Come usare OneNote
Ti capita spesso di dover prendere appunti durante il lavoro o le lezioni, ma anche di creare dei promemoria per ricordarti determinate scadenze e appuntamenti. Non trovando molto comodo l’uso del classico taccuino cartaceo, stai cercando una soluzione da utilizzare sui dispositivi che usi quotidianamente, in grado di offrire anche delle funzioni di sincronizzazione grazie alle quali poter consultare le tue note sia da smartphone e tablet, sia da PC. La tua attenzione è stata quindi catturata da OneNote, software gratuito realizzato da Microsoft proprio per soddisfare queste esigenze.
Prima di cominciare a utilizzarlo, però, vorresti capire per bene il suo funzionamento, in modo da organizzare al meglio le varie informazioni e annotazioni che dovrai prendere da qui in avanti, nonché a velocizzarne la consultazione. Ebbene, mi sento di avallare in pieno questa tua saggia iniziativa e, per tale motivo, ho realizzato questo tutorial al fine di spiegarti come usare OneNote in maniera efficace e produttiva.
Proseguendo la lettura dei prossimi capitoli, dunque, scoprirai le principali caratteristiche delle differenti versioni della risorsa in oggetto, e imparerai velocemente a utilizzare questo vero e proprio bloc-notes digitale in funzione delle tue specifiche esigenze. Come dici? Non vedi l’ora di cominciare? Allora direi di mettere da parte le chiacchiere e passare sùbito ai fatti. Ti auguro buona lettura!
Indice
- Come usare OneNote al meglio da PC
- Come usare OneNote al meglio da smartphone
- Come usare OneNote su tablet
- Come usare OneNote su Teams
Come usare OneNote al meglio da PC
Per iniziare, desidero spiegarti come usare OneNote al meglio da PC, adoperando quindi la versione desktop per computer Windows e macOS. Ti ricordo che tale risorsa è fruibile liberamente, ma lo spazio di archiviazione assegnato agli account Microsoft gratuiti su OneDrive è di 5 GB.
Per esigenze maggiori sono previsti abbonamenti a partire da 2 euro al mese (per 100 GB di spazio), oppure è possibile aderire a un piano Microsoft 365 (con costi a partire da 10 euro al mese), il quale, oltre ad assegnare 1 TB di spazio cloud, ti permette di lavorare con tutti i software della celebre suite di produttività (che, ci tengo a precisarlo è perfettamente integrata con OneNote), e di avvalerti dell’ausilio di Copilot, l’intelligenza artificiale sviluppata dal colosso di Redmond.
Nel caso tu non abbia già provveduto, puoi scaricare il programma da questa sezione del Microsoft Store per Windows, premendo sui pulsanti Visualizza nello store prima e Installa poi, pigiando a seguire l’opzione Sì nella notifica che ti viene mostrata per confermare l’intenzione di procedere. Se hai un Mac, invece, recati in questa pagina del Mac App Store e clicca sui bottoni Ottieni e Installa, inserendo ove richiesto la password di amministratore del sistema.
Una volta fatto ciò, avvia il programma ed esegui il login al tuo account Microsoft cliccando sul simbolo dell’omino posto in alto a destra (Windows) o in basso a sinistra (Mac), inserendo poi le relative credenziali. Questa operazione è essenziale per poter usufruire del servizio.
La dashboard di OneNote è organizzata in un menu principale (in alto) sotto il quale si trova la relativa barra degli strumenti, tramite cui editare il testo e avviare la dettatura (Home), inserire immagini e altri elementi (Inserisci), creare disegni e scrivere a mano libera (Disegni) e visualizzare altre finestre e funzioni (Visualizza).
Vi è poi un pannello laterale (a sinistra) che consente di aprire il blocco appunti e di organizzarlo in sezioni e pagine. Naturalmente, è presente anche l’area centrale di lavoro nella quale è possibile creare note, liste e quant’altro.
Prima di cominciare a vedere come prendere appunti su OneNote, ti segnalo che la disposizione (e la disponibilità) delle varie funzioni cambia a seconda della versione in uso (Windows o Mac). L’interfaccia, tuttavia, risulta in ogni caso molto pulita ed essenziale, e non rimane difficile orientarsi al suo interno. Ad ogni modo, cercherò di segnalarti puntualmente le differenze rilevate.
Come usare OneNote per prendere appunti
Vediamo ora, nel dettaglio, come usare OneNote per prendere appunti, in modo da sfruttare al meglio il programma per il suo scopo principale. Come avrai sicuramente notato, nella barra laterale di sinistra sono presenti due colonne, nella prima delle quali vengono riportati i cosiddetti blocchi appunti, veri e propri taccuini digitali.
