Come stampare senza stampante

La tua stampante ha deciso di “piantarti in asso” all’ultimo momento e, ben consapevole dell’importanza del documento che dovevi stampare, ora sei alla ricerca di una soluzione rapida per ovviare a questo problema (e per evitare che situazioni del genere possano ricapitare in futuro). Non ti preoccupare: se le cose stanno così, posso spiegarti io come uscire da questa situazione di emergenza.

Devi sapere che ormai esistono numerosi metodi per avviare delle stampe senza avere fisicamente una stampante a propria disposizione. A cosa mi riferisco? Ad esempio si può configurare una stampante remota per l’accesso tramite cloud o, ancora, ci si può connettere alla stampante del proprio ufficio impiegando la VPN aziendale. Nel peggiore dei casi, poi, è possibile stampare il documento in formato PDF e richiederne la stampa da file nella cartoleria più vicina.

Dunque, se ti interessa approfondire l’argomento e capire in dettaglio come stampare senza stampante, faresti bene a leggere attentamente il contenuto di questa mia guida: come ti ho spiegato poco fa, le soluzioni non mancano e, nelle righe qui sotto, avrò cura di illustrartele tutte in dettaglio. Detto ciò, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!

Indice

• Come stampare un documento senza stampante tramite cloud
• Come stampare senza stampante tramite rete/VPN
• Come stampare senza stampante tramite servizi online
• Come stampare in PDF

Come stampare un documento senza stampante tramite cloud

Se hai la possibilità di accedere a una stampante connessa a Internet, che offre compatibilità con uno o più servizi cloud, puoi impiegare questi ultimi per mandare in stampa i tuoi documenti anche quando non sei fisicamente vicino al dispositivo di stampa.

Il funzionamento di questo sistema è molto semplice: nella maggior parte dei casi, è sufficiente creare un account presso il servizio di stampa cloud scelto e configurare la stampante (che naturalmente deve essere connessa a Internet) tramite un apposito servizio interno, un software da installare sul PC oppure un’applicazione per smartphone/tablet. Ultimato questo passaggio, è possibile inviare in stampa i propri documenti da qualsiasi luogo, facendo uso di un programma, un’app o un’estensione per il browser.

Tra i servizi di stampa più conosciuti, figurano Directprint, LRS. PaperCut, PrinterLogic e Printix. L’iscrizione a questi ultimi è perlopiù a pagamento (con possibilità di prova gratuita) ma la compatibilità è garantita con le stampanti connesse di tutti i produttori più diffusi e conosciuti (HP, Brother, Lexmark e così via).

Alcuni produttori, inoltre, offrono la possibilità di utilizzare un servizio di stampa cloud “proprietario”, che può essere configurato dall’interno della stampante stessa oppure dalla sua interfaccia di amministrazione e utilizzato in maniera completamente gratuita. È il caso, per esempio, di HP ePrint/HP connected: l’interfaccia cloud messa a disposizione da HP, compatibile con un gran numero di stampanti connesse (qui la lista dei modelli supportati), la quale consente di inviare documenti in stampa tramite posta elettronica.

Per poter attivare il servizio, devi avere accesso fisico alla stampante, almeno in fase di prima configurazione; soddisfatto questo requisito, se possiedi un dispositivo di stampa dotato di schermo LCD, premi l’icona o il pulsante HP ePrint oppure raggiungi il menu Impostazioni > Configurazione servizi Web della stampante.

Alla comparsa dell’avviso riguardante l’attivazione dei servizi Web, rispondi in maniera affermativa e segui le istruzioni fornite a schermo per ultimare la configurazione del servizio cloud. A seguito di questa operazione, verrà stampata automaticamente una pagina informativa indicante i parametri da usare per l’invio dei documenti, incluso l’indirizzo email della stampante.

Se, invece, impieghi una stampante senza display, collegati innanzitutto alla guida ufficiale HP, premi il pulsante a forma di lente d’ingrandimento, immetti il nome della tua stampante nell’apposita casella di testo e cerca, tra i risultati proposti, le istruzioni per stampare una pagina di auto-test o per stampare una pagina di configurazione. Segui dunque i passaggi proposti e prendi nota dell’indirizzo IP della stampante, che dovrai usare tra breve.

Ultimato questo passaggio, collegati alla stessa rete Wi-Fi alla quale è connessa la stampante mediante uno smartphone, un tablet o un PC e digita, nella barra degli indirizzi del browser, l’indirizzo IP della stampante, seguito dalla pressione del tasto Invio; qualora fosse visualizzata una finestra relativa al certificato del sito Web, premi su Continua.

Ora, premi il pulsante Web Services, poi il bottone Attiva/Abilita e segui le istruzioni fornite su schermo per proseguire; ultimata questa procedura, verrà stampata la pagina informativa contenente l’indirizzo email da usare per l’invio dei documenti.

A partire da questo momento, puoi stampare file tramite il dispositivo HP, in qualsiasi momento e da qualsiasi posizione, semplicemente inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo impresso sulla pagina riepilogativa stampata in precedenza (quello che termina per @hpeprint.com/@hpconnected.com, ad es. abc123@hpeprint.com). Chiaramente, è indispensabile che la stampante sia accesa e collegata a Internet.

L’email di invio del documento/dei documenti, nel momento in cui ti scrivo questa guida, deve essere così composto.

