Come usare la PEC Aruba
Sei in procinto di aprire una casella di posta elettronica certificata e, dopo aver fatto alcune ricerche online, hai deciso di affidarti ad Aruba, la nota società italiana che da anni opera nei settori delle pratiche online, del Web hosting e del cloud. Prima di attivare il tuo indirizzo, però, vorresti capire un po’ meglio come usare la PEC Aruba.
Nessun problema. Se le cose stanno così, sarò lieto di dirti tutto quello che c’è da sapere sulla PEC Aruba: dai suoi principali scenari di utilizzo ai prezzi, passando per il suo funzionamento da Webmail, da app mobile e da client di posta elettronica. Scommetto che resterai stupito da quanto è semplice poter scambiare comunicazioni aventi valore legale (al pari di raccomandate con ricevuta di ritorno) con enti della PA, aziende e privati cittadini, potendo contare sui più elevati standard di sicurezza (con antivirus e antispam multipli, blocco degli allegati con estensioni non sicure, uso del protocollo sicuro TLS 1.2 per le comunicazioni, rispetto del GDPR per il trattamento dei dati personali e continue analisi su potenziali vulnerabilità di sicurezza).
Inoltre, ti farà piacere sapere che la PEC di Aruba può essere usata per ricevere e visualizzare comodamente le fatture elettroniche, per l’attivazione del domicilio digitale (obbligatorio per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020, per ricevere comunicazioni dalla PA) e per semplificare tantissime operazioni, sia in ambito privato che professionale, a prezzi davvero contenuti. Adesso però non dilunghiamoci oltre, andiamo con ordine e vediamo più in dettaglio come aprire e usare una casella di posta elettronica certificata targata Aruba PEC.
Indice
- PEC Aruba: chi può usarla e come
- PEC Aruba: costo
- Come aprire una casella PEC Aruba
- Come usare la PEC Aruba
- Per maggiori informazioni
PEC Aruba: chi può usarla e come
Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e spiegarti come usare la PEC di Aruba, mi sembra doveroso fare un po’ di chiarezza sull’effettiva utilità di questo strumento, i contesti in cui è possibile utilizzarlo e le tipologie di utenza alle quali è rivolto.
Innanzitutto, va detto che dal 30 giugno 2013 la PEC è obbligatoria per tutte le imprese, comprese le ditte individuali, che devono iscrivere almeno un indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese. Inoltre, è indispensabile per l’attivazione del domicilio digitale, obbligatorio per imprese e professionisti dal 1° ottobre 2020, per ricevere comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione (maggiori info qui).
L’adozione della PEC, comunque, non è solo un obbligo: rappresenta anche un enorme vantaggio per le imprese. Queste, infatti, possono usare la posta elettronica certificata per sostituire la posta cartacea e semplificare così i rapporti con clienti e fornitori; ricevere e visualizzare le fatture elettroniche; integrare le comunicazioni effettuate in software gestionali, paghe, stipendi, protocolli, gestori documentali e nei workflow; inviare e ricevere ordini, contratti e fatture; inviare documenti alla PA; gestire gare di appalto e molto altro ancora.
LA PEC è obbligatoria anche per i Liberi Professionisti iscritti a un ordine o collegio (es. gli avvocati) che possono avvantaggiarsene per le proprie comunicazioni e usufruire di tutti i vantaggi sopra descritti.
Per i privati cittadini, invece, non è obbligatorio avere una casella di posta elettronica certificata, tuttavia è caldamente consigliato in quanto può tornare utile in una vasta gamma di scenari. Qualche esempio? Ti accontento sùbito.
I privati cittadini possono usare la posta elettronica certificata per la ricezione e la visualizzazione di fatture elettroniche; per l’invio e la ricezione di comunicazioni relative le riunioni di condominio o la scuola; per l’invio di documenti alla Pubblica Amministrazione o agli istituti finanziari senza dover fare lunghe file negli uffici fisici; per disdire contratti di fornitura servizi (es. per recedere da un contratto stipulato per servizi telefonici, Internet, pay TV e quant’altro) o polizze assicurative; per prenotare visite mediche e molto altro ancora.
