Programmi per archiviare documenti
Pensa a come sarebbe bello se invece di tenere quella pila di documenti cartacei sulla tua scrivania potessi digitalizzare il tutto, in modo tale da tenerli ben custoditi e ordinati sul computer, senza dover sudare sette camicie, come si suol dire, ogni volta che hai bisogno di trovare questa o quell’altra scartoffia. Basterebbe infatti qualche clic e una rapida per avere subito a portata di mano, o meglio di mouse, ciò di cui hai bisogno.
Già, ma come riuscire a fare ciò? Domanda lecita, anzi di più. Se vuoi posso spiegartelo io, con questo mio tutorial incentrato proprio sui migliori programmi per archiviare documenti. Dedicami qualche minuto del tuo prezioso tempo e provvederò a indicarti alcune soluzioni, tra le migliori, per riuscire nell’impresa.
Grazie a queste ultime potrai quindi custodire, catalogare, ordinare e gestire tutti i tuoi documenti: non solo quelli che in origine erano cartacei, ma anche quelli disponibili direttamente in formato digitale; il tutto in modo facilissimo e indipendentemente dal sistema operativo o dal dispositivo che usi. Trovi spiegato tutto qui sotto.
Indice
- Programmi per archiviare documenti sul PC
- Programma per archiviare documenti online
- App per archiviare documenti
Programmi per archiviare documenti sul PC
Iniziamo questa guida vedendo, insieme, quali sono le migliori applicazioni per organizzare i documenti presenti nella memoria del computer, in modo da poterli ritrovare con facilità, senza dover impazzire ogni volta tra cartelle e dischi vari.
Evernote (Windows/macOS)
Se hai bisogno di organizzare i tuoi documenti digitali, non posso non suggerirti di prendere in considerazione Evernote. Nella fattispecie, si tratta di un servizio (con annesse applicazioni per computer, smartphone e tablet) pensato per prendere appunti e archiviare attività. Grazie al suo sistema di allegati, però, è possibile impiegare Evernote anche per gestire e organizzare i propri documenti personali, con la possibilità di ritrovarli anche su altri device (a patto di accedere al servizio con il medesimo account).
Di base, Evernote può essere usato previa registrazione gratuita, con alcune limitazioni (come la possibilità di sincronizzare i dati su un massimo di due dispositivi e di caricare non più di 60 MB di dati al mese e di realizzare note dalle dimensioni inferiori di 25 MB ciascuna); queste ultime possono essere bypassate sottoscrivendo uno dei piani in abbonamento al servizio, con prezzi a partire da 6,99€/mese.
Detto ciò, per scaricare Evernote sul computer, collegati a questo sito Web, premi sul pulsante Scarica situato in alto a destra e ripeti la medesima operazione sul pulsante omonimo, annesso alla schermata successiva.
A download completato, avvia il file ottenuto e attieniti alla procedura più adatta al sistema operativo da te in uso: se impieghi Windows, apponi il segno di spunta nella casella posta accanto alla voce Accetto i termini del contratto di licenza, clicca sui pulsanti Successivo e Avanti e attendi che il programma si avvii automaticamente.
Se, invece, utilizzi un Mac, premi sul pulsante Agree, attendi che il pacchetto venga estratto e, quando richiesto, trascina l’icona di Evernote nella cartella Applicazioni del computer. Successivamente, accedi a quest’ultima cartella, fai doppio clic sull’icona appena copiata e clicca sul pulsante Apri, in modo da superare le restrizioni imposte da Apple nei confronti degli sviluppatori non ufficialmente certificati (va fatto soltanto al primo avvio).
A partire da questo momento, le procedure si equivalgono: per iscriverti gratuitamente al servizio, digita la tua email nel campo di testo che vedi sullo schermo, premi sul pulsante Continua e specifica una password sicura, mediante la quale proteggere l’account; per finire, clicca sul pulsante Registrati gratuitamente e conferma l’indirizzo di posta elettronica, cliccando sul link che, nel frattempo, dovrebbe esserti recapitato per posta elettronica.
