Come smistare la posta elettronica

di Salvatore Aranzulla

La inbox della tua casella di posta elettronica è talmente piena di messaggi e “caotica” che non riesci mai a trovare i messaggi di cui hai bisogno? Perché non provi a riorganizzarla smistando le email in apposite cartelle? Pensaci bene: in questo modo potrai mantenere il tutto più organizzato dividendo, ad esempio, le email ricevute dal tuo capo o dai tuoi colleghi da quelle che ti inviano i tuoi amici o i tuoi familiari; il tutto senza fare alcuna fatica.

Ti stai chiedendo come puoi riuscirci? La risposta è semplice: puoi impostare dei filtri automatici che permettono di fare tutto in maniera estremamente comoda e semplice. Se mi dedichi qualche minuto del tuo tempo libero, in questa guida posso spiegarti come utilizzare al meglio la funzione di filtraggio delle email per smistare in modo intelligente la posta in arrivo sia con i principali client email che con i più famosi servizi di Web-Mail.

Allora, ti va di saperne di più? Sì? Benissimo! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, soprattutto, attua le “dritte” che ti darò. Sono convinto che, non appena avrai finito di leggere questo articolo, saprai come smistare la posta elettronica e, perché no, magari potrai aiutare anche i tuoi amici a mettere ordine sulle loro rispettive caselle. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon divertimento!

Indice

Come smistare la posta elettronica con i client
Come smistare la posta elettronica con i servizi di Web-Mail

Come smistare la posta elettronica con i client

Sei solito accedere al tuo account di posta da un client email? In tal caso, lascia che ti spieghi come smistare la posta elettronica con i client più utilizzati: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird e Apple Mail. Segui le indicazioni che trovi di seguito e vedrai che riuscirai a smistare la posta elettronica senza alcuna difficoltà

Microsoft Outlook (Windows/macOS)

Se vuoi imparare a smistare la posta elettronica con il client Microsoft Outlook, tutto quello che devi fare è innanzitutto avviare il programma sul tuo PC, selezionare poi uno dei messaggi su cui agire fra quelli presenti nella cartella Posta in arrivo, pigiare sul pulsante Regole che si trova in alto a destra (nella scheda Home del programma) e selezionare la voce Crea regola… dal menu che compare. La procedura vale sia per Windows che per macOS.

Nella finestra che si apre, metti il segno di spunta accanto alla voce Da [indirizzo email del mittente del messaggio] se desideri smistare in una determinata cartella tutti i messaggi provenienti dallo stesso mittente, oppure accanto alla voce L’oggetto contiene, se vuoi spostare le email in base alle parole contenute nell’oggetto. Dopodiché apponi il segno di spunta accanto alla voce Sposta elemento nella cartella e, per finire, seleziona la cartella verso cui smistare i messaggi che corrispondono ai criteri da te indicati tramite il pulsante Selezione cartella… (nel caso ci sia la necessità di creare una nuova cartella, invece, pigia sul pulsante Nuova).

Ad operazione ultimata, salva la regola appena creata facendo clic sul pulsante OK per due volte consecutive (se hai bisogno di opzioni più avanzate, clicca su Opzioni avanzate…, così da creare filtri ancora più complessi). Successivamente, per applicare la regola ai messaggi già presenti nella cartella della Posta in arrivo, pigia sul pulsante Regole presente nella scheda Home di Outlook e seleziona la voce Gestisci regole e avvisi… dal menu che compare.

Nella finestra che si apre, seleziona dunque la regola che hai creato in precedenza, apponi il segno di spunta sulla voce Attiva regole in tutti i messaggi scaricati da feed RSS (se necessario) e pigia prima sul pulsante Applica e poi su OK. Facile, vero?

Mozilla Thunderbird (Windows/macOS/Linux)

Se vuoi smistare la posta elettronica e utilizzi Mozilla Thunderbird come client di posta predefinito, sappi che puoi riuscire nel tuo intento utilizzando la funzione di filtraggio integrata nel celebre programma open source per la gestione delle email. Lascia che ti spieghi nel dettaglio come procedere.

