Come usare Microsoft Teams
Da quando il lavoro e le lezioni da remoto hanno preso piede, hai avuto modo di conoscere diversi strumenti informatici che agevolano l'incontro virtuale e la collaborazione a distanza. Tuttavia, solo ora sei venuto a conoscenza di Microsoft Teams, un servizio per le videochiamate orientato principalmente al mondo business, molto utile anche per la condivisione di file in gruppi di lavoro e la comunicazione con colleghi e superiori.
Incuriosito dalla possibilità di poter beneficiare dell'integrazione di tutti questi strumenti di lavoro, hai provato a usare Teams ma nonostante tu ci abbia provato e riprovato, stai ancora avendo difficoltà a comprenderne appieno le sue numerose funzioni. Le cose stanno così, vero? Allora lascia che sia io a spiegarti come usare Microsoft Teams da tutti i tuoi dispositivi. Se mi concedi qualche minuto del tuo tempo libero, in questo tutorial ti darò una mano a scoprire questo ottimo servizio, partendo dalla procedura di download e installazione fino a descriverti le sue funzioni più nel dettaglio.
Non devi scoraggiarti se questo strumento ti è sembrato complicato a prima vista: leggi questa guida e vedrai che, in men che non si dica, sarai pronto a lavorare e studiare a distanza avvalendoti di tutte le sue funzioni. Senza temporeggiare oltre, ti auguro buon divertimento e buon lavoro!
Indice
Informazioni generali
Prima di metterti all'opera con Microsoft Teams, credo sia il caso di ripassare di cosa si tratta esattamente. È possibile considerare Microsoft Teams come la piattaforma di lavoro condiviso creata da Microsoft e omologa per molti aspetti a quella di Google, denominata Google Workspace. Più precisamente è una piattaforma ideata per la comunicazione e la collaborazione, anche a distanza, con strumenti integrati come chat, teleconferenza e spazi virtuali destinati alla condivisione di contenuti.
Con Microsoft Teams è possibile interagire in più persone sugli stessi file di lavoro, grazie all'integrazione con strumenti di lavoro Office tra cui anche Microsoft 365.
Al tempo stesso, Microsoft Teams è in grado di mettere in comunicazione due persone o gruppi esattamente come avviene con servizi come Zoom o Google Meet. Oltre alla modalità di partecipazione tramite codice di invito o link, Microsoft Teams è usato anche nel campo dell'insegnamento, dato che gli amministratori e gli insegnanti possono creare gruppi composti da classi, professori, maestri e personale di vario tipo.
I membri di questi gruppi possono quindi comunicare tramite canali condivisi oppure privati e con la possibilità di inviare testo e immagini. Sempre dal lato comunicazione, i partecipanti possono anche effettuare chiamate VoIP e tramite rete telefonica generale.
Uno strumento davvero interessante, non credi? Ebbene, molte di queste funzioni possono essere utilizzate con un piano gratuito, dove il limite massimo di spazio di archiviazione è però di 5 GB. Questa versione gratuita non include poi chiaramente Microsoft 365, ma lascia che ti spieghi anche quali sono i piani a pagamento disponibili che garantiscono maggiori libertà.
- Microsoft Teams Essentials — è un piano dal prezzo competitivo (3,70 euro/utente/mese con abbonamento annuale e IVA esclusa), ideato appositamente per le piccole e medie imprese. Include ciò che è presente nella versione free di Teams e in più aggiunge le riunioni di gruppo illimitate, 300 partecipanti per ogni riunione, 10 GB di storage e supporto telefonico e online in qualsiasi momento. Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 Business Basic — questo piano include la possibilità di usare il servizio Web e le app per dispositivi mobili di Office, inoltre, aggiunge agli strumenti della versione gratuita 1 TB di spazio di archiviazione nel cloud e un dominio email personalizzato al costo di 5,60 euro/utente/mese + IVA (fatturazione annuale). Il limite di utenti con questo piano è di 300. Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 Business Standard — oltre alle funzionalità già incluse nel Basic, questo piano offre, tra le altre cose, le applicazioni Desktop Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access e Publisher, incluse nel prezzo complessivo di 11,70 euro/utente/mese + IVA (fatturazione annuale). Maggiori informazioni qui.
- Microsoft 365 F3 — questo piano è pensato per il personale sul campo e offre tutti gli strumenti necessari direttamente sul dispositivo mobile, incluso Teams. Il costo è di 7,50 euro/utente/mese + IVA con fatturazione annuale. Maggiori informazioni qui.
