Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook

La tua casella di posta è diventata un caos ingestibile e non sai come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook per mantenere tutto organizzato? Ogni giorno riceviamo decine, se non centinaia, di email che affollano la nostra posta in arrivo: newsletter, comunicazioni di lavoro, notifiche dai social media, promozioni commerciali e molto altro.

Nei prossimi paragrafi, ti illustrerò come configurare le regole di Outlook per automatizzare completamente la gestione delle tue email. Queste potenti funzionalità ti permetteranno di smistare automaticamente i messaggi in arrivo in cartelle specifiche in base a criteri personalizzabili come il mittente, l'oggetto o persino parole chiave contenute nel corpo del messaggio.

Sei pronto a riprendere il controllo della tua casella di posta e a dire addio al caos? Fantastico! Mettiti comodo, segui attentamente le indicazioni che troverai in questa guida completa e in poco tempo trasformerai la tua esperienza con il client di Microsoft, rendendo la gestione delle email un processo fluido, efficiente e quasi completamente automatizzato. Ti auguro una buona lettura!

Indice

• Informazioni preliminari
• Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook Web
• Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook: PC
  • Windows
  • macOS
• Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook mobile

Informazioni preliminari

Prima di immergerci nelle procedure specifiche per spostare automaticamente le email, è fondamentale comprendere cosa sono e a cosa servono le regole in Outlook.

L'incremento del volume di email che quotidianamente riceviamo può facilmente portare a una situazione di sovraccarico, rendendo difficile la gestione efficace della nostra comunicazione digitale. Un'organizzazione efficiente della posta elettronica è fondamentale per mantenere la produttività, assicurarsi di non perdere messaggi importanti e ottimizzare il tempo dedicato alla gestione della casella di posta.

Le regole di Microsoft Outlook sono uno strumento potente per automatizzare diverse attività di gestione delle email, tra cui lo spostamento automatico dei messaggi in cartelle specifiche. Queste regole sono essenzialmente istruzioni che vengono eseguite automaticamente sui messaggi di posta elettronica in base a criteri specifici che tu stesso puoi definire. Ogni regola è composta da una o più condizioni e da una o più azioni. Quando un messaggio in arrivo o in uscita soddisfa le condizioni specificate, il client del colosso di Redmond esegue automaticamente le azioni predefinite.

È importante sottolineare che questa funzionalità è disponibile soltanto per gli account Microsoft, ovvero quelli che terminano con @outlook, @live e @hotmail. Se utilizzi altri tipi di account email, alcune delle funzionalità descritte in questa guida potrebbero non essere disponibili o funzionare in modo diverso.

Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook Web

Outlook Web è la versione di Outlook, accessibile da qualsiasi browser senza bisogno di installare software aggiuntivi. Questa versione offre praticamente tutte le funzionalità della versione desktop, inclusa la possibilità di creare regole per organizzare automaticamente la tua posta elettronica.

Per iniziare, devi accedere al sito ufficiale di Outlook dal tuo browser preferito (es. Google Chrome) ed effettuare l'accesso con il tuo account Microsoft, se richiesto. Una volta entrato nella tua casella di posta, hai diverse opzioni per creare regole automatiche. Analizziamole una per una.

Il primo metodo consiste nel partire direttamente da un'email che desideri utilizzare come modello per la tua regola. Innanzitutto, cerca nella tua Posta in arrivo (o in qualsiasi altra cartella) un'email che corrisponde al tipo di messaggi che vorresti gestire automaticamente.

Detto ciò, fai clic destro su questa email per aprire il menu contestuale. Se utilizzi la barra multifunzione semplificata, clicca sul pulsante con i tre puntini e cerca la sezione Sposta ed elimina. Se invece stai utilizzando la barra multifunzione classica, cerca il riquadro Sposta.

A questo punto, seleziona l'opzione Regole e poi Crea regola. Si aprirà una finestra intitolata Crea una regola con il messaggio Sposta sempre i messaggi di [nome contatto] in questa cartella. Ora devi indicare in quale cartella desideri spostare automaticamente le email simili a quella selezionata. Per fare ciò, clicca sul menu a tendina Seleziona una cartella.

