Come usare Notion
Ci risiamo: anche questa volta ti sei dimenticato di svolgere un lavoro importante e adesso hai pochissimi giorni per poterlo fare e consegnare. A causa dei tanti lavori che svolgi durante il mese, qualche volta di capita di dimenticare qualcosa e ti ritrovi a doverlo fare in pochissimo tempo o, magari, a dover rinviare la consegna, arrecando un danno a te stesso e al tuo cliente.
Hai assolutamente bisogno di organizzare al meglio il tuo lavoro ed eri alla ricerca di un software adatto a tale scopo. Un tuo collega ti ha suggerito di utilizzare Notion, ma non ne avevi mai sentito parlare e, incuriosito, ti sei catapultato sul Web alla ricerca di ulteriori informazioni fino a giungere su questo mio tutorial su come usare Notion.
Puoi porre fine alla tua ricerca perché sei finalmente giunto nel posto giusto: nel corso di questo tutorial ti darò tutte le informazioni su questo software, oltre a mostrarti come utilizzarlo sia su PC che su dispositivi mobili. Non ti resta che metterti comodo, prenderti qualche minuto di tempo libero e procedere con la lettura dei prossimi paragrafi. Sono sicuro che una volta finito, non vedrai l’ora di iniziare a utilizzare questa applicazione. Non mi resta che augurarti una buona lettura!
Indice
Informazioni preliminari
Prima di entrare nello specifico e mostrarti come utilizzare questo software, voglio darti alcune informazioni preliminari che potrebbero tornarti utili.
Per iniziare voglio spiegarti cosa potrai fare con questo programma. Notion ti permetterà di prendere appunti, ma il suo vero focus riguarda la gestione di progetti, che ti tornerà molto utile per evitare di dimenticare scadenze importanti, o per impostare degli obiettivi da raggiungere entro un determinato periodo di tempo. Insomma, il suo scopo è quello di rendere la tua vita lavorativa (o scolastica) più organizzata. Tra le tante funzioni disponibili vi è la possibilità di creare calendari, flussi di lavoro e persino lavorare in gruppo, qualora collaborassi con altre persone.
Inoltre, questo software è multi piattaforma, per cui potrai utilizzarlo senza problema sia su PC dotati di sistema operativo Windows o macOS, sia su dispositivi mobili con sistema operativo Android o iOS/iPadOS. L’unica pecca, se cosi vogliamo definirla, è l’assenza della lingua italiana, per cui è consigliabile il suo utilizzo solo a chi mastica un po’ di inglese. Tuttavia, al netto di questo, il programma adotta un’interfaccia grafica molto semplice e intuitiva.
Infine, immagino che ti starai chiedendo quanto costa Notion, non è vero? Se desideri provare il programma a livello personale puoi accedere al piano Personal completamente gratuito che permette di avere a disposizione pagine e blocchi illimitati, uno spazio di lavoro collaborativo, la possibilità di invitare fino a 10 ospiti e di integrare software di terze parti come Slack e GitHub. Qualora volessi ancora più funzioni, esistono dei piani in abbonamento con prezzi a partire da 8 dollari al mese. Maggiori info qui.
Come utilizzare Notion su PC
Adesso che ne sai qualcosa in più su questo programma non vedi l’ora di scoprire come utilizzare Notion su PC, non è vero?
Nessun problema, per iniziare a capire come utilizzare Notion per studiare, però, devi scaricare e installare il programma. Per farlo, recati sul sito Web ufficiale, clicca sulla voce Download posta in alto e, dal menu a tendina, clicca sulla voce Mac & Windows: nella schermata che si apre, fai clic sul pulsante Download for Windows o Download for Mac in base al sistema operativo che stai utilizzando.
Se utilizzi un PC Windows, una volta completato il download, fai doppio clic sul pacchetto .exe per iniziare il processo di installazione: una volta terminato, ti ritroverai nella schermata di log in dell’applicazione.
Se utilizzi un Mac, invece, una volta completato il download del pacchetto .dmg, fai doppio clic su di esso per procedere con l’installazione: nella schermata che si apre, trascina l’icona di Notion all’interno della cartella Applicazione di macOS.
Giunto nella schermata di log in di Notion, non devi far altro che eseguire l’accesso tramite un account Google o un ID Apple. In alternativa, digita il tuo indirizzo email e fai clic sul pulsante Continue with email. Giunto nella schermata principale dell’app, un piccolo tutorial ti mostrerà alcune funzioni dell’applicazione, ma puoi chiuderlo semplicemente facendo clic sulla X posta in alto. Una volta avviato il programma per la prima volta, ti ritroverai nella pagina Getting Started, che ti aiuterà a prendere confidenza con la piattaforma.
