Come fare una scansione in PDF

Per lavoro utilizzi spesso lo scanner e, solitamente, non hai problemi a comprenderne il suo funzionamento. Ultimamente però, hai ricevuto una richiesta inusuale da parte del tuo capo e questa ti ha messo un po' in difficoltà: “Hai scansionato i documenti che ti ho mandato? Sì? Benissimo! Non è che potresti inviarmeli per email in formato PDF? Mi faresti un grandissimo favore”. Non è la prima volta che ti ritrovi in una situazione del genere: in passato sei stato costretto a perdere minuti preziosi per raggruppare tutte le immagini che avevi scansionato e trasformarle in un unico file in formato PDF.

Come dici? Le cose stanno effettivamente nel modo in cui le hai descritte, ed è questo il motivo per cui hai cercato informazioni su come fare una scansione in PDF? Beh, sappi è arrivato il momento di dire basta alle perdite di tempo inutili. Nel corso di questo tutorial troverai tutto ciò che ti serve per risolvere questo problema tecnologico e velocizzare questa procedura.

Prima che tu possa preoccuparti, ti rassicuro subito: ciò che ti spiegherò in questa guida è abbastanza semplice da effettuare e non è richiesta alcuna competenza tecnica particolare. Tutto ciò che devi fare è metterti seduto comodo e leggere le mie indicazioni: sono sicuro che se le seguirai passo dopo passo non potrai sbagliare. Ti auguro una buona lettura e un buon lavoro.

Operazioni preliminari

Prima di entrare nel vivo di questa guida e di passare alla scansione vera e propria, controlla di aver opportunamente configurato tutto l'occorrente. Per esempio, se intendi usare uno scanner (o una stampante multifunzione) dal computer, assicurati che il dispositivo sia acceso e correttamente collegato al computer oppure alla rete locale e che i driver risultino correttamente installati e funzionanti.

Qualora non avessi ancora provveduto a configurare il dispositivo di acquisizione, ti suggerisco di prenderti un po' di tempo e di leggere la mia guida su come collegare lo scanner al computer oppure il mio tutorial su come installare una stampante, se il dispositivo di acquisizione fa invece parte di una stampante multifunzione.

Per quanto riguarda invece smartphone e tablet, il discorso è un po' differente: se possiedi una stampante multifunzione relativamente moderna e dotata di servizi di rete, puoi usare lo quasi sempre lo scanner in essa incorporato sfruttando l'app proprietaria del produttore del dispositivo, a patto che il telefono/tablet e la stampante risultino collegati alla stessa rete, così come trovi spiegato qui.

In alternativa, è possibile usare la fotocamera dello smartphone (o del tablet) a mo' di scanner, grazie a una serie di applicazioni progettate proprio per questo scopo; certo, la qualità del documento risultante potrebbe non essere pari a quella ottenibile tramite uno scanner vero e proprio, ma vale sempre la pena tentare.

Tema di questa mia guida sarà, per l'appunto, spiegarti come scannerizzare un documento e archiviarlo in PDF dai più diffusi sistemi operativi per computer, smartphone e tablet: sta a te scegliere la procedura più adatta alle tue reali esigenze!

Come fare una scansione in PDF con Windows

Per iniziare, vediamo insieme come acquisire un documento in formato PDF sui computer dotati di Windows.

Scanner Windows

Una delle applicazioni che puoi usare per riuscire nell'impresa è Scanner Windows, compatibile con Windows 11, Windows 10 e Windows 8.x e ottenibile gratuitamente dal Microsoft Store. Pertanto, se non ce l'hai già, provvedi a scaricarla cliccando sul link che ti ho fornito poco fa, premendo sul pulsante Apri in Microsoft Store (se necessario) e, giunto al market di Windows, avviane l'installazione premendo sul pulsante Ottieni; laddove non avessi ancora effettuato l'accesso a un account Microsoft, ti verrà chiesto se portare a termine quest'ultima operazione in corso d'opera, oppure no.

Ad ogni modo, a download completato, avvia Scanner Windows premendo sul pulsante Apri (oppure servendoti dell'icona che, nel frattempo, è stata creata nel menu Start/Start Screen di Windows) e attendi qualche istante, affinché il programma carichi tutte le impostazioni del caso.