Più in generale, la PEC può essere utile per certificare l’avvenuto invio e l’avvenuta ricezione di una comunicazione a un determinato destinatario — sia esso eseguito verso l’indirizzo PEC di un privato cittadino, un’impresa o un ente pubblico — potendo contare su un valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Infine, per quel che riguarda gli enti pubblici, la PEC può essere utile per semplificare le comunicazioni ufficiali verso altri Enti o cittadini; per la convocazione di Consigli, Assemblee e Giunte; per l’inoltro di circolari e direttive; per l’invio e la ricezione di ordini, contratti e fatture; per la gestione delle gare di appalto e per la possibilità di integrare le trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocolli, gestori documentali e in workflow.
Per maggiori dettagli circa gli scenari di utilizzo della PEC, ti rimando al sito ufficiale della PEC Aruba.
PEC Aruba: costo
Altre informazioni che credo tu voglia conoscere sono quelle relative ai piani e ai prezzi della PEC Aruba. Ebbene, Aruba propone diverse soluzioni per la posta elettronica certificata, in grado di andare incontro alle esigenze di tutti: privati, imprese e PA. Eccole in dettaglio.
- PEC Standard — costa 5 euro + IVA/anno il primo anno e poi 7,90 euro + IVA/anno. Include una casella da 1GB valida per il domicilio digitale con ricevute di avvenuta/mancata consegna, validità legale dei messaggi inviati/ricevuti e non ripudiabilità del messaggio inviato/ricevuto. Comprende inoltre notifiche via email, possibilità di leggere le fatture elettroniche, app PEC Mobile, accesso da Web e da client via IMAP, antivirus e antispam, possibilità di ricezione anche di email non certificate, filtri e regole messaggi. Include traffico illimitato e assistenza h24 via call center e ticket. Supporta messaggi di dimensioni massime di 100MB e con max 500 destinatari in un unico invio.
- PEC Pro — costa 25 euro + IVA/anno e include tutti i vantaggi del piano Standard, ma con 2GB di spazio, notifiche via SMS e archivio di sicurezza con 3GB di spazio.
- PEC Premium — costa 40 euro + IVA/anno e include tutti i vantaggi del piano Pro, ma con 8GB di spazio per l’archivio.
È inoltre possibile aumentare lo spazio disponibile nella propria casella pagando 5 euro + IVA/anno per ogni GB aggiuntivo. I piani Pro e Premium si possono espandere senza limiti, quello Standard può arrivare a un massimo di 2 GB di spazio.
Da sottolineare anche la disponibilità dei piani PEC su dominio, a partire da 7,90 euro + IVA/anno se si ha già un dominio personalizzato su Aruba.
Per una panoramica più completa, ti invito a visitare il sito ufficiale della PEC Aruba, dove puoi trovare una tabella comparativa di tutti i piani disponibili.
Come aprire una casella PEC Aruba
Che tu sia un privato cittadino, un libero professionista, il titolare di un’azienda o un dipendente della PA, puoi aprire una casella PEC con Aruba in maniera semplicissima.
Tanto per iniziare, collegati al sito ufficiale della PEC Aruba e clicca sul pulsante Acquista relativo al piano di tuo interesse. Verifica poi che il riepilogo dell’ordine sia corretto e clicca sul bottone Prosegui.
Fatto questo, accedi con il tuo account Aruba oppure creane uno nuovo, cliccando sul pulsante Registrati, indicando se sei Persona Fisica (privato), Libero Professionista, Azienda (ivi comprese associazioni, studi associati, enti, condomini), Ditta Individuale o Pubblica Amministrazione e compilando il modulo che ti viene proposto con i dati richiesti.
Ad accesso effettuato, indica dunque il nome della casella PEC che desideri acquistare (che sarà la prima parte del tuo indirizzo), usa il menu a tendina adiacente per scegliere un dominio tra @pec.it, @pec.cloud, @arubapec.it, @mypec.eu, @gigapec.it, @casellapec.com, @pecditta.com e @pecaruba.it, inserisci la password che vuoi usare per l’accesso alla casella PEC nei due appositi box e premi sul pulsante Prosegui, per andare avanti.
Nella pagina successiva, specifica i dati dell’intestatario della casella PEC, clicca di nuovo sul pulsante Prosegui e analizza per bene il riepilogo dell’ordine: se è tutto OK, spunta le caselle relative all’accettazione delle condizioni contrattuali, seleziona un metodo di pagamento tra carta di credito, PayPal, bonifico bancario e bollettino (solo i primi due supportano il rinnovo automatico della sottoscrizione, che avviene con la stessa frequenza indicata nella fase di riepilogo dell’ordine), premi sul pulsante per confermare e completare l’ordine ed effettua il pagamento.
