Come sorteggiare con Excel
Hai bisogno di effettuare un sorteggio tra una lista di nomi per decretare il vincitore di un contest che hai organizzato sul tuo blog? Hai bisogno di estrarre a sorte dei numeri per stabilire chi andrà ad aggiudicarsi il premio della pesca che hai organizzato? Non c’è bisogno di chissà quale software o servizio online, basta usare Microsoft Excel.
Forse non ne eri a conoscenza, ma devi sapere che è possibile sfruttare le potenzialità del popolare programma per l’elaborazione di fogli di calcolo incluso nel pacchetto Office per realizzare un elenco di nomi o valori ed estrarli a sorte: tutto nel giro di pochi clic (o tap). Sei curioso di capire come si fa? E allora concentrati sulla lettura di questo mio tutorial incentrato proprio su come sorteggiare con Excel.
Nelle righe successive, andremo a scoprire in maniera semplice ma allo stesso tempo dettagliata come effettuare l’operazione in questione impiegando Excel da computer (sia nella classica versione per Windows e macOS che in versione Web), ma anche da smartphone e tablet, utilizzando l’app di Excel per Android e iOS. Ora però basta chiacchierare e passiamo all’azione. Ti auguro, come mio solito, una buona lettura e ti faccio un grandissimo in bocca al lupo per ogni cosa!
Indice
Informazioni preliminari
Prima di entrare nel vivo del tutorial e, dunque, andare a scoprire come sorteggiare con Excel, devi provvedere a scaricare e installare il famoso programma di Microsoft sul tuo computer, sul tuo smartphone e/o sul tuo tablet. Per capire in che modo procedere, qualora non avessi già provveduto, puoi consultare il mio tutorial dedicato in maniera specifica a come scaricare Excel.
Per quel che concerne, invece, la versione online di Excel, si tratta di una Web app gratuita resa disponibile da Microsoft con Office Online e alla quale è possibile accedere da qualsiasi browser e sistema operativo, previo login al proprio account Microsoft (se non hai ancora un account, puoi rimediare subito alla cosa leggendo la mia guida sull’argomento).
Su smartphone e tablet, invece, puoi scaricare l’app di Excel agendo tramite il Play Store di Android e l’App Store di iOS. L’applicazione è gratuita per tutti i device con dimensioni pari o inferiori a 10.1", altrimenti richiede la sottoscrizione di un piano Office 365, a partire da 7 euro/mese. Maggiori info qui.
Sempre prima di cimentarti nel tuo sorteggio, è mio dovere sottolineare che l’operazione oggetto di questo tutorial può essere compiuta sfruttando delle formule apposite. Nel caso in cui non ne fossi a conoscenza, le formule sono una delle funzionalità di punta di Excel. Usarle è utilissimo per elaborare e gestire i dati immessi nel foglio di calcolo: te ne ho parlato anche in un tutorial dedicato.
Altra cosa da precisare è il fatto che i dati da usare per il sorteggio vanno inseriti nel foglio Excel all’interno delle varie celle, vale a dire quella "cosa" che costituisce il foglio di calcolo e che si ottiene dalla suddivisione in colonne e righe dello stesso. Tutte le colonne e le righe, inoltre, sono contrassegnate, rispettivamente, da lettere e numeri, che consentono di identificarle.
Come sorteggiare nomi con Excel
Fatte le dovute precisazioni di cui sopra, veniamo al nocciolo vero e proprio della questione e andiamo a scoprire come effettuare sorteggi con Excel. Qui di seguito trovi indicato come riuscirci agendo da computer, smartphone e tablet: è molto più semplice di quel che tu possa pensare, non temere.
Computer
Se utilizzi Excel da computer, per poter effettuare il tuo sorteggio, provvedi in primo luogo ad avviare il programma selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start (su Windows) oppure facendo clic sulla sua icona annessa al Launchpad (su macOS). Nella schermata che ti viene mostrata, scegli di creare un nuovo foglio di calcolo vuoto, selezionando l’opzione Cartella di lavoro vuota nella sezione Home del programma.