Da qui puoi scegliere tra diverse opzioni: selezionare una cartella esistente (es. Posta in arrivo), creare una nuova cartella cliccando su Crea nuova cartella, inserendo il nome desiderato nel campo Nome nuova cartella e cliccando su Salva, oppure cliccare su Sposta in un'altra cartella per visualizzare tutte le cartelle disponibili nella tua casella di posta.

Se desideri personalizzare ulteriormente la tua regola con condizioni aggiuntive, clicca su Altre opzioni. Questo ti porterà direttamente al menu dedicato nelle impostazioni (puoi accedervi anche cliccando sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, selezionando Posta e poi Regole e infine cliccando sul pulsante + Aggiungi nuova regola).

Dopo aver configurato la regola secondo le tue preferenze, clicca sul pulsante OK per salvarla. Vedrai apparire un messaggio che conferma La regola è stata creata. A questo punto, puoi decidere se applicare immediatamente la regola alle email già presenti nella cartella selezionata aggiungendo una spunta a Applica regola ora in [nome cartella] (es. Posta in arrivo) e cliccando nuovamente su OK per confermare. Outlook avvierà l'esecuzione della regola appena creata, spostando tutte le mail corrispondenti nella cartella designata.

Nel caso cambiassi idea durante l'esecuzione della regola, puoi interrompere il processo cliccando su Annulla accanto alla notifica Esecuzione di questa regola: Sposta tutti i messaggi da [nome contatto] in [nome cartella].

Se preferisci un approccio più dettagliato e con maggiori opzioni di personalizzazione, puoi utilizzare il metodo con impostazioni aggiuntive. Per farlo, clicca sull'icona dell'ingranaggio situata in alto a destra nell'interfaccia di Outlook Web, seleziona Posta, poi Regole e infine clicca sul pulsante + Aggiungi nuova regola.

Nella schermata che si apre, inizia compilando il campo Immetti il nome della regola con un nome descrittivo che ti aiuterà a ricordare lo scopo della regola. Dopodiché, dal menu a tendina Seleziona una condizione (che trovi sotto Aggiungi una condizione), puoi scegliere tra numerose opzioni organizzate in diverse sezioni: Persone, Il mio nome è, Oggetto, Parole chiave, Contrassegna con, Il messaggio include, Dimensioni messaggio, Ricevuto, Tutti i messaggi e così via.

Se desideri che la regola si attivi solo quando più condizioni sono soddisfatte simultaneamente, puoi cliccare su Aggiungi un'altra condizione e ripetere il processo per tutte le condizioni necessarie.

Fatto ciò, devi specificare quale azione il client di Microsoft dovrà eseguire sui messaggi che soddisfano le condizioni impostate. Dal menu a tendina Seleziona un'azione (sotto Aggiungi un'azione), puoi scegliere tra diverse opzioni raggruppate nelle sezioni Organizza, Contrassegna messaggio o Inoltra.

Alcune delle azioni più comuni sono Sposta in per spostare automaticamente i messaggi in una cartella specifica, Elimina per eliminarli direttamente, Segna come già letto per non dover controllare messaggi non prioritari o Inoltra a per condividere automaticamente certi messaggi con altri contatti. Anche in questo caso, alcune azioni richiedono l'inserimento di informazioni aggiuntive nel campo che compare accanto.

Se desideri che vengano eseguite più azioni contemporaneamente, clicca su Aggiungi un'altra azione per configurare azioni aggiuntive.

Per rendere la tua regola ancora più precisa, puoi aggiungere delle eccezioni cliccando su Aggiungi un'eccezione. Si aprirà un menu a tendina intitolato Seleziona un'eccezione con le stesse opzioni disponibili nel menu delle condizioni. Le eccezioni ti permettono di escludere certi messaggi dall'applicazione della regola anche se soddisfano tutte le condizioni principali.

Un'opzione importante da considerare è Interrompi l'elaborazione di altre regole, che troverai con una spunta già attiva. Questa funzione determina se Outlook debba applicare o meno altre regole ai messaggi che hanno già soddisfatto questa regola.

Ad esempio, se crei una regola per spostare tutti i messaggi con l'oggetto Organizzazione matrimonio in una cartella specifica e poi crei una seconda regola per eliminare tutti i messaggi con allegati, potresti non volere che questa seconda regola si applichi ai messaggi relativi all'organizzazione del matrimonio che includono allegati importanti. Per evitare ciò, puoi mantenere attiva l'opzione Interrompi l'elaborazione di altre regole sulla prima regola, in modo che le regole successive vengano ignorate per quei messaggi specifici.