Account, ricerca e impostazioni
Dalla barra laterale, invece, potrai accedere a tre sezioni principali. La prima sezione riguarda account, ricerca e impostazioni.
Nello specifico, in alto ti verrà mostrato il nome del tuo account: facendo clic su di esso potrai anche aggiungerne un altro facendo clic sulla voce Add another account dal menu che si apre.
La voce Search, invece, ti permette di avviare una ricerca, molto utile se stai cercando un determinato appunto e non ricordi in quale pagina lo hai scritto.
La voce Updates, invece, ti consente di verificare se ci sono aggiornamenti per le tue pagine, molto utile se lavori in un team e anche altre persone possono modificare le pagine che hai creato.
Infine, la voce Settings & members ti permette di entrare all’interno delle impostazioni da cui potrai modificare il tuo account, cambiare lingua, cambiare piano di abbonamento e persino aggiungere nuovi membri al tuo team.
Area di lavoro
La seconda sezione, invece, permette di accedere all’area di lavoro, infatti troverai elencate la pagina che stai attualmente utilizzando e quelle già create dall’applicazione (puoi rimuoverle in ogni momento).
Per crearne una nuova, invece, ti basta fare clic sulla voce Add a page: nella schermata che si apre, digita il nome che desideri dare alla pagina e puoi iniziare subito a scrivere facendo clic sulla voce Empty page. In alternativa, puoi aggiungere altri elementi (tabelle, calendari ecc.) facendo clic su quello che desideri dall’elenco della sezione Add new.
Per eliminare un pagina, invece, fai clic sul pulsante con i tre puntini posto di fianco al nome della pagina e, dal menu che compare, clicca sul pulsante Delete.
Ogni pagina presente su Notion è composta da un singolo blocco, ma è possibile anche aggiungere più blocchi e poi trasformare ciascuno di questi blocchi in altre pagine. Quando sei all’interno di una pagina, per aggiungere un nuovo blocco ti basta fare clic sul pulsante + che comparirà nella parte dedicata al testo e, dal menu che appare, scegliere il tipo di blocco che desideri, come Text, Page, To-do list e tanto altro ancora. Insomma, una pagina può trasformarsi in un vero e proprio contenitore di dati, che rende Notion più che una semplice applicazione per prendere appunti.
Spazio per il team e template
L’ultima sezione, invece, è dedicato allo spazio per il team e template.
Nello specifico, se desideri creare uno spazio dedicato al tuo tema non dovrai far altro che premere sulla voce Create a teamspace: nella schermata che si apre, imposta un’icona e un nome da dare al tema, aggiungi una descrizione (non obbligatoria) e fai clic sul pulsante Create teamspace. Nella schermata successiva, digita il nome degli altri utenti che desideri invitare in questo spazio di lavoro, oppure fai clic sul pulsante Skip for now qualora volessi farlo inseguito.
Facendo clic sulla voce Templates, invece, potrai accedere a tantissimi tipi di template disponibili al download e divisi in base alle categorie, accessibili dal menu laterale. Una volta individuato il template che ti serve, fai clic sul pulsante Get template posto in basso.
Desideri importare file e documenti presenti su altre piattaforme? Allora non devi far altro che premere sulla voce Import e poi selezionare il tipo di file o documento che desideri importare. Ad esempio, se devi importante un documento Word fai clic su Word, mentre se si tratta di un documento Google, fai clic su Google Docs.
Infine, facendo clic sulla voce Trash potrai accedere al cestino e ripristinare pagine cancellate per errore.
Come utilizzare Notion su smartphone e tablet
Adesso che hai scoperto il funzionamento di Notion sul computer, non vedi l’ora di capire come utilizzare Notion su smartphone e tablet.
Per iniziare, però, devi scaricare l’app che è disponibile al download gratuitamente per dispositivi Android (anche su store alternativi) e su iPhone e iPad.
Una volta scaricata e installata, aprila ed esegui l’accesso con il tuo account facendo tap sul pulsante Continue with Google se desideri utilizzare un account Google o Continue with Apple se desideri utilizzare un ID Apple. In alternativa, fai tap sulla voce Continue with email se desideri utilizzare il tuo indirizzo email.
Le funzioni dell’app sono esattamente le medesime di cui ti ho parlato nel capitato dedicato alla versione per PC, infatti anche in questo caso potrai accedere alla varie sezioni tramite il menu laterale. Per accedervi ti basta fare tap sul pulsante dedicato posto in basso a sinistra. Nella barra posta in basso, inoltre, potrai accedere al menu di ricerca, verificare se ci sono aggiornamenti per le tue pagine o creare velocemente una nuova pagina.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
