PEC obbligatoria per gli amministratori di società: come adeguarsi

Dal 1° gennaio 2025, chiunque ricopra il ruolo di amministratore in una società – sia essa di persone o di capitali – deve dotarsi di una PEC personale e comunicarla al Registro delle Imprese come proprio domicilio digitale. Non si tratta di un semplice aggiornamento burocratico: la novità, introdotta con la legge di Bilancio 2025 e chiarita dal MIMIT con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025, rappresenta un cambio di passo nella digitalizzazione dei rapporti tra imprese e Pubblica Amministrazione. E no, la PEC aziendale non basta: ogni amministratore deve avere una casella personale, intestata a sé, e registrarla correttamente.

Il nuovo obbligo ha colto di sorpresa molti professionisti, ma è fondamentale adeguarsi per tempo per evitare conseguenze non proprio trascurabili. Parliamo di sospensioni, rigetti di domande e multe che possono superare i mille euro. A seconda della data di costituzione della società e dell’eventuale nomina o rinnovo delle cariche, i termini per la comunicazione cambiano, ma per tutti c’è una scadenza ben precisa da tenere a mente: 30 giugno 2025. Adeguarsi per tempo significa non solo evitare sanzioni, ma anche garantire la piena operatività dell’impresa.

In questo articolo ti spiegherò in modo chiaro e pratico cosa fare per essere in regola, come scegliere una PEC personale adatta alle esigenze di un amministratore per gestire tutto in modo semplice ed efficiente, anche in delega al proprio commercialista.

Indice

• PEC obbligatoria per gli amministratori di società: normativa e scadenze
• Quale PEC scegliere per adeguarsi
• Per maggiori informazioni

PEC obbligatoria per gli amministratori di società: normativa e scadenze

Dal 1° gennaio 2025 è entrato in vigore un nuovo obbligo che riguarda tutti gli amministratori di società: avere un domicilio digitale iscritto nel Registro delle Imprese. In parole semplici, significa che ogni amministratore (persona fisica o giuridica) deve disporre di una propria PEC (Posta Elettronica Certificata), distinta da quella della società stessa, e comunicarla ufficialmente. Anche se può sembrare un passaggio complicato, ti spiego passo passo tutto ciò che devi sapere per adeguarti senza problemi.

Questo obbligo è stato introdotto in modo un po’ improvviso con la Legge di Bilancio 2025 e ha generato parecchia confusione. Per questo motivo il MIMIT (Ministero delle Imprese e del Made in Italy) ha pubblicato una nota interpretativa il 12 marzo 2025 (n. 43836) per chiarire ogni dettaglio. Se sei amministratore di una società già iscritta al Registro o stai per costituirne una, è fondamentale che tu sappia come muoverti.

Per chi costituisce una società dal 1° gennaio 2025 in poi, l’indirizzo PEC di ogni amministratore va indicato insieme alla domanda di iscrizione dell’impresa nel Registro delle Imprese. Quindi, se stai creando una nuova società, devi già avere pronta la tua PEC personale prima di presentare la pratica.

Se invece sei amministratore di una società già esistente prima di quella data, hai tempo fino al 30 giugno 2025 per metterti in regola. La PEC va comunicata al momento della nuova nomina, del rinnovo dell’amministratore, della nomina del liquidatore, oppure anche senza eventi particolari, semplicemente rispettando la scadenza indicata.

Attenzione: l’obbligo vale per tutte le forme societarie che possono esercitare un’attività imprenditoriale, quindi parliamo di società di persone e di capitali (come S.n.c., S.a.s., S.r.l., S.p.A., ecc.), e anche delle Reti di impresa, se ci sono i presupposti. Ne sono invece escluse le società semplici (tranne quelle agricole), le mutue, i consorzi e gli enti non societari.

Un’altra precisazione importante riguarda quale indirizzo PEC utilizzare. Non puoi usare lo stesso della società. Anche se può sembrare comodo, la normativa è chiara: la PEC dell’amministratore deve essere personale, non può coincidere con quella dell’impresa. Questo perché la PEC aziendale, per essere valida, deve essere intestata esclusivamente all’impresa stessa. Se finora hai usato la stessa PEC per te e per la società, hai tempo fino al 30 giugno 2025 per correggere questa situazione.

Se sei amministratore in più società, puoi scegliere se usare la stessa PEC per tutte o crearne di diverse per ciascuna impresa. L’importante è che ogni indirizzo sia valido, attivo e intestato a te. Per ottenere una nuova PEC, puoi rivolgerti a uno dei tanti gestori autorizzati (come Aruba): la registrazione è semplice e bastano pochi minuti.

Sul piano economico, c’è una buona notizia: la comunicazione della PEC degli amministratori è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria, quindi non dovrai pagare nulla se presenti solo quella. Diverso è il caso in cui la comunichi insieme ad altri atti (ad esempio la nomina di un nuovo amministratore): in quel caso valgono le tariffe ordinarie del Registro delle Imprese.

E se non ti adegui? In caso di omissione, la Camera di Commercio sospenderà la pratica e ti darà un termine massimo di 30 giorni per rimediare. Se non lo fai, la domanda sarà rigettata. Inoltre, rischi una sanzione amministrativa che va da 103 a 1.032 euro, ma puoi ridurla a un terzo se regolarizzi la situazione entro 30 giorni dalla scadenza.

Insomma, anche se può sembrare solo un’altra scocciatura burocratica, dotarsi di una PEC personale è ormai diventato un passaggio obbligatorio per ogni amministratore di società. Non aspettare l’ultimo minuto: crea la tua PEC, assicurati che sia attiva e personale, e comunicatela tramite il portale ufficiale del Registro delle Imprese. Così eviti multe, sospensioni e ti metti in regola una volta per tutte.