Una volta completata la configurazione della regola, clicca sul pulsante Salva in basso a destra per salvarla e attivarla.

Oltre a creare nuove regole, è importante saper gestire quelle già esistenti. Per farlo, puoi selezionare Regole dalla barra multifunzione o dal menu del clic destro e poi cliccare su Gestisci regole oppure accedere direttamente cliccando sull'icona dell'ingranaggio, selezionando Posta e poi Regole.

Nella pagina di gestione delle regole, puoi cliccare sul pulsante Mostra tutte le descrizioni per visualizzare i dettagli di ogni regola configurata. Puoi attivare o disattivare temporaneamente una regola spostando la levetta accanto al suo nome.

Per modificare l'ordine di esecuzione delle regole (importante quando hai regole potenzialmente in conflitto), utilizza le frecce su o giù accanto a ciascuna regola oppure clicca e tieni premuto l'icona con i sei puntini a sinistra del nome della regola e trascinala nella posizione desiderata.

Cliccando sui tre puntini accanto alle frecce di una regola, puoi accedere a opzioni aggiuntive come Esegui regola ora per applicare immediatamente la regola a tutti i messaggi già presenti, Modifica regola per apportare modifiche alla configurazione o Elimina regola per rimuoverla completamente.

In alternativa, puoi cliccare sulla freccia giù (quella accanto ai tre puntini) per visualizzare la descrizione della regola e accedere ai pulsanti Modifica o Elimina.

Oltre alle regole, la Webmail offre anche la possibilità di utilizzare le azioni rapide, che funzionano in modo simile alle regole, ma vengono applicate manualmente messaggio per messaggio. Le azioni rapide ti permettono di eseguire più azioni su un messaggio con un solo clic, ottimizzando ulteriormente il tuo flusso di lavoro.

Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook: PC

Dopo aver esaminato come creare e gestire le regole nella versione Web di Outlook, è il momento di scoprire come eseguire operazioni simili nelle applicazioni desktop di Outlook disponibili su diversi sistemi operativi. Nelle prossime sezioni, ti mostrerò come configurare regole per lo spostamento automatico delle email sia in Windows che in macOS.

Windows

L'interfaccia di Outlook su Windows è disponibile in due versioni principali: la nuova (Outlook new) e quella classica (Outlook classic). Sebbene le funzionalità di base siano simili, ci sono alcune differenze nell'interfaccia utente e nelle opzioni disponibili che è importante conoscere.

Per quanto riguarda Outlook (new), è importante notare che i passaggi per creare e gestire le regole sono praticamente identici a quelli visti nel capitolo dedicato a Outlook Web.

L'unica differenza importante riguarda la possibilità di selezionare l'account email su cui applicare le regole nel caso in cui tu abbia configurato più account Outlook. Nelle impostazioni delle regole, troverai un menu a tendina sotto a Regole per: (situato in alto a sinistra della schermata di destra) dove potrai selezionare l'indirizzo email preferito tra quelli collegati al tuo client.

Passiamo ora a Outlook (classic), la versione tradizionale inclusa nel pacchetto Microsoft 365. Anche in questa versione, puoi creare regole partendo direttamente da un'email specifica che desideri utilizzare come modello.

Per iniziare, cerca un'email nella cartella preferita (es. Posta in arrivo) che rappresenti il tipo di messaggi che vorresti gestire automaticamente. Detto ciò, puoi fare clic destro sull'email per aprire il menu contestuale. Se utilizzi la barra multifunzione semplificata, clicca sul pulsante con i tre puntini e cerca la sezione Sposta ed elimina. Se invece stai utilizzando la barra multifunzione classica, cerca il riquadro Sposta.

A questo punto, seleziona l'opzione Regole dal menu. Da qui avrai diverse opzioni: puoi scegliere Sposta sempre messaggi da: [nome contatto] se vuoi creare una regola basata sul mittente dell'email oppure Sposta sempre messaggi in: [nome contatto] se vuoi creare una regola basata sui destinatari.

Dopo aver selezionato una di queste opzioni, si aprirà una finestra chiamata Regole e avvisi. Qui dovrai selezionare la cartella di destinazione dall'elenco sotto a Scegliere una cartella: (es. Posta eliminata).

