Teamleader CRM: che cos’è e come funziona
Sei titolare di una piccola o media impresa e vai alla ricerca di un gestionale in grado di farti organizzare tutti i tuoi contatti in un unico spazio, curare i rapporti con i clienti e gestire vendite, fatturazione e progetti in maniera semplificata? Allora credo che potresti essere interessato a Teamleader.
Teamleader è una soluzione all-in-one per le PMI che vogliono risparmiare tempo e denaro, incrementare il proprio giro d’affari e fidelizzare la propria clientela. Offre una potente soluzione CRM (Customer Relationship Management) per gestire i rapporti con i clienti e i potenziali clienti, più una serie di strumenti per gestire vendite, progetti, fatturazione e ticket di assistenza. Ha un’interfaccia estremamente intuitiva (in lingua italiana), un prezzo accessibile (si può provare gratis per 14 giorni senza fornire i dati della carta di credito e senza obbligo di rinnovo) e comprende numerosi canali di assistenza, tutti gratis e in lingua italiana. Inoltre, funziona direttamente dal browser senza richiedere l’installazione di software sul PC e dispone anche di una comoda app per smartphone e tablet.
Ti ho incuriosito? Vorresti saperne di più? Bene, allora prenditi qualche minuto di tempo libero e continua a leggere: di seguito ti spiegherò in dettaglio cos’è Teamleader e come funziona , ti illustrerò tutte le sue funzioni principali e ti mostrerò come muovere i primi passi all’interno di quest’utilissimo servizio all-in-one. Non mi resta altro che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
- Prezzi di Teamleader
- Come registrarsi a Teamleader
- Come usare Teamleader
- Usare Teamleader da smartphone e tablet
- Assistenza di Teamleader
Prezzi di Teamleader
Teamleader è una soluzione economica e modulare: ciò significa che si adatta alle esigenze di ogni impresa e prevede costi differenti in base alle funzionalità acquistate. Il piano base del servizio, che comprende CRM & offerte, tracciamento del tempo, gestione delle opportunità, gestione dell’agenda e consente l’accesso da parte di 2 utenti, costa 25 euro/mese (se si sceglie la fatturazione annuale, altrimenti costa 30 euro/mese con fatturazione trimestralmente).
È possibile, poi, aggiungere funzioni come la fatturazione (25 euro/mese con fatturazione annuale o 30 euro/mese con fatturazione trimestrale), la gestione dei progetti (50 euro/mese con fatturazione annuale o 60 euro/mese con fatturazione trimestrale) e i ticket (50 euro/mese con fatturazione annuale o 60 euro/mese con fatturazione trimestrale) selezionando le apposite caselle in fase d’ordine. Per ogni utente aggiunto al servizio è previsto un contributo aggiuntivo pari a 10 euro/mese con fatturazione annuale o 12 euro/mese con fatturazione trimestrale.
Ogni account comprende 14 giorni di prova gratuita, 35GB per salvare i propri dati, supporto telefonico (durante le ore di ufficio), supporto via email, backup giornaliero, aggiornamenti gratuiti, servizio VoIP, API & Webhooks e l’integrazione con i servizi Office 365, Google Apps e iCloud. Maggiori info qui.
Come registrarsi a Teamleader
Teamleader si può provare gratis per 14 giorni, senza alcun obbligo di rinnovo e senza fornire i dati della propria carta di credito: bastano pochissimi clic e il gioco è fatto!
Per provare Teamleader, collegati quindi alla pagina principale del servizio e fai clic sul pulsante Provalo gratis collocato al centro dello schermo. Compila poi il modulo che ti viene proposto con nome, cognome, e-mail, azienda e numero di telefono, immettendo i dati negli appositi campi di testo, e clicca sul pulsante Voglio provare Teamleader per completare la procedura di registrazione.
Missione compiuta! Adesso accedi alla tua casella di posta elettronica, apri il messaggio che hai ricevuto da parte di Teamleader e usa l’username e la password che trovi all’interno di quest’ultimo per effettuare il login al servizio (pigiando sull’apposito pulsante collocato in alto a destra in home page). Se entro qualche minuto non ricevi nessuna email da parte di Teamleader, prova a controllare nella cartella della posta indesiderata.
Come usare Teamleader
Adesso vediamo come funziona Teamleader e analizziamo, in dettaglio, tutti gli strumenti che offre. La prima schermata che compare dopo aver effettuato il login è la dashboard, dove vengono raccolti tutti gli impegni della giornata (task, incontri, chiamate ecc.), mentre cliccando sui collegamenti presenti nella barra laterale di sinistra è possibile accedere a tutte le altre sezioni del servizio.
CRM
La sezione CRM è il cuore di Teamleader: è, infatti, quella che permette di gestire tutti i contatti e le società tramite un database di facilissima consultazione. Consente, ad esempio, di associare ogni contatto a un’azienda, di ottenere i dati sulle società semplicemente digitandone la partita IVA (grazie al database Trends Top) e di tenere traccia di tutte le occasioni in cui si è interagito con un cliente (sia in prima persona che tramite colleghi e dipendenti coinvolti nei vari progetti). Inoltre, offre una comoda funzione per visualizzare i contatti e le aziende che corrispondono a determinati criteri (es. le aziende che operano nello stesso settore, nella stessa provincia o sono associate a un tag specifico), di gestire i preventivi e molto altro ancora.
