Segretaria virtuale
Nei prossimi mesi dovrai assentarti spesso dal tuo studio e hai paura di perdere telefonate importanti da parte dei clienti? Anche se programmi di ingaggiarne una quanto prima, le tue entrate non ti permettono ancora di avere una segretaria a tempo pieno in sede? Allora dovresti prendere in considerazione i servizi di segretaria virtuale disponibili sul Web.
Qualora non ne avessi mai sentito parlare, si tratta di call center remoti che possono rispondere a tuo nome alle chiamate dei clienti e fornirti resoconti dettagliati su queste ultime. Puoi anche richiedere la creazione di una lista VIP e il trasferimento delle chiamate più urgenti, in modo da ricevere solo le telefonate che contano davvero. Scopriamone insieme alcuni fra i migliori e vediamo come funzionano.
Detto questo, se sei quindi curioso di sapere di più su questo particolare tipo di servizio, ti consiglio di continuare nella lettura. Prenditi qualche minuto di tempo libero, leggi attentamente quanto ho da dirti e poi sperimenta quello che sembra maggiormente adatto alle tue esigenze. Non mi resta altro da fare, a questo punto, se non augurarti buona lettura e buona fortuna per tutto!
Indice
Informazioni preliminari
Prima di vedere, nel dettaglio, a quali dei molti servizi di segretaria virtuale rivolgersi, è utile avere qualche informazione in più su questa particolare tipologia di offerta.
Un/a segretario/a virtuale, detto/a anche assistente virtuale è, in poche parole, una persona (o meglio, un team di persone) che si occupa di tutti i normali aspetti di segreteria da remoto, appoggiandosi ad agenzie specializzate oppure lavorando in autonomia.
Risponde quindi a telefonate, messaggi ricevuti tramite social network, app di messaggistica istantanea ed email, oltre a prendere appuntamenti, organizzare l’agenda e offrire report informativi periodici sul lavoro svolto. In più, in alcuni casi, si occupa anche di mansioni relative alle questioni burocratico — amministrative come la compilazione di fatture, modelli fiscali e similari.
Tutto questo, quindi, permette di ovviare il problema dell’assenza dal lavoro, ma anche di gestire al meglio il tempo, delegando tutte le mansioni elencate in precedenza in favore di altri aspetti del proprio business.
Normalmente, inoltre, il servizio è attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 (ma questo dipende dalla specifica agenzia alla quale ci si rivolge o dal pacchetto che si acquista) e può essere utilizzato per un periodo di tempo limitato, contestualmente a un progetto, oppure con continuità, se le circostanze lo richiedono.
Segretaria virtuale: costi
Per quanto riguarda i prezzi, questi ultimi variano di molto in base al pacchetto di servizi che si decide di richiedere, alle mansioni effettivamente svolte dalla segretaria/o virtuale e, in sostanza, dalla mole di lavoro.
A livello generale, comunque, i pacchetti partono da un minimo di 20 euro al mese (per quelli più contenuti, dove la segretaria si limita a rispondere alle telefonate per un tot. di minuti al mese, solitamente intorno ai 90) fino a cifre di circa 500 euro al mese per i pacchetti completi, pensati per professionisti avviati e imprese medio — grandi, dotati di molti servizi.
Segretaria virtuale da remoto: servizio online
Scoperto come funziona il servizio di segreteria virtuale e i suoi costi, è ora di passare al vivo del tutorial. Nei prossimi paragrafi trovi quindi diversi servizi ai quali ti puoi rivolgere in caso di necessità.
Segretaria.me
Il primo portale di segretaria virtuale di cui voglio parlarti è Segretaria.me. Si tratta di un servizio ideato per imprenditori, studi medici e professionisti in generale, che offre diversi pacchetti mensili a prezzi variabili.
In linea generale, comunque, ognuno di essi comprende un team di segretaria virtuale che risponde alle telefonate in arrivo e provvede a richiamare in caso di chiamata senza risposta, fissa appuntamenti, gestisce agende, calendari e conferma riunioni, inoltra e filtra le chiamate e comunica in tempo reale tramite email, SMS e App Segretaria.me (Android, anche su store alternativi, e iOS/iPadOS).
Inoltre, in ogni pacchetto, è compreso un numero di telefono VoIP sul quale deviare le chiamate, l’App Segretaria.me, il pannello di gestione utile per ricevere aggiornamenti sul lavoro svolto e interagire con le segretarie, la segreteria telefonica umana (dalle 09.00 alle 19.00) e digitale (dalle 19.00 alle 09.00) e il servizio clienti.
