Come creare un gruppo su Teams
Hai da poco iniziato a utilizzare Teams, la nota piattaforma di collaborazione e comunicazione sviluppata da Microsoft, per avvalerti delle sue utili funzioni di produttività. In particolare, sei interessato a quelle che agevolano l'organizzazione del lavoro di gruppo, in quanto hai da poco avviato un progetto personale o professionale che richiede uno scambio costante di informazioni con altri utenti.
Dato che ti sei appena affacciato al servizio, vorresti velocizzare l'apprendimento delle relative funzioni di base, cominciando innanzitutto a capire come creare un gruppo su Teams. Ebbene, se le cose stanno effettivamente così, sono lieto di comunicarti che sei giunto nel tutorial giusto in un momento che non poteva essere migliore.
Nel corso dei prossimi capitoli, infatti, troverai una guida passo passo nella quale ti illustrerò le modalità di creazione e gestione di un team e di una chat di gruppo su Teams, sia da PC, sia dalla relativa app per dispositivi mobili. Come dici? È esattamente quello che stavi cercando? Perfetto, allora direi di rimboccarci le maniche e passare sùbito ai fatti. Ti auguro buona lettura e, naturalmente, buon lavoro!
Indice
Come creare un nuovo gruppo su Teams
Per cominciare, vediamo come creare un nuovo gruppo su Teams, in modo da predisporre uno spazio di collaborazione strutturato appositamente per agevolare il lavoro di squadra, nel quale potrai avvalerti di strumenti avanzati di coordinamento (come i canali e le riunioni) e cooperazione (condivisione e co-editing di documentazione). Per tua maggiore comodità, ho suddiviso questa sezione della guida in capitoli dedicati alle procedure da seguire nella versione di Teams per PC e in quella per dispositivi mobili.
Da PC
Se ti interessa apprendere come creare un team su Teams da PC, di seguito trovi tutte le informazioni che ti occorrono per portare a termine con successo l'obiettivo. Innanzitutto, considera che le procedure da seguire sono del tutto identiche sia che tu utilizzi la versione desktop (se non l'hai ancora scaricata, nella guida appena linkata trovi tutti i riferimenti per il download e l'installazione), sia quella online, accessibile da questa pagina del sito ufficiale di Microsoft.
Dopo aver eseguito l'accesso con le credenziali del tuo account Microsoft, la cui creazione è dunque indispensabile ai fini dell'utilizzo del servizio, non appena visualizzi l'interfaccia principale di Teams fai clic sulla voce Community, quella con l'icona delle persone presente nella sidebar di sinistra.
Qui troverai un gruppo, denominato Azienda, creato di default dal sistema. Puoi utilizzare direttamente quello, pigiando all'occorrenza il simbolo dei tre puntini orizzontali che compare al passaggio del cursore e selezionando dal menu contestuale la voce Modifica la community, che ti consentirà di editarne il nome e la descrizione tramite un'apposita finestra.
Se preferisci crearne uno ex novo, invece, fai clic sul pulsante [+] che trovi in alto a destra nel pannello Community, quindi, nelle nuova finestra apertasi, scegli l'opzione Crea il mio nel caso tu voglia personalizzare ogni aspetto del gruppo, oppure seleziona uno dei modelli proposti nell'area sottostante.
Qualunque sia la tua scelta, al passaggio successivo assegna un nome al gruppo e scrivi facoltativamente una breve descrizione per far sapere alle persone di cosa si tratta. Puoi anche aggiungere un'immagine rappresentativa del team cliccando sul simbolo [+] o sul pulsante Modifica presente all'interno dello spazio dedicato e selezionando tramite un'apposita finestra di navigazione il contenuto prescelto dalle risorse del tuo computer.
A seguire, scrivi eventuali linee guida personalizzate premendo sul simbolo della matita ivi presente e, se vuoi che i nuovi membri debbano essere preventivamente soggetti all'approvazione dagli amministratori del team, sposta il relativo selettore su ON. Infine, se sei interessato a capire come creare un gruppo privato su Teams, lascia così com'è l'interruttore relativo alla funzione Pubblico (altrimenti attiva anche quest'ultimo) dopodiché fai clic sul pulsante Crea.
Ora che hai creato il gruppo, provvedi a invitare i membri: seleziona quindi il team dal pannello Community e fai clic sul bottone Invita persone posto nella finestra principale, quindi immetti indirizzo email o numero di telefono dei destinatari nell'apposito campo (al massimo 30 persone alla volta) e premi il pulsante Invita.
Do per scontato che tu abbia già provveduto a sincronizzare i tuoi contatti, ma qualora così non fosse puoi rimediare cliccando sul simbolo dei tre puntini orizzontali posto in alto a destra, cliccando sulla voce Impostazioni del menu contestuale, e recandoti poi nella sezione Persone, dove, pigiando sul pulsante Gestisci, avrai modo di avviare l'apposita procedura. Questa prevede la possibilità di sincronizzare dal dispositivo mobile, da Skype e da Outlook.
