Come spostare le mail in una cartella sul desktop
Vorresti salvare alcune mail in una cartella del tuo computer o su un disco esterno, in modo da aver una copia di backup di alcuni messaggi importanti? Beh, riuscirci non è affatto complicato: tutti i principali client mail (i programmi che permettono di gestire la posta elettronica) integrano delle funzioni utili per esportare intere caselle o singoli messaggi nei percorsi che l’utente desidera. Vuoi che te ne parli nel dettaglio? Ti accontento subito!
Nei prossimi paragrafi di questa guida, infatti, avrò modo di spiegarti in modo dettagliato come spostare le mail in una cartella sul desktop. Contrariamente a quanto tu possa pensare, portare a termine l’operazione in oggetto è tutt’altro che complicato: bisogna soltanto sapere “dove mettere le mani”.
Allora, si può sapere che ci fai ancora lì impalato? Forza e coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò. Sono sicuro che, seguendo passo—passo le mie indicazioni, non avrai il benché minimo problema nel portare a termine la tua “impresa” odierna. Ti auguro buona lettura!
Indice
- Informazioni preliminari
- Come spostare le mail di Outlook in una cartella sul desktop
- Come spostare le mail di Gmail in una cartella sul desktop
- Come spostare le mail di Apple Mail in una cartella sul desktop
- Come spostare le mail di Virgilio in una cartella sul desktop
- Come spostare le mail di Thunderbird in una cartella sul desktop
Informazioni preliminari
Prima di procedere e vedere nel dettaglio come spostare le mail in una cartella sul desktop del computer, mi sembra doveroso fornirti alcune informazioni preliminari circa la procedura in oggetto.
Per entrare nel merito della questione, mi sembra doveroso dirti che, per portare a termine l’esportazione di tutte le conversazioni (e non solo dei singoli messaggi), devi aver già configurato il tuo account di posta (o perlomeno quello dal quale intendi spostare le mail) in un client, cioè un programma che permette di gestire la posta elettronica.
Se non sai come configurare la posta elettronica in un client, ti consiglio di dare un’occhiata al tutorial che ti ho appena linkato, dove troverai indicati non solo i parametri di configurazione dei principali provider, ma soprattutto una spiegazione su come impostarli nei client di cui ti parlerò anche in questa guida.
Un’altra operazione preliminare che devi necessariamente fare prima di passare all’esportazione delle mail riguarda la creazione della cartella in cui spostare i messaggi. Riuscirci è semplice: basta fare clic destro in un punto “vuoto” del desktop e selezionare le voci Nuovo > Cartella (su Windows) o Nuova cartella (su macOS). Fatte queste operazioni preliminari, possiamo effettivamente procedere!
Come spostare le mail di Outlook in una cartella sul desktop
Adesso passiamo ad Outlook, che è disponibile sia come client desktop per Windows e macOS, sia come Webmail.
Windows e Outlook.com
Se utilizzi la versione più recente di Outlook (disponibile anche gratuitamente per Windows) oppure Outlook.com da browser, puoi sostare tutte le mail in un modo molto semplice: pigia sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra e seleziona Generale. Dopo aver cliccato su Privacy e dati, premi sul pulsante Esporta cassetta postale e attendi la fine dell’esportazione. Vedrai comparire il messaggio Stato: Esportazione in corso. Devi sapere che questo processo potrebbe richiedere fino a 4 giorni per essere completato.
Tutto dipende dalla quantità di email, elementi del calendario e contatti associati al tuo account Microsoft. Una volta che la copia di backup sarà disponibile, riceverai una mail con all’interno un link per scaricare il contenuto.
Nell’app di Outlook per Windows puoi anche selezionare i messaggi (per fare una selezione multipla usa Ctrl o Shift/Maiusc + clic) e trascinarli con il tasto sinistro del mouse nella cartella che ti interessa. Non ti resta, poi, che pigiare sul pulsante Mantieni per salvare i messaggi nel formato .eml.
Ancora, per esportare singole email, puoi fare in questi altri modi: il primo consiste nel cliccare semplicemente con il tasto destro del mouse sulla email e scegliere Salva con nome dal menu che compare. Sul client per Windows devi anche selezionare la cartella precedentemente creata da Esplora File, premere sul pulsante Salva oppure il tasto Invio della tastiera e poi nuovamente sul bottone Salva che compare in alto. Anche in questo caso, la mail verrà scaricata nel formato .eml.
In alternativa, apri il messaggio di posta elettronica da salvare sul PC Windows, pigia sui tre puntini in alto a destra (quelli presenti sopra la data e l’ora di ricezione) e scegli Salva con nome. Anche in questo caso, sul client dovrai seguire le indicazioni che ti ho fornito poco fa. Dal programma puoi anche salvare un singolo messaggio effettuando un semplice drag & drop nella cartella di salvataggio.
