Come usare Excel formule
Il tuo responsabile ti ha affidato un compito che lui ha definito come piuttosto semplice: devi elaborare i dati di un foglio elettronico tramite Microsoft Excel con il fine di ottenere i risultati richiesti. Purtroppo, però, nonostante tu sappia utilizzare alcune funzionalità base di Excel, non hai mai impiegato le formule: strumento che ti è ora indispensabile per svolgere il tuo lavoro e, per questo, ti stai chiedendo come usare Excel formule.
Scommetto che le cose stanno esattamente in questo modo, dico bene? Allora non devi in alcun modo preoccuparti, perché ho tutte le risposte che cerchi. In questa mia guida, infatti, ti illustrerò come utilizzare le formule di Excel per effettuare dei calcoli sui dati del tuo foglio elettronico. Come prima cosa, però, per farti capire ancora meglio cosa andremo a fare, ti spiegherò cos’è una formula e quali sono i suoi elementi.
Come dici? Non vedi l’ora d’iniziare a leggere i consigli che ho preparato per te? Allora cosa stai aspettando? Coraggio: siediti bello comodo e prenditi alcuni minuti del tuo tempo libero, in modo da leggere attentamente le informazioni che ti fornirò nei prossimi capitoli e imparare, anche tu, a compilare una formula su Excel. Sei pronto? Sì? Benissimo! Non mi resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
Cos’è una formula di Excel
Microsoft Excel è un software che permette, attraverso l’utilizzo di un foglio elettronico, di gestire dati ed effettuare calcoli, che avvengono tramite l’uso di formule.
Una formula di Excel è – per dirla in parole povere – una stringa tramite la quale si dichiara il calcolo che si desidera effettuare sui dati in proprio possesso. È composta da diversi elementi che sono, in generale, ricorrenti.
Per farti capire bene quest’argomento, ti propongo come esempio la formula =SE(A1>0;"Positivo";"Negativo) che è costituita dalla funzione SE(), da un riferimento (A1), da una costante (0) e da diversi operatori (ad esempio, il segno >). Tutti questi elementi sono quasi sempre presenti nelle formule, anche se in alcuni casi posso esserci delle eccezioni, in base al calcolo da effettuare.
Per meglio capire come funziona una formula di Excel, nei prossimi capitoli ti spiegherò nel dettaglio cosa sono e come si utilizzano i diversi elementi di cui ti ho parlato poc’anzi.
Funzioni
Spesso, una formula viene confusa con la funzione. Come già ti ho spiegato nel capitolo precedente, una formula è una dichiarazione fatta dall’utente per effettuare un calcolo. Una funzione, invece, è un codice già definito in Microsoft Excel, che permette di eseguire una specifica operazione.
Riprendendo l’esempio che ti ho indicato nel capitolo precedente, la funzione SE() non è una formula, in quanto esprime semplicemente un concetto: ottenere un risultato vero o falso, in base a una data condizione. Nel momento in cui viene trascritta all’interno di una cella, apponendo il segno = e indicando tutti gli altri argomenti, si ottiene una formula basata sulla funzione SE().
Le funzioni possono essere utilizzate singolarmente all’interno di una formula oppure concatenate tra loro, creando delle formule più complesse, tramite le quali si dichiara un calcolo che non potrebbe essere mai effettuato con una singola funzione.
In Microsoft Excel sono disponibili tantissime funzioni che spaziano su diverse aree di calcolo: quelle che riguardano le materie finanziarie, la statistica, la trigonometria oppure la logica, giusto per farti qualche esempio.
Le funzioni possono essere richiamate all’interno di una cella, digitando prima il segno = e poi indicando il loro parametro di dichiarazione: nel caso della funzione SE(), devi digitare SE: così facendo, verrà mostrato un tooltip sotto la cella (cioè un suggerimento), che ti fornirà le indicazioni per la corretta compilazione della funzione.
Se non conosci la funzione da utilizzare, in Excel per Windows e macOS puoi richiamarla tramite il pulsante Inserisci funzione presente nella scheda Formule. Se, invece, utilizzi Excel Online, puoi richiamare il medesimo pannello tramite il tasto Funzione presente nella scheda Inserisci.