Ne viene sùbito generato uno predefinito al primo accesso, ma puoi crearne quanti vuoi: su Windows devi cliccare sul menu File > Nuovo, assegnare poi un nome all’elemento e pigiare il bottone Crea blocco appunti. Su Mac ti basta recarti nel menu File > Nuovo blocco appunti, scegliere il colore del taccuino e definire il nome, premendo infine il pulsante Crea.
All’interno di ogni blocco, il cui contenuto può essere visualizzato facendo clic sul corrispondente simbolo della freccia, è possibile creare delle sezioni che servono a raggruppare le varie categorie di annotazioni, proprio come se fossero delle cartelle.
Per aggiungere una nuova sezione, dunque, premi sulla voce Nuova sezione posta in alto a sinistra su Windows, e in basso a sinistra su macOS. Se hai bisogno di rinominarla, fai clic destro sul nuovo elemento, premi l’opzione Rinomina dal menu contestuale e assegna un nuovo titolo allo stesso.
Nella seconda colonna, invece, sono disposte le pagine relative a ogni singola sezione, dove potrai editare le varie note e organizzarle in apposite sottocategorie, per ritrovarle più facilmente. Per creare una nuova pagina, seleziona dapprima la sezione di riferimento con un clic e pigia poi il pulsante Aggiungi pagina situato alla stessa altezza nella colonna a fianco, quindi digita il relativo nome nell’apposito campo di testo.
A questo punto, dopo aver selezionato la pagina di riferimento, ti basta fare clic in un qualsiasi punto all’interno dell’area di lavoro per generare una nuova nota, che potrai poi editare mediante la tastiera e la barra degli strumenti relativa alla voce del menu principale selezionata.
Quella del menu Home, ad esempio, permette di formattare il testo della nota, creare elenchi e caselle di controllo, oppure aggiungere i dettagli di una riunione preventivamente creata su Outlook e sincronizzata sullo stesso account Microsoft.
Fra le funzionalità più interessanti ivi presenti, ti segnalo anche la possibilità di avviare la dettatura, la quale dà modo di trascrivere in tempo reale le parole che stai pronunciando. Su Windows puoi anche avvalerti dello strumento di trascrizione, che permette di “sbobinare” un file audio a tua disposizione, e di quello per la registrazione video. Se non li vedi, fai clic sul simbolo dei tre puntini orizzontali posto in alto a destra.
Il menu Inserisci, invece, ti consente in particolare di allegare file, immagini, tabelle, collegamenti, specificare data e ora, catturare una schermata ed eseguire una registrazione audio, mentre nella toolbar del menu Disegna vengono messi a disposizione strumenti per tracciare schizzi, scrivere note a mano libera, selezionare elementi ed evidenziarli.
Ogni nota può essere posizionata liberamente nell’area di lavoro: occorre semplicemente trascinarla facendo clic sulla relativa barra di spostamento (in alto). Inoltre, può essere ridimensionata in larghezza utilizzando le frecce poste sulla destra della stessa.
Infine, OneNote per Windows offre anche la possibilità di generare velocemente dei memo collegati all’app Sticky Notes preinstallata sul sistema operativo, premendo l’apposito pulsante situato in alto a destra. Queste, inoltre, vengono ancorate automaticamente alla nota selezionata.
Come usare OneNote come agenda
Ti stai chiedendo come usare OneNote come agenda, in quanto vorresti usufruire dell’app in questione per organizzare al meglio appuntamenti, attività e note, strutturandoli ossia su una logica temporale? Ebbene, il servizio in questione non integra delle funzioni di pianificazione giornaliera, pertanto, per utilizzarlo a tali fini, dovrai creare manualmente uno schema di questo tipo, sfruttando dunque sezioni e pagine.
Nello specifico, ti consiglio di realizzare un blocco note dedicato, seguendo le istruzioni fornite nel capitolo precedente, al cui interno inserire delle sezioni denominate, ad esempio, Mensile, Settimanale o Giornaliero, a seconda delle tue preferenze di organizzazione e consultazione.
Successivamente, nel caso di un’agenda mensile, crea delle pagine per ogni mese dell’anno, dopodiché importa un modello di calendario idoneo come immagine. Devi solo recarti nel menu Inserisci, selezionare la funzione Inserisci immagine nella relativa barra degli strumenti, e scegliere dall’apposita finestra di navigazione il file da utilizzare.
Se vuoi creare un calendario personalizzato velocemente, ti consiglio di dare un’occhiata alla guida dedicata che ti ho appena linkato, nella quale trovi diverse risorse ad hoc e le rispettive modalità di utilizzo. Oppure, puoi utilizzare Excel per l’occorrenza, come spiegato in questo tutorial (in tal caso dovrai importarlo come foglio di calcolo tramite la funzione Inserisci file).
Una volta fatto ciò, potrai facilmente creare delle note in corrispondenza della data di tuo interesse cliccandoci due volte sopra, digitando il testo, e spostando poi l’elemento per centrarlo al meglio.
