Programmi per turnazioni di lavoro
Uno dei primi passi per avere successo nel lavoro è quello di essere puntuali e affidabili nelle proprie attività. Per fare ciò, occorre che i compiti assegnati e le cose da fare siano ben pianificate. È necessario, quindi, programmare gli orari e i turni, gli appuntamenti e le riunioni, al fine di permettere al team di lavoro di cooperare al meglio delle possibilità.
Programmare i compiti per un determinato periodo di tempo, a volte per settimane o addirittura mesi, può essere piuttosto difficile e oneroso. Soprattutto oggi che, con lo sviluppo dello smart working, occorre pianificare anche il lavoro da remoto. Per fortuna, anche in questo caso, la tecnologia ci viene in aiuto. Esistono, infatti, molteplici software e app che possono assisterci a strutturare e pianificare il calendario delle giornate di lavoro oltre a dare, agli stessi dipendenti, un maggiore controllo sui loro turni aggiornando la disponibilità e registrando gli orari da vari device.
Proprio perché il tempo è prezioso, è necessario, quindi, affidarsi a dei buoni programmi per turnazioni di lavoro: come quelli che ti segnalerò nei prossimi paragrafi e spero possano tornarti utili per ottimizzare il tuo lavoro. Buona lettura!
Indice
Programma turnazione di lavoro gratis
Iniziamo questa guida partendo da alcuni programmi per turnazioni di lavoro disponibili sia per le principali piattaforme desktop, sia da utilizzare direttamente da browser. Sono l'ideale per elaborare e pianificare al meglio il calendario dei turni in azienda.
Clockify (Web/Windows/macOS/Linux)
Con Clockify puoi tenere traccia dei fogli di presenza, delle ore di lavoro dei dipendenti, dello stato di avanzamento dei progetti, oltre a programmare il calendario per i turni di lavoro. La creazione dei fogli di presenza e dei turni di lavoro è possibile solo attraverso la piattaforma su browser, mentre invece la gestione del tempo impiegato è possibile anche tramite programmi disponibili sia per Windows che per macOS e Linux.
Clockify è totalmente gratuito e può essere utilizzato per un numero illimitato di utenti. Esistono, tuttavia, due piani di abbonamento al costo di 10 dollari/mese per la versione Plus e 30 dollari/mese per la versione Premium che aggiungono funzioni quali le modifiche in serie, l'aggiunta di tempi di lavoro conto terzi, l'esportazione personalizzata dei dati e molto altro ancora. Si tratta di una soluzione disponibile solo in lingua inglese, ma particolarmente intuitiva.
Per utilizzare Clockify occorre innanzitutto registrarsi al sito: per fare ciò, recati su questa pagina, clicca sul pulsante Sign Up Free collocato in alto a destra, inserisci il tuo indirizzo email e una password e clicca sul tasto Create Free Account. In alternativa puoi registrarti anche usando le tue credenziali Google. Dopodiché procedi all'attivazione, cliccando sul link Verify Email address contenuto nella email che ricevi. Una volta che avrai cliccato sul link di attivazione, sarai pronto a utilizzare Clockify.
Per pianificare i turni di lavoro con Clockify, la prima cosa da fare, è abilitare il foglio presenze. Clicca su Settings nel menu a sinistra e fai clic sul pulsante posto accanto alla voce Activate timesheet. Nel menu Timesheet, seleziona un progetto oppure creane uno nuovo, assegna un impiegato, tramite barra di ricerca Client, e aggiungi le ore di lavoro nelle relative caselle corrispondenti ai giorni. Al termine della compilazione delle ore di lavoro, nel totale in basso verranno riportate le ore totali per ciascun giorno, invece nella colonna a destra le ore totali per ciascun dipendente.
Passando il puntatore del mouse accanto a ogni ora di lavoro, cliccando sui 3 puntini, potrai ulteriormente personalizzare il turno di lavoro, scegliendo la fascia oraria e aggiungendo un'eventuale descrizione dell'attività svolta. Cliccando su Add new row puoi aggiungere ulteriori righe alla composizione dei turni, mentre invece premendo il pulsante Save as template salverai questa turnazione in modo da poterla utilizzare nelle settimane successive.
Cliccando, infatti, sulle frecce in alto a destra potrai andare avanti nelle settimane e compilare il calendario dei turni successivi. Facendo clic, invece, sull'icona a forma di Calendario potrai visualizzare tutto l'anno in corso. Cliccando, infine, su Calendar, nel menu a sinistra, avrai la composizione dei turni coi nomi dei dipendenti associati ognuno a un colore, per essere più facilmente distinguibili, con la possibilità di essere filtrati per settimana (Week) o per giorno (Day).
Per scaricare Clockify e utilizzarlo sul tuo computer, clicca sull'icona del tuo profilo in alto a destra e poi fai clic su Download apps. Nella pagina successiva clicca sul link relativo al sistema operativo installato sul tuo computer. Al termine del download, apri il file d'installazione ottenuto e segui la procedura guidata.
