qui sotto. In questo modo potrai visualizzare gli eventi del calendario di Outlook in Gmail e viceversa. Attenzione, però, non potrai modificare il calendario di Outlook da Gmail o il calendario di Gmail da Outlook.
Da Outlook a Gmail
Vorresti visualizzare gli eventi del calendario di Outlook.com in Google Calendar? Niente di più semplice! Innanzitutto, assicurati di essere nella schermata principale di Outlook e fai clic sulla scheda Calendario nella barra laterale di sinistra. Poi, seleziona la scheda Visualizza nella parte superiore della schermata e fai clic sul tasto Impostazioni del calendario (l’ingranaggio).
Una volta nella sezione Impostazioni del calendario, cerca la categoria Calendari condivisi: fai clic sul tasto Pubblica un calendario e scegli il calendario specifico che desideri esportare in formato ICS, assicurandoti di impostare l’autorizzazione Possono vedere tutti i dettagli. Ora, premi il pulsante Pubblica per visualizzare gli URL relativi ai tuoi calendari. Cerca quello associato alla voce ICS e fai clic su di esso, quindi, premi il tasto Scarica per ottenere il file.
Ora che hai il file ICS, passa a Google Calendar e accedi con il tuo account Google. Nella schermata principale del servizio in questione, cerca l’icona + che si trova accanto alla sezione Altri calendari nella barra laterale di sinistra. Seleziona l’opzione Importa nel riquadro che appare e poi fai clic sul pulsante Seleziona il file dal computer per individuare il file ICS che hai precedentemente esportato dal calendario di Outlook e salvato sul tuo PC.
Una volta individuato il file, premi il tasto Importa e il gioco è fatto! Ora hai importato con successo tutti i dati del tuo calendario di Outlook in Google Calendar. Semplice, dico bene?
Da Gmail ad Outlook
Google Calendar permette di sincronizzare i propri calendari con servizi esterni (fra cui Outlook.com) in maniera semplicissima: basta ottenere il link ICS di Google Calendar. Recati, dunque, su questa pagina, accedi al tuo account, espandi il menu I miei calendari situato sulla sinistra, clicca sul simbolo dei tre puntini posto in corrispondenza del nome del calendario di tuo interesse e seleziona la voce Impostazioni e condivisione dal menu che si apre.
Nella pagina che si apre, fai clic sulla voce Integra calendario situata sulla sinistra (in basso) e copia l’URL presente nel campo di testo Indirizzo segreto in formato iCal.
Una volta ottenuto il link, collegati al calendario di Outlook.com, fai clic sul pulsante Aggiungi calendario che si trova nella barra laterale di sinistra, seleziona la voce Abbonati dal Web presente nel riquadro che compare a schermo e, nell’apposito campo di testo, incolla l’URL che hai precedentemente copiato. Infine, clicca sul pulsante Importa per portare a termine la procedura.
Come sincronizzare Outlook con Gmail: contatti
Adesso vediamo insieme qual è la procedura corretta per sincronizzare i contatti tra Outlook e Gmail, in modo da terminare il processo di “sincronizzazione” tra le due caselle di posta.
Nota: seguendo le procedure qui di seguito importerai tutti i contatti di Outlook.com in Gmail o viceversa ma le rubriche dei due servizi non saranno “sincronizzate”. Questo significa che le modifiche apportate in una rubrica non verranno applicate anche all’altra (a meno di non ripetere il processo di importazione/esportazione tramite file CSV riportato qui sotto).
Da Outlook a Gmail
Vuoi importare i contatti di Outlook in Gmail? Nulla di più facile. Accedi al tuo account su Outlook.com, pigia sull’icona con i 9 quadratini bianchi che si trova in alto a sinistra e seleziona il riquadro Persone dal menu che compare. Recati quindi nel menu Gestisci contatti > Esporta contatti, clicca sul pulsante Esporta dal riquadro che si apre e attendi che sul tuo computer venga scaricato il file CSV con tutti i nominativi della rubrica di Outlook.
Dall’app Outlook per Windows 10/11, fai clic sulla scheda Contatti e premi sulle voci Gestisci contatti > Esporta contatti nella barra in alto a destra. Scegli dunque la voce Tutti i contatti e premi sul tasto Esporta per ottenere il file CSV.
A download completato, collegati su questa pagina, accedi al tuo account Google e seleziona la voce Importa dalla barra laterale. Dopodiché clicca sul pulsante Seleziona file presente nel riquadro comparso al centro della pagina, seleziona il file in formato CSV che hai precedentemente esportato da Outlook, fai clic sulla voce Importa e il gioco è fatto.
Da Gmail ad Outlook
Per compiere l’operazione inversa, cioè per importare i contatti di Google in Outlook, collegati su questa pagina, accedi al tuo account Google e fai clic sull’icona della freccia verso l’alto che trovi in alto a destra, proprio sopra l’elenco dei contatti. Assicurati che sia attiva l’opzioni Contatti indicante il numero di tutti i tuoi contatti in rubrica, scegli il formato CSV Outlook e premi sul tasto Esporta.
A questo punto, vai nella sezione Persone di Outlook.com (puoi raggiungerla anche cliccando qui), apri il menu Gestisci contatti > Importa contatti, clicca sul pulsante Sfoglia e seleziona il file CSV che hai precedentemente ottenuto da Gmail. Per concludere l’operazione, clicca sui pulsanti Importa, segui le indicazioni a schermo e attendi che la procedura venga portata a termine.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