Quale PEC scegliere per adeguarsi

Se possiedi un’attività e sei alla ricerca di una soluzione affidabile e versatile per la gestione della Posta Elettronica Certificata (PEC), potresti considerare le opzioni PEC Business di Aruba. Queste caselle, pensate per le esigenze professionali, offrono un sistema completo, facilmente utilizzabile anche dai membri del tuo team. In particolare, le versioni PEC Aruba Pro e Premium integrano il servizio Multiutente, progettato per consentire la creazione di profili personalizzati per ciascun collaboratore, ognuno dotato di username e password individuali. In questo modo, ogni utente può accedere in modo indipendente alla casella, favorendo un’organizzazione del lavoro più efficiente e strutturata.

Una delle caratteristiche più interessanti del sistema Multiutente è la possibilità, da parte del titolare della casella, di assegnare a ciascun collaboratore specifici permessi operativi. Le cinque tipologie di permesso disponibili – Lettura, Scrittura, Invio, Utilizzo su programmi di posta, e Gestione Impostazioni – permettono di stabilire con precisione i limiti e le capacità operative degli utenti. Il permesso di Lettura, essenziale per attivare il servizio, consente la visualizzazione di messaggi e cartelle. La Scrittura amplia le possibilità includendo la creazione, modifica e cancellazione di messaggi e cartelle. Con l’abilitazione all’Invio, è possibile spedire e inoltrare comunicazioni PEC, mentre l’opzione di utilizzo tramite client di posta (IMAP/POP3) permette di operare attraverso software esterni. Infine, chi possiede i permessi di Gestione Impostazioni può intervenire sulle configurazioni della casella.

Questa struttura garantisce un controllo puntuale sulle attività di ciascun utente, tutelando la sicurezza della PEC e migliorando l’efficacia operativa del team. Le caselle PEC Business di Aruba non si limitano però a questa funzione: includono anche l’accesso da Webmail, app e client, notevoli capacità di archiviazione, un archivio di sicurezza per la protezione dei dati, invii illimitati di messaggi PEC, notifiche tramite SMS e standard di sicurezza avanzati con autenticazione a due fattori. A ciò si aggiunge la possibilità di delegare l’amministrazione della casella a professionisti qualificati, come avvocati o commercialisti, aumentando ulteriormente la flessibilità nella gestione.

Per quanto riguarda le offerte disponibili, Aruba propone due principali soluzioni pensate per il mondo del lavoro. Il piano PEC Pro, dal costo annuale di 25,00 euro + IVA, include 2 GB di spazio per la casella e 3 GB per l’archivio, con possibilità di espansione mediante pacchetti aggiuntivi (5,00 euro + IVA/anno/GB). Questa versione comprende anche 1 account multiutente PEC, un archivio di sicurezza, notifiche via SMS, invii senza limiti, accesso via Webmail e app, nonché la possibilità di delegare a un Supervisore360. Maggiori informazioni qui.

La proposta più completa è PEC Premium, dal costo di 40,00 euro + IVA/anno, che oltre a tutte le funzionalità del piano Pro, offre 8 GB di archivio e 3 account multiutente PEC. È possibile inoltre estendere questa capacità acquistando fino a 30 pacchetti supplementari, ciascuno contenente 5 account Multiutente PEC (al costo di 15 euro + IVA/anno per pacchetto), arrivando così a includere fino a 153 collaboratori. Maggiori informazioni qui.

Per acquistare una casella PEC Aruba Business, collegati al sito ufficiale di Aruba, scegli l’offerta più adatta alle tue esigenze e clicca sul relativo pulsante di acquisto. Dopo aver controllato che i prodotti e le quantità selezionate siano corrette, procedi cliccando su Prosegui e completa l’ordine.

Ti verrà chiesto di accedere al tuo profilo Aruba: se possiedi già un account, inserisci i tuoi dati di accesso e premi Accedi. Se sei un nuovo utente, seleziona Registrati e inserisci le informazioni richieste, come nome, indirizzo e dati di contatto.

Nel caso sia la tua prima attivazione, dopo la registrazione, prosegui alla compilazione del modulo indicando il nome desiderato per la casella PEC. Dovrai anche scegliere il dominio da associare tra quelli disponibili (@pec.it, @pec.cloud, @arubapec.it, @mypec.eu, @gigapec.it, @casellapec.com, @pecditta.com, @pecaruba.it) e cliccare su Prosegui.

Verifica i dati intestatario, conferma cliccando su Prosegui e completa l’ordine, e seleziona il metodo di pagamento che preferisci. Puoi scegliere tra carta di credito, PayPal, bonifico bancario o bollettino. L’attivazione è immediata per pagamenti elettronici, mentre può richiedere qualche giorno lavorativo per i bonifici o bollettini.

Infine, accetta le condizioni di fornitura, clicca su Conferma e completa l’ordine per finalizzare l’acquisto. Una volta attiva, riceverai un’email da Aruba contenente le istruzioni per accedere alla tua nuova casella PEC, impostare la password e iniziare subito a utilizzarla. Maggiori info qui.

Per maggiori informazioni

Per maggiori informazioni consulta attentamente la guida ufficiale della PEC Aruba e il magazine Aruba sugli obblighi relativi alla PEC per gli amministratori di società.

Se invece hai bisogno dell’assistenza personalizzata di un operatore, visita la pagina di assistenza di Aruba. Effettua l’accesso con le tue credenziali per richiedere assistenza per un servizio acquistato oppure clicca sul pulsante Contattaci per ottenere informazioni su nuovi servizi che potrebbero interessarti. Per ulteriori dettagli, dai un’occhiata al mio tutorial su come contattare Aruba.

Articolo realizzato in collaborazione con Aruba.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.