Per cominciare a gestire contatti e società con il CRM di Teamleader, effettua l’accesso al tuo account e seleziona la voce CRM dalla barra laterale di sinistra: dalla pagina che si apre, puoi decidere se cominciare a popolare la lista di Contatti o Società selezionando le apposite voci dal menu del sito (sulla sinistra) e pigiando sul pulsante [+] collocato in alto.
Nel modulo che ti viene proposto, nel caso dei contatti, puoi inserire dati come nome, cognome, email, indirizzo, cellulare, sito Web, partita IVA, data di nascita ecc. Nel caso delle società, invece, puoi inserire numero di P. IVA, ragione sociale, indirizzo, email, tipo di attività (es. SRL, s.p.a. ecc.), settore di appartenenza, conto IBAN, informazioni sull’assoggettamento IVA e altro ancora. Per ottenere i dati di una società, basta digitare la partita IVA di quest’ultima e, grazie a una ricerca effettuata nel database Trends Top, gli altri campi vengono compilati automaticamente.
Nel menu a tendina Lingua (presente sia per i contatti che per le società) devi impostare la lingua da usare nelle comunicazioni con il soggetto che stai inserendo nel database (quindi la lingua che sarà utilizzata per i documenti inviati a quest’ultimo), mentre tramite il menu a tendina Gestore account (presente solo per le società) puoi scegliere a quale membro del team affidare la gestione dei rapporti con l’azienda (nel caso di aggiunta di una società al database).
Un capitolo a parte lo merita il menu Tag, tramite il quale puoi assegnare un tag, cioè un’etichetta, a contatti e società. I tag sono molto importanti in quanto permettono di raggruppare contatti e società in base a caratteristiche che li accomunano. Ad esempio, utilizzando il tag cliente e il tag fornitore, puoi raggruppare tutti i clienti e tutti i fornitori in due categorie distinte: ciò ti consentirà poi di trovarli facilmente all’interno del database sfruttando i segmenti, di cui ti parlerò a breve.
Altra cosa molto importante da sottolineare è che i tag sono personalizzabili. È possibile, cioè, creare nuovi tag e usarli per raggruppare contatti e società in base a criteri di propria preferenza. Creare un tag è davvero facilissimo: basta selezionare la voce Impostazioni dal menu laterale di Teamleader, andare su CRM e pigiare sul pulsante + che si trova in corrispondenza del campo Tag. Bisogna quindi digitare il tag da creare nell’apposito campo di testo e premere sul pulsante Salva. Tutto qui!
Oltre ai tag, anche i campi presenti nei moduli di aggiunta di contatti e società sono personalizzabili: questo significa che si possono creare dei campi diversi da quelli presenti di default (es. email, indirizzo ecc.) e utilizzarli per inserire nel proprio database altre informazioni che si ritengono utili circa clienti, fornitori o altri soggetti.
Per creare un campo personalizzato, seleziona la voce Impostazioni dalla barra laterale di Teamleader, vai su Campi personalizzati e clicca sul pulsante + presente nella pagina che si apre. Si aprirà un modulo per la creazione del campo personalizzato: nel campo Nome, digita quindi il nome da assegnare al campo; nel menu a tendina Per scegli il contesto nel quale inserire il campo (Contatto o Società nel caso specifico, ma è possibile creare dei campi personalizzati anche per altre sezioni di Teamleader, di cui parleremo in seguito), mentre nel menu a tendina Tipo devi specificare il tipo di campo da creare (es. singola riga di testo, selezione multipla, data e così via). Una volta impostato il tutto, clicca sul pulsante Salva per salvare il campo personalizzato e cominciare a usarlo all’interno di Teamleader.
Hai una lista di contatti in formato XLS, XLSX e CSV e vorresti importarla in Teamleader? Nessun problema, si può fare anche questo! Seleziona la voce CRM dalla barra laterale di Teamleader, vai su Contatti o Società e clicca sulla voce Importazione presente nella pagina che si apre (in alto a destra).
Pigia quindi sul pulsante Scegli file, seleziona il file XLS, XLSX o CSV contenente i contatti da importare nel database e clicca su Continua importazione. In alternativa, se vuoi copiare “manualmente” il contenuto di un file, incollalo nel campo di testo di Teamleader prima di cliccare sul pulsante “Continua importazione” e il gioco è fatto.
A questo punto, utilizza i menu a tendina presenti nella pagina che si apre per comunicare a Teamleader il modo in cui deve interpretare i campi presenti nel file selezionato (o incollato). Espandi quindi il menu appartenenza per scegliere il campo corrispondente a ciascuna voce presente nel file CSV, XLS o XLSX (es. nome, cognome, numero ecc.); assegna, se vuoi, dei tag ai contatti da importare e clicca sul pulsante Anteprima per visualizzare il risultato. Se il risultato ti soddisfa, clicca sul pulsante Importa adesso e verrà avviata l’importazione dei contatti nel database di Teamleader.