Missione compiuta! Riceverai in breve tempo via email (alla casella di posta elettronica standard indicata in fase di registrazione) la conferma dell’attivazione della tua casella PEC e le istruzioni per iniziare ad avvalertene.
Come usare la PEC Aruba
Una volta attivata la tua casella di posta elettronica certificata su Aruba, puoi servirtene comodamente da browser, utilizzando la versione Web del servizio, oppure da app per smartphone e tablet. In alternativa, puoi avvalertene tramite un client di posta elettronica “tradizionale”, come Microsoft Outlook o Apple Mail; il tutto senza dover utilizzare smart card o dispositivi dedicati. Ecco tutto spiegato in dettaglio.
Webmail
Per accedere alla Webmail di Aruba PEC, non devi far altro che collegarti alla pagina iniziale del servizio e scegliere quale versione del servizio utilizzare tra Smart (quella che ti consiglio io, più moderna, veloce e ricca di funzionalità) e Classic (per chi preferisce l’interfaccia della storica Webmail di Aruba PEC). Fatto ciò, immetti i dati di accesso del tuo account negli appositi campi di testo e premi sul pulsante ACCEDI per entrare nella tua casella di posta.
Se è la prima volta che effettui l’accesso alla Webmail, ti verrà proposta la guida introduttiva, tramite la quale apprendere tutte le funzioni basi del servizio: scegli liberamente se seguirla o se saltarla. Dopodiché potrai cominciare a familiarizzare con i tanti strumenti offerti dalla tua casella di posta su Aruba PEC.
In alto trovi le schede per visualizzare rapidamente i Messaggi della tua casella, gestire i Contatti e accedere agli altri strumenti inclusi in Aruba PEC, come il Calendario e le Attività; inoltre ci sono le voci Oggi, per visualizzare rapidamente gli impegni della giornata; Impostazioni, per accedere alle impostazioni della casella di posta, e il tuo nome, per visualizzare “al volo” informazioni quali lo spazio disponibile sulla casella, la data di scadenza e rinnovo della sottoscrizione, il tasto per uscire dalla Webmail e altro ancora.
Immediatamente sotto, invece, ci sono il pulsante per scrivere un nuovo messaggio; la barra di ricerca per trovare rapidamente le comunicazioni ricevute e inviate (con anche la possibilità di impostare dei filtri per Mittente, Destinatario, Oggetto e Contenuto) e il tasto Importa, per importare messaggi.
Nella barra laterale di sinistra, invece, trovi il menu con i collegamenti rapidi a tutte le cartelle della casella di posta: In arrivo, Bozze, Inviati, Spam, Cestino, Fatture ricevute, Etichette, Ricerche e così via. Cliccando su una cartella, visualizzerai automaticamente tutti i messaggi contenuti in essa (attivando la levetta Nascondi ricevute potrai nascondere le ricevute automatiche presenti nella tua casella di posta).
Cliccando su un messaggio, potrai leggerlo e visualizzarne o scaricarne gli allegati. Per rispondere, inoltrare, cestinare o aggiungere delle etichette, invece, ti basta avvalerti degli appositi pulsanti che vedi in alto a destra dopo aver aperto una email.
È possibile anche attivare la ricezione di messaggi di posta non certificata: per farlo, accedi con il tuo account alla pagina di gestione della tua casella PEC, seleziona la voce Casella dalla barra laterale di sinistra, imposta il menu a tendina Accetta su tutti i messaggi di posta certificata e non certificata, scegli le modalità di ricezione/inoltro dei messaggi e clicca sul pulsante Conferma, per confermare.
Hai ricevuto delle fatture elettroniche? Allora ti ricordo che tra le tante funzionalità offerte da Aruba c’è anche quella per visualizzare il contenuto delle fatture elettroniche ricevute via PEC. Per avvalerti di questa funzione, apri il messaggio che contiene la fattura che intendi visualizzare (li puoi trovare tutti raccolti nella cartella Fatture ricevute), individua il riquadro relativo alla fattura in formato XML (in basso) e premi sul corrispondente pulsante Visualizza fattura.
Avrai così la possibilità di visualizzare il contenuto della fattura in base allo stile Aruba o allo Stile SDI e potrai scaricare e stampare il documento. Comodo, vero?