Compila, quindi, il foglio di Excel che ora ti viene mostrato con i nomi o i numeri che vuoi usare per il sorteggio nella colonna A (es. dalla cella A1 alla cella A100) e in quella B (es. dalla cella B1 alla cella B100). Successivamente, recati nella colonna D e digita la formula =casuale() nella prima cella di quest’ultima (es. D1).
Una volta immessa la formula nella prima cella della colonna, clicca sul quadratino verde collocato nella parte in basso a destra di quest’ultima e, continuando a tenere cliccato, trasportalo fino alla cella finale (es. la 100), in modo che in ognuna delle celle della colonna D compaiano dei valori numerici.
A questo punto, passa alla colonna E e nella prima cella di quest’ultima inserisci la formula =INDICE(A$1:A$100;RANGO($D1;$D$1:$D$100)), dove i valori A$1 e A$100 indicano le celle di inizio e fine con i nomi o i numeri della prima colonna e i valori $D$1 e $D$100 indicano le celle della colonna con i valori numerici generati in precedenza.
Clicca poi sulla cella E1, copiane il contenuto usando la combinazione di tasti Ctrl+C (su Windows) oppure quella cmd+c (su macOS) e incolla il tutto nella cella F1 usando la combinazione di tasti Ctrl+V (su Windows) oppure quella cmd+v (su macOS). Ad operazione completata, seleziona le celle E1 e F1 con il puntatore del mouse, fai clic sul quadratino verde collocato nella parte bassa a destra della selezione effettuata e, continuando a tenere premuto, trasportalo fino alla cella finale (es. quella numero 100).
Adesso dovresti trovarti con le colonne E e F riempite dai nomi o dai numeri presenti nelle colonne A e B, ma in ordine sparso. Puoi cambiare continuamente quest’ordine e quindi sorteggiare con Excel tutti i valori presenti nelle colonne A e B premendo il tasto F9 sulla tastiera del PC. Lo so, all’apparenza sembra complicato, ma in realtà è facilissimo. Basta seguire lo schema che ti ho appena illustrato, modificando le formule in base alla posizione e al numero di valori da sorteggiare e il gioco è fatto!
Se necessario, puoi anche inserire nuove righe all’interno del foglio di calcolo, in modo da formattarlo al meglio per il sorteggio. Le formule si adatteranno automaticamente a quest’ultimo senza bisogno di modifiche manuali.
Dopo aver creato e usato il foglio di calcolo per il sorteggio, ti suggerisco di salvarlo, in modo da poterlo usare in futuro come modello di base con il quale effettuare altri sorteggi e/o classifiche random. Scommetto che ti tornerà utile: per riuscirci, fai clic sul menu File che si trova in alto a sinistra, seleziona la voce Questo PC (per salvare il file localmente) oppure quella OneDrive (per salvare il file sul servizio di cloud storage di Microsoft), indica la posizione esatta e il nome che vuoi assegnare al documento e premi sul bottone Salva.
Se ritieni di aver bisogno di maggiori spiegazioni sul funzionamento di Excel in generale, puoi fare riferimento al mio tutorial dedicato in maniera specifica a come usare Excel.
Online
Vediamo ora come sorteggiare con Excel usando la versione online della famosa applicazione del pacchetto Office. In primo luogo, recati sulla home page del servizio e, se necessario, effettua il login al tuo account Microsoft compilando con i dati richiesti gli appositi campi visibili sullo schermo. Ad accesso avvenuto, avvia la creazione di un nuovo foglio di calcolo selezionando l’opzione Nuova cartella di lavoro vuota.
Ora che visualizzi il foglio di calcolo vuoto sullo schermo, compilalo attenendoti alle indicazioni che ti ho fornito nel passo precedente, quando ti ho spiegato come sorteggiare con Excel andando ad agire da computer: non cambia assolutamente nulla e l’interfaccia dell’applicazione online è praticamente la stessa di quella della variante desktop per Windows e macOS.
Una volta completato il sorteggio, ti suggerisco di salvare il file Excel ottenuto, in modo tale da poterlo eventualmente usare anche in futuro: per riuscirci, fai clic sulla voce File che si trova in alto a sinistra, seleziona la voce Salva con nome dal menu che compare e scegli se salvare una copia del documenti in OneDrive, selezionando l’opzione Salva con nome, oppure se scaricare il file localmente, facendo clic sulla dicitura Scarica una copia.