Una volta aggiunti contatti e società al database di Teamleader, puoi gestirli semplicemente selezionando la voce CRM dalla barra laterale del servizio e andando su Contatti o Società: verrai reindirizzato su una pagina contenente i nomi di tutte le persone o tutte le aziende che hai aggiunto al tuo database.
Clicca, quindi, sul nome della persona o della società di tuo interesse e potrai visualizzarne tutti i dettagli: email, indirizzo, cellulare ecc. Inoltre, avrai un quadro completo delle opportunità collegate a quest’ultima (le opportunità sono le possibilità di vendita di un prodotto o di un servizio a un cliente), di scrivere delle considerazioni su di essa (nel campo collocato in alto a destra) e potrai visualizzare altre informazioni utili, come i contatti collegati (ad es. le persone collegate alla società selezionata), i task aperti (le attività da compiere e monitorare tramite Teamleader) e le note, cioè tutte le notizie legate alla persona o all’azienda selezionata (es. l’aggiunta o la modifica dello stato di un’opportunità).
All’interno della stessa pagina, poi, cliccando sul pulsante File (in basso a destra) e pigiando sul simbolo + presente nella barra che compare di lato, puoi caricare dei documenti da associare al contatto o alla società selezionata. Comodo, vero?
Altra funzione molto utile di Teamleader è quella che permette di collegare un contatto a una società. Per sfruttarla e quindi organizzare i tuoi contatti in maniera più efficiente collegandoli alle aziende presenti nel database, agisci in questo modo: seleziona il contatto da associare a una società, clicca sulla freccia giù (v) collocata nella scheda Informazioni di contatto e scegli l’opzione Collegamento alla società dal menu che si apre.
Nel riquadro che compare sullo schermo, digita il nome della società che vuoi associare alla persona, utilizza il menu a tendina funzione per indicare la funzione del soggetto all’interno dell’azienda (es. gestore o owner), indica se quest’ultimo è il responsabile delle decisioni spostando su Sì o su No la relativa levetta e clicca sul pulsante Salva per completare l’operazione.
Cliccando sulla freccia giù (v) collocata nella scheda Informazioni di contatto (per i contatti) o nella scheda Informazioni sulla società (per le società) puoi accedere, poi, ad altre funzionalità molto interessanti, come ad esempio quella che consente di scaricare un rapporto in formato PDF su attività e progetti legati al soggetto selezionato o quella che permette di regolare le preferenze di fatturazione per quest’ultimo.
Se hai un database di contatti e società molto ricco e stai cercando un modo per “destreggiarti” facilmente all’interno di quest’ultimo, puoi sfruttare la funzione segmento di Teamleader.
Come già accennato in precedenza, con i “segmenti” di Teamleader puoi effettuare delle ricerche mirate all’interno del database e visualizzare solo i soggetti (contatti e società) che corrispondono a determinati criteri. Ad esempio, puoi visualizzare solo le persone e le aziende associate a un determinato tag, che hanno lo stesso codice postale o che hanno altre caratteristiche in comune, come la provincia di residenza, la data di svolgimento dell’ultimo incontro e così via.
Per creare un nuovo segmento ed effettuare una ricerca mirata nel tuo database, seleziona la voce Contatti o la voce Società dalla barra laterale di Teamleader e scegli l’opzione Crea un nuovo segmento dal menu a tendina Mostra tutto. Nel riquadro che si apre, digita quindi il nome che vuoi assegnare al tuo segmento (cioè alla regola per effettuare le ricerche nel database di Teamleader) e utilizza il menu a tendina Regola per scegliere se devono essere applicate tutte le regole per effettuare la ricerca o se, per procedere, basterà che sia applicata almeno una regola tra quelle indicate.
I menu a tendina collocati accanto alla voce Regola 1 sono quelli più importanti: è al loro interno, infatti, che devi andare a specificare i criteri in base ai quali effettuare la ricerca all’interno del database di Teamleader. Nel primo menu, devi scegliere il parametro al quale far riferimento (es. tag, cellulare, società, telefono o ultimo incontro), mentre nei menu successivi le condizioni associate a quest’ultimo.
Ad esempio, se come parametro di ricerca hai scelto tag, nei menu successivi puoi scegliere se impostare una ricerca in base alla condizione contiene o non contiene e il valore relativo al nome di un tag (es. cliente o fornitore): così facendo, potrai trovare facilmente tutti i contatti o le società ai quali hai associato (o non associato) i tag “cliente” o “fornitore” all’interno del tuo database.
Se vuoi, puoi impostare anche più di un parametro di ricerca cliccando sul pulsante [+] (in basso compariranno altri menu a tendina da compilare come spiegato poc’anzi) e scegliere se solo tu puoi vedere il segmento creato o possono vederlo anche gli altri utenti che hanno accesso a Teamleader spostando su Sì o su No la relativa levetta.
