Come usare Trello
Hai da poco avviato un nuovo progetto di lavoro e, dal momento che hai vari collaboratori con cui confrontarti di continuo, stai cercando un modo per coordinare al meglio le attività che hai assegnato loro? Ti piacerebbe poter gestire il tutto liberamente da computer, smartphone e tablet indipendentemente dal posto in cui ti trovi e dal dispositivo che utilizzi? Allora ti suggerisco vivamente di provare Trello.
Qualora tu non ne abbia mai sentito parlare, si tratta di un servizio online gratuito, disponibile anche sotto forma di applicazione per sistemi mobile e Desktop, che permette di organizzare e gestire i propri progetti – sia personali che professionali – tramite la creazione di bacheche tematiche condivisibili con altri utenti (ad esempio i membri della propria famiglia o di un gruppo di lavoro).
Che ne dici, dunque, di approfondire l’argomento e di vedere più nel dettaglio come usare Trello? Sei d’accordo? Ottimo! Ti assicuro che è davvero un gioco da ragazzi, e sono certo che potrai trarre molti benefici dal suo utilizzo. A me non resta altro da fare se non augurarti buona lettura e, naturalmente, buon lavoro!
Indice
Come funziona Trello
Prima di mostrarti come funziona Trello e illustrarti nel dettaglio i vari strumenti messi a disposizione dal servizio in questione tramite la sua app o il relativo sito Web, credo sia opportuno fare un piccolo passo indietro per parlarti più nel dettaglio delle sue caratteristiche principali e delle varie tipologie di soluzioni offerte.
Come ti ho accennato nell’introduzione, dunque, si tratta di una piattaforma online nata per facilitare la gestione e l’organizzazione di progetti, compiti e attività attraverso la creazione di bacheche virtuali condivisibili, le quali possono essere gestite attraverso un’interfaccia intuitiva e flessibile.
Il suo sistema organizzativo si basa su tre tipologie di elementi interconnessi: le Bacheche, utili per rappresentare i progetti e il contesto nel quale si opera; le Liste, che servono per definire le varie categorie di operazioni da pianificare; le Schede, tramite le quali è possibile fornire le specifiche di una singola attività, di un compito o di un determinato elemento del progetto.
Uno degli aspetti che rende il servizio particolarmente versatile è dato dalla possibilità, tramite un semplice sistema drag&drop, di spostare facilmente gli elementi al suo interno al fine contrassegnarne i vari stati di lavorazione: ad esempio, è possibile creare delle liste denominate “Da fare”, “In lavorazione” e “Completato” a cui assegnare le schede in base all’effettivo stato dell’attività.
Inoltre, il servizio permette di fruire di una serie di interessanti strumenti che consentono di automatizzare determinati processi o, mediante i Power-Up, integrare funzionalità avanzate che ampliano le capacità base della piattaforma.
Per quanto riguarda i costi, considera che il servizio di base è gratuito: nella versione Free è possibile creare schede illimitate all’interno di un massimo di 10 bacheche, ciascuna delle quali ha Power-Up illimitati. Permette inoltre di avvalersi di uno spazio di archiviazione senza limiti (i file però possono avere una dimensione massima di 10 MB ciascuno) e diverse opzioni di personalizzazione, consentendo di effettuare un massimo di 250 comandi per spazio di lavoro al mese.
Se queste caratteristiche non soddisfano le tue esigenze, puoi valutare l’attivazione di uno dei piani a pagamento offerti da Trello, ovvero Standard, soluzione idonea a piccoli gruppi di lavoro e il cui costo è di 5$ al mese, o Premium, abbonamento adatto a team di lavoro più ampi che necessitano di funzioni di monitoraggio evolute. In questo caso il costo sale a 10$ al mese, ma è possibile usufruire di una prova gratuita di 14 giorni.
Infine, per le realtà più strutturate, è disponibile il piano Enterprise, attivabile solo contattando il reparto vendite del servizio, il quale prevede un esborso a partire da 50$ per utente (preventivo basato su un gruppo tipo di 50 persone). Se desideri approfondire le varie caratteristiche dei piani di cui ti ho parlato finora, ti rimando alla lettura di questa pagina del sito ufficiale di Trello.
Come usare Trello al meglio
Dopo aver letto il capitolo preliminare sei ancora più curioso di approfondire il funzionamento della piattaforma? Nessun problema, di seguito ti mostro, in appositi capitoli dedicati, come usare Trello al meglio adoperando l’interfaccia Web o la versione Desktop del servizio, oppure l’app per dispositivi mobili.