Ad esempio, se usi Windows, clicca su Esegui, poi su Next per tre volte, Sì e infine su Close, per concludere il setup. Se, invece, usi un Mac, decomprimi l'archivio .zip scaricato e trascina l'icona del programma all'interno della cartella Applicazioni, in modo da installarlo.
Dopo aver terminato l'installazione di Clockify e aver avviato il programma, nella finestra principale, quando inizi a lavorare (o quando inizieranno i tuoi colleghi o dipendenti) potrai avviare il timer cliccando il tasto triangolo blu oppure aggiungere dettagli su ciò a cui stai lavorando. Inoltre Clockify terrà traccia di quali software hai utilizzato o quali siti Web hai visitato per poter creare un report dettagliato del tempo trascorso a lavoro (ovviamente i dati saranno visibili solo a te).
Clockify dispone anche di un'app per Android (prelevabile pure da store alternativi) e iOS/iPadOS per usarlo in mobilità.
Sling (Web)
Sling è uno strumento che, direttamente dal tuo browser, quindi senza installare alcun software sul PC, ti permette di gestire le risorse umane e pianificare gli orari dei tuoi dipendenti oltre a comunicare con loro. Potrai, inoltre, monitorare il tempo di lavoro effettivo per ogni impiegato calcolando automaticamente il numero di ore complessive per ciascuno di essi.
Sling è gratuito e può essere utilizzato per un numero illimitato di utenti. Tuttavia è possibile sottoscrivere due piani di abbonamento al costo di 1,70 dollari/mese per la versione Premium e 3,40 dollari/mese per la versione Business, per aziende più complesse e con funzioni di report più dettagliate. È in lingua inglese, ma molto intuitivo.
La prima cosa da fare, dopo aver effettuato l'accesso al sito ufficiale, è registrarsi al servizio: per fare ciò, clicca sul tasto Get Started e, nella pagina successiva, seleziona se creare un nuovo account oppure se aggiungerti a un team di lavoro già esistente. Nel primo caso, fai clic su Create a new Sling account e inserisci i dati richiesti (nome, cognome, indirizzo email, telefono e una password sicura), infine clicca su Next. In alternativa puoi registrarti anche usando le tue credenziali Google. Dopodiché procedi all'attivazione, cliccando sul link Verify Email contenuto nella email che ricevi. Una volta che avrai cliccato sul link di attivazione, sarai pronto a utilizzare Sling.
Inserisci le informazioni della tua azienda, il numero di impiegati, le posizioni e i ruoli e, infine, aggiungi i nomi dei dipendenti con i relativi indirizzi email. Clicca poi sul pulsante Start Scheduling.
Per pianificare i turni di lavoro con Sling, per prima cosa, clicca sul menu Schedule, in alto, dopodiché premi il pulsante Create shift oppure clicca il pulsante + che appare passando il mouse sui giorni nel calendario. Si apparirà una nuova pagina in cui inserire tutti i dettagli del turno.
Seleziona un orario o imposta un blocco temporale combinando, ad esempio, tempo di lavoro e le pause, seleziona il ruolo, l'impiegato ed, eventualmente, dei compiti specifici e delle note aggiuntive. Decidi, inoltre, se ripetere lo stesso turno automaticamente per le settimane successive. Infine, clicca sul pulsante verde Save per aggiungere il turno al calendario. Dopodiché clicca sul tasto verde Publish collocato in alto a destra per pubblicare il calendario completo dei turni di lavoro cosicché possa essere visualizzata da tutti gli impiegati dell'azienda.
Nel menu in alto ci sono due voci molto interessanti per la creazione di una turnazione di lavoro: la sezione Pending approval dove verranno visualizzate le richieste di turno degli impiegati e Unavailability in cui troverai le eventuali indisponibilità di ciascun lavoratore.
Una volta che avrai terminato la compilazione del calendario dei turni di lavoro, potrai salvare lo schema come template da utilizzare successivamente. Per fare ciò, sempre nella schermata Full Schedule, clicca sui tre puntini in alto a sinistra e seleziona la voce Save Schedule From Template. Viceversa, per caricare un template nel calendario, occorre cliccare su Load Schedule From Template.
Inoltre potrai decidere di salvare in file .pdf tutto il piano cliccando sull'icona della stampante e, dopo aver personalizzato le impostazioni, facendo clic sul pulsante Download PDF. Al termine del download potrai comodamente stamparlo o utilizzarlo come allegato.
Sling dispone anche di un'app per Android (compresi store alternativi) e iOS/iPadOS.
Findmyshift (Web)
Findmyshift consente alle aziende di tenere sott'occhio le ore di lavoro dei dipendenti integrandole con notifiche automatizzate per quanto riguarda ritardi, inizio anticipati o assenze del personale. I dipendenti, inoltre, possono utilizzare la piattaforma per richiedere o scambiare i turni coi propri colleghi. Findmyshift è gratuito con la limitazione fino a 5 membri, in alternativa esistono 3 piani di abbonamento al costo di 22 euro/mese per 20 membri, 33 euro/mese per 100 membri e 55 euro/mese per 500 membri. Inoltre è possibile provare una versione dimostrativa dell'applicativo.