In alternativa, puoi velocizzare la procedura di registrazione a Evernote, effettuando l’accesso tramite account Google, oppure ID Apple: per riuscirci, premi sul simbolo del servizio che intendi usare (la “G” colorata oppure la “mela morsicata) e, dopo aver inserito le credenziali d’accesso a quest’ultimo, autorizza l’interazione con Evernote premendo sul pulsante Consenti/Autorizza.
Qualora disponessi già di un account Evernote, immettine il relativo indirizzo email/nome utente nel campo dedicato, premi sul pulsante Continua e porta a termine il login, inserendo la password associata all’account e cliccando infine sul pulsante Accedi.
Giunto alla schermata principale del programma, chiudi eventuali finestre relative a cambi piano e/o accessi aggiuntivi (se visibili) e inizia subito a creare il tuo primo taccuino, cliccando prima sull’icona del libro posta nella barra laterale di sinistra e selezionando poi la voce Nuovo taccuino.
Una volta realizzato un taccuino (che fungerà da contenitore per una data categoria di documenti), premi sul pulsante (+) per iniziare subito ad aggiungervi note, oppure file allegati. Puoi accedere rapidamente alle note e ai taccuini premendo sulle icone dedicate (raffiguranti, rispettivamente, un foglio piegato e un libro) visibili nella barra laterale di sinistra; per cercare un elemento, clicca sul simbolo della lente d’ingrandimento visibile in alto a sinistra.
Per agire sulle proprietà di una data nota oppure di uno specifico taccuino, fai clic destro sul suo nome e serviti delle voci che compaiono nel menu contestuale dedicato. Per approfondimenti circa il funzionamento di Evernote, dà un’occhiata alla mia guida specifica sull’argomento.
Ti segnalo che i documenti archiviati su Evernote possono essere visualizzati anche da altri computer, dall’omonima smartphone e tablet Android (disponibile sia sul Play Store che sui market alternativi destinati ai device sprovvisti di servizi Google), iOS e iPadOS, oltre che accedendo al sito Web del servizio, a patto di usare il medesimo account con il quale i documenti sono stati archiviati.
iDocument (macOS)
Se poi cerchi programmi per archiviare documenti gratis per Mac, mi sento di consigliarti iDocument 2 Lite. Nella fattispecie, si tratta di un software gratuito (disponibile anche in versione a pagamento e con funzionalità aggiuntive), il quale consente di catalogare i documenti presenti sul Mac, in maniera velocissima, mediante un’interfaccia che riprende molto da vicino quella del “vecchio” iTunes.
Per ottenerlo, collegati a questa pagina Web, clicca sul pulsante Vedi in Mac App Store (se necessario) e, giunto nel “market” di casa Apple, clicca sul pulsante Ottieni/Installa e, se necessario, immetti la password dell’ID Apple configurato nel computer o usa il Touch ID per autorizzare il download.
Il gioco è praticamente fatto: adesso, devi trascinare i documenti da organizzare all’interno della finestra dell’applicazione, attenderne il caricamento e, per categorizzarli, fare clic destro su ciascuna delle relative anteprime, in modo da accedere al menu funzione dedicato. Una volta importati i documenti da organizzare, puoi cercarli usando la barra dedicata residente in alto a sinistra, oppure filtrarli per nome, titolo, dimensioni e così via, mediante i filtri disponibili nella parte centrale della finestra del programma. Per creare nuovi “contenitori” per i vari documenti (che, in questo caso, prendono il nome di Collezioni o Collections), fai clic sul bottone + collocato in basso.
Altri sistemi per archiviare documenti sul PC
Come dici? Sei semplicemente alla ricerca di programmi per archiviare documenti PDF o altri tipi di file, partendo da elementi cartacei? In tal caso, se possiedi uno scanner o una stampante multifunzione, devi semplicemente collegare il dispositivo al computer e procedere con la digitalizzazione dei documenti che desideri, avendo poi cura di salvarli in cartelle facilmente accessibili.
Se poi non possiedi uno scanner né una multifunzione, puoi sempre usare la fotocamera dello smartphone o del tablet per acquisire i documenti che desideri, per poi collegare il dispositivo in questione al computer per copiare sul disco i documenti digitalizzati.
