CoPilot di Bitrix24: cos’è e come funziona
Per semplificare la gestione della tua azienda e velocizzare le comunicazioni con clienti e collaboratori, utilizzi ormai da diverso tempo Bitrix24: una piattaforma online, disponibile anche come app per computer e dispositivi mobili, che fornisce una serie di applicazioni finalizzate all’analisi, alla gestione e all’ottimizzazione del lavoro in azienda. Tra le varie funzionalità disponibili, hai notato che recentemente è stato introdotto CoPilot, un vero e proprio assistente di scrittura basato sull’intelligenza artificiale.
Dando una prima occhiata, hai intuito che questo strumento non solo consente di analizzare e generare automaticamente dei testi sulla base delle indicazioni fornite ma è in grado anche di fornire una risposta a qualsiasi tipologia di richiesta. Inoltre, ha particolarmente colpito la tua attenzione la possibilità di usare CoPilot per trascrivere ed elaborare automaticamente le chiamate da parte dei clienti, fornendo un aiuto prezioso nella gestione delle attività di routine e permettendo di aumentare la produttività.
Se desideri approfondire l’argomento e sapere nel dettaglio cos’è e come funziona CoPilot di Bitrix24, non perdiamo altro tempo prezioso ed entriamo nel vivo di questa guida. Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura dei prossimi paragrafi. Così facendo, avrai una panoramica completa del funzionamento di CoPilot e, soprattutto, sarai in grado di utilizzare questo strumento per semplificare e velocizzare la gestione degli incarichi quotidiani, ottenere nuove idee ed elaborare automaticamente le chiamate dei clienti. Buona lettura e buon lavoro!
Indice
Cos’è CoPilot
CoPilot è un nuovo strumento di Bitrix24, disponibile nelle sezioni Incarichi, Chat, Feed e CRM. Si tratta di un vero e proprio assistente di scrittura basato sull’intelligenza artificiale capace di scrivere e modificare testi, elaborare risposte e di compiere altre azioni che permettono all’utente di risparmiare tempo non solo nella scrittura di messaggi di testo ma anche nell’elaborazione delle chiamate dei clienti e nell’aggiunta di nuovi incarichi.
Infatti, CoPilot è in grado, tramite dei comandi preimpostati che l’utente può selezionare a seconda delle proprie esigenze, di valutare e formulare un’idea, riassumere un testo lungo, creare un incarico e un elenco di controllo, trascrivere la registrazione di una chiamata del cliente e compilare automaticamente i campi del CRM.
Per impostazione predefinita, CoPilot utilizza il modello gpt-3.5-turbo ma è compatibile con qualsiasi provider IA (es. OpenAI, Google, Facebook, X ecc.), che può essere facilmente collegato a Bitrix24 in qualsiasi momento.
Per farlo, non devi far altro che accedere al tuo Bitrix24, cliccare sull’icona delle due lineette, in alto a sinistra in prossimità del logo del servizio, selezionare la voce Impostazioni dal menu apertosi e premere sull’opzione Preferenze di CoPilot. Nella sezione Provider di CoPilot, tramite i menu a tendina Generatore di testi, Generatore di immagini e Provider per le trascrizioni delle chiamate, hai la possibilità di selezionare il provider IA che preferisci per la trascrizione di testi e chiamate e per la generazione di immagini.
Dalla stessa schermata, agendo sulle opzioni Testo, Immagini e Chat with CoPilot, puoi anche scegliere per quali sezioni disabilitare CoPilot: per esempio, se desideri che i comandi di CoPilot non siano disponibili per creare un commento nella sezione Feed, premi sulla voce Testo, sposta la levetta relativa all’opzione Commenti nel Feed da ON a OFF e premi sul pulsante Salva, per salvare le modifiche.