Una volta impostate tutte le preferenze, salva il tuo segmento cliccando sul pulsante Salva e richiamalo nelle sezioni Contatti e Società di Teamleader selezionando il suo nome dal menu Mostra tutto (in alto). Facile, vero?
Gestione delle vendite
Teamleader non è solo CRM, è anche un ottimo strumento per la gestione delle vendite. Permette, infatti, di seguire ogni potenziale cliente dai primi contatti fino alla fatturazione, passando per l’invio e la firma dei preventivi (percorso che in gergo viene definito pipeline). La firma dei preventivi può avvenire anche online, tramite le pagine di Teamleader.
Il primo passo che devi compiere dopo essere stato contatto da un potenziale cliente o aver ricevuto la richiesta di un preventivo da parte di un già cliente è creare un’opportunità. Accedi quindi al tuo account, seleziona la voce Opportunità dalla barra laterale di Teamleader e pigia sul pulsante [+] presente nella pagina che si apre.
A questo punto, compila il modulo che ti viene proposto digitando, negli appositi campi di testo, il titolo che vuoi assegnare alla tua opportunità (es. creazione sito Web se hai in programma la vendita di un sito Web), il nome del cliente (o del potenziale cliente), la fonte del contatto che hai avuto con quest’ultimo (es. evento, email, Facebook o altro) e l’importo che prevedi di incassare. Per finire, scegli dal menu a tendina Assegnato a il nome della persona del tuo team che dovrà occuparsi dell’opportunità e pigia sul pulsante Salva per salvare il tutto.
Verrai reindirizzato automaticamente sulla pagina del cliente, nella quale troverai un riquadro con la timeline della tua opportunità.
La timeline si compone di vari step: Nuovo (opportunità appena creata), Contattato (primo contatto), Incontro programmato (quando si programma un incontro con il cliente), Preventivo inviato (quando si invia il preventivo al cliente) e Accettato (quando il cliente accetta il preventivo) ma, se vuoi, puoi personalizzarla accedendo alle impostazioni di Teamleader.
Per modificare gli step che compongono un’opportunità in Teamleader, seleziona la voce Impostazioni dalla barra laterale di sinistra e vai su Opportunità. Dopodiché spostati nel riquadro Fasi dell’opportunità e utilizza i pulsanti presenti al suo interno per modificare, spostare, rimuovere o aggiungere voci alla timeline.
All’interno della stessa pagina, cliccando sul pulsante + collocato accanto alle voci modello per il layout del preventivo e modello e-mail per i preventivi, puoi creare il modello da usare per i preventivi da inviare ai clienti (te ne parlerò tra poco) e per le email contenenti i preventivi stessi. Cliccando, invece, sul pulsante + collocato accanto alla voce Sconti commerciali, puoi impostare degli sconti su preventive e fatture da inviare ai clienti.
Una volta salvate tutte le impostazioni, torna nella pagina del cliente e imposta lo stato attuale dell’opportunità cliccando sullo step in cui ti trovi attualmente (es. incontro programmato, se hai programmato un incontro con il cliente). Successivamente, passa all’aggiunta dei prodotti nel database di Teamleader e alla creazione del preventivo da inviare al cliente.
Per aggiungere un prodotto a Teamleader (che poi sarebbe il bene o il servizio che desideri vendere al cliente), seleziona la voce Prodotti dalla barra laterale di sinistra e clicca sul pulsante [+] presente nella pagina che si apre.
Nel riquadro che viene visualizzato sullo schermo, digita nome, ID, prezzo d’acquisto, fornitore principale, aliquota IVA e prezzo (IVA esclusa) del prodotto da aggiungere, dopodiché clicca sul pulsante Salva per completare l’operazione.
Ora puoi passare all’invio del preventivo. Torna quindi nella pagina del cliente al quale hai associato la tua opportunità, clicca sul pulsante Azioni e seleziona la voce Crea preventivo dal menu che compare.
A questo punto, compila il modulo che ti viene proposto scegliendo, dal menu Descrizione, il prodotto che hai aggiunto in precedenza al database di Teamleader: i campi Prezzo, Quantità, Subtotale Tipologia (es. costo una tantum, costo ricorrente mensile o costo ricorrente annuale) e Aliquota IVA si popoleranno automaticamente con le informazioni inerenti al prodotto che hai selezionato. In ogni caso, potrai modificarli tutti facilmente cliccando su ognuno di essi.
Una volta inserire tutte le informazioni relative al preventivo, clicca sul pulsante Salva e si aprirà l’editor di Teamleader attraverso il quale creare il documento da inviare al cliente. Se in precedenza hai creato un modello di preventivo usando il pannello Impostazioni di Teamleader, potrai selezionare il tuo modello agendo dal menu a tendina collocato in alto.
Per salvare il documento finale, clicca sul pulsante Salva. Per trasformarlo in un modello da riutilizzare in futuro, invece, clicca prima sul pulsante Salva, poi sulla voce Azioni presente nel riquadro delle opportunità e sull’opzione Salva preventivo come modello presente nel menu che compare.
