Office Lens: come funziona

La digitalizzazione dei documenti, ossia la trasformazione di contenuti cartacei in contenuti digitali, può essere un problema quando non si ha uno scanner a propria disposizione. Tu, infatti, ti trovi proprio in questa situazione e non sai come uscirne. Di acquistare uno scanner solo per digitalizzare un documento non se ne parla, quindi hai provato a scattare semplicemente una foto a quest’ultimo usando l’app Fotocamera del tuo smartphone, ma il risultato è stato abbastanza deludente. Beh, ci credo! L’app Fotocamera non è adatta a questo scopo, però hai avuto una giusta intuizione.

Tramite la fotocamera del tuo smartphone (o del tuo tablet), infatti, puoi digitalizzare documenti ottenendo buoni risultati, ma solo a patto di usare un dispositivo dotato di una buona fotocamera e, soprattutto, delle app giuste, pensate per lo scopo. Un esempio? Microsoft Office Lens.

Microsoft Office Lens è un’app gratuita che, grazie a un’interfaccia semplicissima, consente di scansionare i documenti con la fotocamera dello smartphone o del tablet ottimizzando e correggendo le acquisizioni, quindi risolvendo tutti quei problemi di prospettiva, colori e resa complessiva che si hanno con la classica app Fotocamera. Interessante, vero? Allora, se vuoi saperne di più, prenditi cinque minuti di tempo libero e lascia che ti spieghi come funziona Office Lens. Sono sicuro ti tornerà utile!

Indice

• A cosa serve Office Lens
• Office Lens: come funziona su smartphone e tablet
• Office Lens: come funziona su PC

A cosa serve Office Lens

Digitalizzare documenti, foto e altri contenuti cartacei tramite uno scanner — quando disponibile — può non essere un’operazione immediata. Microsoft Office Lens, di fatto, si prefigge di semplificare questa operazione trasformando qualsiasi smartphone o tablet in uno scanner: impiegando la fotocamera dello smartphone o del tablet, infatti, quest’app consente di effettuare la digitalizzazione di documenti di vario tipo, tramite un’interfaccia semplice e ricca di strumenti utili allo scopo.

Nel dettaglio, Office Lens permette di unire più scansioni insieme per formare un unico file, di applicare filtri, miglioramenti e personalizzazioni su ciascuna delle immagini e di esportare rapidamente i file ottenuti come immagini, documenti PDF, documenti PowerPoint o documenti Word.

Altro aspetto interessante di Office Lens è la possibilità di impiegare il sistema OCR (Optical Character Recognition), cioè il riconoscimento ottico dei caratteri: effettuando il salvataggio di un’acquisizione in formato Word oppure aprendo il file con lo strumento di lettura immersiva integrato, l’app si occupa infatti di estrapolare il testo dall’immagine e di renderlo disponibile per la visualizzazione, la copia ed, eventualmente, anche la modifica.

Interessante, non trovi? Allora passiamo sùbito alla pratica e scopriamo come funziona Office Lens su tutte le piattaforme sulle quali è disponibile.

Office Lens: come funziona su smartphone e tablet

Ora che hai compreso a cosa serve Office Lens, è arrivato il momento di spiegarti come utilizzare l’app in questione. Tanto per iniziare, ti ricordo che Lens è un’applicazione gratuita, che può essere scaricata dal Play Store o da store alternativi su Android e da App Store su iPhone e iPad: ecco tutto spiegato in dettaglio.

Android

Se utilizzi un dispositivo animato dal sistema operativo Android, dopo aver visitato il link che ti ho fornito poc’anzi, fai tap sul pulsante Installa e attendi che l’applicazione venga trasferita sul device.

Quando ciò avviene, avvia Lens sfiorando il pulsante Apri, oppure mediante l’apposita icona che, nel frattempo, è stata creata nella schermata Home o nel drawer del dispositivo. Dopodiché fai tap sul pulsante Consenti per due volte consecutive, in modo da concedere all’app il permesso di accedere alla memoria e alla fotocamera del dispositivo.

Fornite le autorizzazioni necessarie, tocca il pulsante Avvia scansione, pigia il bottone Avanti (solo la prima volta) e scegli se inviare i dati facoltativi o meno, premendo sul tasto più appropriato (ti consiglio di no). Infine, sfiora il pulsante Chiudi, per accedere alla schermata di acquisizione.

Se tutto è andato per il verso giusto, Office Lens dovrebbe mostrarti l’immagine inquadrata dalla fotocamera, già predisposta per la scansione. Utilizzando le opzioni presenti in basso, puoi scegliere tra diverse modalità di cattura, a seconda del contenuto da digitalizzare: Documento, Lavagna, Biglietto da visita e Foto.

Per acquisire l’immagine inquadrata, sfiora il pulsante circolare bianco collocato al centro dello schermo; per alcune modalità di acquisizione è disponibile anche l’uso della fotocamera frontale. Se preferisci, puoi avviare anche l’acquisizione partendo da un’immagine già presente in memoria, toccando l’icona raffigurante un panorama

Dopo aver scattato o scelto la foto, intervieni sui bordi dell’immagine, per definire l’area su cui intervenire (se necessario); quando sei pronto, tocca il pulsante Conferma e serviti degli strumenti proposti in basso per aggiungere una nuova foto alla scansione, impostare dei filtri, ritagliare, ruotare o eliminare la foto selezionata; sfiorando il pulsante (…) avrai accesso a una serie di strumenti aggiuntivi, come l’input da penna oppure lo strumento testo.