Un’altra funzione che puoi sfruttare allo scopo è l’integrazione con le Attività di Microsoft Outlook. Per creare un’attività e aggiungerla nel client di posta elettronica devi prima selezionare il testo della nota, fare clic destro su di essa, e pigiare poi il simbolo della bandierina presente nella barra degli strumenti che ti viene mostrata.
Come usare OneNote con tavoletta grafica
Se ti stai chiedendo come usare OneNote con tavoletta grafica, sarai lieto di sapere che il programma in questione permette di prendere appunti anche a mano libera tramite le relative funzioni di disegno, di cui ti ho accennato nei precedenti capitoli.
Ovviamente, ti servirà una tavoletta grafica. Una volta completato il collegamento (se hai bisogno di informazioni su come perfezionarlo, leggi pure la guida dedicata che ti ho appena linkato), ti basterà aprire OneNote e accedere al menu Disegna.
Qui potrai scegliere uno strumento di scrittura a tuo piacimento (penna, pennarello, evidenziatore, gomma), regolare spessore e colore del tratto, e interagire quindi con il dispositivo per redigere le note. Attivando la modalità In testo avrai anche modo di convertire la scrittura a mano in testo digitale.
Come usare OneNote al meglio da smartphone
Se sei alla ricerca di informazioni su come usate OneNote al meglio da smartphone, di seguito ti mostro alcune delle principali funzionalità offerte dalla relativa app per Android (se il tuo device non supporta i servizi Google, cercala su store alternativi) e iPhone/iPad che si prestano particolarmente all’utilizzo in mobilità.
Una volta scaricata e installata, al primo avvio seleziona l’account Microsoft che intendi utilizzare per la sincronizzazione degli appunti (o effettua il login se non viene riconosciuto automaticamente), dopodiché premi il pulsante Inizia.
L’interfaccia della versione in questione mostra due schede: Home, che offre un accesso rapido alle note create (puoi all’occorrenza modificare la disposizione degli appunti pigiando sull’icona delle forme geometriche posta in alto a destra), e Blocchi appunti, la quale consente sia di visualizzare in maniera più ordinata tali elementi, sia di crearne altri mediante l’apposito bottone situato in fondo alla schermata, assegnandogli il relativo nome.
Premendo sul blocco note prescelto, potrai così visualizzare le sezioni salvate al suo interno e, con un ulteriore tap su quest’ultimo elemento, anche le pagine incluse nelle stesse. Avrai modo di creare all’occorrenza altre sezioni e pagine mediante il relativo pulsante, organizzando così le informazioni nella stessa struttura gerarchica (Blocco Note, Sezione, Pagina, Nota) di cui ti ho parlato nel capitolo dedicato alla versione per computer.
Dopo aver premuto sulla pagina prescelta, per inserire una nota ti basterà sfiorare un punto qualsiasi dell’area di lavoro. Entrando così in modalità editing, potrai quindi cominciare a digitare il testo avvalendoti delle opzioni di formattazione collocate sopra al tastierino virtuale.
Come usare OneNote su tablet
Se vuoi sapere nello specifico come usare OneNote su tablet, considera innanzitutto che l’interfaccia della relativa app per dispositivi mobili differisce rispetto a quella per gli smartphone, anche se è scaricabile dagli stessi link che ti ho indicato in un capitolo precedente.
La disponibilità di un display più ampio ha infatti spinto gli sviluppatori ad agevolare l’interazione con il sistema offrendo una dashboard più simile alla controparte desktop: dunque, puoi far fede a quanto ti ho già descritto nella sezione dedicata di questa guida per scoprire le sue principali funzionalità e modalità di utilizzo.
Lo stesso vale anche se ti interessa capire come usare OneNote su iPad: tutti gli strumenti, infatti, sono distribuiti all’interno delle schede Home, Inserisci, Disegno e Visualizza, situate in alto.
Come usare OneNote su Teams
Per capire come usare OneNote su Teams, puoi sfruttare la scheda Note preposta allo scopo, disponibile per impostazione predefinita all’interno di ogni canale, ma solo su account Business e Education. Questa, in pratica, permette di collegare il blocco appunti di OneNote di riferimento della community, rendendolo disponibile alla consultazione da parte dei suoi membri.
Se, dopo aver effettuato l’accesso al canale desiderato, non visualizzi il menu Note di cui sopra nella parte alta della schermata, fai clic sul pulsante [+] ivi presente. Non appena si apre la finestra Aggiungi una scheda, seleziona il riquadro OneNote e, successivamente, il blocco appunti predefinito del team, quindi fai clic sul bottone Salva.
In aggiunta a ciò, puoi anche creare un blocco appunti ex-novo vuoto utilizzando l’apposita funzione, impostando a seguire il nome e facendo clic anche in questo caso sulla voce Salva.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