Questo è quanto devi sapere su Microsoft Teams e i diversi piani di sottoscrizione disponibili al momento in cui scrivo questo articolo. Prima di entrare nel vivo del tutorial, dove ti spiegherò come usare il servizio da differenti piattaforme, ti segnalo che è fondamentale avere un account Microsoft.
Come dici? Non hai la più pallida idea di come fare? Niente paura, ho qui per te una guida su come creare un account Microsoft, la quale ti fornirà ogni dettaglio in merito alla procedura di iscrizione e accesso ai servizi del colosso di Redmond.
Come usare Microsoft Teams gratis
Ora che conosci questo strumento di collaborazione e comunicazione creato da Microsoft, non ti rimane che imparare come usare Microsoft Teams gratis. A tal proposito, ho pensato di fornirti il mio supporto per guidarti all'uso dello stesso sia da computer che da smartphone e tablet. Non temere, dunque. Seguendo le mie indicazioni, sarai perfettamente in grado di usare Microsoft Teams al meglio. Ecco tutti i dettagli.
Come usare Microsoft Teams su PC
Ti piacerebbe usare Microsoft Teams direttamente dal tuo PC Windows? Fortunatamente questo è possibile seguendo una procedura molto semplice!
Per iniziare, collegati a questa pagina del sito Internet di Microsoft e clicca sul pulsante Scarica Microsoft Teams per Windows. A questo punto, apri il file .exe che hai appena scaricato per iniziare l'installazione del programma.
Adesso, dovrebbe apparire una schermata nella quale dovresti vedere la scritta Downloading Microsoft Teams, quindi, attendi che il download dei pacchetti d'installazione arrivi al termine. Finita questa fase, l'accesso a Teams dovrebbe avvenire in modo automatico, infatti, dovresti subito ritrovarti all'interno dell'app con l'account Microsoft predefinito che utilizzi sul tuo PC Windows.
A questo punto, clicca sul pulsante Continua in basso oppure, se desideri utilizzare un account Microsoft differente rispetto a quello che è impostato sul tuo PC, clicca su Utilizza un altro account sempre in basso. Una volta eseguito l'accesso a Teams, dovresti così ritrovarti nella schermata iniziale dell'app e dovresti dunque essere pronto a usare tutte le sue funzionalità. Ora, sarà mia cura mostrarti alcune delle principali funzioni di Teams.
Anzitutto, su Teams puoi godere della Chat, cliccando direttamente sul pulsante Chat che trovi nel menu di sinistra e poi su Nuova chat che trovi nella schermata principale. Come facilmente intuibile, grazie alla chat puoi inviare messaggi privati a un singolo utente oppure anche a un gruppo di persone. Dopo aver cliccato su Nuova chat, inserisci l'indirizzo email, il nome o il numero di telefono del destinatario nell'apposito campo in alto, seleziona l'utente tra quelli suggeriti da Teams (o tra quelli presenti nella tua rubrica dei contatti) e così puoi iniziare a chattare con quell'utente. Naturalmente, puoi aggiungere anche più di un utente e iniziare quindi una chat di gruppo.
Altra interessante funzione di Teams è quella delle Community che puoi raggiungere rapidamente cliccando sull'omonima voce dal menu laterale. Fatto ciò, nella nuova schermata, ti viene chiesto di specificare che tipo di community vuoi creare. Se ne vuoi creare una personalizzata, clicca su Crea il mio. A questo punto, assegna un nome alla community, scegli eventualmente un avatar cliccando sul simbolo (+) nel riquadro in alto a destra e scrivi una descrizione della stessa.
Scorrendo poi poco più in basso, puoi stabilire se la partecipazione dei membri deve essere approvata o se tutti possono partecipare, inoltre, puoi anche decidere se rendere la community pubblica oppure disponibile solo su invito. Una volta finito tutto, clicca su Crea in basso a destra.
Una volta creata la tua community, puoi cliccare sul simbolo dei due omini con il (+) per invitare altri membri a unirsi. Oltre a questo, hai a tua disposizione le schede Post, per pubblicare messaggi e post, File, per condividere dei file con la community e Foto, per condividere delle foto con il gruppo.
Se lo desideri, puoi anche creare un canale legato alla community, cliccando sulla voce Aggiungi canale che trovi sul lato sinistro. Un canale può sempre tornare molto utile per creare un gruppo di lavoro all'interno della stessa community e offre praticamente tutte le stesse funzionalità incluse nella community.
Penso che una delle caratteristiche più importanti di Teams sia quella di poter fare delle riunioni in videoconferenza e infatti puoi ottenere questo risultato cliccando sulla voce Meet che trovi nel menu laterale di sinistra. Una volta che ti trovi nella sezione Meet, puoi ad esempio cliccare sulla voce Crea un collegamento alla riunione, assegnare un titolo alla riunione e poi cliccare sul pulsante Crea e copia collegamento, in modo da poter condividere il link della riunione con i partecipanti.
