Come spedire documenti per posta

Avendo l'esigenza di spedire alcuni documenti ma non avendo né la possibilità di stamparli né il tempo di recarti di persona presso un ufficio postale, ti è stato consigliato di usare i servizi online di Poste Italiane che consentono sia di inviare documenti in formato digitale che di programmarne il ritiro a domicilio di documenti cartacei.

Non essendo particolarmente ferrato in ambito tecnologico, però, non hai la più pallida idea di come procedere e, per questo motivo, vorresti il mio aiuto per inviare i tuoi documenti affidandoti ai servizi in questione. Le cose stanno così, dico bene? Allora lasciati dire che oggi è proprio il tuo giorno fortunato.

Con questa guida, infatti, ti spiegherò come spedire documenti per posta utilizzando i servizi online offerti da Poste Italiane. Per prima cosa, sarà mia premura elencarti le differenze tra i vari servizi di spedizione disponibili e indicarti i relativi costi. Successivamente, troverai la procedura dettagliata per inviare un documento per posta senza doverti preoccupare della stampa e dell'imbustamento o, nel caso di documenti già pronti per essere spediti, per programmarne il ritiro a domicilio da parte del corriere. Per tutti i dettagli, continua a leggere.

Indice

• Informazioni preliminari
• Come spedire documenti con Poste Italiane
• Come inviare documenti per posta online
  • Da PC
  • Da smartphone e tablet

Informazioni preliminari

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e spiegarti nel dettaglio come inviare documenti per posta, lascia che ti elenchi quali sono i servizi che consentono di inviare documenti online senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale e, addirittura, senza doversi preoccupare di stampare e imbustare la propria documentazione.

Nel momento in cui scrivo questa guida, sono disponibili tre servizi di questo genere, che consentono di spedire documenti in tutta Italia e di inviare documenti per posta all'estero, sia recandosi in un ufficio postale sia spedendo online a un costo inferiore.

• Lettera: è un servizio online che consente di scrivere una lettera usando dei modelli pronti all'uso. Inoltre, consente di allegare documenti già pronti per essere spediti, fino a un massimo di 18 pagine in formato A4. In questo caso, sarà Poste Italiane a pensare alla stampa, all'imbustamento e, ovviamente, alla consegna del tutto. Il servizio ha un costo a partire da 1,30 euro.
• Raccomandata: è un servizio analogo al precedente ma che consente anche il ritiro digitale. Il destinatario potrà ritirare online le raccomandate non recapitate a domicilio e visualizzare quelle che gli sono state consegnate dal portalettere o che ha ritirato in ufficio postale. Il servizio ha un costo a partire da 4,24 euro.
• Poste Delivery Standard e Web: è la soluzione ideale per chi ha la necessità di inviare una grade mole di documenti. Questo servizio, infatti, prevede la spedizione di pacchi con la possibilità di prenotazione del ritiro a domicilio. Il costo varia in base al peso e al formato del pacco, puoi ottenere un preventivo qui.

Infine, se ti stai chiedendo se è possibile spedire documenti importanti per posta, sarai contento di sapere che Poste Italiane non solo offre spedizioni con tracciamento e con avviso di ricezione, ma permette anche di selezionare opzioni aggiuntive per assicurare le proprie spedizioni a un costo aggiuntivo. Tutto chiaro fin qui? Bene, allora passiamo all'azione.

Come spedire documenti con Poste Italiane

Come ti ho già accennato, è possibile spedire documenti con Poste Italiane sia recandosi in un ufficio postale sia online. In alcuni casi potrebbe essere necessario doversi recare in un ufficio postale, perché ciò che si vuole spedire non è digitalizzato o non può essere digitalizzato.

Capirai bene che per spedire documenti cartacei per posta non è possibile affidarsi ai servizi online, soprattutto se devono arrivare a destinazione dei documenti cartacei e originali. Se così non fosse potresti pensare di scannerizzare un documento e inviarlo online. Sarebbe una copia più che fedele dell'originale, ma in ogni caso rimarrebbe una copia.

I casi in cui è previsto che i documenti arrivino cartacei e originali a destinazione è necessario recarsi in un ufficio Poste Italiane e mettersi in fila, ma ricorda che puoi prenotare con app il tuo appuntamento ed evitare di restare per un tempo prolungato in attesa del tuo turno. Nel momento della prenotazione, sia online sia in un ufficio, ricorda di scegliere Posta e pacchi come categoria di operazione.

