Come zippare un file Word
Hai bisogno di ridurre il peso di alcuni documenti di Word, in modo da poterli inviare senza problemi via email ad amici/colleghi o archiviarli su delle chiavette USB ma non sai come fare? Tranquillo, esistono dei programmi totalmente gratuiti che permettono di raggiungere questo scopo compiendo il minimo sforzo.
Quali sono? Come si usano? Facciamo un passo alla volta. Leggi la guida su come zippare un file Word che sto per proporti e scopriremo insieme come ridurre le dimensioni dei file DOC/DOCX di Word ottimizzandone il contenuto al massimo o racchiudendoli in degli archivi in formato zip. In entrambi i casi, sarà un vero gioco da ragazzi. Te lo posso garantire.
Se vuoi imparare come zippare un file Word ottimizzando le dimensioni del file non devi far altro che dare un’occhiata alle indicazioni che troverai nei successivi paragrafi, dove ti mostrerò come agire sia su computer che tramite dispositivi mobili. Mettiti comodo, prenditi cinque minuti di tempo libero e prosegui con la lettura. A me non resta che augurarti una buona lettura!
Indice
- Come comprimere un file Word
- Come zippare un file Word
- Come comprimere un file Word online
- Come comprimere un file Word per inviarlo via mail
- Come comprimere un file Word con smartphone e tablet
Come comprimere un file Word
I file Word presenti sul tuo computer hanno dimensioni piuttosto generose, poiché al loro interno contendono tante pagine, magari accompagnate anche da tante immagini. Hai provato a immagazzinarli all’interno della tua chiavetta USB ma non hai abbastanza spazio per farlo e, allo stesso tempo, non puoi cancellare alcun file presente al suo interno. Per questo motivo ti stavi chiedendo se ci fosse un metodo valido per poter ridurre le dimensioni di un file Word senza perdere alcun dato? Nessun problema, sei nel posto giusto. Di seguito, infatti, ti indicherò come comprimere un file Word.
Tanto per iniziare, ti consiglio di adoperare alcuni semplici trucchetti per andare a ridurre le dimensioni di un file Word già in fase di creazione o modifica, ad esempio agendo sulla compressione delle immagini presenti al suo interno o utilizzando il formato .DOCX in fase di salvataggio. Per prima cosa, dunque, apri il programma Microsoft Word, oppure utilizza un’alternativa gratuita come LibreOffice se preferisci, e apri il file Word che devi comprimere: fai clic sul pulsante Apri posto nel menu laterale e seleziona il file Word su cui desideri agire.
Per prima cosa, ti consiglio di agire sulle immagini presenti all’interno documento. Dunque, seleziona l’immagine che desideri comprimere con il mouse e poi clicca sulla scheda Formato immagine che appare in alto: clicca sul pulsante Comprimi immagini e, dal menu che appare a schermo, togli il segno di spunta alla voce Applica solo a questa immagine (in questo modo tutte le immagini verranno compresse), poi seleziona la risoluzione che preferisci (più sarà bassa e più il file Word andrà a essere compresso) e clicca sul pulsante OK.
Inoltre, devi sapere anche che quando incorpori i caratteri all’interno di un documento Word, il destinatario sarà sempre in grado di visualizzarli, anche se non li ha installati. Tuttavia, questa opzione aumenta le dimensioni del file, dunque ti consiglio di disattivarla. Per procedere, fai clic sul pulsante File posto in alto e poi clicca su Opzioni dal menu laterale che compare. Dalla schermata che si apre, seleziona la voce Salvataggio dal menu laterale e poi togli il segno di spunta dalla voce Incorpora caratteri nel file: fai clic sul pulsante OK per salvare le modifiche.
Qualora non ti interessasse tenere monitorate le modifiche apportate a un documento (utile solo quando il documento è condiviso), potrebbe tornarti utile disattivare l’opzione di tracciamento delle modifiche per ridurre le dimensioni del file. Per farlo, premi sulla scheda Revisione posta in alto, poi clicca sul pulsante Revisioni e dal menu a tendina che appare clicca sulla voce Blocca rilevamento: fai clic sul pulsante OK per salvare le modifiche.