Ora, verifica che in corrispondenza del menu a tendina Scanner sia presente il nome del tuo scanner (altrimenti selezionalo manualmente) e premi sul pulsante Mostra dettagli, in modo da visualizzare l'elenco completo delle opzioni disponibili.

A questo punto, imposta il menu a tendina Origine, se presente, sull'elemento di acquisizione che preferisci usare (ad es. Piano per usare la lente orizzontale, oppure Vassoio per caricare il documento dall'alimentatore automatico), scegli l'opzione PDF nel menu a tendina Tipo file e indica se stampare a colori in bianco e nero, intervenendo sul menu a tendina Colore.

Per finire, imposta la risoluzione di stampa mediante il menu dedicato e, se non vuoi che il documento venga salvato nella cartella Immagini\Scansioni di Windows, clicca sulla dicitura Salva file in e scegli la nuova cartella di salvataggio, servendoti del pannello che compare sullo schermo.

Il gioco è praticamente fatto: inserisci ora il documento sul piano dello scanner, oppure nel vassoio ADF (laddove non avessi già eseguito questa operazione) e premi sul pulsante Anteprima, per visualizzare un'anteprima del documento digitalizzato; ora, se lo ritieni opportuno, definisci i bordi del documento servendoti dei cursori che compaiono sullo schermo e completa l'acquisizione, premendo sul pulsante Digitalizza. Facile, no?!

Altre soluzioni per fare una scansione in PDF con Windows

Se, per qualche motivo, la soluzione che ti ho segnalato in precedenza non incontra alla perfezione quelle che sono le tue necessità, puoi far riferimento a uno tra i numerosi software alternativi dedicati all'acquisizione di documenti.

• NAPS2: è un programma che consente di acquisire documenti (anche multi-pagina) in formato PDF. Giacché il software è munito del supporto alla tecnologia OCR (cioè al riconoscimento del testo incluso nel documento) è possibile usarlo per creare, al momento, PDF contenenti testo che può essere selezionato o modificato. È gratuito e compatibile con tutte le edizioni di Windows.
• PDF24 Creator: si tratta principalmente di un software mirato alla manipolazione di documenti PDF; tuttavia, esso integra una pratica funzione che consente di acquisirli al volo direttamente dallo scanner, e di apportarvi tutte le modifiche del caso prima ancora di effettuarne il salvataggio. È gratuito.
• ABBYY FineReader: altro ottimo programma mirato alla digitalizzazione dei documenti in formato PDF. Caratteristica principale di questo software è l'ottimo supporto per la tecnologia OCR, disponibile in diverse lingue (tra cui l'italiano). ABBYY FineReader è a pagamento (con prezzi a partire da 117€/anno), ma prevede un periodo di prova gratuita pari a 7 giorni.
• Fax e scanner di Windows: si tratta di un'utility inclusa “di serie” in tutte le edizioni di Windows a partire da XP, la quale consente di digitalizzare documenti nel giro di un paio di clic. Il salvataggio in PDF non è supportato, pertanto i documenti digitalizzati dovranno poi essere convertiti in suddetto formato, usando uno tra i tanti convertitori PDF disponibili sulla scena.
• Software dei produttori: quasi tutte le più celebri case produttrici di stampanti multifunzione e scanner mettono a disposizione dell'utente un programma dedicato, in grado di acquisire documenti in molteplici formati (PDF incluso). Software di questo tipo possono essere generalmente scaricati dai siti Web dei produttori stessi, oppure dal Microsoft Store.

Per approfondire l'argomento in questione, dà uno sguardo alla mia guida ai programmi per utilizzare lo scanner, nella quale ho avuto modo di fornirti ulteriori dettagli circa le soluzioni menzionate poco fa.

Come si fa a salvare una scansione in PDF su Mac

Passiamo ora al Mac: anche in questo caso, effettuare la scansione in PDF di un documento è poco più di un gioco da ragazzi. Trovi tutto spiegato qui sotto.

Anteprima

La prima applicazione di cui voglio parlarti è Anteprima, ossia il visualizzatore di documenti installato “di serie” su tutti i computer di casa Apple: esso dispone di un sistema di acquisizione tanto semplice quanto comodo in grado, tra le altre cose, di salvare gli elementi acquisiti direttamente in formato PDF.

