Google Calendar: come funziona
La tecnologia ha rivoluzionato ogni aspetto della nostra vita, compreso il modo in cui gestiamo i nostri impegni. Se fino a qualche anno fa i calendari tascabili e le agendine erano il metodo principale per annotare un appuntamento o un evento, oggi le cose sono decisamente cambiate e, infatti, un numero sempre maggiore di utenti scrive i propri impegni nelle agende elettroniche offerte dai colossi del Web: Apple, Google, Microsoft, etc. Queste agende virtuali non solo permettono di annotare i propri impegni direttamente dal proprio smartphone, dal proprio tablet o dal proprio PC, ma consentono addirittura di sincronizzare i propri eventi su tutti i propri dispositivi e condividerli con altri utenti.
Visto che già sei qui, che ne dici se ti spiego come funziona Google Calendar? Come probabilmente già saprai, si tratta di un servizio integrato nell’ecosistema Google, che può essere utilizzato per gestire i propri impegni in modo facile, veloce e intuitivo. È completamente gratuito, l’unico requisito necessario al suo utilizzo è un account Google.
Sei pronto per iniziare? Perfetto, allora mettiti bello comodo e concentrati sulla lettura di questo tutorial. Come potrai notare al termine di questa lettura, utilizzare Google Calendar è semplicissimo e, grazie a questo servizio, gestire i tuoi impegni sarà decisamente più facile e, perché no, anche un po’ più divertente. Non mi resta che augurarti una buona lettura!
Indice
- Come creare un evento su Google Calendar
- Come creare un nuovo calendario
- Come condividere il calendario con altri utenti
- Come sincronizzare Google Calendar con i propri dispositivi
- Come esportare e importare eventi in Google Calendar
- In caso di problemi o dubbi
Come creare un evento su Google Calendar
Prima di iniziare a parlarti di come creare un evento su Google Calendar, devo farti alcune premesse. Innanzitutto, devi sapere che in Google Calendar puoi aggiungere diverse tipologie di note in calendario: promemoria, attività, eventi e obiettivi.
Un promemoria è una nota che ha lo scopo di ricordati un impegno o una qualsiasi cosa che non puoi dimenticare. La nota registrata rimarrà in calendario fino a quando non imposterai manualmente di averla completata. Le attività sono delle note che invece hanno lo scopo di concatenare più promemoria, in modo da creare una vera e propria to-do-list, cioè una lista di cose da fare.
Con gli eventi, invece, puoi creare delle note molto dettagliate e condividerle anche con altri utenti, aggiungere l’eventuale posizione di Google Maps o i dettagli per una conferenza Google Meet. Gli obiettivi, infine, sono delle note disponibili tramite l’app Google Calendar per smartphone e tablet e consentono di fissare dei veri e propri obiettivi per la giornata, come delle attività di benessere, di formazione, di socialità, ecc.
Per creare una delle note appena indicate, collegati alla pagina Web ufficiale di Google Calendar ed esegui l’accesso con il tuo account Google. Fatto ciò, nella schermata principale di Google Calendar, utilizza il menu a tendina in alto a destra per filtrare la visualizzazione del calendario in giorno, settimana, mese, anno, programmazione o 4 giorni, così da individuare il giorno esatto in cui vuoi creare la nuova nota.
Adesso, dopo che hai individuato il giorno, fai clic su di esso, così da visualizzare un nuovo riquadro per la configurazione della nuova nota. Tramite le schede che ti vengono mostrate, puoi selezionare la tipologia di nota da creare, a scelta tra Promemoria, Attività ed Evento (fai riferimento a quanto ti ho indicato nei paragrafi precedenti per scegliere la nota che fa al caso tuo).
Arrivato a questo punto, compila i campi che ti vengono mostrati: Aggiungi titolo per assegnare un titolo alla nota che verrà mostrata sul calendario e negli avvisi che riceverai; puoi anche impostare un orario, mentre per i soli eventi puoi stabilire anche un intervallo di giorni, se l’evento si protrae per più giornate (ad esempio una vacanza o un viaggio di lavoro). Se l’evento si ripete nel tempo, puoi anche modificare la voce Non si ripete, scegliendo un’altra opzione dal menu a tendina annesso.
Per quanto riguarda i soli eventi, tramite gli appositi campi che ti vengono mostrati, puoi anche invitare altri utenti, aggiungere degli allegati, inserire il luogo dove si svolgerà l’evento, indicare se si tratta di un evento Google Meet e personalizzare la visualizzazione del calendario, oltre a come ricevere gli avvisi di promemoria. Premendo sul tasto Altre opzioni, puoi accedere all’interfaccia estesa di configurazione degli eventi, con tutte le informazioni che ti ho indicato in bella vista, in attesa di una tua personalizzazione.