In tutti gli altri casi puoi spedire i documenti comodamente da casa, online, e sto per spiegarti come procedere.

Come inviare documenti per posta online

Nei paragrafi che seguono trovi le indicazioni per inviare documenti per posta online affidandosi sempre a Poste Italiane. Le procedure sono diviste tra PC e app, scegli in base al dispositivo che preferisci utilizzare.

Da PC

Per spedire documenti per posta da PC, collegati al sito ufficiale di Poste Italiane, clicca sulla voce Area personale, in alto a destra, inserisci i tuoi dati d'accesso nei campi Nome utente e Password e premi sul pulsante Accedi, per effettuare il login.

In alternativa, se hai ottenuto le credenziali SPID con Poste Italiane attivando PosteID, premi sull'opzione Area personale e poi sul pulsante Accedi con PosteID posto in fondo alla pagina. Inserisci, quindi, i dati richiesti nei campi Nome utente e Password, premi sui pulsante Accedi e Prosegui e conferma la tua identità tramite l'app PosteID che dovresti aver già scaricato sul tuo smartphone o tablet.

O ancora apri l'a pp PosteID sul tuo dispositivo mobile e fai tap su Autorizza con QR Code, quindi inquadra il codice QR presente sulla pagina del login sul sito Poste Italiane e prosegui autorizzando dal tuo dispositivo l'accesso.

Come dici? Non ti sei ancora registrato sul sito di Poste Italiane o non hai ancora attivato PosteID? In tal caso, seleziona l'opzione Registrati per registrare il tuo account o avviare la procedura di creazione della tua identità digitale. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come registrarsi su Poste Italiane.

Dopo aver effettuato l'accesso a Poste Italiane con le credenziali associate al tuo account o a PosteID, torna nella home page del sito e fai clic su Servizi online, lo trovi in alto a destra, procedi su Spedisci online e seleziona in seguito Spedisci posta. In alternativa collegati direttamente a questa pagina del sito Poste Italiane. Nella schermata successiva scegli tra Raccomandata online e Lettera online, clicca sul pulsante Spedisci ora relativo alla tua scelta.

In un caso o nell'altro nella schermata successiva Scrivi il testo della Lettera/Scrivi il testo della Raccomandata ti basta scrivere il corpo del messaggio nel campo apposito. In alternativa, premendo sulla voce Scegli il modello e selezionando una delle opzioni disponibili, controlla se potrebbe fare al caso tuo o se preferisci invece scrivere liberamente.

Come dici? Hai dei documenti da inviare? Ti basta allegarli usando il pulsante Allega o trascina documento o immagine: devi trascinarli su questo pulsante oppure cliccare e selezionare i file da PC. Se lo desideri puoi spuntare le caselle delle voci Stampa a colori e Stampa fronte/retro, in base alle tue preferenze o necessità. Premi su Continua per andare avanti.

Ora devi compilare la schermata Inserisci indirizzo, partendo dalla scelta su Voglio inviare in Italia o Voglio inviare all'estero. In seguito scegli tra Indirizzo fisico, per recapitare la posta a casa del destinatario, oppure Casella postale. Nel primo caso compila i campi con i dati del destinatario: Nominativo, Indirizzo, Località, CAP e se vuoi anche i campi facoltativi con le info aggiuntive sul destinatario e sull'indirizzo. Se spedisci una Raccomandata dovrai inserire anche il Codice fiscale. Premi su Conferma destinatario e attendi che il sistema verifichi le informazioni.

In seguito controlla anche il tuo indirizzo che compare dove leggi Mittente e clicca su Continua. Nella pagina Verifica i dati inseriti ti consiglio di controllare attentamente tutti i dati, quando sei pronto e se tutto è corretto premi su Conferma. Non resta che dedicarsi al pagamento e puoi pagare con carta di credito Visa e MasterCard o con carta Postepay tutti i giorni dalle 00.15 alle 23.45 oppure con addebito su Conto BancoPostaOnline attraverso la piattaforma BPOL tutti i giorni dalle ore 06.00 alle ore 22.30.

Se, invece, hai l'esigenza di inviare un pacco contenente vari documenti e preferisci il servizio Poste Delivery Web, tutto quello che devi fare è preparare il tuo pacco e prenotare il ritiro a domicilio. Recati su questa pagina e inserisci i dati richiesti per ottenere subito un preventivo e procedere con la prenotazione. Seleziona innanzitutto Dove vuoi spedire, scegliendo tra In Italia o All'estero, quindi inserisci Località o CAP di partenza, Località o CAP di destinazione, Peso, Lunghezza, Altezza, Profondità, Tipologia contenuto, scegli se vuoi Spedizione espressa e se hai un Codice sconto.