Da PC
Se vuoi utilizzare Trello da PC per sfruttare al massimo le funzionalità previste dal servizio, hai varie opzioni a tua disposizione: puoi usare la versione Web del servizio, oppure installare la sua applicazione Desktop, che è disponibile negli store ufficiali di Microsoft e Apple (dopo esserti recato su questi ultimi basta pigiare sui pulsanti Ottieni/Installa ed eventualmente fornire la password del tuo account Microsoft o del tuo ID Apple per portare a termine l’installazione).
Anche se nelle prossime righe farò riferimento alla versione Web di Trello, dunque, le istruzioni sono valide anche nel caso in cui tu voglia utilizzare la versione software del servizio, in quanto l’interfaccia è sempre la stessa.
Tanto per cominciare, collegati alla pagina principale di Trello e, ove richiesto, accedi al tuo account cliccando sull’apposita voce posta in alto a destra. Ovviamente, se ancora non hai provveduto a registrarti puoi anche creare un account direttamente dal Web cliccando sulla relativa dicitura nella pagina di autenticazione, associando poi il tuo account Google, Microsoft, Apple o Slack, oppure completando l’iscrizione tramite indirizzo email.
Una volta fatto ciò, se si tratta del primo utilizzo clicca sul bottone Crea la tua prima bacheca e segui la semplice procedura per predisporre l’area in questione assegnando i relativi nomi anche alle liste alle schede che ne faranno parte.
Se hai già utilizzato in passato il servizio, pigia invece sul pulsante Crea (o +) posto in alto nella schermata relativa al tuo spazio di lavoro e fai clic sull’opzione Bacheca, oppure seleziona uno dei modelli idonei alla tipologia di progetto che hai mente. Definisci quindi il titolo della bacheca e la sua visibilità (che può essere Privata, Pubblica o esclusiva per gli utenti che partecipano allo Spazio di lavoro).
L’interfaccia della bacheca è organizzata in un’area centrale contenente liste e schede, e in un pannello posto sulla sinistra che permette la gestione di diversi aspetti del servizio, come i membri, le impostazioni base dello spazio di lavoro e la tipologia di vista applicata.
La parte superiore dell’interfaccia, invece, ospita il menu principale e una barra orizzontale che consente, tramite gli strumenti collocati in alto a destra, di usufruire di diverse funzioni integrative. I Power-Up, ad esempio, sono widget gratuiti utili a migliorare l’organizzazione delle varie attività all’interno di una scheda o di una bacheca, e nella versione per PC puoi trovarne di vario genere, disposti in apposite categorie basate su diversi ambiti di lavoro.
Un’altra utile funzione che puoi trovare in questa area è quella relativa alle Automazioni: queste permettono, ad esempio, di definire delle regole in grado di reagire automaticamente in conseguenza di determinate azioni o condizioni (come lo spostamento di una scheda da una lista all’altra in funzione della data di scadenza), oppure di generare dei pulsanti utili per effettuare l’esecuzione veloce di azioni personalizzate complesse, come spostare, copiare, ordinare, applicare scadenze, assegnare etichette ecc., configurabili mediante una semplice procedura.
Ad ogni modo, per iniziare a comporre il progetto clicca sul riquadro relativo alla prima lista, imposta il suo nome e pigia poi sul bottone Aggiungi lista. Procedi quindi all’inserimento delle schede che ne faranno parte premendo l’apposito bottone e digitandone anche in questo caso il relativo nome.
Per editare le schede create fai clic sul relativo elemento e, nella nuova finestra apertasi, inserisci per prima cosa una descrizione. Integra poi le varie caratteristiche, come Membri, Checklist, Etichette, Date, Allegati e così via, in base alle tue esigenze organizzative, utilizzando le apposite voci del menu posto sulla destra. Per uscire dalla schermata di composizione della scheda ti basterà poi cliccare sulla [X] situata in alto a destra.
Quando necessario, potrai procedere allo spostamento delle schede da una lista all’altra, oltre che mediante i pulsanti di cui ti ho parlato in precedenza, anche per trascinamento, in modo da ridefinire manualmente lo stato di avanzamento di un’attività durante il processo di lavorazione.
Se hai intenzione di lavorare in team, dovrai necessariamente invitare prima gli altri membri. Per farlo, premi sul simbolo [+] posto a fianco della voce Membri (nel menu di sinistra) e digita il nome utente o l’indirizzo email della persona che intendi aggiungere, quindi clicca il bottone Manda invito per abilitarla all’accesso.
Da smartphone e tablet
Se sei particolarmente interessato a capire come funziona Trello da smartphone e tablet, per cominciare scarica l’app per Android (verifica anche su store alternativi se il tuo device non ha i servizi Google) e iOS/iPadOS e avviala.