Qualora non riuscissi a vedere il pulsante per visualizzare le fatture in Aruba PEC, significa che devi attivare il servizio gratuito Leggi Fatture: collegati, dunque, alla pagina di gestione della tua casella PEC, seleziona la voce Leggi fatture dalla barra laterale di sinistra e clicca sul pulsante Attiva ora. Ora torna di nuovo nella tua casella di posta e dovresti poter visualizzare il contenuto delle fatture ricevute come descritto poc’anzi.
Devi inviare una comunicazione via PEC a un ente delle PA, all’amministratore di condominio, a un’azienda oppure a un privato cittadino? Nulla di più semplice: clicca sul pulsante + Scrivi (in alto a sinistra) e scrivi la tua email come faresti in qualsiasi altro servizio o client di posta elettronica (tra l’altro, ti segnalo che puoi inviare anche messaggi a caselle di posta non certificata; in questo caso, però, non avrai notifiche relative alla consegna del messaggio, ma solo quelle relative all’accettazione).
Nel menu in basso trovi le opzioni di formattazione del messaggio (selezione font, grassetto, corsivo ecc.) e i seguenti pulsanti: Invia per inviare il messaggio (cliccando sulla freccia adiacente potrai anche salvare il messaggio come bozza o modello); TT per passare da messaggio rich text a testo semplice; Allega per inserire degli allegati (puoi allegare tantissimi tipi di file, eccetto alcuni tipi di file non ritenuti sicuri, fino a 100MB di peso; il peso va suddiviso tra tutti i destinatari del messaggio); Firma per inserire una firma (se non ne hai ancora creata una nelle impostazioni, ti verrà proposto di farlo) e Altre opzioni per regolare preferenze quali la tipologia di ricevuta da ottenere (completa, breve o sintetica) e la priorità del messaggio (confidenziale o con priorità alta).
Quando hai finito, clicca dunque sul pulsante Invia e attendi di ricevere le notifiche di avvenuta accettazione (presenta una spunta accanto all’oggetto) e consegna al destinatario (presenta due spunte accanto all’oggetto).
Per gestire i tuoi contatti, clicca invece sulla scheda apposita e poi premi sul pulsante + Contatto, se vuoi creare un nuovo contatto, oppure sul pulsante + Crea Gruppo, se vuoi creare un gruppo di contatti. Puoi anche creare più rubriche, premendo sul pulsante Rubriche + presente nella barra laterale di sinistra: potrai poi decidere su quale rubrica operare selezionandola sempre dal menu laterale. Puoi anche importare dei contatti esterni, se lo desideri.
Come vedi è tutto molto intuitivo, e la stessa semplicità di utilizzo la si può riscontrare anche nel pannello delle impostazioni di Aruba PEC, accessibile cliccando sull’apposita voce collocata in alto.
Il pannello delle impostazioni della PEC Aruba è infatti dotato di un comodo menu laterale che permette di intervenire su tutti i principali parametri della propria casella di posta: andando su Informazioni casella puoi visualizzare lo stato della casella (spazio utilizzato, scadenza, stato rinnovo ecc.) e una lista degli ultimi accessi effettuati, a dimostrazione degli elevati standard di sicurezza del servizio; andando su Gestione e password puoi accedere alla pagina Gestisci casella, mediante la quale cambiare la password della casella PEC, definire le regole per i messaggi in arrivo, regolare il filtro Antispam, impostare la funzione Leggi Fatture e molto altro ancora; in Generali puoi regolare l’aspetto della casella Webmail; in Messaggi puoi regolare tutte le preferenze relative a lettura, composizione, risposta e inoltro; in Firma puoi creare e gestire le firme da aggiungere ai tuoi messaggi; in Contatti puoi decidere quanti contatti mostrare per pagina; in Calendario puoi scegliere l’inizio dell’orario di lavoro, la visualizzazione preferita, il numero di eventi da mostrare per pagina e altre preferenze relative al calendario, mentre in Attività il numero di attività da mostrare in ogni pagina.
Nel caso in cui volessi aumentare lo spazio a disposizione nella tua PEC, puoi farlo in qualsiasi momento cliccando sul tuo nome (in alto a destra) e poi premendo sul pulsante Acquista spazio.
App Aruba PEC Mobile
Puoi gestire la tua casella PEC anche da smartphone e tablet, grazie all’applicazione gratuita Aruba PEC Mobile disponibile sia per Android che per iPhone e iPad. Per installarla, ti basta visitare i link che ti ho appena fornito dal tuo device (o cercare “manualmente” l’app nello store) e premere sul pulsante Installa/Ottieni. Se utilizzi un iPhone o un iPad, potrebbe esserti chiesto anche di verificare la tua identità tramite Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple.