Adesso puoi passare all’invio del preventivo al cliente. Per compiere quest’operazione, clicca sulla voce Azioni presente nel riquadro delle opportunità e seleziona l’opzione Invia preventivo dal menu che compare.
Ora, digita il messaggio di posta elettronica nel quale inserire il preventivo come allegato e clicca sul pulsante Invia (in basso a destra) per inviarlo al cliente. Se in precedenza hai creato un modello di email tramite il pannello delle impostazioni di Teamleader, puoi richiamarlo usando il menu a tendina Template.
Una volta inviato il preventivo, nella pagina del cliente vedrai lo step Preventivo inviato in verde (segno che è stato completato) e, nella sezione Note (che si trova in basso), vedrai comparire la voce relativa all’invio del preventivo al cliente.
Il cliente, una volta aperta l’email, potrà visualizzare il preventivo online cliccando sull’apposito link e scegliere se accettarlo, scaricarlo o se inviare un feedback come risposta cliccando sui pulsanti collocati sulla sinistra.
In caso di accettazione del preventivo, l’operazione verrà notificata automaticamente in Teamleader (tramite la pagina del cliente, nella sezione dedicata alle opportunità e in quella dedicata alle note) e nel menu delle notifiche (l’icona della campanella situata in alto a destra).
Teamleader offre anche la possibilità di avere una panoramica completa sui preventivi inviati, accettati e rifiutati. In che modo? Te lo spiego subito. Recati nella sezione Opportunità del servizio selezionando l’apposita voce dalla barra laterale di sinistra, espandi il menu a tendina Mostra tutto (in alto) e filtra la lista delle opportunità in base allo stato dei preventivi: preventivo inviato, accettato, rifiutato ecc.
Se vuoi, puoi anche creare dei filtri personalizzati impostando un nuovo segmento dal menu a tendina Mostra tutto (come ti ho spiegato prima nel capitolo del tutorial dedicata al CRM) e programmare chiamate o task (cioè azioni) per un’opportunità selezionando le apposite voci dal menu Azioni (in alto a destra).
Infine, cliccando sulla voce Esportazione collocata in alto a destra puoi esportare la lista delle tue opportunità sotto forma di file Excel e stamparla agevolmente.
Gestione dei progetti
Grazie alla sua funzione dedicata alla gestione dei progetti (da aggiungere al piano base del servizio), Teamleader permette di ottimizzare il lavoro in azienda e di rispettare scadenze e budget. Ogni progetto viene suddiviso in milestone, cioè in tappe fondamentali per il raggiungimento dell’obiettivo finale, e gestito tramite un’agenda che permette di tenere traccia del lavoro del proprio team, stabilendo compensi orari o in base ai task completati.
È possibile creare un nuovo progetto “manualmente”, andando nella sezione preposta di Teamleader, o partendo da un’opportunità accettata. Per creare il tuo progetto partendo da zero, seleziona la voce Progetti dalla barra laterale del servizio e pigia sul pulsante [+] presente nella pagina che si apre. Per creare un progetto partendo da un’opportunità, invece, apri la pagina del cliente che ha accettato l’opportunità, clicca sul pulsante Azioni e seleziona la voce Crea progetto dal menu che si apre.
Ora, compila il modulo che ti viene proposto con tutte le informazioni richieste: titolo del progetto, data d’inizio, componente del team a cui affidare il lavoro (menu Assegnato a), cliente e indicazione di budget per quanto riguarda l’impostazione generale del progetto; poi nome, pianificazione del budget, data di scadenza e membro del team a cui affidare il lavoro (menu Assegnato a) per la milestone e clicca sul pulsante Fase successiva.
Adesso scegli il modo in cui calcolare la tariffa oraria per il progetto: se scegli la voce Prezzo per utente, tutte le ore spese da un utente per realizzare il progetto verranno calcolate e i costi per il cliente verranno elaborati in base alla tariffa oraria impostata; scegliendo la voce Prezzo per tipo di task, i prezzi verranno calcolati in base al tipo di task svolti (quindi non in base al tempo complessivamente speso), mentre scegliendo l’opzione Prezzo fisso all’ora potrai impostare un prezzo orario fisso indipendente dai task e dagli utenti coinvolti nel progetto.
Una volta fatta la tua scelta, pigia sul pulsante Salva e verrai reindirizzato sulla pagina del progetto, attraverso la quale potrai tenere traccia del lavoro svolto, delle attività del tuo team e delle milestone necessarie al completamento del progetto.
Nel riquadro Avanzamento potrai dare un’occhiata alla tabella di marcia con i progressi fatti all’interno del progetto, potrai controllare l’utilizzo del budget stanziato per quest’ultimo e visualizzare il burndown (la rappresentazione grafica del lavoro fatto nel tempo). Spostandoti sul riquadro Milestone e task, invece, potrai gestire le milestone e i task che compongono il progetto e crearne di nuovi.