A lavoro terminato, fai tap sul pulsante Fatto e utilizza la schermata successiva per specificare il titolo da assegnare alla scansione e il percorso di salvataggio: in tal frangente, hai la possibilità di esportare il tutto nella raccolta foto di Android, sotto forma di file PDF, oppure all’interno delle app OneNote, OneDrive, PowerPoint o Word, semplicemente apponendo il segno di spunta all’opzione che più preferisci e sfiorando poi il pulsante Salva (per poter esportare i documenti all’interno delle app di Office, è necessario effettuare l’accesso a un account Microsoft).

Nel caso di Word, in particolare, verrà abilitata la funzionalità OCR (il riconoscimento ottico dei caratteri): il documento risultante conterrà, infatti, il testo estratto dall’immagine. La stessa possibilità è fornita anche dallo Strumento di lettura immersiva: toccando il pulsante Leggi, infatti, verrà aperto un lettore di testo integrato, mediante il quale potrai leggere, selezionare e copiare il contenuto che ti interessa.

iOS/iPadOS

Se vuoi installare Lens su un iPhone o un iPad, segui il link ad App Store che ti ho fornito all’inizio di questa sezione della guida, tocca il pulsante Ottieni/Installa, effettua l’autenticazione con Face ID, Touch ID o password dell’ID Apple e attendi qualche istante, affinché la procedura di download e installazione dell’applicazione venga ultimata.

Ad avvio avvenuto, effettua alcuni swipe verso sinistra per visualizzare i messaggi di benvenuto dell’app, rimuovi il segno di spunta dalla casella relativa all’invio dei dati per il miglioramento dell’app, tocca il pulsante Consenti accesso/Allow access e autorizza l’app ad accedere alla fotocamera e alla memoria del dispositivo, sfiorando, in sequenza, i pulsanti OK e Consenti l’accesso a tutte le foto.

Infine, scegli se condividere o meno i dati facoltativi con Microsoft (ti consiglio di no) e tocca il pulsante OK, in modo da accedere alla schermata principale dell’app. Anche nel caso di iOS e iPadOS, puoi scegliere la modalità di acquisizione che più preferisci, usando le opzioni presenti in basso: Lavagna, Documento, Biglietto da visita oppure Foto (in base al contenuto da acquisire).

Per acquisire l’immagine inquadrata dalla fotocamera posteriore, fai poi tap sul cerchio bianco che risiede al centro dello schermo; in alternativa, per alcune modalità, puoi effettuare l’acquisizione dalla fotocamera anteriore, sfiorando il pulsante raffigurante una macchina fotografica con frecce circolari, oppure importare il contenuto di una foto già presente in memoria, facendo tap sull’icona raffigurante un panorama.

Scattata la foto, utilizza i bordi in evidenza per tracciare i contorni della foto, sfiora il pulsante Conferma e serviti pulsanti visualizzati in basso per effettuare ulteriori regolazioni: puoi aggiungere un’altra immagine alla scansione, applicare dei filtri, ritagliare l’immagine e, premendo il pulsante Altro, accedere agli strumenti aggiuntivi per ruotare la foto selezionata, eliminarla dalla scansione, sovrapporre della scrittura a penna oppure del testo.

Quando sei soddisfatto del risultato, sfiora il pulsante Fine e utilizza il pannello successivo per specificare il titolo dell’acquisizione e il percorso di salvataggio: puoi salvare il tutto nella raccolta foto del dispositivo, sotto forma di file PDF, all’interno delle app di Office (OneNote, OneDrive, Word e PowerPoint), oppure condividere il file su Outlook, Mail di iOS/iPadOS o altre app.

Ti faccio presente che, esportando il file all’interno di Word, verrà applicato il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e sarà salvato il solo testo rilevato automaticamente nell’acquisizione; anche lo Strumento di lettura immersiva, infine, consente di “riconoscere” le parti testuali delle foto scattate: in questo caso, però, il tutto verrà visualizzato in un lettore integrato, dandoti la sola possibilità di copiare il testo (senza poterlo modificare).

Office Lens: come funziona su PC

Al momento in cui ti scrivo questa guida, Office Lens è disponibile anche sul Microsoft Store, sotto forma di applicazione per computer, tablet e altri dispositivi animati da Windows 10: per installarla, segui il link che ti ho fornito poco fa e clicca sul pulsante Ottieni, per due volte consecutive.

Le modalità d’impiego di Microsoft Office Lens per Windows 10 sono abbastanza simili a quanto visto finora per Android e iOS/iPadOS, tuttavia il software, in ambito desktop, è in fase di abbandono: le funzionalità di esportazione delle immagini in OneDrive, OneNote, Word, PowerPoint e PDF smetteranno di funzionare a partire dal 1° gennaio 2021. Sempre dalla stessa data, l’applicazione non sarà più disponibile per il download sul Microsoft Store. Maggiori info qui.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.