Come usare Zotero

Nell’ambito della tua attività di studio e ricerca, hai una costante necessità di organizzare le varie informazioni da te raccolte, in modo da averle sùbito a disposizione in forma di archivio digitale quando ti occorre. Per tale esigenza, ti è stato vivamente consigliato di adoperare Zotero, un software gratuito progettato appositamente per agevolare la catalogazione dei dati in librerie personalizzate che, fra le altre cose, permette anche di memorizzare automaticamente ad esempio citazioni e fonti bibliografiche direttamente dalle pagine Web dei siti visitati.

Non avendo particolare dimestichezza con questa tipologia di strumenti, però, vorresti poter fare riferimento a una guida tecnica in grado di illustrarti come usare Zotero correttamente, esponendoti dunque le varie funzionalità messe a disposizione dal programma in oggetto e dai relativi plugin che consentono, in particolare, di integrare strumenti di editing all’interno dei principali software di videoscrittura.

Ebbene, sono lieto di comunicarti che sei giunto nel posto giusto al momento giusto! Ho realizzato questo tutorial, infatti, proprio per mostrarti in che modo sfruttare al meglio Zotero per semplificare la classificazione di tutte le informazioni utilizzate nel contesto dei tuoi progetti di ricerca ed eventualmente interagire con esse nella produzione dei tuoi scritti. Allora, che ne dici di dedicarmi qualche minuto del tuo prezioso tempo? Sì? Perfetto! Vedrai che non te ne pentirai e che, al termine della lettura, sarai già perfettamente autonomo nell’utilizzo del software in questione. Detto ciò, a me non resta che augurarti buon proseguimento!

Come si usa Zotero

Se desideri realizzare come si usa Zotero, nei prossimi capitoli troverai la spiegazione dettagliata dei vari passaggi necessari alla sua installazione, nonché delle funzioni principali offerte da questo validissimo programma.

Prima di cominciare, però, desideri informarti che oltre al software free è possibile avvalersi anche di un’interfaccia Web che include uno spazio personale di 300 MB sul quale sincronizzare le attività svolte nel suddetto programma, previa registrazione di un account dedicato.

Lo storage può essere esteso sottoscrivendo un apposito piano a pagamento, con costi a partire da 20$/anno per la soluzione da 2 GB. Ad ogni modo, se desideri eseguire l’iscrizione del piano Free, compila il modulo presente in questa pagina del sito ufficiale di Zotero e conferma poi l’attivazione tramite il link presente nell’email che ti verrà contestualmente inviata.

Installazione

La prima operazione da compiere, ovviamente, consiste nell’installazione del software che, come probabilmente già saprai, è compatibile con PC dotati di sistema operativo Windows, macOS e Linux. Ne esiste poi anche una versione per iPhone e iPad. Per scaricare il programma sul tuo computer, collegati a questa pagina del sito ufficiale di Zotero e premi il pulsante Download ivi presente, dopodiché conferma l’intenzione pigiando l’apposito bottone relativo all’ultima versione disponibile.

Se, dunque, si tratta di un computer Windows, clicca due volte sul file di setup appena ottenuto e, dopo aver consentito all’applicazione di apportare modifiche al computer, segui la semplice procedura guidata pigiando due volte il bottone Next, poi Install e, infine, Finish. Sui Mac, invece, è necessario semplicemente aprire il file DMG scaricato e trascinare l’icona di Zotero all’interno della cartella Applicazioni.

Ti consiglio di provvedere anche all’installazione dell’estensione Zotero Connector sul tuo browser (è disponibile per Chrome, Firefox, Edge e Safari), se la tua attività prevede la catalogazione di fonti online. Puoi procedere dalla medesima pagina esposta poc’anzi, cliccando sul bottone Install –nome del browser– Connector, e premendo l’apposita funzione presente nel Web store di riferimento.

L’unica eccezione riguarda Safari: per quest’ultimo, infatti, occorre recarsi direttamente nel menu Safari > Impostazioni e abilitare Zotero Connect dal pannello Estensioni, in quanto l’add-on è integrato nell’installer della versione per Mac.

Come anticipato all’inizio del capitolo, se hai un device iOS/iPadOS puoi anche scaricare la versione per dispositivi mobili di Zotero da questa pagina dell’App Store premendo il pulsante Ottieni ivi presente ed eseguendo il riconoscimento con Face ID, Touch ID o password dell’account Apple.