Per ulteriori dettagli riguardo l’impiego di Excel in generale, ti consiglio la lettura della mia guida dedicata a come usare Excel.
Smartphone e tablet
Vediamo ora come sorteggiare con Excel agendo da smartphone e tablet, utilizzando l’applicazione del famoso strumento per fogli di calcolo disponibile per Android e iOS. In primo luogo, dunque, prendi il tuo dispositivo, sbloccalo, accedi alla schermata Home e avvia l’app di Excel facendo tap sulla relativa icona (quella con il logo del programma).
Ora che visualizzi la schermata principale di Excel, avvia la creazione di un nuovo foglio di calcolo: se stai usando Android, fai tap sull’icona con il foglio che si trova in alto a destra. Se stai usando iOS, invece, recati nella sezione Nuovo e poi, a prescindere dalla piattaforma impiegata, seleziona l’opzione Cartella di lavoro vuota.
A questo punto, compila il foglio di Excel visualizzato sullo schermo inserendo nelle colonne A e B i nomi o i numeri che vuoi usare per il sorteggio. Per richiamare la tastiera virtuale per digitare i tuoi dati, fai doppio tap sulla cella di tuo interesse, mentre per passare rapidamente a quella successiva schiaccia il tasto Invio che trovi annesso alla stessa.
Dopodiché recati nella colonna D e immetti la formula =casuale() nella prima cella di quest’ultima. In seguito, seleziona la cella in cui hai appena immesso la formula, facci nuovamente tap sopra, scegli l’opzione Riempi dal menu che compare e trascina il pallino verde collocato nella parte in basso a destra di quest’ultima sino alla cella finale, così che in ognuna delle celle della colonna D compaiano dei valori numerici.
Passa poi alla colonna E e, nella prima cella di quest’ultima, inserisci la formula =INDICE(A$1:A$100;RANGO($D1;$D$1:$D$100)), dove i valori A$1 e A$100 indicano le celle di inizio e fine con i nomi o i numeri della prima colonna e i valori $D$1 e $D$100 indicano le celle della colonna con i valori numerici generati in precedenza.
Seleziona, quindi, la cella E1, copiane il contenuto facendoci nuovamente tap sopra, premi sulla dicitura Copia presente nel menu che compare e incolla il dato in questione nella cella F1, selezionando quest’ultima, facendoci nuovamente tap sopra e scegliendo la voce Incolla dal menu visualizzato.
Adesso, seleziona le celle E1 e F1, facendo tap su una delle due, trascinando il rettangolo di selezione anche sull’altra e premendo e continuando a tenere premuto sul pallino verde comparso nell’angolo in basso a destra.
Scegli poi l’opzione Riempi dal menu che si apre e, sempre usando il pallino verde, trascina la selezione sino alla cella finale delle colonne impegnate. Fatta anche questa, le colonne E e F andranno a riempirsi, in ordine sparso, con i nomi o con i numeri presenti nelle colonne A e B.
Chiaramente, se lo ritieni opportuno, puoi inserire nuove righe all’interno del foglio di calcolo. In tal caso, non temere, le formule si adatteranno automaticamente senza che tu debba effettuare ulteriori modifiche manuali. Ovviamente, puoi usare anche delle colonne diverse da quelle che ti ho indicato io.
Una volta creato il tuo foglio di calcolo per il sorteggio, ti consiglio di salvarlo, così potrai eventualmente utilizzarlo anche successivamente. Per cui, premi sul pulsante con i tre puntini che si trova in alto a destra, fai tap sul bottone Salva nella nuova schermata visualizzata, digita il nome che vuoi assegnare al file nel campo Nome, scegli la posizione in cui vuoi archiviare il documento tra OneDrive o uno dei percorsi locali disponibili e premi sulla dicitura Salva posta in alto (sempre a destra).
Per maggiori informazioni riguardo il funzionamento di Excel su smartphone e tablet, ti invito a fare riferimento alle mie guide incentrate su come usare Excel su Android, come utilizzare Excel su iPhone e come utilizzare Excel su iPad.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