A questo punto, puoi inviare il link appena generato a tutte le persone interessate e avviare la riunione cliccando sul pulsante Partecipa che trovi nella sezione Collegamenti alla riunione poco più in basso. Adesso, scegli se abilitare la webcam e il microfono e clicca su Partecipa ora in basso a destra.
Oltre a così come ti ho appena descritto, puoi avviare una riunione cliccando anche su Pianifica una riunione. Come puoi facilmente intuire, in questo modo, puoi programmare una riunione a un orario e a un giorno precisi e se lo desideri puoi anche creare una riunione ricorrente che si ripete tutti i giorni, tutte le settimane e così via.
Infine, in alto a destra trovi il pulsante Partecipa con un ID riunione e questo può tornare utile per unirsi a un'altra videoconferenza utilizzando ID e password anziché un link di invito. Per tua informazione, l'ID e la password di una riunione li puoi trovare, dopo aver avviato una riunione, cliccando su Altro in alto e poi su Info riunione.
Come puoi ben vedere, ci sono poi altre due sezioni nella barra laterale di Teams. La prima in alto è quella denominata Notifiche e chiaramente tramite questa sezione puoi vedere tutte le notifiche, appunto, le menzioni e quant'altro. L'altra sezione è invece quella che trovi in fondo e si chiama Calendar e tramite essa puoi dare un'occhiata a tutti i tuoi impegni sul calendario.
Ci tengo poi a farti presente che puoi cliccare sui tre puntini in alto a destra e accedere alle Impostazioni del programma. Dalle impostazioni puoi decidere se avviare Teams all'avvio del sistema operativo, se tenere sempre aperto il programma in background, cambiare alcuni elementi grafici e molto altro ancora.
Una funzionalità interessante, è poi quella di poter associare il proprio dispositivo mobile Android a Teams, tramite l'app Collegamento a Windows per Android (non funziona con iOS/iPadOS). Tramite questa funzione, puoi inviare e ricevere SMS dal tuo dispositivo mobile Android direttamente in Teams.
Se hai qualsiasi dubbio in merito a una specifica funzione di Teams, ti invito a consultare la guida ufficiale di Teams pubblicata sul sito Internet di Microsoft. In alternativa, puoi anche dare un'occhiata alla mia guida su come accedere a Microsoft Teams.
Come usare Microsoft Teams su Mac
Vorresti sapere come usare Microsoft Teams su Mac, ma non hai idea di come fare? Beh, non ti devi preoccupare di nulla, perché è veramente semplice e ora te lo spiego subito.
Anzitutto, accedi a questa pagina del sito Internet di Microsoft e clicca sul pulsante Scarica Teams per Mac e poi, se utilizzi Safari, sul pulsante Consenti. A download ultimato, fai doppio clic sul file .pkg appena scaricato.
Adesso, nella schermata d'installazione che si è aperta, clicca su Continua per due volte e poi su Installa. Immetti poi la password del tuo Mac e dai Invio. Attendi ora che l'installazione arrivi al termine e poi clicca su Consenti per dare il permesso a Teams di accedere al microfono.
A questo punto, dovresti ritrovarti nella schermata iniziale di Microsoft Teams, dunque, clicca su Accedi, inserisci le credenziali del tuo account Microsoft (o creane uno cliccando su Creane uno!) e puoi da subito cominciare a usare appieno la piattaforma. In merito all'utilizzo, non ci sono particolari differenze con la versione client di Windows di cui ti ho parlato nel capitolo precedente.
Come usare Microsoft Teams da browser
Il disco del tuo computer è troppo pieno a causa dei tanti programmi installati su di esso ma vorresti tanto poter usare Microsoft Teams per organizzare il lavoro con i tuoi colleghi? Allora ti do subito una bella notizia, perché è possibile usare Microsoft Teams da browser senza installare alcunché sul PC.
Chiaramente, per procedere in tal senso, è fondamentale avere un account Microsoft e collegare quest'ultimo a Teams, ma per il resto l'operazione è immediata.
Inizia, dunque, collegandoti alla pagina di accesso a Teams, inserisci l'indirizzo di posta elettronica da usare per effettuare il login, clicca sul pulsante Avanti, inserisci anche la password e clicca sul tasto Accedi, per effettuare l'accesso.
A questo punto, per usare Teams dal browser, puoi tranquillamente seguire quanto ti ho già spiegato in precedenza: l'interfaccia è molto simile a quella del client per Windows e macOS.