Per quanto riguarda, infine, l’app di Excel per Android o iOS, puoi aggiungere una formula utilizzando il menu a tendina che trovi in basso, selezionando la voce Formule (su smartphone), oppure tramite l’apposita scheda in alto (su tablet).
Operatori
Qualsiasi formula impiegata in Microsoft Excel richiede l’utilizzo degli operatori: questi non sono altro che dei simboli che definiscono una specifica operazione nel calcolo, in base alla categoria a cui appartengono.
Anche la formula più semplice =A1, scritta nella cella B1 del foglio elettronico, è composta dall’operatore =. Quest’ultimo è indispensabile per scrivere una formula e avviare, di conseguenza, il calcolo a essa collegato.
Tra gli operatori che puoi utilizzare all’interno di una formula, ci sono quelli di confronto, come ad esempio il segno = che, oltre a quanto già detto nelle righe precedenti, serve anche per dichiarare che due valori debbano essere uguali. Ci sono poi i segni > e < che esprimono rispettivamente se un valore dev’essere maggiore o minore di un altro. Questi ultimi segni, combinati con l’operatore =, invece, esprimono che un valore debba essere maggiore o uguale (oppure minore o uguale) a un altro.
Esistono poi altri operatori che servono a definire intervalli tra celle, come ad esempio il segno : (i due punti) oppure a raggruppare argomenti, come le parentesi tonde. Un altro operatore spesso presente all’interno di una funzione è quello espresso con il segno ; (il punto e virgola), che permette di separare gli argomenti di una funzione tra loro.
Riferimenti
Dopo aver definito le funzioni e gli operatori, un altro elemento ricorrente in una formula è il riferimento: quest’ultimo ha una funzione simile alla variabile di una formula matematica. I riferimenti sono, infatti, espressi con i collegamenti di cella.
Prendendo come esempio la formula =LUNGHEZZA(A1), il termine A1 rappresenta un riferimento di cella che può contenere qualsiasi valore definito dall’utente. Non deve, quindi, essere necessariamente un valore numerico o testuale digitato da te nella cella, ma può essere anche il risultato di un calcolo effettuato nella cella stessa.
I riferimenti possono essere espressi con una singola cella (A1) oppure da un intervallo (A1:A100) definito tramite l’operatore con il segno : (i due punti), di cui ti ho parlato nel capitolo precedente. Una formula che contiene un riferimento di cella varierà il risultato del suo calcolo, in base ai dati immessi nella cella stessa.
Quando le formule vengono ripetute nelle altre celle, tramite l’operazione di trascinamento, il riferimento di cella varia nella sua forma: se nella cella B1 hai scritto una formula che contiene un riferimento alla cella A1, trascinandola nella cella sottostante (B2), il riferimento cambierà automaticamente in A2. In questo caso, avviene una variazione della riga nel riferimento di cella. Questo accade anche quando la ripetizione della formula avviene orizzontalmente, che comporta una variazione della colonna nel riferimento della cella.
In certe formule, l’operazione sopra descritta può causare errori di calcolo, in quanto alcuni riferimenti devono rimanere ancorati a una cella, senza che avvenga alcuna variazione durante la traslazione di riga o di colonna. In questo caso, devi utilizzare l’operatore $ all’interno del riferimento, così come ti spiego nelle prossime righe.
- Il riferimento $A1 indica che, con la ripetizione della formula, deve rimanere bloccata la colonna, permettendo la variazione delle righe.
- Il riferimento A$1 indica che, con la ripetizione della formula, deve rimanere bloccata la riga, permettendo la variazione delle colonne.
- Il riferimento $A$1 indica che, con la ripetizione della formula, devono rimanere bloccati sia la colonna che la riga della cella, in modo da lasciare ancorato il riferimento di cella nella formula.
In aggiunta a quanto detto nelle righe precedenti, un riferimento può essere anche costituito da un nome. I nomi non sono altro che dei riferimenti che contengono all’interno dei dati definiti dall’utente, come ad esempio un intervallo di celle, una funzione, una costante oppure una tabella. I nomi possono essere impostati dall’utente tramite la scheda Formule e selezionando l’apposito tasto Gestione nomi.