Infine, ci tengo a sottolineare che CoPilot è disponibile sia nella versione Web di Bitrix24 che scaricando il client ufficiale per PC Windows e macOS. Tieni presente, però, che almeno nel momento in cui scrivo questa guida, è presente un limite giornaliero di 5 richieste (a prescindere dalla tipologia di piano sottoscritto): una volta raggiunto il limite, bisogna attendere il giorno successivo per effettuare ulteriori richieste a CoPilot.
Come usare CoPilot
Utilizzare CoPilot è piuttosto semplice ed è sufficiente accedere a una delle sezioni di Bitrix24 nelle quali questo strumento è disponibile, ovvero Feed, Incarichi, Chat e CRM. Trovi tutto spiegato nel dettaglio proprio qui sotto.
CoPilot nel Feed
Nella sezione Feed di Bitrix24, alla quale puoi accedere premendo sulle voci Collaborazione e Feed nella barra laterale a sinistra, puoi interagire con i colleghi tramite la pubblicazione di nuovi messaggi e sondaggi o aggiungendo commenti e reazioni ai contenuti già pubblicati. Puoi fare tutto ciò manualmente o, come ti ho già accennato nelle righe precedenti di questa guida, sfruttando le potenzialità di CoPilot.
In particolare, puoi utilizzare questo strumento non solo per scrivere un intero testo o un nuovo commento ma anche per analizzare e modificare un testo esistente, con la possibilità di cambiarne il tono (es. per rendere il testo più formale), riassumerlo, allungarlo, correggerlo e molto altro ancora.
Per creare un nuovo contenuto nel Feed utilizzando CoPilot, seleziona l’opzione Messaggio collocata nel menu in alto e premi sulla voce CoPilot (puoi anche premere la barra spaziatrice dopo aver cliccato sul campo di testo relativo all’immissione del messaggio).
Adesso, se desideri creare automaticamente un nuovo contenuto, inserisci alcune informazioni di base nel campo Descrivi il risultato desiderato e, nel box visibile a schermo, seleziona una delle opzioni disponibili (Scrivi un post, Scrivi una notizia, Scrivi un comunicato stampa, Scrivi un articolo ecc.) nella sezione Scrivi per me a seconda della tipologia di contenuto che intendi generare.
Fatto ciò, attendi pochi instanti affinché CoPilot scriva il testo al posto tuo e, dopo averlo riletto, seleziona l’opzione Salva, per usare il testo generato. In alternativa, puoi anche chiedere di generare un testo diverso selezionando l’opzione Riprova o, premendo sulla voce Modifica richiesta, modificare le informazioni che hai precedentemente inserito.
Puoi fare tutto ciò anche per quanto riguarda la pubblicazione di un nuovo commento. In tal caso, non devi far altro che individuare il contenuto da commentare, premere sull’opzione Aggiungi commento e selezionare la voce CoPilot. A questo punto, scegli una delle opzioni disponibili tra Complimentati con l’autore, Commenta con una critica, Concorda con l’autore ecc. per generare automaticamente un nuovo commento.
Se, invece, hai scritto manualmente un testo o desideri apportare modifiche a un contenuto generato da CoPilot, seleziona la parte di testo di tuo interesse e clicca sulla voce CoPilot comparsa a schermo. A questo punto, puoi scegliere una delle opzioni disponibili a seconda di quelle che sono le modifiche da apportare: per esempio, selezionando le opzioni Abbrevia o Allunga puoi accorciare o allungare il testo selezionato, mentre tramite le opzioni Rendi il tono del testo più educato e Rendi il tono del testo più formale puoi cambiare il tono del contenuto.
Inoltre, sono disponibili anche opzioni per analizzare e comprendere meglio un testo già pubblicato: Spiega il testo è utile per spiegare le parole poco chiare e i termini complessi in una pubblicazione; Riassumi il testo consente di estrarre i punti principali di un post senza compromettere le informazioni rilevanti ed Evidenzia i pro e i contro permette di analizzare il testo al fine di riassumere i punti positivi e negativi che l’autore ha individuato.