Come usare Zotero per bibliografia

Se hai provveduto a scaricare e installare correttamente il software in oggetto sul tuo computer, di seguito ti espongo come usare Zotero per bibliografia, mostrandoti ossia le modalità con le quali puoi immettere, gestire e catalogare tutti i riferimenti, le citazioni, l’elenco delle fonti e quant’altro all’interno delle librerie personali.

Una volta avviato il programma, ti troverai al cospetto di un’interfaccia molto semplice ed essenziale, nella quale è presente un menu principale posto in alto, una sottostante barra degli strumenti per l’aggiunta delle varie tipologie di elementi, un pannello (a sinistra) che ha funzione di browser delle librerie (con un’area per la gestione dei tag) e un’ulteriore sezione verticale posta sulla destra nella quale vengono mostrate le informazioni specifiche del documento selezionato. Considera che il funzionamento è lo stesso qualunque sia la versione da te utilizzata e, dunque, puoi tranquillamente fare riferimento ai prossimi paragrafi anche se sei alla ricerca di istruzioni su come usare Zotero Mac.

Innanzitutto, occupati, in base alle tue esigenze, di creare le Collezioni interne alla Biblioteca predefinita che viene creata automaticamente dal sistema, ossia gli elementi nei quali andrai a inserire i vari contenuti necessari alla tua ricerca. Per farlo, premi il pulsante con il simbolo di una cartella avente un [+] sovrapposto collocata in alto a sinistra e assegna un nome alla collezione, ad esempio Articoli, Documenti, Libri, Siti Web e via discorrendo. Se lo reputi opportuno, puoi anche creare più Biblioteche in relazione ai vari progetti su cui stai lavorando pigiando il pulsante con il simbolo di un cassetto situato a fianco.

Dopo aver creato e selezionato con un clic la Collezione di destinazione, puoi procedere all’importazione dei contenuti al suo interno in diverse modalità. Una delle più semplici prevede di trascinare all’interno dell’area centrale dell’interfaccia, ad esempio, un file PDF contenente appositi metadati relativi alle informazioni che si desidera estrapolare (come le citazioni). In tal modo, dunque, il software provvede a creare automaticamente una scheda del contenuto e a estrarre le varie informazioni in esso incluse, mostrandole nel pannello di destra.

Qui sono presenti anche diversi strumenti di editing che consentono di modificare all’occorrenza tali informazioni, di aggiungerne di nuove, creare dei collegamenti, nonché inserire correlazioni con altri documenti e specifici tag mediante le funzioni poste in fondo al pannello.

Cliccando sul simbolo [+] posto nella barra degli strumenti, invece, è possibile procedere all’inserimento manuale di un qualsiasi elemento, come un documento, un articolo di giornale, un libro e così via, selezionando la relativa categoria (all’interno della voce Altro puoi trovare un’ampio ventaglio di opzioni) e compilando il modulo che viene mostrato sempre sulla destra, organizzato nelle schede Informazioni, Note, Tag e Correlati.

Il tool a fianco, denominato Identificatore, può tornare utile se si dispone di un identificativo, come un codice ISBN di un libro, il quale permette di individuare e associare in maniera diretta una pubblicazione ufficiale e reperirne i relativi dati.

Facendo clic destro su uno degli elementi inseriti nella Collezione, si accede a un menu aggiuntivo che dà modo, a seconda della relativa tipologia, di accedere a ulteriori funzioni. Ad esempio, è possibile spostarlo, esportarlo o rimuoverlo del tutto, avviare la ricerca di metadati se si tratta di un PDF, o creare sezioni nel caso di libri.

Selezionando più documenti, avrai anche modo di creare una bibliografia predefinita, definendone lo stile, la lingua e il formato. È possibile creare una bibliografia anche partendo da un’intera collezione facendo clic destro sul nome della relativa cartella nel pannello di sinistra e selezionando l’apposita funzione.

Inoltre, il software permette di aggiungere note, le quali possono essere indipendenti all’interno dell’archivio o figlie di altri contenuti già catalogati, e allegati. Ti segnalo, infine, l’utile funzione di ricerca, contraddistinta dal simbolo di una lente d’ingrandimento, che facilita la ricerca di informazioni all’interno delle proprie Biblioteca digitali tramite utili filtri avanzati.