Ancora, se preferisci tenere ordinati i file presenti sul disco del computer senza però usare alcun programma “esterno”, ti sarà utile definire una serie di linee guida da applicare ogni volta che ti ritroverai a creare (o a copiare) un nuovo file sul computer: per esempio, potresti suddividere i file in base alla categoria e/o alla data di creazione, inserire la data di ultima modifica all’interno dei rispettivi nomi o “taggarli” in maniera specifica, operazione che, spesso, si rivela particolarmente utile.
A tal proposito, ti tornerà sicuramente utile un’attenta lettura della mia guida su come creare un archivio digitale, nella quale ho approfondito i temi menzionati nelle battute precedenti di questo capitolo.
Programma per archiviare documenti online
Se poi sei alla ricerca di un programma che ti consenta di inviare rapidamente documenti in cloud, in modo tale da poterli riprendere anche da altri dispositivi, ti saranno certamente utili le soluzioni che mi appresto a segnalarti qui di seguito.
Google Drive (Windows/macOS)
Il primo programma di cui voglio parlarti è Google Drive, cioè l’applicazione “compagna” dell’omonimo servizio di casa Google: esso consente di archiviare rapidamente documenti sul cloud, semplicemente trascinandoli nella cartella dedicata del computer.
Come puoi facilmente immaginare, per poter utilizzare il servizio, devi disporre di un account Google da impiegare per lo scopo: tieni presente che ciascun profilo dispone di 15 GB di spazio di archiviazione gratuita, che possono essere aumentati sottoscrivendo uno dei piani di abbonamento al servizio Google One.
Detto ciò, vediamo insieme come funziona Google Drive sul computer. Per iniziare, collegati a questo sito Web e clicca sul pulsante Scarica Drive per desktop, in modo da ottenere il client dedicato; a scaricamento concluso, apri il file ottenuto e, se impieghi Windows, clicca sul pulsante Sì, apponi il segno di spunta accanto alle opzioni per l’aggiunta delle icone sul desktop e finalizza la procedura cliccando sul pulsante Installa.
Se, invece, il tuo è un Mac, fai doppio clic sul file .pkg che compare sullo schermo, premi sui bottoni Continua (per due volte consecutive) e Installa e, quando richiesto, immetti la password del computer e dai Invio.
In entrambi i casi, il software dovrebbe avviarsi automaticamente; quando ciò avviene, effettua l’accesso al tuo account Google compilando i campi che compaiono sullo schermo, clicca sull’icona di Google Drive residente nell’area degli indicatori di Windows (in basso a destra) oppure in quella di Mac (in alto a destra) e premi poi sul simbolo dell’ingranaggio, per avviare la configurazione del programma.
A questo punto, fai clic sulla scheda Il mio laptop/Il mio MacBook e aggiungi le cartelle che contengono i file da archiviare automaticamente in cloud. Per salvare uno o più file manualmente, è sufficiente trascinarli nella cartella Google Drive, accessibile dalla barra laterale di sinistra dell’Esplora File di Windows, oppure del Finder di macOS. Se ti interessa approfondire il funzionamento di Google Drive per computer, dà un’occhiata a questa guida.
iCloud Drive (Windows/macOS)
Altra valida soluzione che puoi impiegare per inviare sul cloud i documenti a cui tieni è sicuramente iCloud Drive. Si tratta di un servizio dedicato in particolare agli utenti di Mac (oltre che di iPhone e iPad), tuttavia è possibile salvare elementi online e accedere a quelli già archiviati anche da Windows, oltre che dal sito Internet ufficiale.
Come è semplice immaginare, per usare il servizio iCloud Drive bisogna disporre di un ID Apple che, di base, offre 5 GB di spazio online gratuito; per espandere la quota a propria disposizione, si può sottoscrivere un piano in abbonamento a iCloud+ (che consente di aggiungere 50 GB, 200 GB oppure 2 TB di spazio aggiuntivo con prezzi, rispettivamente, pari a 0,99€/mese, 2,99€/mese e 9,99€/mese), oppure al servizio Apple One (che offre 50, 200 GB oppure 2 TB di spazio su iCloud drive e in più i vantaggi di Apple Music, Apple TV+ e Apple Arcade, con prezzi a partire da 19,95 euro/mese).