Dunque, per iniziare, avvia l'applicazione in oggetto facendo doppio clic sulla sua icona, disponibile nel menu Vai > Applicazioni del computer; la finestra di Anteprima è invisibile se non sono aperti documenti, pertanto dovresti essere in grado di vedere esclusivamente la barra dei menu del programma (in alto).

Quando ciò avviene, clicca sul menu File > Importa da [nome scanner], attendi qualche secondo affinché lo scanner venga riconosciuto e poggia il foglio da digitalizzare sul piano dello scanner, oppure nel vassoio. Fatto ciò, clicca sul pulsante Mostra dettagli e attendi che venga realizzata un'anteprima del documento digitalizzato.

A questo punto, se necessario, traccia l'area di acquisizione con il mouse, intervenendo sull'anteprima del foglio, dunque imposta i parametri aggiuntivi (tipo di colore, risoluzione, dimensioni e angolo di rotazione) usando le restanti opzioni che vedi sullo schermo; per acquisire il file così come lo vedi nell'anteprima, lascia tutti i valori inalterati.

Per finire, imposta il menu a tendina Formato sulla voce PDF e scansiona il documento, premendo sul pulsante apposito; ad acquisizione completata, puoi servirti dell'editor integrato in Anteprima per aggiungere filtri, testi e annotazioni al file. Quando sei soddisfatto del risultato, premi sul pulsante (x) (lo stesso con cui chiudi le applicazioni di solito), in modo da visualizzare la schermata di salvataggio: indica quindi il nome del file, la posizione in cui salvarlo ed eventuali protezioni da apporvi e premi sul bottone Salva, in modo da concludere il tutto.

Altre soluzioni per salvare una scansione in PDF su Mac

Oltre ad Anteprima, esistono molte altre applicazioni che consentono di acquisire documenti in formato PDF su Mac: Acquisizione Immagine, per esempio, è il programma di scansione pre-installato in tutti i computer a marchio Apple. Sebbene sia progettato per l'acquisizione di foto e, in generale, immagini, è presente un'opzione che consente di abilitare il salvataggio degli elementi acquisiti in formato PDF.

Altro interessante software della categoria è Prizmo: si tratta di un'applicazione dedicata all'acquisizione dei documenti che, tra le altre cose, permette di usare la tecnologia OCR per il riconoscimento del testo. Il programma costa 59,99€, ma è incluso in Setapp, un servizio che consente di accedere a un gran numero di applicazioni per Mac a pagamento, previa sottoscrizione di un abbonamento al prezzo di 9,99€/mese (con prova gratuita di 7 giorni). Ti ho illustrato il funzionamento di Setapp in questo tutorial.

Ti segnalo, per completezza d'informazione, che è possibile scaricare una versione a costo zero di Prizmo dal suo sito Web, la quale però presenta alcune limitazioni di sorta, come l'oscuramento parziale del testo acquisito con OCR attivo oppure l'aggiunta di un watermark ai documenti digitalizzati, tanto per citartene alcune.

Per ulteriori chiarimenti, ti consiglio di prendere visione della mia guida su come scannerizzare con Mac, nella quale ho avuto modo di fornirti tutti i dettagli della questione.

Come fare la scansione di un documento in PDF con Android

Passiamo ora alla scansione in PDF da Android: se disponi di una stampante multifunzione e hai installato l'app di gestione ufficiale del produttore, prelevandola dal Play Store oppure dal market alternativo a bordo del tuo device, ci sono ottime probabilità che tu sia in grado di usare direttamente lo scanner della stampante e di salvare il file ottenuto in formato PDF. L'unico requisito da rispettare, in questo caso, è che la multifunzione e il telefono (oppure il tablet) siano collegati alla stessa rete.

Per farti un esempio, se possiedi una multifunzione HP e hai installato e configurato l'app HP Smart, puoi avviare l'acquisizione di un nuovo documento premendo sul pulsante Scansione stampante, situato nella schermata principale della summenzionata applicazione; fatto ciò, accedi al tuo account HP (oppure creane subito uno, premendo sul pulsante dedicato), tocca la scheda Documento e specifica il formato e la risoluzione del file digitalizzato, intervenendo sui campi dedicati.