Se desideri creare una nuova cartella per organizzare i tuoi messaggi, clicca sul pulsante Nuova…, inserisci un nome descrittivo nel campo Nome:, seleziona il tipo di elementi che conterrà dal menu a tendina Elementi di tipo Posta e inserimenti (situato sotto Contenuto cartella:), scegli la posizione della cartella dall'elenco Selezionare la posizione della cartella: e infine clicca sul pulsante OK per confermare.

Una volta selezionata o creata la cartella di destinazione, premi sul pulsante OK e attendi che Outlook applichi la regola. La regola sarà ora attiva e tutti i messaggi futuri che soddisfano i criteri impostati verranno automaticamente spostati nella cartella designata.

Se desideri creare una regola più personalizzata, puoi selezionare l'opzione Crea regola… dal menu Regole. Si aprirà una finestra intitolata Crea regola con diverse opzioni di configurazione.

Nella sezione Alla ricezione di messaggi che soddisfano tutte le condizioni selezionare, puoi aggiungere una spunta accanto alle condizioni che desideri applicare. Ad esempio, puoi selezionare Da [nome contatto] per filtrare in base al mittente, L'oggetto contiene per filtrare in base alle parole presenti nell'oggetto (dovrai poi specificare le parole chiave nel campo accanto) o Inviato a per filtrare in base al destinatario (potrai selezionare la tua email o solo l'utente corrente dal menu a tendina accanto).

Nella sezione Esegui la seguente azione, puoi selezionare le azioni che Outlook dovrà eseguire quando un messaggio soddisfa le condizioni specificate. Puoi aggiungere una spunta accanto a Visualizza avviso nella finestra Avviso nuovi messaggi per ricevere una notifica, Riproduci suono selezionato per un avviso acustico (puoi personalizzare il suono tramite il campo accanto) o Sposta elemento nella cartella per spostare automaticamente i messaggi in una cartella specifica (puoi personalizzare la cartella tramite il pulsante accanto).

Se desideri accedere a opzioni di configurazione ancora più avanzate, clicca sul pulsante Opzioni avanzate… situato in basso a destra nella finestra di creazione della regola. Questo ti permetterà di selezionare condizioni e azioni aggiuntive per una personalizzazione ancora più precisa della tua regola.

Una volta completata la configurazione della regola, clicca sul pulsante OK per confermare la creazione e attivare la regola.

Se preferisci un approccio più completo e sistematico per la creazione e gestione delle regole, puoi utilizzare il metodo generale attraverso il menu principale di Outlook. Per fare ciò, clicca sul menu File in alto a sinistra, seleziona Informazioni e poi clicca sul pulsante Gestisci regole e avvisi.

Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Regole posta elettronica e clicca sul pulsante Nuova regola…. Si avvierà la Creazione guidata Regole che ti guiderà passo dopo passo nella configurazione di una nuova regola.

Nel passaggio 1, puoi selezionare un modello predefinito in base al tipo di regola che desideri creare. Puoi scegliere tra le sezioni Organizza (es. Sposta i messaggi inviati da un utente specifico in una cartella), Avvisa (es. Visualizza i messaggi inviati da un utente nella finestra di dialogo Avviso nuovi messaggi) o Crea nuova regola (es. Applica regola ai messaggi ricevuti).

Dopo aver selezionato un modello, personalizza le impostazioni specifiche nel passaggio 2 e clicca sul pulsante Avanti per continuare con la creazione della tua regola personalizzata. La procedura guidata ti accompagnerà attraverso tutti i passaggi necessari per configurare condizioni, eccezioni e azioni della tua regola.

Oltre a creare nuove regole, è importante saper gestire quelle già esistenti. Per farlo, puoi selezionare Gestisci regole e avvisi… dal menu Regole invece di selezionare Sposta sempre messaggi da: [nome contatto], Sposta sempre messaggi in: [nome contatto] o Crea regola….

Nella scheda Regole posta elettronica della finestra che si apre, puoi selezionare una regola dall'elenco e utilizzare i vari pulsanti disponibili per gestirla:

Clicca sul pulsante Cambia regola per modificare le impostazioni (puoi scegliere tra opzioni come Modifica impostazioni regola…, Sposta nella cartella… o Elimina messaggio). Utilizza il pulsante Copia… per creare un duplicato della regola selezionata, che potrai poi personalizzare.