Ricorda solo di effettuare l'uscita dal tuo account quando hai finito di usare il servizio. Puoi effettuare il log out cliccando sull'icona del tuo account, in alto, e selezionando il pulsante Disconnetti dal menu che si apre.
Come usare Microsoft Teams su smartphone e tablet
È possibile anche utilizzare Microsoft Teams da smartphone e tablet, sfruttando le potenzialità delle app ufficiali del servizio per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, utili anche per uso non lavorativo, grazie alla possibilità di organizzare chiamate, videochiamate e chat testuali anche con contatti non di lavoro.
Una volta scaricata e installata l'app, avviala. Prima di passare all'azione, devi chiaramente effettuare l'accesso al tuo account Microsoft (anche personale). Fai quindi tap sul pulsante Inizia, inserisci l'indirizzo email e fai tap su Successiva, dopodiché indica se si tratta di un account aziendale o di un istituto di istruzione oppure un account personale. Ora, inserisci anche la password del tuo account e premi il tasto Accedi.
Una volta effettuato l'accesso, pigia sul pulsante Inizia in basso e poi decidi se condividere o meno i dati di diagnostica per migliorare l'uso di Teams, pigiando su Accetta o Rifiuta. Nella successiva schermata, puoi modificare la tua immagine profilo e il tuo nome e dopo averlo eventualmente fatto, fai tap su Continua.
Ora, ti viene chiesto se desideri sincronizzare i contatti su tutti i dispositivi, in questo modo i contatti che hai salvato in rubrica appariranno anche su Teams. Dunque, scegli se spuntare la casella in corrispondenza della voce Sì! Sincronizza i contatti su tutti i dispositivi e poi pigia su Continua.
L'applicazione Microsoft Teams per dispositivi mobili, come forse stai notando proprio in questo momento, racchiude tutte le funzioni e i contenuti della versione per computer, ma l'interfaccia cambia un po', quindi permettimi di illustrartela in breve.
Anzitutto, puoi pigiare sul simbolo della casa nella barra in basso per accedere alla schermata principale. Da qui, nella sezione Fai di più con Teams, puoi fare tap su Pianificazione, per pianificare una riunione, su Avvia riunione, per avviare immediatamente una riunione oppure su Avvia chat per iniziare a chattare con un altro utente o con un gruppo.
Andando più in basso, sempre nella schermata principale, trovi la sezione Crea la tua community. Da qui, puoi pigiare su Crea da zero per creare una nuova community (puoi farlo anche pigiando sul simbolo dei tre omini con il + in alto a destra) e poi anche eventuali canali della stessa, proprio come ti ho spiegato nel capitolo dedicato al computer.
Oltre a tutto ciò, puoi anche premere sull'icona della tua foto in alto a sinistra per accedere a un menu laterale. Tramite questo menu puoi, ad esempio, pigiare sul tuo nome per modificare il nome e la foto profilo. Inoltre, puoi anche andare nella sezione Impostazioni per modificare l'aspetto e altre caratteristiche dell'app.
Come usare Microsoft Teams senza account
Qualcuno ti ha mandato l'invito a una riunione in Microsoft Teams, ma non hai un account Microsoft per accedere alla piattaforma e non hai la benché minima intenzione di crearne uno? Beh, se le cose stanno così, allora lascia che ti illustri come usare Microsoft Teams senza account.
Dunque, se stai agendo da PC e hai già ricevuto il link di invito, aprilo pure tramite il tuo browser preferito. A questo punto, dovresti trovarti in una schermata con la scritta Partecipa alla riunione di Teams e quindi premi sul pulsante Continua in questo browser.
A questo punto, concedi i permessi necessari per fare in modo che Teams possa accedere al microfono e alla webcam del tuo computer. Fatto ciò, digita il tuo nome nell'apposito campo in alto, verifica che la webcam e il microfono funzionino a dovere e clicca su Partecipa ora in basso a destra per entrare nella riunione senza account e senza app di Microsoft Teams. Tutto molto semplice, vero?
Se, invece, stai agendo da un dispositivo mobile, puoi sempre partecipare a una riunione senza un account, tuttavia, in questo caso è sempre necessario scaricare almeno l'app di Microsoft Teams e questo è valido sia per quanto riguarda Android che iOS/iPadOS. Quindi, dopo aver ricevuto l'invito, pigia sul link, poi fai tap su Partecipa alla riunione, scarica l'app e seleziona poi la voce Continua come guest.
Arrivato fin qui, inserisci il tuo nome nel relativo campo, pigia su Partecipa ora e concedi i permessi all'app di accedere al microfono e alla webcam.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