Tutta la procedura per accogliere ed eventualmente approvare nuovi membri è alquanto semplice: l'utente che riceve il messaggio non dovrà fare altro che cliccare sul pulsante Partecipa alla community al suo interno ed eseguire l'accesso con il proprio account Microsoft (con la possibilità di registrarsi qualora non dovesse averne uno) nella modalità preferita (versione desktop, app o online), cliccando infine sul pulsante Accetta nella finestra che viene mostrata dopo il login.
Per organizzare al meglio il lavoro, Teams offre anche la possibilità di creare dei canali all'interno del gruppo, da dedicare a specifici argomenti, progetti o attività: per procedere occorre semplicemente fare clic sulla voce Aggiungi canale posta sotto al team di lavoro prescelto (sempre nella schermata Community), assegnare un nome allo stesso (con la possibilità di associare anche un emoticon mediante il relativo menu a tendina) e premere il pulsante Aggiungi.
Per gestire il team, fai clic sul simbolo dei tre puntini orizzontali che compare al passaggio del cursore sul gruppo desiderato e seleziona l'opzione Gestire la community. Nella scheda Membri avrai modo di definire i ruoli dei vari partecipanti o di rimuoverli, mentre in quella denominata Richieste dei membri potrai visionare e autorizzare le richieste di partecipazione.
Cliccando sul nome del team, invece, si accede a un'interfaccia che permette di creare post, eventi, annunci e un messaggio di benvenuto, oppure di condividere file e foto mediante le rispettive schede.
Da app
Anche creare un gruppo su Teams da app è un gioco da ragazzi. Basta avviare l'omonima applicazione (come probabilmente già saprai è compatibile con dispositivi Android e iOS/iPadOS), effettuare l'accesso con il proprio account Microsoft e sfiorare il simbolo dei tre omini con il simbolo [+] sovrapposto che si trova nell'angolo in alto a destra della schermata Home.
Una volta selezionato il modello di riferimento, come Scuola, Aziendale, Professionale e così via (o l'opzione Crea da zero se desideri personalizzare il team), compila il modulo con il nome della community, il campo descrizione per esporne lo scopo (opzione facoltativa), e aggiungi un'eventuale foto rappresentativa, che è possibile caricare dalla galleria o scattare seduta stante premendo sul simbolo [+] o sul bottone Modifica ivi presente e selezionando l'opzione idonea.
Successivamente, indica mediante l'apposito selettore se il gruppo deve essere pubblico (dunque, rintracciabile con una ricerca all'interno del servizio) o privato, e premi la voce Crea posta in alto a destra.
Provvedi poi a selezionare i contatti che desideri invitare al gruppo dalla rubrica, premendo poi il bottone Invita situato in alto a destra, oppure procedi tramite le funzioni poste in alto, come Condividi collegamento invito (che genera un link da inoltrare a chi di dovere nella modalità che si preferisce) e Condividi il codice a matrice (che crea un QR code, il quale deve essere inquadrato dalla fotocamera del partecipante per permettergli di aderire).
A seguire, non appena visualizzi la schermata della community appena creata, per gestirla fai tap sulla relativa intestazione, in modo da essere rimandato a un'apposta sezione di gestione del gruppo che consente, fra le altre cose, di verificare i membri e visualizzare quelli in sospeso, attivare la funzione per far sì che l'amministratore del team possa approvare le richieste di accesso, ed editare nome e descrizione del team.
Se sei interessato a capire come creare un canale su Teams, sfiora la voce Canali che si trova nel menu in alto della schermata principale del gruppo di lavoro, quindi premi il pulsante Configura.
Il sistema provvede in automatico a generare due canali (Annunci e Domande e risposte) che possono all'occorrenza essere eliminati sfiorando il corrispondente simbolo [⋮] e pigiando l'opzione Rimuovi canale. Per crearne uno nuovo, invece, fai tap sul bottone Aggiungi canale e assegna un nome e un eventuale emoticon all'elemento in questione, quindi sfiora il segno di spunta posto in alto a destra e tocca la voce Fatto al passaggio successivo (su iOS/iPadOS trovi la voce Fine).
Come creare un gruppo chat su Teams
Il tuo scopo non è tanto quello di organizzare un gruppo strutturato per scopi personali o professionali; piuttosto, ti interessa capire come creare un gruppo chat su Teams, in modo da gestire situazioni che richiedono un'interazione veloce, ad esempio tra colleghi. Ebbene, in tal caso, non devi fare altro che seguire le rispettive procedure da PC e/o da app che ti riporto di seguito.