Per creare un nuovo task o programmare un nuovo incontro con il cliente, clicca sui pulsanti Nuovo task e Nuovo incontro che si trovano in fondo al box e compila i moduli che ti vengono proposti.
Nel modulo relativo ai task, devi indicare cliente, progetto, opportunità, milestone di appartenenza (i campi relativi a cliente, progetto e milestone dovrebbero essere compilati in automatico), tipo di task (es. amministrazione, design o sviluppo), responsabile dell’attività (menu Assegnato a), descrizione del task, data di scadenza, durata e priorità di quest’ultimo.
Nel modulo relativo agli incontri, invece, devi digitare titolo dell’incontro, nome del componente del team che deve occuparsi dell’attività (menu Assegna a), data, ora, durata e descrizione dell’incontro, località dell’incontro, società e opportunità di riferimento.
Scorrendo la pagina verso il basso, poi, puoi aggiungere nuovi elementi al tuo progetto, come ticket di supporto, fatture, colleghie clienti: basta andare nel riquadro relativo a ciascuna voce e pigiare sul pulsante + presente in esso.
Quando si aggiunge un cliente al progetto, si ha la possibilità di consentire accesso esterno a quest’ultimo: ciò significa che il cliente riceve un link via email tramite il quale accedere a una pagina con i progressi del suo progetto.
Nel riquadro Milestone e Task verranno visualizzate tutte le informazioni relative alla milestone: utilizzo del budget, tempo totale stimato per il suo completamento, eccedenza stimata (in caso di eccedenza di tempo nel completamento di un task) e persona alla quale è stato assegnato il lavoro. Inoltre, compariranno le voci relative ai task, alle chiamate e ai segnatempo (cioè il tempo effettivamente speso per il completamento dei task). Cliccando, poi, sul pulsante + e compilando il modulo che compare sullo schermo, potrai aggiungere una nuova milestone.
Per chiudere una milestone già attiva, invece, devi selezionare quest’ultima, cliccare sul pulsante Azioni che si trova in alto a destra e scegliere la voce Chiudi milestone dal menu che si apre.
Una volta completato un task, puoi segnarlo come completato in Teamleader e calcolare il suo prezzo orario selezionandolo dal riquadro Milestone e Task (oppure dal menu Agenda > Task che si trova nella barra laterale di sinistra) e cliccando sul pulsante Fatto. Compila quindi il modulo che ti viene proposto, segnando data e ora di inizio e fine dell’attività, e pigia sul pulsante Salva per dare conferma.
Il time tracking si avvia automaticamente ogni volta che inizi una sessione in Teamleader e riparte da zero a ogni nuova attività.
Per avere una panoramica completa delle attività svolte dal tuo team e delle attività in programma, seleziona la voce Agenda dalla barra laterale di sinistra. L’Agenda di Teamleader è uno strumento molto potente, attraverso il quale è possibile annotare tutte le attività, le riunioni e le chiamate (proprie e del proprio team) in un solo calendario. Il calendario, poi, si può condividere e sincronizzare con calendari di terze parti, come quelli di Apple, Google e Microsoft.
Per visualizzare i tuoi impegni o quelli di un tuo dipendente nell’Agenda di Teamleader, scegli un nome dal menu a tendina collocato in alto a destra e seleziona una modalità di visualizzazione tra giorno, settimana o mese cliccando su uno dei pulsanti in alto. Per visualizzare le attività di tutto il team, invece, clicca sul pulsante Team.
Se vuoi, puoi anche filtrare gli impegni in agenda e visualizzare solo i task, gli incontri o le chiamate presenti in quest’ultima selezionando le voci Task, Incontri e Chiamate dalla barra laterale di sinistra.
Andando, invece, su Gestione del tempo (sempre nella barra laterale di sinistra) puoi visualizzare tutte le informazioni relative al tempo speso nei progetti in corso e in quelli passati. Inoltre puoi scoprire il tempo segnato e il tempo fatturabile e creare dei nuovi segnatempo (pigiando sul pulsante [+] collocato in alto).
Puoi filtrare la visualizzazione dell’Agenda anche in base a giorno, settimana o mese, cliccando sugli appositi pulsanti collocati in alto, e in base a un componente del team, selezionando il suo nome nel menu a tendina collocato in alto a destra.
Fatturazione
Teamleader può semplificare anche le attività legate alla fatturazione (a patto di aggiungere questa funzionalità al piano base del servizio). Permette, infatti, di inviare fatture partendo da zero, partendo dai preventivi inviati ai clienti o dalle milestone inserite nei progetti. Consente inoltre di controllare lo stato delle fatture emesse, di inviare solleciti automatici e di automatizzare la creazione delle fatture quando viene oltrepassato un determinato limite di tempo nel lavoro. Le fatture inviate ai clienti, poi, possono essere visualizzate e pagate direttamente online tramite sistemi come carta di credito, PayPal, iDEAL, SOFORT e bonifico bancario.