Per quanto riguarda i pacchetti, al momento, ce ne sono tre: Open, da 75 euro/mese (IVA esclusa, con primo mese gratuito) che comprende fino a 95 minuti/mese, segretaria operativa 7 giorni su 7 dalle 09.00 alle 19.00, un numero di rete fissa, 2 agende e 8 approfondimenti; Full, da 150 euro/mese (IVA esclusa) che comprende gli stessi vantaggi elencati in precedenza più 254 minuti/mese, 5 agende e 12 approfondimenti; ed Executive, da 500 euro/mese (IVA esclusa), che prevede 925 minuti/mese, 10 agende e 20 approfondimenti. Maggiori info sui prezzi qui.
Puoi effettuare un test gratuito del servizio collegandoti alla sua pagina Web ufficiale e compilando il modulo che trovi al centro dello schermo. Inserisci, dunque, un testo relativo alle frasi che intendi far dire alla segretaria, un eventuale numero di telefono a cui inoltrare le chiamate e il tuo indirizzo email, dunque clicca su Clicca e chiama e ti verrà mostrato il numero da chiamare per saggiare le potenzialità del servizio di segreteria offerto.
Per usufruire appieno di Segretaria.me, come prima cosa, collegati alla sua pagina Web ufficiale, quindi premi sul tasto Attiva ora collocato in alto a destra, scegli un pacchetto tra quelli disponibili (in particolare Open, se vuoi usufruire del mese gratuito) e compila tutti i campi con i dati richiesti come Partita IVA, Codice fiscale, Ragione sociale ecc. Dopodiché seleziona un metodo di pagamento tra carta di credito o PayPal, accetta le condizioni e clicca sul tasto Continua.
Nel caso in cui, inoltre, ti servissero maggiori informazioni su diversi aspetti del servizio ti consiglio di consultare la sezione dedicata alle FAQ del sito o, in alternativa, di chiamare il numero verde 800 10 80 80.
MySegretaria
Un altro ottimo servizio di segretaria virtuale è MySegretaria, che offre pacchetti competitivi ed è associato anche a MyCentralino, un centralino telefonico avanzato (compreso nel prezzo) che permette di gestire ferie, orari di apertura, messaggi personalizzati e musica d’attesa. Il servizio, inoltre, è pensato principalmente per studi legali, studi medici, studi assicurativi, amministratori di condominio ed e-commerce.
Le segretarie di MySegretaria, disponibili dalle 09.00 alle 19.00 dal lunedì al venerdì, rispondono alle chiamate seguendo le indicazioni fornite in app e richiamano in caso di chiamata persa, fissano appuntamenti su un calendario condiviso, inviano email informative su chi chiama, a che orario e perché e inoltrano solo le tipologie di chiamate utili concordate precedentemente.
Tra i servizi compresi in tutti i pacchetti, inoltre, ci sono un numero VoIP nazionale, il pannello di gestione nell’area dedicata, approfondimenti per spiegare in dettaglio come funziona l’attività, segreteria telefonica al di fuori degli orari d’ufficio e un’app mobile per impostare gli stati, mettere nella blacklist alcuni clienti e svolgere altre utili funzioni.
Per quel che riguarda i pacchetti sottoscrivibili, ce ne sono tre, tutti con un mese di prova gratuito (per un totale di 75 euro di servizi): Agile, al prezzo di 25 euro/mese, studiato per professionisti che hanno un traffico telefonico limitato; Proxima, al prezzo di 75 euro/mese, pensato per chi ha un traffico telefonico medio e necessita di gestione delle prenotazioni; ed Elite, al prezzo di 150 euro/mese, ideato per aziende medio grandi o professionisti con elevato traffico telefonico.
Per sfruttare la prova gratuita collegati alla pagina Web ufficiale di MySegretaria, scorrila verso il basso fino a quando non individui la sezione Le nostre 3 soluzioni e premi il tasto Attiva ora.
Dopodiché, nella pagina che vedi aprirsi, compila il modulo che ti viene proposto con Nome, Cognome, Numero, Email ed eventualmente un Messaggio, quindi apponi il segno di spunta alla casella Sono un essere umano e premi il tasto Invia. In questo modo potrai essere ricontattato da un consulente, con il quale discutere del pacchetto più adatto alle tue esigenze e attivarlo. In alternativa chiama il numero 06 86 85 84 83 per avere informazioni in maniera più rapida e diretta.
Segretaria24
Se stai cercando una segretaria virtuale, prova a dare un’occhiata a Segretaria24. Si tratta di un servizio attraverso il quale imprenditori e liberi professionisti possono affidare a segretarie in remoto le comunicazioni con i clienti. Le operatrici rispondono alle chiamate seguendo le indicazioni ricevute, fissano appuntamenti su calendari condivisi e forniscono report in tempo reale sul contenuto delle telefonate ricevute.
È inoltre possibile creare una lista di contatti VIP da trattare in modo diverso rispetto agli altri e richiedere il trasferimento di chiamata per le comunicazioni più importanti. Il servizio, su richiesta, può anche essere attivato 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Tra le altre cose, è offerta anche un’app per Android (anche su store alternativi) e iOS/iPadOS, tramite la quale decidere come le segretarie devono rispondere ai clienti fornendo istruzioni e modificandole in maniera flessibile.