Pigia sul pulsante Elimina per rimuovere completamente la regola. Usa i pulsanti Freccia su o Freccia giù per modificare l'ordine di esecuzione delle regole nell'elenco. Il pulsante Applica regole… ti permette di eseguire immediatamente le regole selezionate sui messaggi esistenti. Infine, il tasto Opzioni ti offre la possibilità di importare o esportare le regole e di aggiornarle se necessario.

Dopo aver apportato le modifiche desiderate, clicca sul bottone OK per salvare le impostazioni e chiudere la finestra di gestione delle regole.

Come in Outlook Web, anche nella versione classica di Outlook per Windows è possibile utilizzare le azioni rapide al posto delle regole tradizionali. Funzionano in modo simile a quelle viste in Outlook Web. Per configurarle, puoi seguire le stesse indicazioni fornite nel capitolo precedente.

macOS

Se utilizzi un Mac, puoi sfruttare l'app di Microsoft Outlook per macOS per organizzare automaticamente la tua posta elettronica.

Per iniziare, avvia l'applicazione, cliccando sull'apposita icona presente nel Dock o nel Launchpad. Anche qui, come nelle versioni viste in precedenza, puoi creare una regola partendo direttamente da una mail che desideri utilizzare come modello. Per farlo, cerca un messaggio di posta elettronica nella cartella preferita (es. Posta in arrivo) e fai clic destro su di essa per aprire il menu contestuale.

In alternativa, puoi accedere alla creazione di regole dal menu principale di Outlook. Per farlo, clicca su Messaggio nella barra dei menu in alto. Un altro metodo consiste nel cliccare sul menu Outlook in alto a sinistra, selezionare Impostazioni… e poi navigare alla sezione Posta elettronica.

Indipendentemente dal percorso scelto, arriverai alla sezione Regole dove troverai diverse opzioni per la creazione di nuove regole. Puoi selezionare Sposta messaggi da [nome contatto]… per creare una regola basata sul mittente dell'email, Sposta messaggi in [tua email Outlook]… per creare una regola basata sui destinatari, oppure Sposta messaggi con l'oggetto [oggetto email selezionata]… per creare una regola basata sull'oggetto dell'email selezionata.

Se preferisci una configurazione più dettagliata, puoi selezionare Crea regola… per accedere a tutte le opzioni disponibili o Modifica regola… se desideri modificare una regola esistente.

Nel caso tu abbia configurato più account email in Outlook, potrai selezionare l'account su cui applicare la regola dal menu a tendina presente accanto all'icona dell'omino nella finestra di configurazione delle regole.

Per creare una nuova regola con impostazioni personalizzate, clicca sul pulsante + Aggiungi nuova regola. La procedura da seguire è identica a quella vista per Outlook Web, quindi ti rimando nel capitolo dedicato.

Proprio come nelle altre versioni di Outlook, anche su macOS puoi gestire le tue regole esistenti seguendo gli stessi principi visti per Outlook Web. Puoi attivare o disattivare temporaneamente una regola, modificarne l'ordine di esecuzione, eseguirla immediatamente sui messaggi esistenti, modificarla o eliminarla completamente.

Come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook mobile

Se utilizzi l'app Microsoft Outlook sui tuoi dispositivi Android, iPhone o iPad, è importante essere consapevoli di alcune limitazioni rispetto alle versioni desktop e Web. L'aspetto più rilevante da considerare è che l'applicativo non offre la possibilità di creare o modificare regole direttamente dall'interfaccia del dispositivo.

Tuttavia, questo non significa che non puoi beneficiare dell'organizzazione automatica delle email anche quando sei in mobilità. Tutte le regole che hai creato precedentemente utilizzando Outlook Web o le versioni desktop per Windows e macOS continueranno a funzionare perfettamente anche quando accedi alla tua casella di posta tramite l'app mobile.

Per accedere alle cartelle in cui le tue regole spostano automaticamente i messaggi sull'app mobile, dopo aver avviato l'applicazione, tocca l'icona con le tre linee orizzontali che trovi nell'angolo in alto a sinistra. Da qui potrai visualizzare tutte le cartelle associate al tuo account e navigare facilmente tra esse per consultare i messaggi che sono stati automaticamente classificati.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.