La prima cosa da fare, dopo aver effettuato l'accesso al sito ufficiale, è registrarsi al servizio. Per fare ciò, clicca sul tasto Inizia e inserisci i nomi degli impiegati per poi cliccare su Salva e Continua. Per aggiungere i turni di lavoro, fai clic destro sul giorno corrispettivo al dipendente e seleziona Aggiungi Turno, scrivi l'ora di inizio e fine turno e premi Invio sulla tua tastiera. Facendo clic prolungato su uno dei turni sarà possibile trascinarlo e spostarlo da un impiegato all'altro.
Cliccando sul menu in alto, Personale, sarà possibile personalizzare l'intero staff dell'azienda, aggiungendo anche opzioni sulla paga e i permessi di lavoro. Al termine della compilazione del piano dei turni, sarà possibile inviare singolarmente, a ogni membro dello staff, un'email con il suo turno settimanale. In alternativa è possibile anche acquistare dei crediti SMS per inviare dei brevi messaggi di testo sui loro cellulari.
Potrai esportare il calendario dei turni di lavoro cliccando sul pulsante Scarica in alto a destra, decidendo se scaricarlo in PDF o XLSX. Findmyshift permette di salvare il proprio lavoro creando un account: per fare ciò, clicca su Salva account in alto a destra, inserisci il tuo indirizzo email e una password e accetta le condizioni di utilizzo. Clicca infine su Salva account.
Findmyshift dispone anche di un'app per Android (presente anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, per usare il servizio in mobilità.
Altri programmi turnazione di lavoro gratis
Ti elenco di seguito altri programmi per turnazioni di lavoro che meritano di essere presi in considerazione.
- Bitrix24 (Web/Windows/macOS/Linux) — è uno dei software più utilizzati per la gestione dei turni di lavoro. Consente di organizzare qualsiasi tipo di attività, soprattutto quelle delle risorse umane. Con Bitrix24 avrai a disposizione tutti gli strumenti adatti ad assegnare le attività, i compiti e gestire il personale e i turni di lavoro, personalizzando gli spostamenti e i vari tipi di assenze dei tuoi dipendenti. Bitrix24 dispone anche di un'app per Android e iOS/iPadOS. Maggiori info qui.
- Microsoft Excel (Web/Windows/macOS) — anche la famosa applicazione di casa Microsoft permette di realizzare facilmente dei fogli di turnazione di lavoro gratis. Sarà possibile, infatti, personalizzare ogni riga con il nome dell'impiegato, l'indirizzo email, la data e ora inizio turno e data e ora fine turno. In ogni caso può tornarti utile cercare su Google qualche template o modulo compilabile pronto all'uso. Magari potresti usare come termini di ricerca “modello di Excel per turni” oppure “modello per i turni di lavoro con Excel”.
- Connecteam (Web) — è una piattaforma di gestione dei dipendenti all in one. Tramite Connecteam potrai comunicare con i tuoi dipendenti, gestendoli e informandoli singolarmente. Ti sarà possibile, inoltre, creare un piano di turni con il monitoraggio del tempo anche tramite aggiornamenti GPS. Connecteam dispone di una versione gratuita per aziende fino a 10 utenti. In alternativa esistono 3 piani di abbonamento al costo di 29 dollari/mese per il piano Basic, 49 dollari/mese per il piano Advanced e 99 dollari/mese per il piano Expert.
App per turnazioni di lavoro
La maggior parte delle soluzioni menzionate finora dispone anche di applicazioni per smartphone e tablet. In ogni caso, se vai alla ricerca di altre app per turnazioni di lavoro, dai un'occhiata all'elenco seguente.
- Shift Worker Calendar (Android/iOS) — una delle app più complete per la pianificazione dei turni di lavoro. Quest'applicazione infatti ha una funzione di riempimento automatico che permette di compilare e assegnare i compiti e i turni automaticamente per l'intero mese.
- Calendario dei turni di lavoro (Android/iOS/iPadOS) — è tra le app più utilizzate per organizzare i turni di lavoro. Nonostante la sua semplicità e facilità d'uso, in pochi passaggi pianificherai un intero calendario. Potrai inserire, inoltre, notifiche e personalizzare i turni con emoticon e colori.
- Look&Go (Android/iOS) — ti permette di pianificare, gestire e comunicare i turni di lavoro ai dipendenti. Potrai monitorare i dati in tempo reale e modificare gli orari che verranno comunicati tramite app agli interessati. Look&Go è in prova gratuita per 30 giorni al termine dei quali sarà possibile decidere se disdire o rinnovare il proprio abbonamento (da disattivare prima del rinnovo per evitare addebiti indesiderati).
Per ulteriori soluzioni utili, puoi anche leggere la mia guida specifica sulle app per organizzare lavoro.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