Da PC
Per creare una chat su Teams da PC, avvia il relativo software o collegati alla pagina principale del servizio se preferisci operare dal Web, quindi effettua ove necessario il login con il tuo account Microsoft.
Quando visualizzi la dashboard della piattaforma, clicca innanzitutto sull'icona del fumetto nel menu posto sulla sinistra, quindi premi la funzione Nuova chat, contraddistinta dal simbolo di una matita su un foglio, posizionata in alto a destra nel pannello Chat.
Ora, fai clic sulla voce Aggiungi il nome del gruppo che si trova in alto a destra nella finestra di chat e immetti tale informazione nel campo dedicato, dopodiché inserisci nome, indirizzo email o numero di telefono dei contatti che desideri aggregare alla conversazione nel campo sottostante, selezionando poi il risultato pertinente.
I partecipanti riceveranno la comunicazione nella sezione Chat della piattaforma: qui, dunque, dovranno quindi cliccare sul pulsante Accetta ivi presente per potersi aggiungere alla conversazione di gruppo. Ovviamente, dovranno risultare già registrati nella piattaforma per poter utilizzare le funzioni di chat.
Puoi all'occorrenza utilizzare in via preventiva la funzione Invita in Teams che trovi in basso a sinistra per esortarli a iscriversi al servizio, la quale genera un link che può essere inviato a chi si desidera e nella modalità preferita (email, app di messaggistica e così via) per consentirgli di effettuare in autonomia la registrazione.
Per concludere, digita il primo messaggio nel campo di testo che si trova in basso, e attendi che gli altri membri del gruppo facciano altrettanto. Ti basterà richiamare l'elemento dal pannello Chat collocato sulla sinistra per proseguire la conversazione in qualsiasi momento, e potrai all'occorrenza aggiungere altre persone cliccando sul simbolo degli omini situato in alto a destra (quello che riporta il numero attuale di partecipanti), e pigiando sulla relativa voce del menu contestuale.
La cancellazione del gruppo, invece, può essere eseguita cliccando sul simbolo dei tre puntini orizzontali che compare al passaggio del cursore sull'elemento nel pannello Chat, selezionando dal menu contestuale l'opzione Elimina.
Da app
Se vuoi creare un gruppo chat dall'app Teams per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi) e iPhone/iPad, dopo averla avviata e aver effettuato il login, per cominciare pigia il simbolo del fumetto nel menu principale situato in basso.
A seguire, tocca l'icona del foglio con la matita che si trova in basso a destra, quindi digita indirizzo email o numero di telefono delle persone che vuoi aggiungere nel campo Cerca posto in alto e seleziona il risultato corrispondente. Una volta fatto ciò, pigia la voce Successiva (o Avanti su iOS/iPadOS) collocata in alto a destra. Se hai preventivamente concesso all'app i permessi per sincronizzare i contatti del telefono, puoi procedere anche dall'elenco sottostante, apponendo il segno di spunta con un tap nel corrispondente pallino collocato sulla destra dell'utente prescelto.
Ovviamente, anche in questo caso gli utenti devono risultare già iscritti alla piattaforma per poter ricevere l'invito al gruppo e interagire con le funzioni di chat. Diversamente, ti consiglio di invitarli a registrarsi: per farlo, premi l'immagine di profilo collocata in alto a sinistra nella schermata principale e seleziona la funzione Invita a Teams riportata nel menu contestuale. Scegli poi il canale che reputi più idoneo (app di messaggistica, email e così via) per l'invio dell'apposito link.
Per finalizzare la creazione del gruppo, non appena visualizzi la schermata di chat digita il primo messaggio mediante l'apposito campo posto in basso e premi il simbolo della freccia collocato sulla destra per inviarlo, in modo da rendere effettiva la conversazione.
Arrivato a questo punto, se hai un dispositivo Android tocca il riquadro situato in alto che riporta il nome dei partecipanti, quindi, nella nuova schermata apertasi, fai tap sulla dicitura Nome chat di gruppo posto sotto all'immagine di profilo e digita quello che intendi assegnare, dopodiché sfiora il pulsante OK.
Su iPhone/iPad, invece, quando ci sono più partecipanti si visualizza direttamente una notifica che invita a definire il nome del gruppo. Premendo poi sull'intestazione del gruppo in alto, puoi accedere comunque alla medesima schermata di gestione.
In questa sezione, dunque, hai anche modo di modificare la foto del profilo: basta pigiare su quella inserita di default e utilizzare, ad esempio, la funzione Scegli foto per caricarla dalla galleria del telefono. Inoltre, puoi aggiungere altri utenti, definire un tema, creare un elenco di attività o abbandonare la chat e, tramite la voce Altro, creare un link o un QR code per invitare altri membri. Per tornare alla schermata di chat e proseguire la conversazione, devi semplicemente fare tap sulla freccia che trovi in alto a destra.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
