Come tracciare email
Oggi hai deciso di dare una svolta alla tua carriera lavorativa, iniziando una volta per tutte a inviare nuove candidature per un posto di lavoro a cui fai il filo da tanto tempo. Purtroppo però, come spesso accade, le aziende e le agenzie interinali ricevono molte email e non sempre rispondono (anche comprensibilmente). Vorresti però quantomeno sapere, a questo punto, se almeno chi riceve queste proposte ha intenzione di visualizzarle o meno.
Proprio per questo motivo hai deciso di informarti in merito a come tracciare una email, in modo tale da sapere quanto se, una volta che invii questi messaggi, vengono quantomeno letti. Chiaramente questo non vuol dire nulla e non ti aiuterà molto nel tuo intento finale, ma quantomeno potrebbe evitarti inutili perdite di tempo. Se il tuo intento è semplicemente questo, direi che sei arrivato nel posto giusto.
Infatti, mi appresto a illustrarti tutte le possibilità offerte dal mercato in tal senso. Devi infatti sapere che la funzionalità di conferma lettura è prevista di default da un buon numero di servizi, specialmente in ambito professionale. Insomma, non si tratta di nulla di strano, tanto che anche la procedura per utilizzare questa tipologia di feature generalmente è estremamente semplice. In ogni caso, di seguito puoi trovare tutte le rapide indicazioni passo passo del caso. Non mi resta che augurarti buona lettura!
Indice
Come tracciare una email
Sul mercato esistono molte soluzioni per raggiungere il tuo obiettivo. Se ti stai dunque chiedendo qual è la procedura relativa a come tracciare una email, devi sapere che è semplicemente necessario sfruttare il giusto programma o servizio. Infatti, scegliendo una soluzione appropriata, poi generalmente basta semplicemente attivare la funzionalità di conferma lettura e il gioco è fatto: riceverai una notifica quando il destinatario aprirà per la prima volta il messaggio che hai inviato.
Insomma, la questione più importante è scegliere per bene con quale programma e servizio procedere: qui sotto trovi delle informazioni che possono tornarti utili in tal senso.
Come tracciare una email con Gmail
Se utilizzi Gmail, ovvero il popolare servizio di posta elettronica di Google, devi sapere che esistono più metodi per raggiungere il tuo obiettivo.
Il primo è passare per la funzionalità ufficiale di Gmail, che però è disponibile solamente per gli account istituzionali o scolastici (la funzionalità deve però essere stata attivata dall’amministratore). In parole povere, se disponi di un indirizzo di posta elettronica che termina con @gmail.com, purtroppo non puoi sfruttare questa possibilità, ma se invece disponi di un profilo che ti è stato fornito, ad esempio, dalla società per cui lavori o dall’università, ci sono alcune chance che tu possa trovare l’opzione che sto per indicarti.
In ogni caso, si fa presto a verificare: ti basta infatti semplicemente accedere a Gmail da browser tramite computer, facendo in seguito clic sul pulsante Scrivi presente in alto a sinistra, selezionando l’icona dei tre puntini che compare a schermo in basso a destra e premendo sull’opzione Richiedi conferma di lettura. Così facendo, in seguito a scrittura e invio del messaggio, riceverai una notifica via posta elettronica quando il destinatario aprirà effettivamente l’email. Se sei alla ricerca di maggiori informazioni relativamente a questa possibilità, potresti voler dare un’occhiata alle FAQ di Gmail.
Nel caso, invece, tu sia alla ricerca di una soluzione alternativa relativa a Gmail, valida anche per i tradizionali account di posta elettronica, devi sapere che una soluzione molto utilizzata, sia da comuni utenti che in ambito professionale, si chiama Mailtrack. Per fartela breve, si tratta di un’estensione per il popolare browser Google Chrome, utilizzabile anche gratuitamente se non hai molte esigenze (non preoccuparti: ti verrà esplicitato tutto in fase di configurazione del servizio).