CoPilot negli incarichi
CoPilot ti consente di velocizzare la creazione di nuovi incarichi: infatti, è in grado di scrivere una descrizione precisa dell’incarico e dividerla tra i dipendenti, generare un elenco di controllo in modo da non dover distribuire gli incarichi manualmente e analizzare i commenti di tutti i partecipanti, evidenziandone i punti principali e suggerendo una risposta.
Per creare un nuovo incarico su Bitrix24 sfruttando le potenzialità di CoPilot, clicca sulla voce Incarichi e progetti nella barra laterale a sinistra e premi sul pulsante Crea. Nella nuova schermata visualizzata, inserisci il nome dell’incarico e specifica le informazioni di base di quest’ultimo.
Fatto ciò, seleziona l’opzione CoPilot e scegli una delle voci disponibili nel menu apertosi a seconda di quelle che sono le tue necessità: utilizzando gli strumenti disponibili nella sezione Migliora la descrizione dell’incarico puoi integrare (Continua descrizione incarico) o semplificare (Semplifica la descrizione dell’incarico) la descrizione degli incarichi, creare un elenco di controllo (Crea elenco di controllo) o offrire alcune frasi di incoraggiamento ai dipendenti (Aggiungi parole di incoraggiamento).
Così come ti ho mostrato in precedenza per la creazione e l’analisi dei contenuti presenti nella sezione Feed, anche in questo caso puoi utilizzare CoPilot per analizzare (Spiega testo, Riassumi testo ed Evidenzia pro e contro) e modificare un testo (Correggi, Traduci, Migliora testo, Proponi idee e Aggiungi emoji) e per cambiarne il tono, scegliendo una delle opzioni disponibili tra Rendi il tono del testo più educato e Rendi il tono del testo più formale.
Inoltre, sempre nella schermata relativa alla creazione di un nuovo incarico, puoi usare CoPilot anche per generare elenchi di controllo con un solo clic, senza dover distribuire manualmente le informazioni e preoccuparsi di aver dimenticato qualcosa. Infatti, è sufficiente specificare i dettagli essenziali dell’incarico e selezionare l’opzione Elenco di controllo, per creare direttamente un elenco di controllo per l’incarico.
Puoi sfruttare CoPilot anche per commentare un incarico o rispondere ai commenti pubblicati da altri utenti. In tal caso, apri l’incarico di tuo interesse, individua la sezione Commenta e premi sull’opzione Aggiungi commenti, per inserire un nuovo commento, o Rispondi relativo a uno specifico commento, per aggiungere una risposta. In entrambi i casi, premendo sulla voce CoPilot, puoi usare uno dei comandi per genere un commento rapido (es. Commenta con una critica, Complimentati con l’autore ecc.) o inserire un commento manualmente e poi migliorarlo usando CoPilot.
Tieni presente che puoi usare CoPilot, sia nella descrizione di un incarico che nei commenti, non solo per generare un testo sulla base delle informazioni fornite ma anche per ottenere risposte a specifiche richieste. In ogni caso, più dettagli fornisci e più accurata sarà la risposta generata da CoPilot.
CoPilot nella chat
Oltre a tutte le funzionalità che ti ho descritto nelle righe precedenti di questa guida, devi sapere che è possibile anche fare una qualsiasi richiesta a CoPilot tramite chat e ottenere una risposta pertinente e dettagliata.
Se sei interessato a questa opzione, clicca sull’icona di CoPilot presente nella barra laterale a destra o seleziona la voce Chat e chiamate nella barra laterale a sinistra e premi sulla voce CoPilot.
In entrambi i casi, clicca sul pulsante + o sulla voce Fai una domanda in modo da avviare una nuova conversazione con CoPilot e inserisci la tua richiesta nel campo Scrivi la tua domanda, tenendo in considerazione che più dettagli fornisci e più preciso sarà il risultato. Puoi anche dettare la tua richiesta premendo sull’icona del microfono.