Se hai scelto di registrare un account sul sito di Zotero per poter utilizzare la relativa Web app, clicca sul menu Modifica > Preferenze e inserisci nella scheda Sincronizzazione le relative credenziali, premendo infine il bottone Imposta la sincronizzazione. Per aggiornare le modifiche, invece, premi il simbolo della freccia curva posto in alto a destra. Tramite il menu appena esposto potrai accedere ad altre impostazioni utili per personalizzare il funzionamento di Zotero.

Per quanto riguarda la versione di Zotero per dispositivi mobili iPhone e iPad, tieni conto del fatto che l’interfaccia risulta piuttosto essenziale, e comprende un sottoinsieme con alcuni strumenti di gestione delle librerie utili e per l’inserimento manuale delle informazioni. Anche l’app permette di sincronizzare i dati eseguendo l’accesso con il medesimo account.

Come usare Zotero Connect

Se, oltre agli strumenti di immissione offerti dal software principale, desideri integrare i risultati delle tue ricerche online, di seguito ti mostro come usare Zotero Connect, l’estensione per browser di cui ti ho accennato nel capitolo relativo all’installazione delle varie versioni del programma in questione.

Una volta aggiunto l’add-on al software di navigazione che sei solito utilizzare, recati per prima cosa nel sito di tuo interesse, dopodiché pigia il bottone relativo a Zotero Connect (quello con il simbolo del foglio o della lettera Z) situato in alto a destra a fianco della barra degli indirizzi o, se hai già altre estensioni, sul simbolo del puzzle, cliccando poi sul nome dello strumento in oggetto.

Così facendo, verrà aggiunta una finestra nell’area in alto a destra che ti consentirà, cliccando sulla freccia ivi presente, di selezionare la Biblioteca personale e la Collezione nella quale aggiungere le informazioni relative alla risorsa visitata, con la possibilità di inserire direttamente dei tag.

Ti basterà premere il pulsante Fatto per completare l’importazione, dopodiché potrai utilizzare gli strumenti esposti nel capitolo precedente per modificare, integrare e aggiornare le informazioni ove necessario.

Ti segnalo, infine, che facendo clic destro sull’icona dell’estensione o sul simbolo dei tre punti verticali posto in sua corrispondenza e selezionando la voce Opzioni, avrai modo di gestire le relative impostazioni e accedere a funzionalità avanzate.

Come usare Zotero su Word

L’installazione di Zotero comporta l’integrazione automatica di un set di strumenti all’interno dei principali software di videoscrittura, come avviene nel popolare programma facente parte della suite Microsoft 365, ovvero Word. Avviando quest’ultimo, infatti, dovresti già trovare un’apposita voce di menu e, cliccandoci sopra, poter interagire sùbito con dei comodi tool per l’aggiunta e l’editing di citazioni e note bibliografiche all’interno dei documenti.

Qualora così non fosse, ti suggerisco di procedere alla sua installazione manuale seguendo le indicazioni contenute in questa pagina del sito ufficiale del progetto corrispondenti al sistema operativo e alla versione di Word da te utilizzati.

Per iniziare a utilizzare Zotero su Word, recati con il mouse nella porzione di testo alla quale desideri collegare la citazione, dopodiché premi il pulsante Add/Edit Citation nella relativa barra degli strumenti e seleziona lo stile della citazione, la lingua e le preferenze di visualizzazione. Queste impostazioni verranno mostrate solo al primo utilizzo e mantenute tali nei successivi inserimenti, ma potrai successivamente modificarle utilizzando la funzione Document Preferences.

Una volta fatto ciò, premi il pulsante OK e digita nel campo che ti viene mostrato in corrispondenza del testo i riferimenti della citazione desiderata, in modo da attingere al relativo elemento presente nella tua libreria personale. All’occorrenza, puoi utilizzare la visualizzazione classica cliccando sul simbolo della lettera "Z" posta all’inizio del campo di testo e selezionando l’apposita funzione.

Successivamente, posizionati con il cursore nel punto del testo in cui intendi inserire la bibliografia e clicca sul pulsante Add/Edit Bibliography per completare l’operazione.

Puoi all’occorrenza modificare lo stile e il contenuto di ciò che hai immesso cliccando all’interno delle note appena aggiunte, le quali verranno evidenziate in grigetto: all’interno del campo visto in precedenza vedrai comparire il riferimento bibliografico già selezionato e, pigiando su quest’ultimo, ti verrà mostrata una nuova finestra che ti consentirà di aggiungere, ad esempio, il riferimento di una pagina specifica (o di un’altra tipologia di elemento selezionabile dal relativo menu a tendina).

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.