Tanto per cominciare, avvia Mozilla Thunderbird sul tuo computer, pigia poi sul pulsante (≡) che si trova in alto a destra e seleziona le voci Filtri messaggi > Filtri messaggi dal menu che compare. Nella finestra che si apre, clicca sul bottone Nuovo… e imposta la regola secondo la quale le email devono essere smistate: scrivi il nome del filtro nel campo di testo situato in alto, metti il segno di spunta a una delle opzioni inerenti quando far “scattare” il filtro tramite le opzioni presenti negli appositi menu a tendina (es. Oggetto, Mittente, Data, Priorità, etc.).

A questo punto, nella sezione Esegui queste azioni situata in fino alla finestra aperta, seleziona le azioni che vuoi eseguire al verificarsi delle condizioni precedentemente impostate mediante le opzioni presenti nell’apposito menu a tendina (es. Sposta il messaggio in, Segna come già letto, Inoltra il messaggio a, etc.), scegli poi la cartella in cui smistare i messaggi dall’apposito menu a tendina e pigia sul bottone OK e poi su Esegui ora per salvare le impostazioni e applicare il filtraggio alle email già presenti nella Posta in arrivo.

Qualora ci sia la necessità di creare una nuova cartella in Mozilla Thunderbird, basta fare clic destro sul tuo indirizzo email nella barra laterale di sinistra e selezionare la voce Nuova cartella… dal menu che compare; la cartella verrà resa immediatamente disponibile nel menu per la creazione dei filtri di Thunderbird e potrai utilizzarla seguendo le indicazioni che ti ho fornito poc’anzi.

Apple Mail (macOS)

Hai un Mac e utilizzi Apple Mail come client di posta predefinito? Allora sappi che puoi creare dei filtri mediante il menu delle impostazioni del programma. Avvia dunque l’applicazione Mail sul tuo Mac e poi segui scrupolosamente i passaggi che sto per indicarti.

Tanto per cominciare, apri il menu Mail situato in alto a sinistra (nella barra dei menu di macOS), seleziona la voce Preferenze… dal menu contestuale e, nel riquadro che compare a schermo, pigia sulla scheda Regole posta in alto a destra. Ora puoi finalmente creare il filtro mediante il quale smistare la posta elettronica in entrata: scrivi il nome della regola nel campo di testo Descrizione:, nella sezione Se [menu a tendina] condizioni seguenti: indica le condizioni che devono verificarsi per attivare il filtro e se questo deve attivarsi al verificarsi di tutte le condizioni o anche di solo una di queste.

Nella sezione Esegui le seguenti azioni:, poi, scegli le azioni che vuoi far eseguire al verificarsi delle condizioni scelte selezionando le opzioni presenti negli appositi menu a tendina (es. Sposta messaggio, Inoltra messaggio, etc.) e, nel campo di testo nella casella: scegli la casella in cui smistare la posta. Qualora tu abbia la necessità di aumentare le condizioni e/o le azioni da far analizzare/eseguire dal filtro che stai creando, pigia sui pulsanti (+) e (–) che vedi a schermo. Per concludere, pigia sui bottoni OK e Applica per applicare i cambiamenti fatti e il gioco è fatto.

Se vuoi, puoi anche aggiungere un contatto alla lista dei VIP e fare in modo che i messaggi provenienti da questi ultimi abbiano sempre la priorità, vengano visualizzati sempre nelle notifiche e possano essere rintracciati più facilmente. Per aggiungere un contatto alla lista VIP di Mail, apri un qualsiasi messaggio proveniente da quest’ultimo, clicca sulla freccia collocata accanto al nome o all’indirizzo email posto in cima al messaggio e seleziona la voce Aggiungi a VIP dal menu che si apre. Se agisci da iPhone o iPad, apri l’app Mail, cerca il contatto di tuo interesse, pigia sul suo nominativo e seleziona la voce Aggiungi a VIP dalla schermata che si apre.