Sapevi che puoi esportare le email anche in formato PDF? Ecco la procedura da seguire! Apri la mail che ti interessa, clicca sui tre puntini presenti sulla data e l’ora di ricezione e scegli Stampa dal menu proposto. Dopo aver cliccato sul pulsante Stampa in alto a sinistra della finestra che compare a schermo, seleziona Microsoft Print to PDF dal menu di Stampante e concludi l’operazione pigiando prima sul pulsante Stampa in basso a sinistra e poi selezionando la cartella di salvataggio tramite il file manager di Windows.
Per spostare le mail dalla versione classica di Outlook 365 in una cartella sul desktop del tuo PC Windows, invece, devi avviare il programma in questione e individuare la casella nella quale sono presenti i messaggi da salvare. Dopodiché devi seguire i passaggi indicati di seguito.
Per spostare più messaggi, dopo aver avviato Outlook sul tuo computer, clicca sul pulsante File (in alto a sinistra), seleziona la voce Apri o Apri ed esporta (sulla sinistra) e, nella schermata che si apre, fai clic sul bottone Importa o Importa/esporta. Successivamente, seleziona la voce Esporta in un file nel menu apertosi, clicca sul pulsante Avanti, seleziona il formato File di dati di Outlook (PST) nel menu apertosi e clicca nuovamente su Avanti, per proseguire.
Ora, seleziona la casella che intendi esportare, metti eventualmente la spunta accanto alla dicitura Includi sottocartelle e clicca sul bottone Avanti. Successivamente, clicca sul bottone Sfoglia, seleziona il nome della cartella che avevi creato sul desktop, così da salvare il backup delle mail nella stessa e, quando sei pronto per farlo, clicca sul bottone Fine, per avviare la procedura di esportazione.
Per spostare singoli messaggi, invece, dopo aver aperto la mail di tuo interesse, clicca nuovamente sul pulsante File (in alto a sinistra), seleziona l’opzione Salva con nome dal menu apertosi, scegli la tua cartella dove intendi spostare il messaggio e, dopo aver assegnato un nome a quest’ultimo e aver selezionato il formato in cui esportarlo (es. Formato messaggio di Outlook) tramite l’apposito menu, clicca sul pulsante Salva.
Un’altra soluzione molto semplice e veloce consiste nel selezionare uno o più messaggi di posta elettronica utilizzando i tasti Ctrl, Shift/Maiusc della tastiera e il tasto sinistro del mouse e trascinarli nella cartella precedentemente creata. Tuttavia, in questo caso le email verranno salvate nel formato .msg (segui le indicazioni di questa guida se non sai come aprire questo tipo di file).
macOS
Disponi di un Mac e desideri scoprire come spostare le mail di Outlook in una cartella sulla Scrivania? Se utilizzi Outlook Web, ti basta seguire le stesse indicazioni riportate nel capitolo precedente su Windows. Al contrario, se utilizzi il client desktop, procedi in questo modo. Prima di vedere gli step nel dettaglio, però, devi sapere che essi sono validi sia se hai un abbonamento a Microsoft 365 che no.
Detto ciò, per esportare più email contemporaneamente, ti basta effettuare una selezione multipla utilizzando i tasti cmd, option o shift/maiusc della tastiera e il tasto sinistro del mouse ed effettuare un semplice trascinamento nella cartella desiderata seguendo gli stessi passaggi visti nel capitolo precedente per il sistema operativo di Microsoft. Quest’operazione è valida anche nel caso di singole mail.
In alternativa, premi sul messaggio di posta elettronica da salvare sul Desktop in modo da aprirlo, clicca sul menu File in alto a sinistra e seleziona Salva con nome…. In alternativa, puoi usare la combinazione di tasti shift/maiusc+cmd+s. A questo punto, seleziona la cartella di salvataggio nel menu di Situato in:, scegli fra Messaggio di posta elettronica (per salvare l’email nel formato .eml) o Modello di e—mail (per salvarla in quello .emltpl) e concludi l’operazione pigiando sul pulsante Salva oppure il tasto Invio della tastiera.
Anche su macOS, puoi salvare un messaggio di posta elettronica in formato PDF. Per fare ciò, apri l’email che ti interessa, pigia sul menu File in alto a sinistra e scegli questa volta Stampa…. In alternativa, utilizza la combinazione di tasti cmd+p. Dopo aver premuto sul pulsante PDF in basso nella finestra che compare, seleziona la cartella creata inizialmente e porta a termine l’operazione premendo il pulsante Salva oppure il tasto Invio.