Il primo mese di abbonamento non ha costi di servizio e le prime due settimane di prova sono gratuite, dopodiché i pacchetti si suddividono in tre tariffe: Base a 59,90 euro/mese, Standard a 99,90 euro/mese e Professionale a 179,90 euro/mese. Maggiori info sui prezzi qui.
Se vuoi testare il servizio offerto da Segretaria24 per due settimane prima di sottoscrivere un abbonamento (ottenendo anche 25 euro di saldo iniziale), collegati al suo sito Internet ufficiale, premi sul tasto Prova gratuita collocato in alto a destra, compila il modulo che vedi aprirsi nella pagina successiva con tutti i dati richiesti (Nome dell’azienda, Indirizzo email, Nome, Numero di telefono, Scrivi qui eventuali domande) e premi sul tasto Richiesta di un preventivo. In questo modo verrai contattato da un consulente per discutere delle soluzioni più adatte a te e alle tue esigenze.
Per maggiori informazioni, inoltre, puoi consultare la sezione dedicata al funzionamento di Segretaria24, agli esempi di utilizzo o, in alternativa, contattare il numero verde 800 97 52 25.
Segretaria in Cloud
Cerchi un servizio di segretaria virtuale economico e flessibile? Allora Segretaria in Cloud potrebbe essere quello che fa per te! Si tratta, infatti, di un portale di segretarie virtuali che, a partire da 19 euro/mese, offre un team di quattro segretarie (sempre le stesse per ogni cliente) che rispondono al telefono dalle 09.00 alle 19.00 dal lunedì al venerdì, avvisando istantaneamente delle comunicazioni importanti tramite email, WhatsApp, SMS o app per dispositivi mobili proprietaria (disponibile per Android — anche su store alternativi — e iOS/iPadOS), fissano appuntamenti, fanno ordini, preventivi, fatture, traduzioni, spedizioni e molto altro.
Inoltre, non è necessario utilizzare un nuovo numero di telefono: basta attivare il trasferimento di chiamata dal proprio cellulare o telefono fisso a Segretaria in Cloud. Oltre a questo è possibile anche usufruire dei messaggi promemoria automatici da inviare ai clienti, creare liste VIP e black list di contatti e utilizzare il proprio profilo WhatsApp Business in condivisione con le segreterie.
Per quanto riguarda i prezzi, invece, sono previsti tre pacchetti a consumo e tre pacchetti flat, tutti con 15 giorni di prova gratuita. I primi, si suddividono in Base al prezzo di 19,90 euro/mese, ideato per chi ha un traffico telefonico limitato a meno 50 chiamate, Standard al prezzo di 34,90 euro/mese ideato per chi ha un traffico telefonico al di sotto delle 150 chiamate mensili e Professional, al prezzo di 79,90 euro/mese, per i professionisti che hanno un traffico telefonico superiore alle 150 chiamate mensili.
I pacchetti flat, invece, sono ideati per i nuovi clienti e si suddividono in base ai minuti inclusi. Il pacchetto Base, per esempio, prevede 95 minuti mensili al prezzo di 75 euro/mese (con primo mese gratuito), quello Standard prevede 254 minuti a 150 euro/mese e il Professional 500 euro/mese per 925 minuti. Maggiori info sui prezzi qui.
Per testare Segretaria in Cloud, collegati alla sua pagina Web ufficiale e premi sul tasto Test dal vivo, se desideri mettere alla prova una delle segretarie per vedere se il suo modo di rispondere corrisponde alle tue esigenze. Una volta fatto, compila il modulo che ti viene presentato e pigia sul tasto Ottieni il numero di prova. In questo modo ti verrà fornito un numero di prova da chiamare entro 30 minuti per fingerti un cliente e testare la modalità di risposta della segretaria sulla base delle informazioni che le hai fornito tramite il modulo.
Nel caso in cui, invece, volessi registrarti al servizio, premi sul tasto Registrati gratis, puoi compila i campi che ti vengono mostrati nella pagina successiva sotto alle voci Numero geografico nazionale per selezionare un prefisso, Dati cliente per impostare email e password dell’account, Pacchetto per scegliere uno dei pacchetti disponibili e Data di inizio. Una volta concluso premi il tasto Registrati, per accedere al portale e cominciare a impostarne i parametri utili.
Nel caso in cui ti servissero maggiori informazioni puoi consultare la pagina Web di Segretaria in Cloud dedicata al funzionamento del servizio o quella dedicata alle FAQ. In alternativa, puoi metterti in contatto con il servizio clienti tramite il numero 02.94751009 o uno degli altri metodi segnalati nella pagina dedicata ai contatti del sito Web.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