Ti segnalo che le regole di Mail vengono sincronizzate automaticamente tramite iCloud (a patto di aver attivato la sincronizzazione con iCloud nelle impostazioni di macOS e iOS), quindi sono disponibili su tutti i device associati al medesimo ID Apple.

Come smistare la posta elettronica con i servizi di Web-Mail

Non utilizzi un client di posta elettronica tradizionale, bensì un servizio di Web-Mail? Nessun problema, anche nei servizi di posta elettronica online è possibile smistare i messaggi in maniera semplice e veloce creando dei filtri personalizzati. Vediamo subito in che modo.

Gmail

Se utilizzi Gmail, collegati alla pagina d’accesso al servizio e accedi al tuo account immettendo le credenziali negli appositi campi di testo. A login eseguito, pigia sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra e seleziona la voce Impostazioni dal menu che compare per recarti nelle impostazioni di Gmail. Nella pagina che si apre, seleziona la scheda Filtri e indirizzi bloccati e fai clic sulla voce Crea un nuovo filtro che si trova in basso.

Adesso, digita le condizioni in base alle quali spostare i messaggi (es. Da per specificare un mittente, Oggetto per filtrare le email in base all’oggetto, Contiene le parole per indicare le parole che devono essere individuate nel messaggio e così via) e clicca sulla voce Crea filtro.

Ora, metti il segno di spunta accanto all’azione Applica l’etichetta e seleziona dal menu adiacente l’etichetta, ovvero la cartella, in cui spostare i messaggi. Se lo desideri, puoi anche spuntare anche le altre opzioni proposte (in base al tipo di filtro che vuoi creare). Per concludere, pigia sul pulsante azzurro Crea filtro e il gioco è fatto.

Non è attualmente possibile creare nuove regole tramite l’app di Gmail per Android o iOS, tuttavia le regole create nella versione Web del servizio vengono riportate automaticamente anche nelle applicazioni per smartphone e tablet e nei client desktop.

Outlook.com

Per smistare la posta su Outlook.com, collegati alla sua pagina d’accesso, accedi al tuo account, clicca sull’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra e seleziona la voce Visualizza tutte le impostazioni di Outlook nel menu che compare. Nella pagina che si apre, espandi prima il menu Posta e poi quello chiamato Regole.

A questo punto, per creare una nuova regola e cominciare a smistare la posta in arrivo, pigia sul bottone (+). Nel riquadro che si apre, indica il nome della regola, le condizioni che devono essere soddisfatte per attivarlo (es. Da, A, L’oggetto include, Il corpo del messaggio include etc.), le azioni da eseguire al verificarsi delle condizioni scelte (es. Sposta in, Copia in, elimina, Segna come già letto, etc.), utilizzando gli appositi menu a tendina.

Quando hai terminato di attuare queste modifiche, pigia sul bottone Salva (posto in alto a destra) per completare l’operazione.

L’app mobile di Outlook per Android e iOS non permette di creare nuove regole. Tuttavia, le regole impostate nella versione Web del servizio vengono utilizzate anche nell’applicazione per smartphone e tablet.

Libero Mail

Se creare delle regole su Libero Mail, accedi al tuo account collegandoti alla pagina principale del servizio, seleziona un messaggio che vuoi filtrare, seleziona la voce ▾ Altro dal menu situato in alto e poi clicca sulla voce Crea nuovo filtro dal menu che si apre. Nella finestra Crea nuova regola che compare a schermo, scrivi nell’apposito campo di testo il nome che vuoi assegnare al filtro e poi scegli se applicare la regola al verificarsi di tutte le condizioni o solo di alcune mediante l’apposito menu.

Dopodiché imposta i criteri e le azioni che compongono il filtro con il quale smistare la posta elettronica in entrata e, non appena avrai definito tutti i dettagli della nuova regola, pigia sul bottone Salva per portare a termine l’operazione.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.