Come spostare le mail di Gmail in una cartella sul desktop
Come dici? Il tuo obiettivo è quello di spostare le mail di Gmail in una cartella sul desktop, ma non conosci i passaggi da seguire? Devi sapere che puoi effettuare questa operazione direttamente da browser (sfruttando la versione Web del servizio di posta elettronica di Google) che un client mail da installare sul tuo computer (es. Thunderbird). In quest’ultimo caso, dovrai prima effettuare la configurazione.
Se hai scelto la prima opzione (cioè da browser), hai la possibilità di usare diverse soluzioni. Per salvare tutte le email in una cartella sul desktop, puoi creare un backup di Gmail usando Google Takeout. Se non lo conosci, si tratta di un servizio gratuito offerto da “Big G” che permette di esportare una copia dei propri dati memorizzati nei vari servizi Google.
Per prima cosa, collegati al sito di Google Takeout ed effettua eventualmente il login al tuo account Google inserendo le credenziali richieste. Fatto ciò, premi sul pulsante Deseleziona tutto che trovi in corrispondenza di Prodotti e spunta solo l’opzione Posta scorrendo l’elenco proposto.
In questo caso, puoi fare riferimento alla guida che ti ho appena linkato, facendo attenzione a scegliere soltanto l’opzione Posta nella sezione dedicati ai Prodotti.
Per scaricare singole mail, invece, apri il messaggio di posta elettronica che ti interessa e poi clicca sui tre puntini in alto a destra in corrispondenza della data e dell’ora di ricezione. Fatto ciò, pigia sulla voce Scarica il messaggio dal menu proposto. In questo caso, l’email verrà scaricata nel formato .eml.
Anche nel caso di Gmail, puoi scaricare i messaggi sotto forma di file PDF. Per fare ciò, apri sempre l’email che desideri salvare e premi sull’icona della stampante in corrispondenza dell’oggetto dell’email oppure utilizza la combinazione di tasti Ctrl+P su Windows o cmd+p su macOS. A questo punto, i passaggi da seguire dipendono molto dal browser utilizzato. Ad esempio, se fai uso di Google Chrome o di Mozilla Firefox, imposta l’opzione Salva come PDF nel menu di Destinazione, premi sul pulsante Salva in basso a destra, seleziona la cartella di salvataggio tramite Esplora File o il Finder e infine pigia sul bottone Salva o dai Invio.
Se preferisci procedere da un client email, non ti resta che seguire i passaggi che trovi nei capitoli di questa guida dedicati a Microsoft Outlook e Thunderbird.
Come spostare le mail di Apple Mail in una cartella sul desktop
Sei solito adoperare Apple Mail, il client di posta elettronica della “mela morsicata”? Beh, anche in questo caso è possibile spostare le mail in una cartella sul desktop in modo decisamente semplice. Puoi procedere anche da Windows, se in quel momento non hai davanti a te un Mac.
Per prima cosa, avvia il programma e, per esportare i messaggi presenti in una casella di posta elettronica, fai clic destro sul nome della casella di tuo interesse e seleziona la voce Esporta casella di posta dal menu apertosi.
Nella finestra che ti viene proposta, seleziona la voce Scrivania nella barra laterale posta sulla sinistra e poi seleziona la cartella dove intendi esportare i messaggi: se non l’avevi ancora creata, clicca sul pulsante Nuova cartella e, dopo averle assegnato un nome, fai clic sul bottone Crea, per portare a termine la procedura.
Per concludere l’operazione, dopo aver selezionato la cartella in cui esportare le mail, clicca sul pulsante Scegli e attendi che la procedura venga portata a termine. I messaggi verranno salvati nel formato .mbox e potranno essere importati e letti nei principali client di posta. Maggiori info qui.
Per salvare singole mail, invece, seleziona il messaggio di tuo interesse, facendo clic sinistro sulla sua anteprima, apri il menu File, seleziona la voce Salva col nome… da quest’ultimo oppure usa la scorciatoia shift+cmd+s e scegli la cartella presente sulla scrivania dove hai intenzione di salvare il messaggio in questione. Se non riesci a individuare la cartella in questione, espandi il menu Situato in e clicca sulla voce Scrivania.
Successivamente, fai clic sul pulsante (⌵) posto in corrispondenza del menu Situato in e, tramite il riquadro apertosi, fai clic sul nome della cartella di tuo interesse. Se vuoi creare una nuova cartella in cui salvare le mail, clicca sull’apposito pulsante e, dopo aver assegnato il nome alla cartella di tuo interesse, clicca sul bottone Crea, per portare a termine la procedura.