Per creare una nuova fattura in Teamleader, seleziona dunque l’opportunità o il progetto da cui vuoi partire e procedi come segue: se hai selezionato un’opportunità, clicca sul pulsante Azioni presente nel riquadro Opportunità e seleziona la voce Crea fattura dal menu che compare. Scegli dunque se creare una fattura d’acconto o una fattura dell’intera opportunità e compila il modulo che ti viene proposto.
Nel modulo devi indicare la data della fattura, il suo numero di inizio (verrà numerata in base all’anno fiscale in corso), i termini di pagamento (es. 14, 30 o 60 giorni), l’aliquota IVA, la ritenuta d’acconto e, se lo desideri, anche il nome di una persona a cui desideri sottoporre il documento (menu All’att.ne).
Una volta emessa, la fattura comparirà nel riquadro Info dell’opportunità. Per inviarla al cliente, clicca sul pulsante Invia e scegli se spedirla via email o manualmente (l’opzione Invia tramite servizio postale non è ancora attiva in Italia). Per segnarla come pagata, invece, clicca sul pulsante Pagato, mentre per aggiungere una nota di credito a quest’ultima pigia sul pulsante Nota di credito.
Se hai selezionato un progetto e non un’opportunità, puoi creare una nuova fattura scorrendo la pagina fino ad arrivare al riquadro Fatture e facendo clic sul pulsante + contenuto in esso.
Nel riquadro che si apre, scegli l’opzione Fattura basata su milestones nel menu a tendina Tipo, seleziona le milestone da fatturare (nell’apposito campo collocato in basso), scegli se effettuare una fatturazione in base ai costi e al tempo speso o in base al budget usando l’apposito menu a tendina e pigia sul pulsante Vai per emettere la fattura.
Successivamente, puoi registrare la fattura cliccando sulla voce Registra che compare nel riquadro Info (in alto a sinistra) e, ad operazione effettuata, inviarla al cliente, segnalarla come pagata o aggiungere una nota di credito cliccando sugli appositi pulsanti.
Per regolare le impostazioni relative alle fatture, ad esempio l’anno fiscale da utilizzare per la loro emissione, gli sconti commerciali da applicare, i promemoria automatici da ricevere per le fatture scadute ecc., recati nel menu Impostazioni di Teamleader (nella barra laterale di sinistra) e vai su Fatture. Individua quindi il riquadro relativo all’impostazione che vuoi modificare e clicca sulle opzioni contenuti in esso (ad esempio il pulsante +) per procedere.
Nella stessa schermata, puoi creare anche un modello per le lettere di accompagnamento alla fattura o per le lettere delle note di credito e impostare i termini di pagamento delle fatture (cioè i giorni dopo i quali richiedere il saldo delle medesime). Inoltre, sfruttando le levette collocate in alto, puoi scegliere se usare i numeri d’ordine sulle fatture, se ricevere tutte le email di fatturazione in CCN, creare automaticamente task all’atto del rinnovo dell’abbonamento, abilitare la conversione di valuta per le fatture e puoi impostare sia la tariffa oraria predefinita che aggiungere l’aliquota IVA da utilizzare per le fatture.
Per avere una panoramica completa sulle fatture emesse e scoprire quali sono ancora in attesa, quali non ancora inviate, quali non ancora pagate e quali sono scadute, seleziona la voce Fatture dalla barra laterale di Teamleader e usa il menu a tendina Mostra tutto (in alto) per selezionare il criterio di ricerca che preferisci.
Se vuoi, puoi anche creare un nuovo segmento e impostare dei parametri di ricerca personalizzati, così come ti ho spiegato nel capitolo del tutorial dedicato al CRM.
Ticket di supporto
Teamleader include anche un sistema di ticket (da aggiungere al piano base del servizio) che permette di offrire assistenza ai propri clienti rispondendo facilmente ai loro quesiti e ricevendo notifiche relative alle loro richieste. Per configurare il sistema di ticket per i tuoi clienti, seleziona la voce Impostazioni dalla barra laterale di sinistra, vai su Ticket e clicca sulla voce Avvia la configurazione presente nel box Configurazione del ticketing.
Nel riquadro che si apre, puoi trovare l’indirizzo di posta elettronica al quale inoltrare il tuo indirizzo di supporto per iniziare a ricevere ticket (sotto la voce Ricezione dei ticket via e-mail) e, più sotto, il campo in cui inserire l’indirizzo email e la ragione sociale (es. Assistenza società) da usare per rispondere ai ticket di assistenza. Se vuoi inserire più di un indirizzo email per rispondere ai ticket, fai clic sul bottone Aggiungi indirizzo extra. Completata la compilazione del modulo, clicca sul pulsante Salva.
A questo punto, spostati nel box Preferenze (sulla destra) e scegli se ricevere una notifica quando vi sono nuovi ticket aperti, se chiudere ticket automaticamente e se abilitare l’invio di ticket a terzi spostando su Sì o su No le relative levette.