A installazione completata, apri l’app ed esegui l’accesso con le tue credenziali. Ti ritroverai così al cospetto della tua casella di Posta in arrivo, con la possibilità di gestire le comunicazioni proprio come visto poc’anzi per la Webmail. Il funzionamento dell’app, infatti, è molto simile a quello della versione Web di Aruba PEC accessibile da browser.
Premendo sul pulsante ☰ collocato in alto a sinistra puoi accedere alle cartelle che compongono la tua casella di posta elettronica certificata, alle impostazioni generali (nelle quali vuoi anche attivare la protezione dell’app con impronta o riconoscimento del volto) e al menu per aggiungere e gestire gli account PEC da usare nell’applicazione.
Premendo, invece, sull’icona con il foglio e la matita posta in alto a destra puoi avviare la composizione di un nuovo messaggio. Mancano alcune impostazioni di formattazione disponibili nella Webmail, ma resta la possibilità di inviare gli allegati (premendo sull’icona della graffetta).
Quanto alla visualizzazione dei messaggi, non ci sono grosse differenze con la Webmail e, anche da app, è possibile scegliere di nascondere le ricevute (tramite il menu ☰) e visualizzare direttamente le fatture ricevute, con la possibilità di condividere in altre app, scaricarle e stamparle.
Per rispondere, inoltrare, spostare o cancellare un messaggio, basta aprirlo, premere sul pulsante … collocato in alto a destra e scegliere una delle opzioni disponibili nel menu che si apre.
Insomma, se hai imparato a usare Aruba PEC da browser, non avrai alcun problema a usare l’app mobile, tramite la quale potrai gestire a 360 gradi le tue comunicazioni di posta elettronica certificata in qualsiasi momento.
Client di posta elettronica
Se, per qualsiasi motivo, non volessi usare la Webmail o l’app ufficiale di Aruba PEC, puoi configurare il tuo indirizzo di posta elettronica certificata in qualsiasi client e-mail “tradizionale”, ad esempio Microsoft Outlook o Apple Mail (anche su smartphone e tablet) utilizzando i seguenti parametri IMAP.
- Nome Completo: Tuo nome.
- Indirizzo email: il tuo indirizzo di PEC Aruba.
- Password: la password della tua casella PEC.
- Tipo di Protocollo: IMAP
- Nome host del server di posta in entrata: imaps.pec.aruba.it; imap.nomedominio.ext in caso di casella PEC su dominio.
- Nome host del server di posta in uscita: smtps.pec.aruba.it; smtp.nomedominio.ext in caso di casella PEC su dominio.
- Porta del server di posta in entrata (IMAP): 993.
- Porta del server di posta in uscita (SMTP): 465.
Nelle impostazioni del client bisogna assicurarsi di attivare l’opzione Utilizzare il tipo di connessione crittografata (SSL) sia per il server di posta in entrata che per quello in uscita.
Nota: IMAP è un protocollo moderno e performante, pensato per sincronizzare i messaggi tra più dispositivi; è altamente consigliato rispetto all’ormai obsoleto POP3, che invece è pensato per l’uso su un singolo dispositivo e cancella i messaggi dal server una volta scaricati in locale. In ogni caso, se volessi configurare la PEC di Aruba via POP, qui trovi i relativi parametri di configurazione. Maggiori dettagli sono disponibili anche nel mio tutorial su come configurare la PEC Aruba.
Per maggiori informazioni
Adesso dovresti avere le idee abbastanza chiare su come funziona la PEC di Aruba e quali sono i suoi scenari di utilizzo ideali. Ad ogni modo, per avere maggiori informazioni puoi visitare la sezione Supporto e Assistenza del sito ufficiale, all’interno della quale potrai trovare tutte le risposte alle domande più frequenti sul servizio, e il Magazine Aruba, ricco di articoli interessanti sulla PEC e tutto ciò che riguarda la sua adozione in ambito privato, professionale e pubblico.
Inoltre, potrebbero tornarti molto utili le video pillole di Aruba dedicate alla PEC e il servizio di assistenza diretta di Aruba, nel caso avessi bisogno di supporto da parte di un operatore.
Articolo realizzato in collaborazione con Aruba.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