Tramite il menu Formato posto in fondo alla finestra, poi, seleziona il formato in cui esportare le mail (es. RTF, Solo testo ecc.) e clicca sul pulsante Salva. Non ti resta che ripetere la procedura per tutti gli altri messaggi che vuoi salvare nella cartella che hai creato sulla scrivania e il gioco è fatto.
In alternativa alla procedura classica, puoi anche effettuare una selezione singola o multipla delle email usando i tasti cmd, option o shift/maiusc della tastiera e il tasto sinistro del mouse e trascinarle direttamente nella cartella di salvataggio.
Anche nel caso di Mail, puoi salvare i messaggi in PDF. Per procedere, seleziona le email che ti interessano come visto poco fa, premi sul menu File in alto a sinistra e scegli questa volta Esporta come PDF…. Dopo aver selezionato la cartella tramite il Finder, clicca sul bottone Scegli oppure dai Invio.
Se hai davanti a te un PC Windows, puoi utilizzare iCloud Mail e un browser qualsiasi per spostare le mail in una cartella sul desktop nel formato PDF. Per prima cosa, collegati al sito di iCloud Mail ed effettua eventualmente l’accesso al tuo account Apple inserendo le credenziali richieste.
Dopodiché, seleziona l’email da salvare, clicca sui tre puntini in alto (quelli presenti accanto all’icona del cestino) e scegli Stampa… dal menu proposto. A questo punto, segui le stesse indicazioni viste per Gmail nel capitolo precedente a seconda del browser che stai utilizzando.
Come spostare le mail di Virgilio in una cartella sul desktop
Come visto per Gmail, anche nel caso di Virgilio puoi usare la versione Web del servizio oppure un programma da installare sul computer (es. Thunderbird) per spostare le mail in una cartella sul desktop. In quest’ultimo caso dovrai prima procedere con la configurazione nel software e poi effettuare il download. Maggiori info qui.
Se desideri operare direttamente da browser, quello che devi fare è collegarti al sito di Virgilio Mail e inserire indirizzo email e password negli appositi campi per fare l’accesso. Fatto ciò, apri l’email che ti interessa, clicca sull’icona dei tre trattini dove c’è scritto INDIETRO e seleziona Salva email come file dal menu che compare. Il messaggio in questione verrà scaricato nel formato .eml.
In alternativa, puoi optare per il download in formato PDF. Per fare ciò, fai clic destro sulla mail da scaricare, scegli Stampa dal menu che compare e segui le stesse indicazioni viste per Gmail in modo da effettuare il salvataggio dal programma di navigazione Internet che sta utilizzando in quel momento.
Se preferisci procedere da un client email, non ti resta che seguire i passaggi che trovi nei capitoli di questa guida dedicati a Microsoft Outlook e Thunderbird.
Come spostare le mail di Thunderbird in una cartella sul desktop
Sul tuo computer hai installato Thunderbird, il celeberrimo client mail gratuito e open source compatibile con Windows, macOS e Linux? Beh, allora lascia che ti spieghi come adoperarlo per lo scopo in oggetto, sfruttando sia una funzionalità integrata che un’estensione ad hoc.
Dopo aver installato e avviato Thunderbird sul tuo computer, per esportare i messaggi presenti su una casella di posta impostata nel client, premi innanzitutto sui tre trattini in alto a destra e scegli Strumenti dal menu proposto.
Dopo aver cliccato su Esporta, premi sul pulsante Esporta, seleziona la cartella di salvataggio tramite Esplora File su Windows o il Finder su macOS e concludi l’operazione pigiando sul pulsante Salva oppure dando Invio. In questo modo, verrà creato un file zip contenente i dati sul tuo account, i messaggi di posta elettronica, le impostazioni e le rubriche.
In alternativa, dalla schermata principale di Mozilla Thunderbird, seleziona una o più mail usando i tasti Ctrl o Shift/Maiusc su Windows oppure cmd, option o shift/maiusc su macOS, clicca con il tasto destro del mouse su uno dei messaggi selezionati e scegli Salva come….
Fatto ciò, seleziona la cartella di salvataggio e infine premi sul bottone Selezione cartella su Windows oppure su quello Apri su macOS oppure dai semplicemente Invio dalla tastiera. Puoi anche aprire una singola email, premere sul bottone Altro che trovi in alto e scegliere Salva come…. Dopodiché, segui le indicazioni che ti ho appena fornito per scaricarla.
Infine, anche su Thunderbird è possibile salvare un messaggio di posta elettronica in PDF. Per fare ciò, apri la mail oppure fai semplicemente tasto destro sull’anteprima e scegli Stampa…. Dopodiché, segui i passaggi visti in precedenza per effettuare l’esportazione.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla รจ il blogger e divulgatore informatico piรน letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilitร nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. ร il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti piรน visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicitร a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