Quando hai completato la configurazione della tua nota, premi sul tasto Salva, così da registrarla sul calendario. Automaticamente tutte le note saranno sincronizzate su tutti i tuoi dispositivi dove è configurato lo stesso account Google che stai utilizzando su Calendar da browser Web.
Ti segnalo che la procedura che ti ho appena descritto nei paragrafi precedenti può essere eseguita sia su PC che su un dispositivo mobile utilizzando l’app Google Calendar per Android e iOS/iPadOS. Il funzionamento è pressoché identico, ciò che cambia è il modo in cui puoi creare la nota: dopo aver individuato il giorno, fai tap sull’icona + e scegli poi la tipologia di attività che vuoi creare, compilando gli stessi campi che ti ho illustrato in precedenza.
Come creare un nuovo calendario
Se vuoi creare un nuovo calendario su Google Calendar, in modo da separare gli eventi in base alla loro tipologia (ad esempio i promemoria familiari da quelli di lavoro), quello che devi fare è raggiungere pagina Web ufficiale di Google Calendar ed eseguire l’accesso con il tuo account Google.
Fatto ciò, fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra e premi sulla voce Impostazioni. A questo punto, nella sezione Aggiungi calendario nella barra laterale, premi sulla voce Crea calendario e immetti un nome al calendario, oltre a una eventuale descrizione. Premi poi sul tasto Crea calendario per completare l’operazione.
Se invece vuoi aggiungere un calendario relativo ad attività d’interesse pubblico, come quelli relativi alle festività locali, religiose o agli eventi sportivi, premi sulla voce Sfoglia calendari d’interesse che trovi sulla barra laterale e metti un segno di spunta a fianco della tipologia di calendario da aggiungere.
Tutti i calendari sono visibili nella schermata principale di Google Calendar, nella sezione I miei calendari che trovi nella sezione laterale di sinistra. Mettendo o togliendo il segno di spunta a fianco, puoi decidere rispettivamente di mostrare o nascondere tutte le note di calendario presenti. Nell’app Calendar per smartphone e tablet, tale sezione è presente pigiando sull’icona del menu in alto a sinistra della sua schermata principale.
Come condividere il calendario con altri utenti
Google Calendar permette di condividere facilmente i propri calendari con i componenti della propria famiglia, i propri amici, i propri colleghi di lavoro e qualsiasi altro utente del servizio. Allo stato attuale, però, questa operazione può essere eseguita soltanto da PC.
Per condividere un calendario con altri utenti, apri innanzitutto Google Calendar accedendo con il tuo account Google. Fatto ciò individua la sezione I miei calendari che è situata sulla barra laterale di sinistra (se non vedi quest’ultima, fai clic sull’icona del menu in alto a sinistra). Dopodiché fai clic sul simbolo (…) situato accanto al nome del calendario che vuoi condividere e, nel menu che si apre, fai clic sulla voce Impostazioni e condivisione.
Nella pagina che viene aperta, individua la sezione Condividi con persone specifiche (è situata un po’ più in basso), fai clic sulla voce Aggiungi persone e, nel riquadro che compare, inserisci l’indirizzo e-mail o il nome della persona con cui vuoi condividere il calendario. Tramite il menu a tendina in basso, invece, scegli i permessi da garantire all’utente che stai invitando, affinché possa solo vedere le voci di calendario oppure anche gestirle. Premi infine sul tasto Invia per invitare un utente ad accettare il tuo invito di condivisione del calendario.
In alternativa, puoi anche decidere di condividere il calendario con un pubblico più vasto, ad esempio se stai organizzando un evento che coinvolge tantissime persone. Nella sezione Autorizzazioni di accesso per gli eventi spunta la casella Rendi disponibile pubblicamente e poi fai clic su OK per renderlo pubblico a chiunque.
Puoi anche decidere di creare un link di condivisione in modo che tutti gli utenti che possiedono tale collegamento possano visualizzare gli eventi in programma. Per fare ciò, premi semplicemente sul tasto Ottieni link di condivisione e copia l’URL che ti viene mostrato nell’apposito riquadro.
Come sincronizzare Google Calendar con i propri dispositivi
Vorresti sincronizzare Google Calendar con i tuoi dispositivi, ma non sai come procedere? Niente di più semplice. Scarica sul tuo dispositivo Android o iOS/iPadOS l’app ufficiale Google Calendar.
Su Android, l’app Google Calendar dovrebbe già essere preinstallata sul tuo dispositivo. Nel caso in cui ciò non fosse, raggiungi il Play Store e premi sul tasto Installa. Su iPhone e iPad, invece, raggiungi l’App Store e sblocca il download e l’installazione tramite il Face ID, il Touch ID o la password dell’ID Apple.