Fatto ciò, premi sull’icona dell’aeroplano di carta (o sul tasto Invio della tastiera), per inviare il messaggio e ottenere una risposta da CoPilot nel giro di pochi istanti.
Ti sarà utile sapere che CoPilot salva la cronologia delle conversazioni e ricorda il contesto della tua domanda in ogni chat, permettendoti così di proseguire la conversazione in qualsiasi momento e senza dover inserire nuovamente le informazioni precedentemente inviate. A tal proposito, ti segnalo che a ogni chat viene automaticamente assegnato un nome, visibile nella parte alta della conversazione, generato sulla base della prima richiesta inviata: se lo desideri, cliccando sul nome in questione, puoi modificarlo e assegnarne uno personalizzato.
Inoltre, devi sapere che in una singola conversazione è possibile inviare un massimo di 50 messaggi, dopodiché è necessario avviare una nuova chat. Tutte le conversazioni disponibili sono elencate nella barra laterale a sinistra: facendo clic destro su una specifica chat, hai la possibilità di fissarla in alto (Fissa chat) o eliminarla (Rimuovi da elenco).
CoPilot nel CRM
CoPilot è particolarmente utile anche nella gestione delle chiamate dei clienti, permettendo un notevole risparmio di tempo. Infatti, in seguito a una chiamata, lo strumento trascrive automaticamente la registrazione, crea un riepilogo della conversazione e compila i campi nella scheda dell’affare.
Per impostazione predefinita, CoPilot elabora automaticamente solo la prima chiamata da parte di un cliente, con la possibilità di attivare manualmente lo strumento di elaborazione e trascrizione delle conversazioni nel caso di chiamate successive. Tuttavia, accedendo alla sezione CRM di Bitrix24, cliccando sull’icona della rotella d’ingranaggio e selezionando l’opzione CoPilot, hai la possibilità di abilitare (o disattivare) l’elaborazione automatica di tutte le chiamate.
Per visualizzare l’elaborazione di una chiamata da parte di CoPilot è sufficiente aprire la scheda CRM di tuo interesse e, in prossimità della registrazione della chiamata, puoi visualizzare il processo di elaborazione della stessa con diversi box relativi alla trascrizione della conversazione, al relativo riassunto e ai campi compilati automaticamente da CoPilot: cliccando sul pulsante Visualizza relativo a ciascun box, puoi accedere alla trascrizione completa della conversazione, al riassunto di quest’ultima e al riepilogo dei campi compilati.
Tieni presente che nella scheda CRM tutti i campi compilati automaticamente da CoPilot sono contrassegnati da un’apposita icona. Inoltre, ti sarà utile sapere che, in caso di valori già presenti nei campi che CoPilot vorrebbe compilare, dovrai intervenire manualmente: in tal caso, visualizzerai il box CoPilot è in attesa del permesso di sostituire i dati con elencati i dati oggetto della richiesta e potrai scegliere se sostituirli o meno.
Infine, se hai scelto di attivare automaticamente CoPilot solo per la prima chiamata o hai deciso di disattivarlo a livello generale, puoi sempre avviare lo strumento in questione manualmente aprendo la scheda CRM e cliccando sul pulsante CoPilot visibile in prossimità della chiamata da elaborare.
Per maggiori informazioni
Se desideri avere maggiori informazioni sul funzionamento di CoPilot, non devi far altro che cliccare sull’icona (?) collocata in alto a destra nel tuo Bitrix24, scrivere “CoPilot” nel campo Trova risposta e premere sull’icona della lente d’ingrandimento (o sul tasto Invio della tastiera) in modo da visualizzare tutte le risorse disponibili.
Se non sei collegato al tuo account in Bitrix24, invece, puoi collegarti direttamente alla sezione Supporto nella quale puoi avere una panoramica completa delle funzionalità offerte da CoPilot e trovare tutte le guide di approfondimento relative alle singole sezioni nelle quali questo strumento è disponibile.
Articolo realizzato in collaborazione con Bitrix24.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