Detto ciò, per usare iCloud Drive su Windows 10 e successivi (ad es. Windows 11), scarica il client tramite il Microsoft Store, collegandoti alla sezione dedicata dello stesso e premendo sui pulsanti Scarica nell’app dello Store e Scarica. A installazione conclusa, il programma dovrebbe aprirsi in automatico: giunto alla finestra di configurazione, effettua l’accesso al tuo ID Apple e scegli se sincronizzare automaticamente una o più cartelle del computer, apponendo il segno di spunta accanto ai rispettivi nomi.
Quando hai finito, clicca sul pulsante Applica e, se necessario, attendi che i file vengano inviati in cloud. A partire da questo momento, puoi visualizzare i file archiviati in cloud cliccando sull’icona di iCloud Drive, residente nell’Esplora File di Windows (a sinistra); per inviare un file in cloud, trascinalo all’interno di quest’ultima cartella.
Su Mac, invece, non bisogna installare alcun client, in quanto iCloud Drive è già integrato nel sistema operativo: per verificare se esso risulta attivo, apri le Preferenze di Sistema (cliccando sul simbolo dell’ingranaggio residente sul Dock), clicca sulle voci ID Apple e iCloud e, se necessario, effettua l’accesso con il tuo ID Apple. A questo punto, apponi il segno di spunta accanto alla dicitura iCloud Drive e, se desideri che il contenuto di alcune cartelle venga sincronizzato automaticamente, clicca sul pulsante Opzioni posto in sua corrispondenza e seleziona gli elementi da archiviare, mediante il pannello che compare in seguito.
Per visualizzare gli elementi archiviati su iCloud Drive, clicca sulla cartella omonima, disponibile nella barra laterale di sinistra del Finder; per aggiungerne altri, trascinali in quest’ultima cartella e il gioco è fatto. Ti segnalo che i file archiviati su iCloud Drive sono accessibili anche tramite l’applicazione File per iPhone e iPad, oltre che da Web. Maggiori info qui.
Altri programmi per archiviare documenti online
Oltre a Google Drive e iCloud Drive, esistono molti altri servizi di cloud storage, che consentono di archiviare file online nel giro di un paio di clic, utilizzando il client ufficiale per PC e Mac: Dropbox, OneDrive, MEGA e Box sono soltanto alcuni esempi.
Per approfondimenti circa i servizi che ti ho appena menzionato, ti esorto a prendere visione del mio tutorial su come archiviare i file online, nel quale puoi trovare preziose informazioni al riguardo. Mi raccomando, dagli almeno uno sguardo!
App per archiviare documenti
Hai trovato estremamente utili i servizi che ti ho menzionato finora, tuttavia vorresti qualche indicazione in più circa le app per archiviare documenti disponibili per smartphone e tablet? In tal caso, credo di avere qualche “dritta” utile da fornirti.
Innanzitutto, se è tua intenzione archiviare documenti cartacei in memoria, puoi “scannerizzarli” usando la fotocamera del dispositivo, unitamente a una delle tantissime applicazioni dedicate proprio allo scopo: ti ho parlato dell’argomento, in maniera dettagliata, nel mio tutorial dedicato alle app per scannerizzare.
Se poi vuoi “catalogare” i file già presenti nella memoria del tuo device, ti farà piacere sapere che la maggior parte delle app per gestire file su Android e delle app per esplorare iPhone e iPad (tra cui Files di Google e File di Apple) consentono di organizzare e raggruppare automaticamente file e cartelle, oltre che di cercare rapidamente elementi per nome, per data e per categoria.
Qualora volessi, invece, un sistema rapido per inviare i tuoi documenti preferiti in cloud, puoi servirti delle già menzionate piattaforme cloud Google Drive e iCloud Drive (integrate, rispettivamente, negli smartphone e nei tablet Android muniti di servizi Google, negli iPhone e negli iPad), oppure avvalerti di uno tra i tantissimi servizi di cloud storage disponibili sulla scena e muniti, nella stragrande maggioranza dei casi, anche di app specifica per smartphone e tablet.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