A seguire, premi il bottone Registrati e scegli se associare il tuo account Google, Microsoft o Apple, oppure effettuare l’iscrizione tramite indirizzo email, compilando dunque il relativo modulo con i dati personali richiesti.
Non appena visualizzi la schermata iniziale dell’app, premi il pulsante Crea la tua prima bacheca Trello, che verrà predisposta automaticamente con le liste Da fare, In esecuzione e Fatto. Per iniziare assegna un titolo alla bacheca che sia rappresentativo del progetto che intendi portare avanti pigiando sulla dicitura Senza nome posta in alto. Al termine, premi il simbolo della spunta collocato in alto a destra.
Successivamente, se lo desideri fai altrettanto anche con le liste e modifica in base alle tue esigenze organizzative l’intestazione di quelle preconfigurate sfiorando il nome già assegnato e utilizzando la tastiera virtuale per cancellare e rinominare. Qualora volessi applicare nuove liste, non devi fare altro che scorrere quelle presenti da destra verso sinistra e pigiare la funzione Aggiungi lista ivi presente.
Per aggiungere delle schede, contenitori virtuali nei quali inserire tutto ciò che ha a che fare con un’attività legata alla lista (come allegati, etichette, checklist ecc.) pigia sulla voce Aggiungi scheda all’interno della lista di destinazione, quindi dai un nome all’elemento e conferma l’operazione facendo tap sul simbolo della spunta situato in basso a destra. Puoi aggiungere tutte le schede di cui hai bisogno, senza limitazioni, seguendo la procedura appena descritta.
Una volta fatto ciò, compila il modulo relativo alla scheda in questione, aggiungendo dunque una descrizione dell’attività, delle etichette (assegnando un’eventuale intestazione a ciascun colore), nonché le date di riferimento (inizio e scadenza), i membri che se ne dovranno occupare, eventuali commenti e, sfiorando il simbolo della graffetta che trovi in basso a destra, anche degli allegati.
Puoi all’occorrenza adoperare anche i pulsanti della sezione Azioni rapide per velocizzare la procedura: ad esempio, pigiando la funzione Aggiungi checklist avrai modo di creare una lista di attività che potranno essere verificate mano a mano che la lavorazione dell’attività andrà avanti.
Se desideri spostare una scheda in un’altra posizione, sappi che puoi riuscirci semplicemente tenendo il dito premuto su di essa e trascinandola in alto o in basso (qualora tu voglia cambiare la sua posizione all’interno della lista in cui si trova già) oppure all’interno di un’altra lista. Al termine, per tornare sulla bacheca pigia il simbolo della [X] situato in alto a sinistra.
Nell’area in alto a destra della schermata di una bacheca troverai delle utili funzioni che ti consentiranno di effettuare diverse tipologie di operazioni: sfiorando ad esempio il simbolo dei tre puntini orizzontali potrai visualizzare il menu della bacheca, con una schermata riepilogativa delle attività svolte e delle caratteristiche dell’elemento.
Qui ti segnalo in particolare la funzione Power-Up, la quale permette di aggiungere degli strumenti integrativi (che, ci tengo a precisarlo, rappresentano un sottoinsieme di quelli offerti dalle versioni per PC), come il calendario, grazie al quale è possibile ottenere una rapida vista di tutte le scadenze organizzate per mese. Per visualizzarli tutti, pigia la dicitura Aggiungi ivi presente e sposta su ON l’interruttore relativo al tool Power-Up che desideri applicare.
Per creare una nuova bacheca, torna innanzitutto al tuo spazio di lavoro toccando la freccia posta in alto a sinistra nella schermata della bacheca alla quale stai lavorando: qui non dovrai fare altro che pigiare il simbolo [+], selezionare l’opzione Bacheca e impostare Nome, Spazio di lavoro, Visibilità (può essere, Pubblica, dunque visibile a tutti anche tramite motori di ricerca, Privata o ristretta ai membri dello Spazio di lavoro) e Sfondo, premendo al termine il bottone Crea una bacheca.
Per invitare nuovi membri a cui poter assegnare schede, invece, sfiora il simbolo dei tre puntini orizzontali posti a fianco dell’intestazione dello spazio di lavoro che si trova in alto. Pigia poi il bottone Invita, quindi digita il nome utente del contatto (oppure seleziona la modalità Aggiungi dai contatti per recuperare le informazioni degli utenti registrati direttamente dalla rubrica) e se lo desideri inserisci un messaggio oppure condividi un link di partecipazione. Al termine, premi il bottone Aggiungi collocato in alto a destra.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