Tieni bene a mente, però, il fatto che si tratta di un servizio indicato principalmente per Gmail, quindi potresti eventualmente riscontrare qualche problema tentando di tracciare le email inviate a caselle di posta elettronica di altro tipo (anche se in realtà ormai Mailtrack funziona molto bene, integrandosi anche con altri servizi email, ma era giusto avvertirti in merito). Per il resto, ricordati sempre che si tratta di una servizio non ufficiale, che nonostante sia ritenuto di comprovata affidabilità va pur sempre ben ponderato in termini di privacy (potrebbe tener traccia dei messaggi che si scambiano). In ogni caso, si tratta di una soluzione particolarmente comoda e semplice da utilizzare, nonché una delle possibilità più valide che hai se non disponi di un account Gmail istituzionale o scolastico.
Se hai intenzione di utilizzare questo servizio, per iniziare collegati al sito Web ufficiale di Mailtrack e fai clic sul pulsante Install for Free, raggiungendo dunque la pagina di Mailtrack sul Chrome Web Store. Dopodiché, premi prima sul tasto Aggiungi, confermando poi la tua volontà mediante la pressione del pulsante Aggiungi estensione. A questo punto non ti resta che procedere collegando il tuo profilo Google a Mailtrack, ovvero seguendo le indicazioni che compaiono a schermo. Più precisamente, risulta necessario, dopo aver effettuato l’accesso, fare clic sul pulsante Connect with Google, scegliere l’indirizzo di posta elettronica Gmail per cui vuoi attivare la funzionalità e premere sul pulsante Consenti, in modo da fornire tutte le autorizzazioni del caso.
Ci sei quasi: non ti resta infatti che scegliere il piano di tuo interesse tra quelli proposti (se non vuoi spendere alcunché e non sei interessato a funzionalità avanzate, puoi semplicemente premere sul tasto Sign Up Free, così da procedere con un account gratuito), aprire Gmail sul browser e premere sul pulsante Scrivi, che si trova in alto a sinistra. Noterai la presenza dell’icona di Mailtrack in basso: ti consiglio di fare clic su quest’ultima e spostare su ON le caselle when opened for the first time e Tracking enabled for this email, così da essere sicuro di non perderti nulla.
Per il resto, avrai notato che all’interno del riquadro del messaggio è comparsa l’indicazione Sender notified by Mailtrack. Quest’ultima serve ad avvertire il destinatario che stai utilizzando un metodo per tracciare le email. In ogni caso, una volta scritto e inviato il messaggio, non ti resta che raggiungere la scheda Inviati di Gmail (collocata a sinistra) e dare un’occhiata alle spunte presenti a fianco del messaggio. Funziona tutto come WhatsApp: una singola spunta vuol dire che il messaggio è stato consegnato, mentre la doppia spunta indica che l’email è stata aperta.
Al netto di questo, se hai seguito le indicazioni che ho fornito in precedenza riceverai anche un messaggio di conferma tramite posta elettronica quando il destinatario aprirà per la prima volta l’email. Per il resto, se stai utilizzando, ad esempio, Windows 11, non dovrebbe mancare anche una conferma a livello di sistema (compare proprio una notifica in basso a destra). Insomma, d’ora in poi non ti perderai più nulla e tra l’altro puoi controllare quando il destinatario ha preso visione del messaggio sia all’interno dell’email di conferma che passando il mouse sopra le spunte presenti nella sezione Inviati di Gmail.
Come tracciare una email con Outlook
Come dici? Non sei una di quelle persone che usa solamente Gmail, quindi sei alla ricerca di una soluzione che vada bene per un po’ tutti i servizi di posta elettronica? In questo caso, è bene passare per un programma di gestione della posta elettronica da installare sul PC. A tal proposito, una soluzione particolarmente nota, dato che è integrata nella suite Microsoft 365 (è dunque richiesta una sottoscrizione), è Microsoft Outlook, disponibile sia su Windows che su macOS.
Puoi seguire i miei tutorial su come scaricare Outlook e come configurare Outlook se hai dubbi in merito (sappi che è possibile configurare pressoché qualsiasi tipo di indirizzo di posta elettronica, passando per i parametri IMAP e POP), ma per il resto attivare la funzionalità di conferma lettura è un gioco da ragazzi. Infatti, una volta avviato il programma, tutto ciò che devi fare è premere sul tasto Nuovo messaggio di posta elettronica, che si trova in alto a sinistra nell’ambito della sezione Home, raggiungere la scheda Opzioni e abilitare, a seconda delle tue esigenze, le caselle relative alle opzioni Richiedi conferma di lettura e Richiedi conferma di recapito.
