Programmi per hotel
Hai da poco avviato un’attività nel settore alberghiero e ben presto, pur avendo un piccolo hotel, ti sei reso conto che per gestire prenotazioni e pagamenti, automatizzare attività ripetitive e molto altro ancora, è necessario utilizzare un apposito software. Essendo alla tua prima esperienza di questo genere, però, non conosci alcun programma che permetta di fare tutto questo e vorresti il mio aiuto per sapere quali soluzioni potrebbero fare al caso tuo.
Se le cose stanno come le ho appena descritte, sarò ben felice di darti una mano e indicarti una serie di programmi per hotel che ti permetteranno di semplificare la gestione della tua struttura. Ci tengo sùbito a sottolineare che le soluzioni che andrò a proporti nelle prossime righe di questa guida, sono tutte piattaforme Web che non richiedono di scaricare e installare alcun software: in questo modo, potrai non solo accedere alla gestione del tuo hotel da qualsiasi dispositivo ma anche collegare eventuali altri piattaforme dedicate alla prenotazione online e gestire il tutto in unico posto.
Se è proprio quello che stavi cercando, non dilunghiamoci oltre ed entriamo nel vivo di questo tutorial. Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura dei prossimi paragrafi. Valuta ogni soluzione che andrò a proporti e ti assicuro che riuscirai a individuare il programma più adatto a quelle che sono le tue necessità e che ti permetterà di semplificare la gestione del tuo hotel. Buona lettura e in bocca al lupo per tutto!
Indice
Programmi gestionali per hotel
Esistono diversi programmi per hotel che permettono la gestione completa della struttura, con strumenti non solo dedicati alla prenotazione delle camere ma utili anche per espandere la presenza online dell’hotel, automatizzare alcuni processi (es. i pagamenti) e molto altro ancora. Ecco alcune soluzioni che puoi valutare.
Lodgify
Lodgify è una piattaforma in cloud per la gestione di affitti turistici e case vacanze ma che offre soluzioni anche per attività alberghiere, in particolare piccoli hotel.
Offre strumenti che permettono di gestire le prenotazioni e raccogliere tutte le informazioni dal sito ufficiale dell’hotel e da qualsiasi altro canale esterno, come Airbnb, Booking, Expedia ecc. in un unico calendario centralizzato, con tutte le modifiche che verranno automaticamente sincronizzate. Offre anche un sistema di gestione dei collaboratori e degli ospiti, strumenti per semplificare la contabilità e altri per automatizzare la comunicazione con i clienti e altre attività ripetitive.
Coloro che lo desiderano, possono anche creare e pubblicare il sito Web della propria struttura, anche senza avere alcuna competenza tecnica in materia. Infatti, è possibile utilizzare template pronti all’uso da personalizzare a proprio piacimento, con anche strumenti aggiuntivi che permettono di implementare funzionalità come un box di prenotazione.
Come già detto, Lodgify è un applicativo Web che non prevede di scaricare e installare alcun software sul proprio dispositivo. Questo significa che è accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi device, compresi smartphone e tablet. In quest’ultimo caso, ti segnalo che è disponibile anche l’app per dispositivi Android (anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad.
Per iniziare a usare Lodgify, collegati alla pagina principale del servizio, clicca sul pulsante Inizia ora e seleziona l’opzione Gestisco da 1 a 5 proprietà. Nella nuova schermata visualizzata, puoi selezionare l’opzione Accedi a un account demo che ti permette di richiedere una demo del servizio per testarne gratuitamente tutte le funzionalità.
Se, invece, vuoi attivare la prova gratuita di Lodgify, premi sulla voce Registrati per una prova gratuita, inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito e clicca sul pulsante Avanti. Ti segnalo che puoi anche accedere con il tuo account Google, Facebook o Apple.
Inserisci, poi, i dati richiesti nella schermata Inserisci i tuoi dati, apponi il segno di spunta per accettare i termini del servizio e clicca nuovamente sul pulsante Avanti. Nella schermata Dicci di cosa hai bisogno, seleziona i servizi di cui hai bisogno (es. Siti Web prenotabili, Motore di prenotazione per sito Web esterno, Gestione della proprietà ecc.), specifica il numero di alloggi e premi sulla voce Avanti.
A questo punto, accedi alla tua casella di posta elettronica, individua l’email inviata da Lodgify e apri il link contenuto al suo interno, per verificare la tua identità e completare la registrazione. Indica, quindi, su quali altri servizi è presente il tuo hotel tra Airbnb, Booking, Expedia ecc. e clicca sul pulsante Avanti, per accedere alla schermata principale del tuo account Lodgify.