Infine, ti consiglio di salvare il documento nel formato .DOCX, che comprime il contenuto del file. Per farlo, premi sul pulsante File posto in alto e clicca sulla voce Salva con nome dal menu laterale. Adesso seleziona la cartella in cui desideri salvare il file, digita il nome che vuoi dare al documento e seleziona il formato Documento di Word (.docx) dal menu a tendina della voce Salva come: clicca sul pulsante Salva posto in basso per completare la procedura.
Come zippare un file Word
Nonostante tu abbia apportato tutti gli accorgimenti che ti ho suggerito nel paragrafo precedente, hai notato che il file Word è ancora troppo pesante, per cui dovrai necessariamente agire in maniera differente per poterne ridurre le dimensioni. In questo caso, dunque, ti andrò a mostrare come zippare un file Word, in modo da andarlo a inserire all’interno di un archivio compresso, che riuscirà a ridurre ulteriormente le sue dimensioni.
Windows
Se utilizzi un PC dotato di sistema operativo Windows 7 e successivi (ad esempio Windows 11), puoi comprimere un file Word sfruttando una funzione nativa presente nel sistema operativo, ovvero il gestore di archivi compressi predefinito di Windows.
Se utilizzi Windows 10 e desideri comprimere un file Word ti basta fare clic destro su di esso, cliccare sulla voce Invia a e poi Cartella compressa: digita il nome che vuoi dare al file compresso, clicca su un qualsiasi punto del Desktop (o di una cartella) o sul tasto Invio della tastiera per confermare l’operazione. In pochi secondi verrà creato un archivio con all’interno un file Word posto nella stessa directory in cui si trova il file Word originale.
Se utilizzi Windows 11, invece, le voci cambieranno leggermente. Per procedere, fai clic destro sul file Word e dal menu contestuale clicca sulla voce Comprimi nel file ZIP. Una volta fatto questo digita il nome che vuoi dare al file compresso, che verrà creato nella medesima directory del file Word originale.
In alternativa, puoi optare per una soluzione di terze parti come 7-Zip, un programma gratuito disponibile dal sito Web ufficiale, a cui puoi accedere. Maggiori info qui.
Una volta installato il programma, fai clic destro sul file Word che desideri comprimere: dal menu contestuale clicca sulla voce 7-Zip e poi su Aggiungi all’archivio. Se utilizzi Windows 11, però, dovrai prima cliccare sulla voce Mostra altre opzioni e poi su 7-Zip > Aggiungi all’archivio.
Nella schermata che compare a schermo, digita il nome che vuoi dare all’archivio nella sezione Nome e scegli il formato dell’archivio (ad esempio ZIP) nella sezione Formato dell’archivio e poi clicca sul pulsante OK posto in basso. In pochi secondi verrà creato un archivio ZIP contenente il file Word.
Mac
Anche su Mac, esattamente come avviene su PC Windows, è disponibile una funzione native che permette di comprimere facilmente ogni tipo di file, Word compresi.
Per comprimere un file Word ti basta utilizzare l’applicazione Utility compressione, installata di default all’interno del sistema operativo macOS. Per sfruttare l’applicazione non devi far altro che premere destro su di esso e, dal menu che appare, cliccare sulla voce Comprimi “nome file”.
In pochi secondi verrà creato un file con estensione .zip di dimensioni ridotte rispetto all’originale, posizionato nella medesima cartella in cui è presente il file Word originale.
In alternativa, puoi optare per l’applicazione Keka, che puoi scaricare gratuitamente recandoti su questa pagina Web, tramite un qualsiasi browser Web. Se, invece, desideri supportare lo sviluppatore, puoi acquistarla sul Mac App Store al prezzo di 4,99 euro (presenta le stesse funzionalità).
Una volta scaricata e installata l’applicazione, per poter comprimere un file Word tramite Keka non devi far altro che premere il tasto destro del mouse su di esso e, dal menu che appare, selezionare la voce Comprimi con Keka. In pochissimi secondi verrà creato un archivio con lo stesso nome del file originale posizionato nella medesima cartella del file Word originale.
Come comprimere un file Word online
Possiedi un vecchio computer che non è dotato di alcuna funzione nativa per comprimere i file e, allo stesso tempo, vorresti evitare di installare un’applicazione di terze parti apposita, poiché probabilmente la utilizzeresti pochissime volte. Per tale motivo, ti stai chiedendo come comprimere un file Word online.