Dopo aver scaricato Google Calendar sul tuo dispositivo, apri l’app in questione, effettua l’accesso inserendo le tue credenziali dell’account Google negli appositi campi. Se hai già associato un account Google al tuo smartphone/tablet, Google Calendar potrebbe eseguire l’accesso in automatico. Fatto ciò, tutti gli eventi che si trovano sul tuo account Google verranno automaticamente sincronizzati sul tuo dispositivo.
Se questa sincronizzazione non avviene e nessun evento viene mostrato nell’app Google Calendar per Android, probabilmente la motivazione è che non è stata abilitata tale sincronizzazione di questi dati all’associazione dell’account Google sul dispositivo. Per fare ciò, avvia l’app Impostazioni, seleziona le voci Utenti e account > Google > [account Google] e sposta su ON la levetta a fianco della dicitura Sincronizza Calendario.
Su iPhone e iPad la sincronizzazione avviene non appena esegui l’accesso con l’account Google. Potresti però voler visualizzare gli eventi Google Calendar nell’app Calendario installata “di serie” su tutti dispositivi della “mela morsicata”. Per fare ciò, apri l’app Impostazioni, fai tap sulle voci Contatti > Account > [account Google] e sposta su ON la levetta a fianco della dicitura Calendari.
Come esportare e importare eventi in Google Calendar
Se vuoi esportare gli eventi di Google Calendar per integrarli in un altro account di Google o su un altro servizio di agenda, quello che devi fare è raggiungere la pagina Web principale di Google Calendar e premere sull’icona dell’ingranaggio in alto. Seleziona poi la voce Impostazioni, per accedere al pannello di configurazione di Google Calendar.
Fatto ciò, dalla barra laterale, seleziona la voce Importazione ed esportazione e poi premi sul tasto Esporta, per scaricare in un unico archivio ZIP tutti i calendari presenti sul tuo Google Calendar. I file all’interno dell’archivio sono in formato .ICS, anche denominato iCal ed è supportato sicuramente dai più famosi servizi, software e app di calendario.
Per l’esportazione di un singolo calendario che hai impostato come pubblico, puoi ottenere l’URL di esportazione del file iCal. Pertanto, nella barra laterale delle impostazioni di Google Calendar, seleziona il calendario da esportare, premi poi sulla voce laterale Integra calendario e copia l’URL che trovi sotto la dicitura Indirizzo pubblico in formato iCal. Se il calendario non è pubblico, invece, copia l’URL (tramite l’apposita icona) che trovi più in basso, alla dicitura Indirizzo segreto in formato iCal.
Per quanto riguarda invece l’importazione di calendari esterni in Google Calendar, procedi prima all’esportazione degli stessi tramite la funzionalità integrata nel calendario che utilizzi. Tale procedura varia in base all’app, al software o al servizio di calendario di cui fai solitamente uso: genericamente può essere trovata la funzionalità di esportazione (denominata di solito come Esporta) nel suo menu.
Una volta che avrai salvato sul tuo computer il file ICS o CSV contenente gli eventi che vuoi importare su Google Calendar, accedi a Google Calendar dal tuo PC, fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra e, nel menu che compare a schermo, fai clic sulla voce Impostazioni.
Nella schermata successiva, nella barra laterale, seleziona la voce Importazione ed esportazione e premi sul tasto Seleziona il file dal computer che trovi nella sezione Importa. A questo punto, scegli dal menu a tendina in quale calendario vuoi importare gli eventi e fai clic sul tasto Importa.
Se utilizzi Microsoft Outlook (il PIM incluso nella suite Office), puoi sincronizzare gli eventi di Google Calendar con il tuo PC seguendo le indicazioni che trovi nel mio tutorial su come sincronizzare Google Calendar con Outlook.
In caso di problemi o dubbi
In caso di problemi o dubbi, non esitare a visitare la pagina di assistenza di Google Calendar che il colosso di Mountain View ha allestito sul proprio sito Internet: lì troverai tantissimi articoli contendenti informazioni grazie alle quali puoi risolvere eventuali problemi o dubbi.
Il Centro di assistenza di Google Calendar si divide diverse sezioni, ognuna delle quali tratta un argomento specifico: da come utilizzare l’app di Google Calendar a come risolvere eventuali problemi nella sincronizzazione dei calendari o della loro importazione ed esportazione.
Se nemmeno la pagina di assistenza allestita da Google riesce a risolvere i tuoi dubbi, contatta Google tramite uno dei numerosi canali di supporto disponibili. A tal proposito, faresti bene a leggere il tutorial in cui ti spiego nel dettaglio come contattare Google. Sono sicuro che troverai molto utile anche questa lettura.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