Successivamente, poggia il foglio sul piano oppure sul vassoio dello scanner, premi sul simbolo del cerchio per avviare la digitalizzazione di anteprima e imposta i contorni del documento da acquisire, se necessario; avvia poi il salvataggio del documento sfiorando il pulsante dedicato e, prima di procedere, imposta il menu Tipo file su PDF di base. Per saperne di più in merito alle modalità d'impiego di HP Smart per effettuare scansioni da smartphone e tablet, dà un'occhiata alla guida specifica che ho dedicato all'argomento.

Se non disponi di una stampante multifunzione da usare per lo scopo, puoi sempre acquisire i tuoi documenti in formato PDF, avvalendoti della fotocamera del dispositivo e di un'app dedicata, come Genius Scan: dopo averla scaricata sul tuo dispositivo, avviala, fai tap sul simbolo della fotocamera e rispondi affermativamente ai messaggi che compaiono subito dopo, così da autorizzare l'app all'uso della fotocamera del dispositivo.

In seguito, inquadra il documento da acquisire, attendi che l'app lo riconosca in automatico e premi sul simbolo del segno di spunta collocato in alto, in modo da digitalizzarlo; qualora il riconoscimento automatico dovesse fallire, puoi scattare manualmente una foto, premendo sul cerchio che vedi in basso.

Ci siamo quasi: se ritieni necessario apportare modifiche al documento, fai tap sulla sua anteprima e serviti degli strumenti che compaiono sullo schermo, per ottenere il risultato proposto; se vuoi acquisire un'ulteriore pagina, premi invece sul pulsante (+) e ripeti tutti i passaggi visti finora.

Ad acquisizione completata, assegna un nome al documento digitandolo nel campo visibile in alto, premi sul simbolo della condivisione e imposta il formato di salvataggio sull'opzione PDF; per concludere, indica le dimensioni del documento e premi sul pulsante Memoria del dispositivo, in modo finalizzarne il salvataggio.

In caso di dubbi o problemi, oppure per informazioni circa altre app per scannerizzare documenti su Android, ti invito a consultare la guida specifica che ho realizzato sull'argomento.

Come fare la scansione di un documento in PDF con iPhone

Anche su iPhone vale lo stesso discorso già visto per Android: se hai avuto modo di installare lo scanner a bordo della tua stampante multifunzione mediante una delle app ufficiali del produttore (ad es. HP Smart, Epson DocumentScan oppure Brother iPrint&Scan, per farti qualche esempio), basta avviarla, premere sul pulsante della Scansione e aver cura di salvare il file in formato PDF, selezionando l'opzione apposita. Anche in questo caso, la stampante e l'iPhone (oppure l'iPad) devono essere necessariamente collegati alla medesima rete.

Laddove non avessi a disposizione una stampante multifunzione, puoi sfruttare la fotocamera del dispositivo e fare la scansione del documento mediante l'applicazione Note: avvia quest'ultima, premi sul pulsante Continua (se necessario) e tocca l'icona del foglio con la matita, posta in basso a destra, per avviare la creazione di un nuovo documento.

Adesso, fai tap sull'icona della macchina fotografica (se non la vedi subito, sfiora prima il pulsante (+), in modo da visualizzare l'intera barra degli strumenti di Note), tocca la voce Scansiona documenti visibile nel menu che va ad aprirsi e inquadra il documento cartaceo da acquisire, in modo che l'app ne avvii il riconoscimento automatico. Se quest'ultimo dovesse fallire, premi sul pulsante a forma di cerchio collocato in basso e definisci i bordi del foglio, intervenendo sui cursori visualizzati sul display.

Ad acquisizione completata, premi sulle voci Salva la scansione e Salva e, se sei soddisfatto del documento così come è, tocca il simbolo della condivisione e archivia il file in memoria, premendo sulla voce Salva su File; se, invece, hai bisogno di modificare il documento, fai tap sull'anteprima dell'immagine e utilizza gli strumenti integrati, per apportare i cambiamenti che desideri. A lavoro completato, salva il file seguendo lo stesso procedimento illustrato poc'anzi.

Oltre a Note, anche l'app File di iOS/iPadOS consente di avviare la scansione di un documento tramite fotocamera: dopo averla aperta, tocca il simbolo (…) posto in alto a destra e premi sulla dicitura Scansione documenti, residente nel menu che compare.

Per approfondimenti circa altre app per salvare PDF su iPhone, dà un'occhiata al tutorial specifico sul tema, disponibile sul mio sito.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.