Cliccando su Mostra servizi accessori hai modo di scegliere anche se desideri un'Assicurazione o il pagamento in Contrassegno e se vuoi l'Avviso di ricevimento, questi servizi sono a pagamento. Invece le Notifiche via SMS e le Notifiche via e-mail sono un servizio incluso. Fai clic su Continua per andare avanti.

Adesso hai davanti a te tutti i tuoi dati, i campi sono già compilati ma controlla per sicurezza. Fai attenzione al campo Scegli come affidarci la spedizione: scegli tra Da ufficio postale o Punto Poste incluso, se desideri portare il pacco presso uno di questi punti senza costi aggiuntivi, o Ritiro a domicilio, pagando 1 euro. Inserisci l'indirizzo del destinatario e Scegli la modalità di consegna della spedizione: A domicilio pagando 1 euro, Casella postale incluso, Fermoposta incluso, Punto Poste incluso. In caso scegliessi uno dei punti di consegna inclusi dovrai sceglierlo premendo sul pulsante Seleziona.

Fatto tutto ciò, clicca su Continua e non resta che scegliere un metodo di pagamento prima di confermare la prenotazione della spedizione. Segui le istruzioni fornite da Poste Italiane per eventualmente stampare l'etichetta e sulla consegna presso il punto di ritiro scelto.

Da smartphone e tablet

Se preferisci spedire documenti per posta da smartphone e tablet, puoi utilizzare l'app Poste Italiane disponibile per dispositivi Android (scaricabile anche da store alternativi) e iPhone/iPad. Dopo aver scaricato l'app, avviala sul tuo dispositivo e premi su Accedi, quindi procedi inserendo Nome utente e Password e premendo su Accedi, oppure premi su PosteID abilitato a SPID. Se, invece, non hai ancora un account, fai tap sul pulsante Registrati per crearne uno.

Fatto ciò, fai tap su Spedisci Posta che trovi nella home MyPoste oppure scegli prima Operazioni e poi scorri fino a trovare Spedisci Posta. Ora seleziona Invia raccomandata o Invia lettera e segui le istruzioni a schermo, i dati richiesti sono i medesimi appena visti da PC ma vengono richiesti in fasi diverse.

Per esempio scegliendo Invia lettera l'app chiede subito di selezionare Documento se si ha bisogno di inviarne e per allegare direttamente i file, scegli quindi la voce Documento e premi su Continua. Assegna un Nome spedizione e tocca Carica documento per due volte.

Ora prosegui in base al formato del tuo documento, scegli Documento per accedere ai file del tuo dispositivo o Galleria in caso fossero immagini, procedi con la selezione dei documenti. Puoi anche scegliere Fotocamera e scattare delle foto sul momento. Usa il pulsante Carica un altro documento se vuoi caricare ulteriori documenti, altrimenti scegli Continua. Imposta le tue preferenze di stampa e spedizione: A Colori o In bianco e nero, Fronte retro o Solo fronte, spedizione Veloce e tracciata o Standard, premi di nuovo Continua.

Controlla o compila i campi relativi al mittente, premi su Continua per andare avanti e fai tap su Aggiungi destinatario, quindi inserisci i dati richiesti sul relativo indirizzo e scegli la Modalità di consegna, A domicilio o Casella Postale. Sappi che è possibile selezionare un contatto dalla Rubrica premendo sul relativo pulsante in caso avessi già i dati salvati sul tuo dispositivo. In alternativa inserisci i dati e premi su Aggiungi, poi su Continua. Visualizza il riepilogo della spedizione e vai avanti fino alla fase del pagamento che permette in seguito di concludere l'operazione.

Nella schermata Da dove vuoi iniziare? puoi scegliere anche Testo personalizzato per inserire anche un messaggio da scrivere nel campo Testo e allegare ugualmente dei documenti. Il pulsante per farlo è Carica un allegato, poi i passaggi sono uguali a quelli visti poco fa.

Per il servizio Poste Delivery Web, invece, nella scheda Operazioni dell'app scegli Spedisci pacco e compila tutti i campi per ricevere un preventivo, premi su Continua e vai avanti come abbiamo visto già da PC.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.