Costanti
Infine, gli ultimi elementi che possono esserti utili in una formula sono le costanti. Una costante non è altro che un valore prestabilito dall’utente che non risulta variabile. Una costante è, quindi, scollegata dal concetto di cella, in quanto deve risultare un dato non mutevole.
La costante può essere sia un valore numerico che testuale, in base al calcolo che bisogna effettuare. Prendi, ad esempio, la formula =SE(A1>0;"Positivo";"Negativo). Il valore 0 rappresenta una costante per il riferimento di cella A1. Questo non può variare, in quanto si chiede appunto che tutti i valori nella cella A1 siano numeri positivi.
Anche gli argomenti successivi della funzione SE() sono delle costanti: i termini Positivo e Negativo sono le condizioni di veridicità che la formula dovrà esprimere, in base alla condizione dichiarata. Queste costanti sono non mutevoli, in quanto sono state specificate dall’utente.
Queste condizioni di veridicità nella formula possono essere sostituite anche da altre funzioni, rendendo quindi il valore dinamico e suscettibile a variazioni, in base ai riferimenti di cella in esse presenti. Ti spiegherò meglio questo concetto in un capitolo successivo del tutorial.
Compilare una formula Excel
Adesso che sei a conoscenza di tutti gli elementi che possono servirti in una formula, è il momento di vedere come compilarne una.
Prendiamo a titolo di esempio una formula che ha come scopo quello di verificare se il codice fiscale appartiene a una persona di sesso femminile o a una di sesso maschile.
=SE(VALORE(DESTRA(SINISTRA(A1;11);2))<=31;"M";"F)
Nell’esempio sopra riportato, nella cella A1 è contenuto un codice fiscale di una persona fisica. Se non lo sapessi, all’interno del codice fiscale viene espresso un numero nella decima e undicesima cifra, che corrisponde al giorno di nascita. Mentre negli uomini questo valore è compreso tra 1 e 31 (i giorni del mese), nelle donne viene anche aggiunto il valore 40.
Detto ciò, considerato l’obiettivo definito nei paragrafi precedenti, bisognerà estrarre questo valore di due cifre dal codice fiscale e confrontarlo con i dati in proprio possesso. Per fare ciò, serve la combinazione delle due funzioni DESTRA() e SINISTRA(), che permettono di estrarre da una stringa un numero di caratteri definiti. Questo valore dovrà essere poi bonificato con la funzione VALORE(), in modo che venga riconosciuto come un numero. Infatti, le cifre che vanno da 01 a 09 vengono interpretate come testo da Excel ma, utilizzando la funzione VALORE(), verranno convertiti in numeri.
In questo caso, la formula SINISTRA(A1;11) permetterà di estrarre i primi 11 caratteri (costante) di una stringa contenuta nella cella A1 (riferimento) a partire da sinistra. Il risultato ottenuto, che non è una costante, verrà utilizzato come riferimento per la funzione DESTRA(), tramite la quale si richiede l’estrazione dei primi 2 caratteri (costante), a partire dalla destra della stringa.
La funzione VALORE(), invece, richiede come argomento soltanto un riferimento di cella, al fine di convertirne il contenuto in un valore utilizzabile nella formula. In questo caso, il riferimento sarà dato dal risultato della funzione DESTRA().
Per definire se un codice fiscale appartiene a un uomo o a una donna, può essere utile l’utilizzo della funzione SE(). In tal caso, bisogna indicare come primo argomento la condizione di veridicità per il calcolo: ciò che vuoi sapere è se il risultato ottenuto sia minore o uguale a 31, in modo da identificare il codice fiscale come appartenente a un uomo. Valori differenti da quello indicato, indicano che, invece, appartiene a una donna.
In questo caso, il valore estratto tramite la funzione VALORE() sarà il riferimento richiesto dalla formula, che dovrà essere confrontato con il valore 31 (costante) tramite l’operatore con segno <=. La condizione vera e quella falsa verranno espresse rispettivamente con le costanti "M" e "F", separate dall’operatore ; (il punto e virgola).
Ovviamente, come ti ho spiegato nei capitoli precedenti, la formula dovrà essere preceduta dal segno =, senza il quale non potrà mai avvenire il calcolo richiesto.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