Scorrendo la pagina verso il basso, poi, puoi anche impostare delle risposte automatiche da inviare ai clienti all’apertura di un ticket, creare delle risposte generiche da usare come modello per le email indirizzate ai clienti, impostare dei modelli per la chiusura dei ticket e personalizzare lo stato dei ticket (basta cliccare sulle apposite voci).
I ticket verranno creati automaticamente quando un cliente manderà un’email all’indirizzo impostato come indirizzo di supporto. In alternativa, puoi aprire dei ticket “manualmente” selezionando la voce Ticket dalla barra laterale di Teamleader e cliccando sul pulsante [+].
Dalla stessa pagina, puoi anche selezionare un ticket attivo e inviare una risposta pubblica o creare una nota interna relativa a quest’ultimo usando il box collocato al centro dello schermo.
Effettuando uno scrolling verso il basso, poi, puoi trovare il riquadro relativo ai task, mediante il quale associare nuove attività al ticket selezionato.
Integrazione con i servizi esterni
Come abbiamo avuto modo di vedere ampiamente nel corso del tutorial, Teamleader è un servizio molto flessibile. Questa flessibilità è data anche dal supporto a servizi esterni, come quelli per la posta elettronica (es. Gmail o Outlook), i calendari (es. Google Calendar o i calendari di iCloud), la creazione di newsletter (es. MailChimp), le piattaforme di cloud storage (es. Dropbox o Google Drive) e i sistemi di pagamento (es. PayPal).
Per aggiungere un servizio esterno al tuo account Teamleader, collegati a questa pagina del servizio, individua il componente aggiuntivo che ti interessa di più (puoi sfogliare i plugin anche in base alla loro categoria di appartenenza, sfruttando il menu che trovi sulla sinistra) e procedi alla sua installazione cliccando prima sulla sua icona e poi sui pulsanti Aggiungi e Autorizza.
Alcuni componenti aggiuntivi, come ad esempio quello di Gmail, richiedono l’installazione di un componente aggiuntivo per il browser, nel caso specifico per Google Chrome.
Altre funzioni utili
Altre funzioni utili di Teamleader sono quelle relative alle statistiche (accessibili sempre dalla barra laterale di sinistra), mediante le quali è possibile ottenere statistiche aggiornate sulla propria pipeline (quindi sul percorso che porta un potenziale cliente dal primo incontro all’accettazione dell’offerta), su opportunità, fatture, segnatempo, chiamate, ticket e obiettivi.
Altre funzioni utili sono quelle che, nel menu Impostazioni, permettono di personalizzare le informazioni societarie (cioè le informazioni sulla propria ditta), impostare dei layout per documenti ed email, scegliere il tempo di timeout per le sessioni di lavoro (menu Sicurezza) e gestire le piattaforme cloud legate a Teamleader. Inoltre, portandosi con il puntatore del mouse sulla propria foto profilo (in alto a destra) e selezionando la voce Il mio account dal menu che si apre, è possibile accedere alla pagina di gestione del proprio profilo in cui visualizzare la lista dei propri dispositivi mobili, quella dei giorni liberi ed è possibile regolare le preferenze relative a lingua, firma, notifiche e accesso tramite autenticazione a più fattori.
Per il resto, visto che le funzioni di Teamleader sono così tante e variegate, ti invito a consultare la knowledge base presente sul sito ufficiale del servizio in cui potrai approfondire fin nei minimi dettagli tutti gli aspetti di tuo interesse.
Usare Teamleader da smartphone e tablet
Teamleader è disponibile anche sotto forma di applicazione per Android e iOS: in questo modo è possibile gestire le attività della propria impresa anche da smartphone e tablet. L’app, naturalmente, si può scaricare a costo zero dagli store di Google e Apple e si può usare sfruttando le credenziali del proprio account Teamleader (quello creato su PC). Il suo funzionamento ricalca quello della versione desktop del servizio.
Entrando più in dettaglio, puoi accedere a tutte le funzioni di Teamleader da smartphone e tablet aprendo l’app ufficiale del servizio e pigiando sul pulsante ☰, che si trova in alto a sinistra: comparirà un menu, di lato, comprendente i collegamenti a Dashboard, Gestione del tempo, Contatti, Task e tutte le altre sezioni di Teamleader.
Selezionando un collegamento, potrai accedere alla relativa sezione dell’app e gestire i suoi contenuti, o aggiungerne di nuovi (pigiando sul pulsante (+) presente in ciascuna schermata).
Assistenza di Teamleader
Hai bisogno d’aiuto? Teamleader offre assistenza tecnica, gratis e in Italiano, via telefono, mail o chat. Puoi consultare la sezione di supporto del sito ufficiale di Teamleader per trovare le risposte alle domande più comuni sull’utilizzo del servizio, inviare un’email all’indirizzo support@teamleadercrm.it o contattare il supporto telefonico al numero 02.94751996.
Inoltre, collegandoti a questa pagina puoi visualizzare una serie di video che illustrano il funzionamento di Teamleader in dettaglio e scoprire, così, come sfruttare al meglio tutte le funzionalità del servizio.
Articolo scritto in collaborazione con Teamleader.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