Arrivato a questo punto, avrai probabilmente già compreso come puoi procedere: ti basta semplicemente scrivere e inviare il messaggio di posta elettronica, attendendo l’arrivo delle apposite email di conferma legate alle opzioni che hai attivato.
Come tracciare una email con Thunderbird
Lo so: il già citato Microsoft Outlook richiede un abbonamento per essere utilizzato, quindi potrebbe non trattarsi esattamente del client di posta più adatto alle tue esigenze. Potresti infatti essere alla ricerca di un programma totalmente gratuito, magari open source e disponibile non solamente per Windows, ma anche per macOS e Linux. Ebbene, ciò che fa per te sembra chiamarsi Thunderbird.
Infatti, come puoi approfondire nel mio tutorial su come installare Thunderbird, si tratta proprio di una soluzione che soddisfa la descrizione effettuata. In ogni caso, dopo aver configurato il tuo indirizzo di posta elettronica all’interno del programma, la procedura da seguire per raggiungere il tuo obiettivo non è per nulla complessa. Per procedere, ti basta infatti premere sul pulsante Scrivi presente in alto, spostarti nella sezione Opzioni e abilitare le impostazioni relative a Notifica dello stato di consegna e Ricevuta di ritorno. Perfetto, adesso non devi fare altro che scrivere e inviare l’email, attendendo in seguito tutte le conferme del caso relative al tracciamento.
Per il resto, ci tengo a fare una precisazione in merito ai client email disponibili sul mercato: in questa sede mi sono soffermato su Outlook e Thunderbird in quanto si tratta di soluzioni disponibili per più piattaforme e in grado di assolvere senza troppi problemi al compito preposto, ma ci sono ovviamente tantissimi altri programmi alternativi.
A tal proposito, è giusto sottolineare che i client email preinstallati su Windows e macOS, ergo Posta e Apple Mail, non dispongono purtroppo di una funzionalità nativa relativa alle conferme di lettura. Tuttavia, potrebbe interessarti consultare il mio tutorial su come sapere se un’email è stata ricevuta con Apple Mail, in quanto in realtà qualche possibilità c’è, anche se il tutto diventa un po’ più complesso.
Come tracciare una email con smartphone e tablet
Al giorno d’oggi siamo soliti svolgere parecchie operazioni direttamente in mobilità. Per questo motivo, potresti avere dei dubbi in merito alle possibilità relative a come tracciare una email da Android o come tracciare una email da iPhone. In parole povere, potresti voler fare tutto direttamente da smartphone e tablet.
In questo caso, ti avverto sin da subito: spesso le soluzioni pensate per dispositivi mobili sono ben più macchinose di quelle relative al PC. Il mio consiglio è dunque quello, se ne hai la possibilità, di affidarsi ai programmi e servizi indicati nei capitoli precedenti. Tuttavia, questo non significa che non sia possibile procedere anche da questa piattaforma.
Per farti un esempio concreto, c’è la possibilità di utilizzare un’estensione di Mailtrack (sì, proprio il servizio che ho già citato in precedenza nel corso del tutorial) per Android e iPhone, che si interfaccia direttamente con l’app ufficiale di Gmail. Fantastico, no? C’è però da dire che questa soluzione può risultare un po’ scomoda e in alcuni casi non funzionare propriamente come previsto (ricordo che Mailtrack è pensato principalmente per Gmail). Tuttavia, se nonostante questo sei interessato all’argomento, puoi fare riferimento alla mia guida su come vedere se un’email è stata letta da smartphone e tablet, in cui ho spiegato per filo e per segno come impostare questa soluzione.
Per il resto, ti consiglio anche di dare un’occhiata al mio tutorial su come sapere se un’email è stata letta da mobile, dato che all’interno di quest’ultimo vengono indicate anche altre soluzioni che potrebbero tornarti utili.
Insomma, in linea generale ti sconsiglierei queste soluzioni mobile, indirizzandoti verso più comodi servizi e programmi legati a browser e computer, ma ho ritenuto giusto fornirti anche una rapida panoramica relativa all’esistenza di opzioni interessanti anche in ambito smartphone e tablet.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