Nessun problema, devi sapere che esistono dei servizi online appositi che ti permettono di poter comprimere facilmente qualsiasi tipo di file, Word compreso. Nello specifico ti consiglio di utilizzare ezyZip, un sito Web completamente gratuito che consente di creare archivi in formato ZIP da qualsiasi browser Web.
Per utilizzarlo non devi far altro che recarti sulla home page del sito Web e fare clic sul pulsante Select files to archive: seleziona il file Word che desideri comprimere e fai clic sul pulsante Apri. Successivamente fai clic sul pulsante ▼ posto di fianco al pulsante ZIP Files per scegliere il livello di compressione e poi avvia la procedura facendo clic sul pulsante ZIP Files. Una volta ultimata la procedura di compressione, fai clic sul pulsante Save ZIP File per scaricare il file Word compresso sul tuo computer: scegli la cartella in cui salvare il file e fai clic sul pulsante Salva.
Come comprimere un file Word per inviarlo via mail
Devi inviare una mail a un tuo collega con un file Word allegato (o magari più di uno), ma ti sei accorto che nel momento in cui hai provato ad allegarlo appare un avviso che la dimensione del file supera quella consentita. Purtroppo non puoi dividere il file Word in due per tentare di ridurre le sue dimensioni, per cui vorresti scoprire come comprimere un file Word per inviarlo via mail.
Se utilizzi un PC Windows puoi effettuare tutta la procedura in maniera semplice e veloce utilizzando l’applicazione 7-Zip, di cui ti ho già parlato nel precedente paragrafo. Per procedere, infatti, ti basta fare clic destro sul file Word che desideri comprimere e poi fare clic sulla voce 7-Zip e poi su Comprimi e invia per email. Se utilizzi Windows 11, però, dovrai prima cliccare sulla voce Mostra altre opzioni e poi su 7-Zip > Comprimi e invia per email.
Nella schermata che compare, digita il nome che vuoi dare al file Word compresso nella sezione Nome e scegli il formato dell’archivio (ad esempio ZIP) nella sezione Formato dell’archivio e poi clicca sul pulsante OK posto in basso. Ultimata la creazione del file compresso, si aprirà in automatico l’applicazione predefinita per la gestione del tuo indirizzo email, con già impostato il file compresso come allegato.
In alternativa, dovrai semplicemente creare il file ZIP e poi successivamente allegarlo alla mail che desideri inviare seguendo le indicazioni che trovi nel mio tutorial su come inviare allegati via mail.
Se utilizzi un Mac, invece, dovrei prima procedere con la compressione del file, esattamente come ti ho indicato nel precedente paragrafo. Successivamente, fai clic destro sul file Word compresso e fai clic sulla voce Condividi dal menu che appare. Adesso non ti rimane che fare clic sulla voce Mail per poter aprire l’applicazione Mail, presente di default su macOS, con il file compresso già presente come allegato. Qualora, invece, volessi utilizzare un’altro client mail, ti basta seguire le indicazioni che trovi nel mio tutorial su come inviare allegati via mail.
Come comprimere un file Word con smartphone e tablet
Desideri comprimere un file Word per ridurre le sue dimensioni agendo direttamente tramite il tuo dispositivo mobile, ma non hai proprio idea su come comprimere un file Word con smartphone e tablet.
Se utilizzi un dispositivo Android puoi sfruttare l’app di gestione file presente nativamente sul tuo dispositivo. Una volta aperta l’app, tocca sulla voce Memoria interna o Scheda SD in base alla posizione in cui è salvato il file Word su cui vuoi agire. Successivamente, individua e seleziona il file Word che desideri comprimere, tocca sul pulsante Altro posto in basso e poi tocca sulla voce Comprimi dal menu che appare: digita il nome che desideri dare al file compresso e poi tocca sul pulsante OK.
Su iPhone e iPad, invece, puoi utilizzare l’app File di Apple che trovi preinstallata. Per sfruttarla, apri l’app in questione, seleziona la scheda Sfoglia in basso e individua il file Word da comprimere. Adesso, tieni premuto su di esso e, nella schermata che compare tocca sulla voce Comprimi: verrà generato un archivio compresso contenente il file Word nella stessa posizione in cui è archiviato il file Word originario.
Qualora riscontrassi problemi con le soluzioni native, puoi anche affidarti ad app di terze parti per creare archivi compressi. Per ulteriori informazioni dai un’occhiata al mio tutorial sulle app per aprire file ZIP.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