Fatto ciò, puoi scegliere di creare manualmente la scheda del tuo hotel selezionando l’opzione Crea un nuovo alloggio o importarla da uno dei servizi indicati in precedenza, collegando il relativo account. In ogni caso, dopo aver specificato tutti i dati richiesti, verrai reindirizzato al Pannello di controllo di Lodgify e potrai iniziare a configurare i pagamenti, creare il tuo sito Web e sfruttare tutte le altre funzionalità disponibili.
Guesty
Guesty è un altro servizio che ti consiglio di prendere in considerazione, soprattutto se sei alla ricerca di un programma per hotel gratis. Infatti, pur essendo una piattaforma accessibile in abbonamento, offre una prova gratuita di 14 giorni che permette di testare tutte le sue funzionalità senza alcun vincolo e senza usare la carta di credito/debito
È la soluzione ideale per chi desidera unire in un’unica piattaforma tutti gli annunci pubblicati su siti per alberghi che permettono la prenotazione online, avendo così la possibilità di semplificare la gestione e massimizzare le prestazioni. Inoltre, è disponibile anche una sezione di posta in arrivo unificata che permette di leggere tutti i messaggi ricevuti senza dover accedere alla singola piattaforma.
Sono disponibili anche strumenti che permettono di automatizzare attività di routine, come la comunicazione con gli ospiti, la gestione dei prezzi e la contabilità. Tra le funzionalità più interessanti c’è anche quella che permette la creazione di app per gli ospiti, utili per raccogliere i dati dei clienti e condividere con loro le informazioni importanti per il soggiorno.
Come già anticipato in precedenza, Guesty può essere provato gratuitamente per 14 giorni, poi ha un prezzo a partire da 16 euro/mese per inserzione. Ti segnalo che è disponibile anche sotto forma di applicazione per dispositivi Android (anche su store alternativi) e iPhone/iPad.
Per attivare la prova gratuita di Guesty, collegati alla pagina principale del servizio e clicca sul pulsante Inizia ora. Nella nuova schermata visualizzata, inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito, premi sul pulsante Inizia e inserisci tutti i dati richiesti nella schermata Raccontaci della tua attività ricettiva.
Fatto ciò, clicca sul pulsante Continua e accedi alla tua casella di posta elettronica: individua, quindi, l’email inviata da Guesty e premi sul pulsante Verifica indirizzo email contenuta al suo interno, per verificare la tua identità e completare la registrazione.
Nella nuova pagina apertasi, crea una password da associare al tuo account e premi sul pulsante Create password, dopodiché apponi il segno di spunta accanto alle piattaforme di prenotazione che stai attualmente utilizzando tra Airbnb, Booking e Vrbo o seleziona l’opzione Non ho alcun portale di prenotazione.
Infine, scegli se importare la tua struttura collegando l’account di uno dei servizi indicati in precedenza o premi sulla voce Lo farò più tardi, per procedere oltre e attivare la prova gratuita di 14 giorni.
SiteMinder
SiteMinder è una piattaforma online che permette di gestire e far crescere la propria attività alberghiera. La versione base, che ha un costo a partire da 69 euro/mese + IVA, offre strumenti che permettono la gestione di prenotazioni, tariffe e pagamenti, con anche la possibilità di aumentare la presenza online della struttura ottenendo l’accesso a oltre 450 canali di prenotazione, tra cui Booking, Airbnb, Trivago ed Expedia.
Inoltre, permette l’accesso a una sezione dedicata alle statistiche che permette di monitorare le prenotazioni al fine di individuare tendenze di mercato e ottimizzare le strategie relative ai prezzi e di consultare un report che consente di sapere come sta andando la struttura rispetto agli anni precedenti. È anche inclusa l’integrazione con il proprio PMS (Property Management System).
L’abbonamento SiteMinder Plus, che ha un costo di 95 euro/mese + IVA, consente anche di usufruire di strumenti per sviluppare il proprio sito Web e convertire le prenotazioni da quest’ultimo o dai social network senza commissioni. Inoltre, nella sezione dedicata alle statistiche sono disponibili ulteriori strumenti tramite i quali è possibile non solo verificare le tariffe delle strutture concorrenti ma anche ottimizzare i propri prezzi affinché siano coerenti con il mercato. Maggiori info qui.
Con SiteMinder è possibile anche gestire più di una struttura. In tal caso, però, è necessario richiedere l’attivazione di SiteMinder Multi-Property: per avere maggiori dettagli e conoscere i prezzi, collegati a questa pagina, compila il modulo di contatto con tutti i tuoi dati e invia la tua richiesta premendo sul pulsante Invia.