• Destinatario: l’indirizzo email della stampante.
• Oggetto: la parola o la frase che si preferisce (la stampante potrebbe rifiutare email con campo Oggetto vuoto).
• Allegati: i documenti da stampare, fino a un massimo di 10 elementi. È possibile allegare documenti di testo (.txt), file PDF, documenti Word (.doc e .docx), PowerPoint (.ppt e .pptx) ed Excel (.xsl e .xslx) e immagini (.jpg, .png, .bmp, .gif e .tiff).

Ciascun messaggio di posta elettronica non deve superare i 10 MB di dimensione, allegati inclusi; inoltre non è possibile usare la stampa fronte/retro, è possibile stampare massimo una copia per volta di ciascun documento e non è possibile modificare il profilo di colore per la stampa.

Per maggiori informazioni su HP ePrint, ti consiglio di leggere la mia guida su come stampare dal cellulare alla stampante HP, nella quale ho trattato l’argomento con dovizia di particolari.

Come stampare senza stampante tramite rete/VPN

Altra tecnica che si può usare per stampare senza stampante prevede l’utilizzo di una stampante di rete configurata in un server VPN. Se non ne avessi mai sentito parlare, una rete privata virtuale (o virtual private network) è una rete accessibile soltanto a utenti autorizzati, sfruttando Internet come mezzo di comunicazione. In pratica, si tratta di una sorta di “rete LAN” alla quale è possibile accedere tramite Internet, esattamente come se ci si trovasse nella posizione fisica della rete stessa (maggiori info qui).

La configurazione VPN è spesso usata in ambito aziendale per consentire l’accesso sicuro a PC e dispositivi ai dipendenti dell’azienda stessa, anche se questi non si trovano fisicamente al suo interno: impiegando tale tecnica, è possibile altresì collegarsi a una stampante remota e inviare documenti da stampare a quest’ultima, da qualsiasi posizione ci si trovi (a patto di possedere le credenziali d’accesso alla VPN, naturalmente).

Configurare un sistema di questo tipo non è tuttavia immediato: innanzitutto, è indispensabile avere a disposizione un router con supporto VPN oppure un PC che possa fungere da server (al quale va collegata poi la stampante). Ultimata la creazione della stessa, bisogna configurare l’accesso alla VPN dal proprio PC, smartphone o tablet: a connessione avvenuta, è possibile usare la stampante collegata alla VPN al pari di una stampante di rete.

Se ti interessa approfondire l’argomento, ti consiglio di leggere con attenzione la mia guida su come creare una VPN, nella quale ti ho spiegato come realizzare una rete privata virtuale e come effettuare il collegamento alla stessa tramite le più comuni piattaforme desktop e mobile.

Come stampare senza stampante tramite servizi online

Non hai a disposizione una stampante remota da poter usare tramite servizi cloud o VPN? In questo caso, il metodo più semplice di stampare senza stampante prevede l’impiego di un servizio online, ossia di una piattaforma che consente di stampare i propri documenti e riceverli direttamente a casa propria, a mezzo posta ordinaria.

Sebbene questa rappresenti una delle soluzioni più semplici e accessibili, si tratta senz’altro di un metodo non molto economico (l’invio di un documento può costare anche più di 5€, al netto dei costi di stampa) e poco attento alla privacy: i file, infatti, vengono trattati ed elaborati da professionisti dei quali non puoi conoscere l’identità, né risalirvi in alcun modo. Per questo motivo, ti consiglio di fare affidamento a una soluzione del genere soltanto per la stampa di foto, immagini e, in generale, di contenuti non sensibili o non collegati strettamente alle tue informazioni personali.

Di servizi di stampa online ve ne sono davvero tanti, ciascuno con le proprie caratteristiche e prezzi: per avere una panoramica più completa sull’argomento, ti rimando alla lettura delle mie guide su come stampare online e come stampare foto online.

Come stampare in PDF

Se nessuna delle soluzioni viste in precedenza è per te applicabile, ti consiglio di stampare in PDF il tuo documento, di caricare quest’ultimo su una chiavetta USB e di recarti fisicamente in una cartoleria o in una copisteria che offre il servizio di stampa da file. Ti consiglio di procedere con la stampa in PDF per evitare problemi di compatibilità, dovuti a eventuali formati di file che potrebbero essere non leggibili da parte degli “addetti ai lavori”.

Non sai come effettuare la stampa su file PDF? Lascia che ti spieghi subito come si fa. Per iniziare, apri il file originale all’interno dell’apposito programma (Word per i file .docx, Foto di Windows 10/macOS per le immagini, e così via). Ora, richiama il comando per la Stampa dal menu del programma e, se impieghi Windows 10, seleziona la stampante Microsoft Print to PDF tra quelle disponibili e clicca sul pulsante Stampa/Salva per procedere con il salvataggio del documento.

Se, invece, il tuo è un Mac, individua il menu a tendina PDF situato nell’angolo in basso a sinistra della finestra di stampa, seleziona la voce Salva come PDF e seleziona la cartella in cui desideri esportare il documento. Se ritieni di aver bisogno d’aiuto nel portare a termine questi passaggi, da’ pure uno sguardo alla mia guida su come stampare in PDF: potrebbe tornarti molto utile.

Una volta ottenuto il tuo PDF, provvedi a trasferirlo su una chiavetta USB, recati in una cartoleria/copisteria e chiedi all’addetto ai lavori di stampare il documento contenuto; in genere, il costo di una stampa è pari a quello di una fotocopia. Anche in questo caso, tieni ben presente che una terza persona visualizzerà il contenuto del file: pertanto, presta bene attenzione alla tipologia di documenti da far stampare, onde evitare seccature e potenziali lesioni della privacy. Non dire che non ti ho avvertito!

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.