Per creare un account su SiteMinder e iniziare a gestire il tuo hotel su questa piattaforma, collegati alla pagina principale del servizio e seleziona l’opzione Prova gratis. Seleziona, poi, una delle opzioni disponibili tra 2-10 camere, 11 – 20 camere, 21-50 camere e Più di 50 camere a seconda del numero di camere presenti nel tuo hotel e compila il modulo di registrazione inserendo tutti i dati richiesti.
Fatto ciò, apponi il segno di spunta per accettare l’informativa sulla privacy e clicca sul pulsante Invia, per inviare la tua richiesta di accedere gratuitamente a SiteMinder. Entro poche ore sarai contattato da un esperto SiteMinder che non solo ti fornirà le indicazioni necessarie per accedere alla versione demo del servizio o attivarne la prova gratuita ma che risponderà anche a tutte le tue eventuali domande.
Per completezza d’informazione, ti segnalo che è possibile accedere a SiteMinder anche da smartphone o tablet: oltre a procedere tramite browser, puoi anche scaricare l’app per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi) e iPhone/iPad.
Altri programmi per gestione hotel
Oltre alle piattaforme che ti ho indicato nelle righe precedenti di questa guida, devi sapere che esistono altri programmi per gestione hotel che puoi prendere in considerazione. Ecco, dunque, un’ulteriore lista di soluzioni che potrebbero fare al caso tuo.
- Little Hotelier — è un software di gestione alberghiera che offre tutti gli strumenti necessari per coloro che hanno una piccola struttura. Oltre alla possibilità di gestire le prenotazioni, propone interessanti opzioni che permettono di automatizzare la comunicazione con i clienti, gestire i check-in, assegnare le camere, organizzare i servizi di pulizia e molto altro. Consente anche di creare un sito Web professionale per il proprio hotel in modo semplice e veloce e collegare oltre 450 canali di prenotazione per far crescere la propria attività e aumentare il numero di prenotazioni. Ha costi a partire da 29 euro/mese (il piano base prevede una commissione dell’1% per ogni prenotazione) con 30 giorni di prova gratuita. Anche in questo caso, per l’attivazione è necessario attendere di essere contattati da un consulente del servizio.
- Xenion — altro applicativo Web che permette la gestione della propria struttura ricettiva. Dispone di un channel manager che consente di gestire tutti i portali sul quale è presente il proprio hotel da un unico posto, con la possibilità di sincronizzare automaticamente prezzi e disponibilità. È un vero e proprio PMS online, tramite il quale gestire le prenotazioni, effettuare il check-in e creare il documento fiscale al check-out. Inoltre, fornisce utili strumenti per la registrazione degli ospiti, tra cui un’app per dispositivi mobili che permette di scannerizzare i documenti dei clienti. Consente anche la gestione dei preventivi e dei pagamenti, compresi quelli relativi alle consumazioni dei clienti. Per quanto riguarda gli hotel, ha costi a partire da 100 euro/mese ed è possibile richiedere una demo gratuita senza impegno per testarne tutte le funzionalità.
- Amenitiz — è una piattaforma specializzata nella gestione delle strutture ricettive, in particolare hotel, B&B e appartamenti turistici. Per quanto riguarda gli albergatori, offre una soluzione che permette di collegare i principali siti di prenotazione e gestire la propria attività in un unico posto. Offre anche la possibilità di progettare il proprio sito Web, che verrà realizzato dallo staff del servizio, avendo anche un sistema di prenotazione e pagamento integrato. Per accedere al servizio è necessario attivare un abbonamento, il cui prezzo varia a seconda della grandezza della propria struttura. In ogni caso, è necessario contattare lo staff di Amenitiz per attivare un account o richiedere una demo gratuita.
- eviivo — altra interessante soluzione offerta in cloud dedicata al settore alberghiero e in generale a chi ha una struttura ricettiva. Permette di gestire i dati della propria struttura su piattaforme come Booking, Expedia da un unico posto, garantendo che tariffe, disponibilità, foto, descrizioni, politiche e altro siano sempre aggiornate. Offre anche strumenti per semplificare la gestione dei pagamenti e automatizzare la comunicazione con gli ospiti, oltre alla possibilità di creare il proprio sito Web. Ha prezzi variabili a seconda del numero di strutture e camere da letto, con la possibilità sia di provare il servizio gratuitamente per 14 giorni che richiedere una demo.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
